就業規則とは｜必要性や作成・変更方法を知って会社の規律を維持する【2024年最新版】

就業規則とは、会社内のルールを定めて明文化したものです。賃金や労働時間、服務規律などの内容をまとめて、労働基準監督署へ提出します。10人以上の企業には作成が義務付けられており、はじめて作成する経営者の方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できるアイミツが、就業規則の必要性や作成・変更方法、メリット・デメリットについて詳しく解説します。

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就業規則とは、会社での労働条件を定めて明確にしたものです。自社で働く際のルールを、雇用主が労働者に対して伝えることを目的として作成します。就業規則には、賃金の定めや労働時間、休日、休暇といった基本的な労働条件を明記。また、解雇や懲戒処分の事由、遅刻・欠勤や秘密保持といった服務規律の内容など、就業にあたって従業員が守るべき規律を掲載するのが一般的です。雇用主と労働者の間で共通のルールがあると、お互いの間で認識のズレが生まれにくくなります。トラブルを防ぐためにも就業規則は重要だと言えるでしょう。

就業規則は会社経営を成功させるために必要なものだと言えます。なぜなら、経営目標を達成するためには社員が一丸となる必要があり、就業規則でその基盤となるルールを定めるためです。就業規則では、就業に関するルールや労働条件、経営理念を明記します。つまりは会社として社員や従業員にどのように働いてもらいたいかを伝える役割を果たしています。トラブルが起こった際にも、就業規則に立ち返ることで会社の方針を確かめることが可能でしょう。就業規則は、従業員全員の心を1つにまとめて、目標に向かって進む組織を作るために必要だと言えます。

労働基準法では、常時10人以上の従業員を使用する企業に、就業規則の作成を義務付けています。人数については、アルバイトなどの非正社員も含めて事務所ごとのカウントです。業務委託社員や派遣労働者といった、臨時で勤務する従業員はカウントされません。また、就業規則の作成義務に違反した場合には「30万円以下」の罰金が科されるため注意が必要です。なお、先ほど解説したように就業規則は、従業員が一丸となり目標に向かって会社経営を成功させるためにも重要な役割を持ちます。そのため、10人未満の事務所においても、就業規則を作成しておくのが妥当だと言えるでしょう。

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ここからは、就業規則を実際に作成する方法を解説します。就業規則の作成は、次の順に行います。

・原案作成
・記載事項の決定
・従業員代表から意見聴取
・就業規則の届出
・就業規則の周知

この手順で就業規則を作成したとしても、法律に違反する内容は当然ではありますが無効です。例えば「前年に3ヵ月以上の育児休暇を取得した従業員については翌年度に昇給させない内容の就業規則の規定」という内容が育児介護休業法に違反しているとして、無効となった事例があります。意図せずとも他の法律に違反した内容を定めてしまわないように、社会保険労務士など専門家へ相談するといった対策も検討しましょう。

就業規則を作るには、まず原案を作成しましょう。ここでは原案作成の考え方を解説します。
まず就業規則に盛り込む内容を準備。経営理念を確認し、労働条件をまとめておきましょう。就業規則の構成や使用する用語の統一も事前に必要です。経営理念の確認では、経営者として会社のビジョンや経営方針、理念を改めてまとめ、準備が完了したら就業規則の原案を作成します。ゼロから就業規則を作成するのは非常に大変なため、厚生労働省が公開している「モデル就業規則」を参考にするのもおすすめです。また就業規則の作成は、社会保険労務士などの専門家に依頼するのが一般的です。専門家に依頼することで、法律に準拠した内容になっているかの確認や記載漏れを防げるでしょう。

参考：厚生労働省「モデル就業規則について」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html

つづいては、記載事項の確認・決定です。就業規則の記載事項は大きく分けると絶対的必要事項、相対的必要記載事項、任意的記載事項の3種類があります。絶対的必要事項とは、労働基準法で定められている必ず記載しなければならない記載事項です。始業時刻や終業時刻、休憩時間、休日などの項目があります。相対的必要記載事項とは、制度を定める場合は就業規則に必ず記載しなければならない事項。例えば、退職金制度を設ける場合には退職金に関する内容を入れる必要があります。3つ目の任意的記載事項とは、自由記載の内容です。例えば、採用に関する規定、休職に関する規定などは任意的記載事項に該当します。

次は、従業員代表からの意見聴取です。就業規則の作成には、従業員代表に意見を聴かなければなりません。従業員代表とは、事業所に勤務する過半数を占める従業員で組織する労働組合がある場合には、その労働組合を指します。無い場合は、従業員の過半数を代表する人を従業員代表とします。法律の定めでは、従業員代表に意見を聴く必要はありますが、同意を得る必要はありません。しかし意見聴取をもとに、従業員と話し合いを行うことをおすすめします。話し合いを踏まえて就業規則を修正し、より充実した内容へと向上させましょう。

つづいては、就業規則の届出です。完成した就業規則は、管轄の労働基準監督署へ提出します。複数の事業所がある場合も、事業所ごとでの作成と届出が原則です。また、従業員代表の意見書を忘れずに添付しましょう。就業規則は2部提出し、労働基準監督署の受付印をもらった1部を自社の控えとして保管します。なお、就業規則の届出はインターネットを利用する電子申請での受付も行っています。利用には、総務省が運営する「e-Gov電子申請」への登録が必要です。

