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更新日:2022年9月21日

入社手続きをスムーズに進めるポイントと必要書類【2022年最新版】

新たに人材を採用した際に必ず必要となるのが入社手続き。期限が決まっているものもあるため、正確かつ迅速に行う必要があります。
当記事では、入社手続きの概要や必要となる書類、手続きをスムーズに進めるポイントについて解説します。入社手続きについて知識を深めたい方や業務改善を図りたい方は、ぜひ参考にして下さい。

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会社側が行う入社手続き

入社手続きとは、新たに人材を雇用する際に発生する手続きの総称です。入社手続きの効率化・スムーズ化を考えるのであれば、まずは業務フロー全体を見渡し、どの業務に時間がかかるのかを把握しておくことが重要です。以下は、一般的な入社手続きのフローとスケジュールです。
1.内定通知の送付・必要書類の案内
2.労働条件通知書の作成
3.勤務・業務に必要な備品の用意
4.必要書類の受理・確認
5.法定三帳簿の作成
6.社会保険・労働保険・税金の手続き

一連の入社手続きのなかで時間と労力を要する部分は、やはり書類の作成・処理・管理です。入社手続きの効率化・スムーズ化を考えるのであれば、いかに書類関係の業務改善を図るかが重要なポイントでしょう。

会社側が準備する書類

入社手続きを進めるにあたっては、内定者・企業間での意思確認や契約締結などを行うために、企業側はいくつかの書類を用意しなければなりません。ここでは、入社手続きに必要で企業側が用意すべき書類について解説します。

入社に関する書類

入社手続きにあたって、事前に企業側が用意しておかなければならない書類があります。企業側が用意すべき書類は主に以下の5点です。

■企業側が用意すべき書類
採用通知書
内定者へ自社の採用意志を伝える書類
入社承諾書
入社意志を確認するための書類
誓約書
企業ルールの遵守・秘密保持・損害賠償などについて合意を得るための書類
労働条件通知書
労使が契約を締結する際に交付が義務付けられている書類
雇用契約書
労使間で雇用契約について合意がなされたことを証明するための書類
これらは内定者と企業間での齟齬がないようにするための重要な書類です。採用通知書を除く4点は、入社手続き前に作成・送付を行い、入社日までに返送してもらう必要があります。

社会保険・雇用保険に関する書類

新たに人材を採用した際は、社会保険の加入手続きが発生します。内定者に用意してもらった必要書類をもとに、企業側でも以下の書類を作成する必要があります。
健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
健康保険・厚生年金加入対象者を雇い入れた場合に提出すべき書類。内定者のマイナンバー・年金手帳の情報をもとに作成を行い、所轄の年金事務所もしくは健康保険組合へ提出します。
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険の加入条件を満たした人材を雇い入れた際に所轄のハローワークに提出する必要がある書類。作成時には内定者のマイナンバー・雇用保険被保険者証が必要です。
必要な書類は提出先機関からダウンロードできるため、前もって準備しておきましょう。

税金に関する書類

企業は従業員に支払った給与から住民税を納税すると同時に市区町村への報告を行う義務があるため、採用時には以下のような書類の用意も必要です。
給与支払報告書
市区町村が住民税額を決定するための書類。窓口持参・郵送・eLTAXいずれかの方法で提出します。
特別徴収に係る給与所得者異動届出書
年度途中で中途入社した人材が、市県民税を自社の給与から収める特別徴収への切り替えを希望する場合に必要となる書類です。

内定者に提出を求める書類

入社手続きを進めるにあたっては、会社側が用意した書類に記入を行ってもらうだけでなく、内定者側が有する書類を提出してもらう必要もあります。ここでは、内定者に提出を求める必要がある書類について解説します。

必要性が高い書類

入社手続きを行う際には、内定者側に用意してもらう必要がある書類は数多くあります。ここでは、手続きを進めるにあたって必須もしくは必要性が高い書類についてご紹介します。
■必須もしくは必要性の高い書類
・マイナンバー
・年金手帳
・労働条件通知書
・雇用契約書
・健康診断書

マイナンバーと年金手帳は社会保険や労働保険の加入手続きを行うにあたって必須の書類です。また、労働法の遵守や労使トラブルの防止のためにも、労働条件通知書・雇用契約書・健康診断書を提出してもらうこともほぼ必須でしょう。

状況に応じて必要な書類

採用した人材や企業の方針、業種などの諸条件によっては、以下の書類が追加で必要な場合があります。
中途採用の場合
・源泉徴収票
・雇用保険被保険者証
扶養家族がいる場合
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
・健康保険被扶養者異動届
・国民年金第3号被保険者資格取得届
身元確認を厳重に行う必要がある場合
・住民票記載事項証明書
・身元保証書
業務に特定の資格・免許が必須である場合
・資格免許証
・合格証明書
内定者にスムーズに提出を求められるように、自社ならびに内定者の状況に合わせて準備しておく必要があります。

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入社手続きをスムーズに進めるポイント

入社手続きは必要な書類も多く手順も煩雑であるため、いかにスムーズに進めるかが重要。ここでは、入社手続きをスムーズに進めるためのポイントについて解説します。

マニュアル化する

入社手続きはある程度パターン化が可能なバックオフィス業務の一種であるため、業務フローを確立してマニュアル化してしまうのがおすすめ。また内定者の状況によって必要となる書類や処理が異なる場合があるため、よくあるパターンを想定したフロー化・マニュアル化を行うのがポイントです。
自社の入社手続き業務に合わせたマニュアルを作成しておくことで、例外部分を除いた業務はスムーズかつスピーディーに進めることが可能です。

メールや電子申請の活用

近年バックオフィス部門のデジタル化が強く推奨されていますが、入社手続きを行う人事労務部門も例外ではありません。入社手続きに伴う書類作成や管理業務、契約、連絡などを電子化すれば、オンラインのシステム上に業務を集約できるため、手続きをスムーズに行うことができます。また、紙で行われていた業務を電子化することで、各業務の効率化やスピードアップを図ることも可能です。
入社手続きをまとめて行うことができる人事労務システムもリリースされているため、電子化を進めたい方はぜひ検討してはいかがでしょうか。

専門家に依頼する

入社手続きをスムーズに進めるには、上述の通りITの活用や仕組化が非常に効果的ですが、自社での体制構築が難しい方や業務リソースの確保が難しい方もいるでしょう。そのような場合は、人事労務の専門家である社会保険労務士へ相談するのがおすすめです。
・専門家の視点からスムーズな業務の方法やノウハウについてアドバイス・レクチャーを受けられる
・入社手続きを確実且つ迅速に代行してもらうことができる

自社のニーズに合わせて依頼を行うことで、スムーズに入社手続きを行える状況を実現できます。

社会保険労務士の費用相場

社会保険労務士との契約には大きく2つの契約方法があります。
顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などが主な業務です。労務手続き+相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。
また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30~50%ほど費用を抑えられるでしょう。
「依頼前に社会保険労務士の費用相場についてもっと詳しく知りたい!」とお考えの方は、以下の記事をチェックしてください。

まとめ

入社手続きでは、さまざまな書類を迅速に作成する必要があります。スムーズに手続きを進めるためには、マニュアル化や電子化などを駆使して煩雑な書類業務をいかに効率化するかが重要なポイント。自社での対応が難しい場合は、人事労務の専門家である社会保険労務士へ依頼する選択肢もあります。
アイミツでは、入社手続きに伴う課題についてヒアリングを行い、課題解決に貢献できるおすすめの社会保険労務士をご紹介しています。入社手続きでお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談下さい。

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