就業規則変更届とは？記入事項や変更する流れ、注意すべきポイントを解説【2024年最新版】

就業規則は社内のルールを示す重要なものであり、内容に変更が生じる際には届け出なければなりません。就業規則の変更にともなう義務を怠ると、ペナルティの対象になるおそれがあります。
この記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、就業規則や就業規則変更届けの概要から変更の方法・流れ、注意点などについて詳しく解説していきます。

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就業規則とは、労働者の勤務条件を中心とした「働き方のルール」を示すもので、労働基準法によって常時10名以上の労働者が働く事業場に作成が義務づけられています。事業場は労働者が就業する場所を指すもので、たとえば複数の店舗・支店がある場合はそれぞれで就業規則を設けなければなりません。
就業規則には始業・就業時間や賃金、休日、休憩時間などに関する取り決めが記載されていますが、いずれも雇用主（企業）と労働者（従業員）の双方が守るべき規定であり、会社の実態にあった内容であることが求められます。

就業規則変更届とは、就業規則で定められていたルールが変わる際に所定の機関へ提出する書類のことです。就業規則は社内の実態にあった内容である必要があるため、たとえば労働関連法や経営環境、労働者の雇用状況などに変化があった場合はそれに応じて就業規則の規定事項も更新しなければなりません。
就業規則は拠点ごとに定めるものであるため、就業規則変更届もそれぞれの支店や店舗などで手続きをするのが原則です。ただし、就業規則変更前後の内容を同じくする事業場であれば、本社・本部が一括で届け出ることが認められています。

就業規則の変更にともなう届出の方法は新たに就業規則を定めるときと大きく変わりませんが、いずれにしても正しい手続きのためには複数の手順が必要です。ここからは、就業規則を変更する方法と流れについて解説していきます。

まずは就業規則をどのように変更するのかを草案にまとめます。更新・修正すべき規定事項を洗い出し、「どの部分を・どんな内容に変更するのか」を明確にしましょう。最終的にはこれから運用していく就業規則に反映する必要があるので、実際の条文もこの段階で検討しておきます。
また、従業員からの理解を得るためには、就業規則変更の理由や根拠を示す必要があります。「変更内容が適切なのか」を判断するという意味でも、就業規則を変更する目的を明らかにしておくことが重要です。

就業規則の変更内容をまとめたら、届出の前に従業員から意見を聴取しなければなりません。就業規則を新たに作成する際と同様に、就業規則を定める手続きとして労働者の「意見書」の添付が必要だからです。
意見書とは労働者の過半数で構成された労働組合、もしくは労働者代表による就業規則変更に対する意見を申し立てる書類を指します。ここでいう「労働者代表」は、各事業場の労働者の過半数に選出された管理職ではない従業員のことです。意見書は従業員の意思を尊重する意味で就業規則変更届とともに提出するもので、必ずしも「同意」である必要はありません。一部の従業員から反対があったとしても、意見書を添えることで就業規則の変更自体は認められます。
とはいえ、従業員が納得していない部分があれば、のちに労務上のトラブルの要因となる可能性も十分に考えられます。そうした事態を防ぐためには意見聴取を実施し、問題がありそうな部分については再検討するのが得策です。

従業員からの意見聴取を経て就業規則の変更内容が決定したら、草案をもとに就業規則を改定します。「従業員の誰がみても理解できる内容になっているか」を改めて見直しながら条文を作成していきましょう。
新たな就業規則が完成したら、既存の規定事項がどのように変更されたのかを提示する書類として、就業規則変更届けを作成します。

就業規則変更届と意見書が揃ったら、労働基準監督署へ提出します。提出先は各事業場のある地域を管轄する労働基準監督署が原則となっています。ただし、本社や本部で一括で届け出るという場合には、その管轄となる労働基準監督署への提出で問題ありません。
なお、一括で届け出る場合は就業規則変更届けは1部ですが、意見書は事業場ごとに作成・提出する必要があるので注意しましょう。

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就業規則変更届や意見書には、様式のルールが定められていません。必要事項が記載されていれば独自に作成したフォーマットも使用できますが、厚生労働省のWebサイトでは就業規則変更届や意見書のテンプレートを無料でダウンロードが可能です。フォーマットをもとに自社にあった内容にアレンジしてももちろん問題はありません。
なお、届出方法は労働基準監督署の窓口への持参や郵送のほか、「e-Gov」による電子申請も可能です。

就業規則変更届と意見書はいずれもフォーマットに規定はありませんが、受理されるためには必要事項をもれなく記載しておく必要があります。それぞれの具体的な記載事項は以下のとおりです。

＜就業規則変更届＞
・届出日の年月日
・提出先となる所轄の労働基準監督署名（○○労働基準監督署長 殿）
・就業規則を制定・変更する旨
・変更内容（改正前・改正後の条文）※新旧対照表
・労働保険番号
・事業所名
・所在地および電話番号
・使用者職氏名
・業種
・労働者数（法人全体、各事業所）