届出をした就業規則の内容は、従業員に周知することが労働基準法によって義務付けられています。周知を怠った就業規則は効力が認められない場合があるため注意が必要です。周知の方法については、労働基準法で次のような方法が示されています。「各事業所の見やすい場所に掲示する」「書面で従業員全員に交付する」「電子媒体に記録し、常時パソコンのモニター画面等で確認できるようにする」といった方法です。労働者が就業規則を知ろうと思えば、いつでも知り得る状態を保ちましょう。

参考：e-Gov法令検索「（法令等の周知義務）第百六条」https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049

ここからは、就業規則を変更する方法を解説していきます。就業規則を変更したい場合の手続き手順は以下の通りです。

・新しい条文を考案
・就業規則変更届の作成
・従業員の過半数を代表する者の意見書の作成
・労働基準監督署に提出
・社内への周知

なお、不利益になる変更ではなく合理的な変更を行う場合は、従業員の同意を得る必要はありません。3つ目に記載した「従業員の過半数を代表する者の意見書の作成」を行う必要があるのは、従業員に不利益になる変更がある場合に限られます。

就業規則を変更する際は、まず変更する内容をまとめて新しい条文を考案しましょう。はじめに就業規則のどの箇所を変更するかを検討します。会社の設立以来、就業規則の見直しを行っていない場合や、最低賃金などの法令改正が行われた際は変更が必要になるケースがあります。また、勤務時間や休日についてなどの労働条件を変更する際にも就業規則に手を加えなければなりません。変更する内容を取りまとめたら新しい条文を作成しましょう。法令違反がないかといったリーガルチェックを行い、問題がなければ取締役会などで就業規則変更の承認を受けるのが一般的です。

ここでは就業規則変更届の作成について解説していきます。取締役会などで承認が得られた後は、労働基準監督署に提出する就業規則変更届を作成しましょう。変更箇所がどこで、どのように変わったかを簡潔にわかりやすく説明することが求められます。特に書式の決まりはありませんが、以下の就業規則新旧対照表の記載例をぜひ参考に作成してみてください。こちらの表では例として、終業時間を変更する場合を想定して作成しています。記載例のように、改正前と改正後の始業時間と就業時間がどのように変更されたのかを誰が見てもわかるように記載しましょう。

就業規則変更届に添付する意見書の作成について解説します。就業規則の変更が合理的なものであれば、意見書は必要ありません。しかし、従業員に不利益になる変更の場合は、この時点で就業規則を変更する旨の説明が必要です。従業員の不利益になる賃金などの労働条件を変更する場合には、特に誠実な対応が求められます。具体的にどのような影響が考えられるかを十分に説明しましょう。意見書は従業員の過半数を代表する者の意見を書面にまとめて作成します。また、意見書には代表者の署名捺印と日付を入れることが必要です。

変更した就業規則は、労働基準監督署に提出します。提出するのは、新しい就業規則と就業規則変更届、従業員の過半数を代表する者の意見書です。それぞれ2部ずつ提出し、1部には労働基準監督署の受領印を押印してもらい、自社で保管しましょう。就業規則の変更は事業所ごとに必要なため、管轄の労働基準監督署が同じだとしても、事業所が複数ある場合にはそれぞれ届出しなければなりません。なお、変更内容に違反があると労働基準監督署に受理されない場合があります。そのため、就業規則を変更する際には社会保険労務士などの専門家へ相談するのがおすすめです。

変更した就業規則は、事業所の従業員全員に周知しなければなりません。全員に知らせるためには、わかりやすく誰もが閲覧できるようにしておくと親切です。就業規則変更届に記載した新旧対照表を活用するのをおすすめします。新しい就業規則がどこにあるかについても、全従業員に必ず知らせましょう。従業員の誰もが立ち入れる場所への設置や、パソコンの共有フォルダに入れるなど確認したい際にすぐに見られるようにしておく必要があります。

就業規則を作成するメリットは以下の通りです。

・従業員とのトラブル防止
労働条件や服務規律などのルールを明確にできます。会社と従業員との認識の違いを起こりにくくし、トラブル防止に非常に効果的です。

・職場環境を良好に保つ
ルールを定めることで、従業員による身勝手な行動を防ぎ社内秩序を保つのに役立ちます。

・離職防止
賃金や労働時間などのルールが担保され従業員が安心できます。労働環境が向上し、離職防止にもつながります。

・助成金の申請に活用
職場環境を改善すると、助成金を得られる場合があります。

就業規則を作成するデメリットは以下の通りです。

・実状に沿った内容でないとトラブルの元になる
定型文などを使うなど、自社の実状に合っていない就業規則は、従業員とのトラブルにつながりかねません。

・手間やコストがかかる
就業規則の作成には、大きな労力を要します。社会保険労務士など専門家へ依頼する場合はコストもかかります。

・定期的な見直しを要する
労務に関する法改正があると、就業規則の変更が必要な場合があります。

・就業規則のルールに縛られる
設定したルールに縛られてしまい、時代やビジネスの変化に対応しにくくなる場合があります。

ここまで就業規則の必要性や作成方法、変更方法、メリット・デメリットなどについて解説してきました。常時10人以上の従業員を使用する企業では、就業規則の作成が義務付けられています。就業規則の作成には法律に準拠した内容になっているかの確認など専門的な知識も必要とされるため、社会保険労務士への相談がおすすめです。専門家に相談したい場合や自社にあった事務所を探す際は、複数の事務所から見積もりを取るようにしましょう。アイミツでは要望を聞いた上で、条件に合う複数の社会保険労務士事務所を無料で紹介します。ぜひご活用ください！

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