社内規定とは？作り方やテンプレートについて解説【2024年最新版】

これから会社を立ち上げる予定の方や、会社を立ち上げたばかりの方の中には「社内規定はどうやって作るの？」「社内規定ってなに？」と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、社内規定の概要や種類、作り方・流れ、テンプレートについて解説していきます。社内規定を作成する予定のある方は、ぜひ参考にしてください。

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社内規定は簡単にいえば「会社で独自に決められるルール」を指すもので、会社について細かに規定するものの総称とも言えます。企業理念・経営理念といった企業の根幹となる部分のほか、論理規定や役員規定、セキュリティや個人に関する規定などその内容は多岐にわたります。

社内規定といってもその種類は多岐にわたりますが、具体的にはどのようなものがあるのでしょうか。一般的に社内規定とされる代表例を以下にまとめます。

・定款
・就業規則
・賃金、賞与規程
・会社理念、経営理念
・社訓
・取締役会規程
・倫理規程
・役員規定
・人事考課規程
・経理規定
・購買規程
・販売規定
・監査役会規程
・テレワーク勤務規程
・文書管理規定
・ハラスメント防止規定
・SNS利用規定
・秘密情報管理規定
・個人情報管理規定

定款や就業規則のほか、テレワーク勤務規定やSNS利用規定など社内で独自に規定されるものはすべて社内規定に該当しますが、ただ作成しただけでは効力は生まれません。社内規定に法的な効力を持たせるためには、労働契約の内容として定めておく必要があります。労働契約に「従業金は各社内規定を遵守する必要がある」「社内規定に従う義務を有する」などの明記があれば、労働契約が締結した時点で従業員に社内規定遵守の義務が生まれます。
しかし、入社後に社内規定の内容に変更・修正が生じる場合は、従業員の同意を得なければ効力を失うため注意が必要です。

実際に社内規定を作る際には、どのような流れで進められるのでしょうか。ここからは、社内規定の作り方・流れを5つのステップに分けて解説します。

作業の開始に先がけて、社内規定の作成について責任を持つ者を選出し規定作成体制を構築します。この際には「社内規定の管轄を担う部署」と、取締役会のような「改廃権限を持つもの」の両方を定めておくのが一般的です。
社内規定作成の責任者となった従業員は、作成に必要なデータの収集・管理や進捗状況の管理などを行います。責任者は絶対に決めなければいけないわけではありませんが、決めておくほうがなにかとスムーズでしょう。

社内規定といっても目的や内容はさまざまなので、情報収集にあたっては書籍やインターネットで調べるほか、場合によっては社労士をはじめとする専門家にも相談しながら自社に必要な規定を洗い出していきます。社内規定はとにかく作成すればいいものではないため、自社の業務内容や実態を把握した上で検討・選択することが大切です。

情報収集と並行して、すでに運用されている社内ルールの状況も確認します。運用中の業務マニュアルなどの内容をしっかりと確認した上で、新たに作成する社内規定にその内容を盛り込むべきかを決めましょう。
なお、「すでに社内規定はあるものの、改めて見直したい」という場合は、最新の法改正や現場の状況と照らし合わせて内容に問題がないかを確認してください。

情報収集や現状把握がある程度終わったら、草案を作成していきます。この際は事前に社内規定に関連する部署に対してヒアリングを実施し、「社内規定を作成する人」と「現場の人」の間に認識の乖離が生まれないように努めましょう。中には各部署にいる従業員でなければわからない情報もあるので注意が必要です。

草案の内容に問題がなさそうなことが確認できたら、いよいよ社内規定の作成です。社内規定には「紙媒体である必要がある」「電子データ化されていなければならない」といったルールはないので、自社で定めた様式にそって作業を進めましょう。
社内規定を作成したら再度内容の確認を受け、問題がなければそのままその規定を運用していくことになります。また、社内規定の内容は定期的に確認し、最新の法改正や社内の状況に合わせたものへとブラッシュアップしていくことが大切です。

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「社内規定を一から作るのはハードルが高く感じる」とお悩みの方もいるかもしれませんが、実は社内規定にはテンプレートも用意されており、活用することでよりスムーズに社内規定を作成できます。
たとえば厚生労働省は「育児・介護休暇等に関する規制の規定例」や「テレワークモデル就業規則」など目的別にテンプレートのほか、「就業規則作成支援ツール」も提供しています。これらを適切に活用すれば、効率的な社内規定作成も不可能ではありません。

きちんと情報収集・現状把握を行なった上でテンプレートを活用すれば、自社でも社内規定の作成は可能です。しかし、法律に関して十分な知識を持たないまま社内規定を作成すると、想定外の労務トラブルにつながることもあります。トラブルを未然に防止するためには、社内規定の作成時に社労士をはじめとする専門家の確認を受けることが重要です。専門家の確認を経て完成した社内規定であれば、法令違反のリスクも低減できるでしょう。

社会保険労務士との契約には大きく２つの契約方法があります。

顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。

また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。
労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

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社内規定の概要や代表的な種類とあわせて、社内規定の作り方やテンプレートについても解説していきました。自社でも社内規定を作成することはできますが、労務トラブルの防止につながる内容になっているか否かは専門家の確認がなければわかりません。作成したあとで社労士に確認を依頼し、必要に応じて修正をくわえることで適切な社内規定が完成するでしょう。
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