【テンプレート有】労働者名簿とは|書き方や注意点を解説【2024年最新版】

労働者名簿とは、賃金台帳・出勤簿とともに法律によって一定期間の保存を義務付けられている「法定三帳簿」の一つです。従業員を一人でも雇用している会社は、必ず労働者名簿を整え保存しておかなければなりません。とはいえ、はじめて従業員を雇用する方の中には、労働者名簿をどのように整備し保存しなければならないか、よくわからない方も多いでしょう。
そこで本記事では、労働者名簿とはどのようなものか、基本から具体的な作成方法、保存期間などを詳しく解説します。

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労働者名簿は、従業員を雇用する際に作成し整備しながら、一定期間保存しておかなければならない書類です。労働者名簿には、従業員の氏名や生年月日、住所、従事する業務の種類や雇用年月日などさまざまな情報を記します。
労働者名簿と賃金台帳、出勤簿は「法定三帳簿」と呼ばれており、いずれも都度の整備や一定期間の保存を労働基準法第107条によって義務付けられています。また、労働者名簿をはじめとする法定三帳簿は業種や企業の規模を問わず、従業員を雇用するすべての会社に作成と都度の整備、一定期間の保存が義務付けられています。不備のないよう作成し、変更があった場合はその都度整備しつつ適切な方法で保存しましょう。

労働者名簿の作成対象となるのは「雇用しているすべての従業員」です。労働基準法第9条で、労働者は『職業の種類を問わず、事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者』※と定義されています。そのため正社員はもちろん、嘱託社員やパート・アルバイトに至るまで、雇用形態に関係なく従業員を雇用する際には労働者名簿の作成が義務付けられています。
なお、注意が必要なのは出向中の社員の扱いです。元の企業に在籍したままの「在籍出向」の場合は、出向元と出向先の両方で労働者名簿の作成が必要です。一方、元の企業と雇用関係がなくなった「転籍出向」の場合、労働者名簿の作成義務があるのは出向先の企業のみ。不明点がある場合は、社労士に相談しましょう。
※出典　労働基準法　厚生労働省　https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73022000&dataType=0&pageNo=1

原則、「雇用しているすべての従業員」に対し労働者名簿の作成義務がありますが、例外もあります。
例外の一つが、日雇い労働者。労働基準法第107条には、労働者名簿の作成対象として『使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない』※と記載されています。条文にある「日日雇い入れられる者」とは、日雇い労働者のことです。
また、派遣社員も派遣元の会社が労働者名簿を作成し管理するため、派遣社員に対しても労働者名簿の作成義務はありません。さらに、会社の代表者や役員は法律上「労働者」ではありませんので、労働者名簿の作成対象外です。
※出典　労働基準法　厚生労働省　https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73022000&dataType=0&pageNo=1

従業員を一人でも雇用しているのであれば、企業は労働者名簿を作成し、適切に保存しておかなければなりません。業種や企業の規模に関係なく、すべての企業に義務付けられています。にもかかわらず労働者名簿を作成しなかった場合、罰金を科せられる可能性があります。
労働基準法第107条2項に、労働者名簿について『前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない』※1と規定されています。さらに労働基準法第120条には、労働者名簿を作成しなかったり、変更すべき事項があったのに変更しなかった場合『三十万円以下の罰金に処する』※2と規定されています。従業員を雇ったら、必ず労働者名簿を作成しましょう。
※1、2出典　労働基準法　厚生労働省　https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73022000&dataType=0&pageNo=1

労働者名簿を作成するのは、一般的に会社の労務を担当する総務部などに相当する部署です。とはいえ、労働者名簿は企業全体で作成し保管するものではありません。本社が一括して作成・保存するものではなく、支社や事業所、店舗ごとに作成・保存します。そのため本社以外に支社や事業所がある会社は、各支社や各事業所の総務部に担当する部署が作成しましょう。
会社の規模によっては、採用担当者など人事に携わる人が作成したほうが効率的なケースもあるでしょう。また労働者本人に必要な情報を記入してもらう場合も、労働者名簿の作成自体はあくまで労務を担当する部署で行なってください。不明点がある際は、社労士に相談しましょう。