＜意見書＞
・意見書提出の年月日（雇用主に対して労働者側が意見書を出した日付）
・意見聴取の年月日（雇用主が労働者側に意見聴取した日付）
・労働者からの意見を述べる旨
・意見内容（反対意見などがなく、同意する場合にはその旨を記載）
・労働組合名、または労働者代表の職氏名（選出方法を併記）
つづいては、各書類の作成にともなう「よくある疑問」についても解説していきます。

就業規則の変更がごく一部であれば、就業規則変更届に新旧それぞれの内容を記載して提出します。反対に全面差し替えや大幅修正など変更量が多い場合は、新たに作成した就業規則を添付して処理することも可能です。
全体的に内容を変更した場合は、新旧の比較項目を洗い出さず「全面改定」の旨を明記して新たな就業規則を提出する手続きで問題ありません。

変更内容が多く書類上にすべての項目を記載できない場合は、別添の資料として提出が可能です。就業規則全体でなく、差し替えページのみの添付でも構いません。
もしくは「別紙参照」として新旧条文対照表などの書面を作成し、就業規則変更届とともに提出するのも方法の1つです。様式の指定は特にないので、変更内容が明らかにわかるようになっていれば問題ないでしょう。

就業規則の記載事項は、変更の内容に関係なく必ず届出が必要です。極端な例をあげれば、誤字などの軽微な不備があった場合であっても、修正にあたっては就業規則変更届を提出しなければなりません。
こうしたささいな変更でも就業規則変更届は必須のため、当然ながらルールを更新する部分があれば変更手続きが発生します。たとえ勤務条件などに大きな変更がなくても、就業規則を変更する際には必ず届け出るようにしましょう。

就業規則は従業員の労働環境にも深く関わる重要な規定であり、正しく就業規則変更届の手続きができていないと場合によっては大きなトラブルに発展する可能性があります。ここからは、就業規則変更届における注意点について解説していきます。

就業規則変更届では、労働者の「同意」は必須条件ではありません。しかし、労働契約法では「労働者の不利益になる就業規則の変更は、双方の合意がなければできない」とされています。たとえば「所定労働時間が長くなる」「賃金・手当の金額を下げる」といった場合は、合理的な理由がなければ認められないことも。仮に法律に違反しない内容であっても、場合によっては変更できない可能性がある点に注意しましょう。

就業規則の変更には、従業員の同意を必要とするわけではありません。「労働者に意見聴取をした」という事実を提示できれば問題ないため、もし意見書が受け取れない場合には代わりになる「報告書」を提出します。
労働基準監督署における受理の目安は「従業員からの理解を得る取り組みが認められること」とされています。意見書がないにしても「聴取はしたが書面を受け取ることができていない」旨を伝える書面が必要です。

就業規則変更届は明確に提出期限が規定されているわけではありませんが、労働基準法施行規則第49条では「就業規則を変更した場合、遅延なく届出をしなければならない」とされています。
細かな修正が数年にわたって発生する場合でも、まとめて手続きをするのではなく都度届け出るのが原則です。期限は設けられていませんが、できるだけすみやかに対応するようにしましょう。

就業規則の内容は、企業だけでなく従業員も深く理解しておく必要があるものです。従業員が就業規則の変更を知らずに不利益を被った場合はトラブルになりかねません。
また、労働基準法第106条でも就業規則の周知が義務づけられているため「従業員に配布する」「社内の閲覧しやすい場所に掲示する」など、必ず確認できる環境にしておきましょう。

就業規則変更届の提出は、労働基準法第89条によって義務づけられたルールです。従わない場合は違法とみなされ、30万円以下の罰金が科される可能性があります。就業規則の周知や意見聴取についても、怠った際は同じく罰金の対象となるので注意が必要です。
とはいえ就業規則の変更にはさまざまな手続きが発生するため、多忙な中での迅速に対応できないことや、専門知識がないと難しい部分もあるでしょう。そうした場合には、人事労務のプロである社会保険労務士（社労士）に業務代行を依頼するのも1つの方法です。専門家に任せることで、正確かつスムーズな処理が期待できます。

社会保険労務士との契約には大きく２つの契約方法があります。

顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。

また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。
労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

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就業規則を変更する際には改定の規模や内容を問わず、労働基準監督署へ届け出ることが法律で義務づけられています。規定の手続きを行わないと従業員とのトラブルを招く可能性があるだけでなく、場合によってはペナルティの対象となるおそれもあるので要注意です。就業規則変更届の手続きに不安があるという方は、社労士への相談を検討してみるとよいでしょう。
「アイミツ」ではご要望を伺った上で、条件に合う社会保険労務士事務所を無料で複数ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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