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労働者名簿に記載が義務付けられている情報は以下の通りです。
・労働者の氏名
・生年月日
・性別
・住所
労働者の住所を記載します。引っ越しなどで住所が変わったら都度、更新が必要です。
・最終学歴、社外での職歴や異動・昇進など
社内での履歴社内での履歴ほか、最終学歴や社外での職歴も記載しましょう。
・従事する業務の種類
ただし、労働者数30人以下の事業については記載しなくても問題ありません。
・雇用年月日
労働者を雇用した年月日を記載します。
・退職の年月日、およびその事由
労働者が退職した年月日と理由を記載します。
・死亡の年月日、およびその原因
雇用期間中に労働者が死亡した場合、その年月日と理由を記載します。

先ほど紹介した労働者の氏名や生年月日、住所などの項目を満たしていれば、労働者名簿の様式は問われません。インターネット上にテンプレートが多数掲載されているため、それを利用しても良いでしょう。どのテンプレートを利用するか迷ってしまう方は、厚生労働省が公開しているテンプレートを利用してはいかがでしょうか。
また、はじめて労働者名簿を作成する方の中には、どのように記載すればいいかわからない方も多いでしょう。ここでは、労働者名簿の作成方法や記入する上での注意点などをお伝えします。

労働者の氏名と性別、住所、生年月日などの項目は、法律で記載が義務付けられている必須事項です。労働者名簿を作成する際には、必須事項は必ず記載しなければなりません。さらに結婚で名字が変わった場合や引っ越しなどで住所が変わった場合など、記載事項に変更があった際には速やかに労働者名簿を変更する必要があります。
労働者名簿には労働者の履歴を記載する項目がありますが、実はどのような履歴を記載すべきか法律で厳密に規定されているわけではありません。学歴や職歴から記載する会社もあれば、社内での異動や昇進の履歴のみを記載する会社もあります。自社でルールを決めて、そのルールに則って労働者の履歴を記載してください。
また住所に関する注意点として、単身赴任などで住民票に記載されている住所と実際に住んでいる場所が異なる場合があります。その場合は住民票の住所ではなく、実際に労働者が居住している住所を記載してください。

労働者名簿には、労働者の氏名や性別、住所、生年月日などの法律で記載することが定められた項目以外にも、記載するのが好ましい項目があります。それは、緊急連絡先や健康保険番号、厚生年金番号、雇用保険番号など社会保険関係の情報です。
社会保険などの資格取得時や資格喪失時の手続きをスムーズに行えることから、労働者名簿に記載を求める会社も少なくありません。また、中には労働者のマイナンバーを労働者名簿に記載する会社もあります。ただし、マイナンバーは特に厳重な管理を求められる高度な個人情報です。そのため、労働者名簿とは別のファイルにして保管するなど、より厳重な保管体制が望ましいでしょう。
とはいえ、これらの情報は法律で記載することを定められているわけではないため、記載しなくても問題はありません。必要性を感じ、労働者に記載を求める場合は本人に承諾を得たうえで記載しましょう。

労働者名簿は、労働基準法で一定期間保管することが定められていますが、労働基準法には保管方法についての記載は一切ありません。たとえば、「金庫に入れて保管せよ」「本社の総務部で保管せよ」など、保管方法については決められておらず、どのような保管方法でも問題はないのです。
それよりも重視されているのが、変更があった際に遅滞なく労働者名簿を更新すること。労働基準法第107条でも『前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない』※と速やかな更新を強調しています。そのため、紙よりも検索性が高く更新も容易な電子データで保管する会社が増えています。
※出典　労働基準法　厚生労働省　https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73022000&dataType=0&pageNo=1

労働者名簿は一定期間保管する必要があるとお伝えしましたが、実際にどれくらいの期間、保管しておかなければならないのでしょうか。労働者名簿の保管期間について、労働基準法では3年間の保管が規定されています。
注意しなければならないのは、保管期間の起算日です。労働者名簿の保管期間の起算日は、従業員の退職や解雇、あるいは死亡日とされています。労働者名簿を作成してから3年間ではありませんので注意してください。また、労働者名簿とともに「法定三帳簿」の賃金台帳、出勤簿の保管期間も同じく3年間です。

労働者名簿は、従業員を一人でも雇用する会社は必ず作成しなければならないもので、情報の変更があった場合は速やかに更新する必要があります。労働者名簿についてわからないことがある場合は、社労士への相談をおすすめします。とはいえ、どの社労士事務所に相談すればいいかわからない方も多いでしょう。
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