従業員が引越したときに必要な会社手続きをまとめて解説【2024年最新版】

従業員が引っ越しをしたら、企業はどのような手続きをすべきなのでしょうか？この記事では、社会保険労務士など、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、従業員の住所変更の際の手続きについて詳しくご紹介します。

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従業員が引っ越しをしたら、会社は速やかに現住所を把握しなければなりません。その理由は以下の3つです。
・人事総務の業務に不可欠
人事総務では社会保険や所得税の納付などの手続きをしなければなりません。その際、従業員の最新情報は欠かせません。
・給与支払いに必要
会社が従業員の現住所を把握していないと、通勤手当を正確に算出できません。足りない場合も問題ですが、過剰に支給した場合は不正受給を許すこととなります。また、社会保険料の算出にも影響するので、適切に給与を支給するためにも現住所の把握は重要です。
・災害時の安否確認
企業には従業員に対して安全配慮義務があり、万が一の災害時に安否確認を取る必要があります。また、無断欠勤でかつ連絡が取れない場合は、自宅を訪問するなど対応しなければなりません。

従業員の引越しにともなう会社手続きは5種類あります。以下では、各手続きについて詳しく解説します。

従業員が引っ越しをした場合、社会保険の住所変更手続きが必要です。変更手続きは事業所管轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届」を提出します。用紙は2枚綴りになっており、単身赴任で従業員単独引っ越しの場合は1枚目のみを提出しましょう。被扶養家族ごと引っ越す場合は、被保険者住所変更届」の中にある「被扶養配偶者の住所変更欄」を忘れずに記載してください。
また、配偶者が国民年金第3号被保険者の場合、2枚目の「国民年金第3号被保険者住所変更届」の提出が求められます。ただし、マイナンバーが基礎年金番号と紐づけられている場合は、社会保険の登録情報も自動更新されるため手続きは不要です。雇用保険についても住所登録がないため手続きする必要はありません。

従業員が引っ越しをしたら税務に関する住所変更手続きも必要です。住民税はその年の1月1日に居住している自治体に一年分の住民税を納付しなければなりません。年途中の転居の場合は1月1日時点に居住していた旧自治体に給与支払報告書を提出します。しかし、年末調整時には「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の提出が必要で、申告書には新住所を記載しましょう。もし、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書で新しい住所が記載されていた場合は、従業員の居住地を速やかに確認してください。
なお、住民票の移動が間に合わない場合は、給与支払報告書の摘要欄に住民票に記載されている住所を記したうえで新住所に提出することは可能です。とはいえ臨時的な取り扱いのため、翌年は不可と考えておきましょう。

労災保険・損害保険などの住所変更手続きは住所変更の手続きが必要な場合とそうでないケースがあります。まず、労災保険については、保険料を企業が全額負担して国に納めているため、従業員が住所を変更しても手続きは不要です。しかし、会社で加入している損害保険については、従業員の住所変更の届け出が必要なものとそうでないものがあります。対応は個別に異なるため、保険会社に内容を確認しておき、必要に応じて手続きをしてください。

従業員の新住所は各種名簿の情報更新の際にも必要です。例えば労働基準法第107条で定められている労働者名簿は従業員の氏名、住所、生年月日を記載しなければなりません。事業所ごとに作成と保管が義務付けられており、住所変更があれば速やかに情報を更新しましょう。
その他、企業では緊急連絡先名簿、社員名簿、住所録なども必要です。情報が古いと緊急時に連絡が取れないなど、肝心な時に用をなさないため、常に情報更新が必要になります。緊急連絡先名簿については住所変更のタイミングで「緊急連絡先変更届」を提出するように周知しておくべきです。

従業員が引っ越しをしたら、通勤手当（交通費）の見直も必要になります。特に通勤ルートに変更が生じる場合は、交通費も変わるため注意が必要です。金額が不足している場合は払い戻しが必要になり、特に定期券を使用していて期間途中に引っ越しをした場合は、払い戻しと再支給が必要になります。混乱を防ぐために、引っ越しの1ヵ月前には住所変更の届け出をしてもらうことや、期間途中の払い戻しや再支給に関するルールを従業員に周知しておきましょう。
反対に金額が過剰な場合は結果として不正受給となってしまうので、管理不足による不祥事を防ぐためにも、新住所の把握は必須です。交通費は社会保険料に影響することもあるため、後手にならないよう情報更新することで業務を効率化できるでしょう。

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代表者の住所変更は登記事項に該当するため、「変更登記申請書」を引越しから2週間以内に法務局へ提出します。2週間を過ぎても申請は受け付けてもらえますが、登記懈怠扱いとなり過料が発生する可能性もあります。金額は裁判所の裁量により、申請が遅れるほど過料も高額になると言われているため注意が必要です。

従業員の引越しにともなう社会保険や労災保険などの手続きは速やかな対応が必要ですが、社員数が多い会社では事務手続きの負担は小さくありません。本業に影響が出る場合は社会・労働保険の専門家である社労士に依頼するのもおすすめです。

社会保険労務士との契約には、大きく2つの契約方法があります。顧問契約は毎月継続して社会労務関連の仕事全般を行う契約です。労働保険・社会保険諸法令に基づいた書類の作成、ならびに提出代行を中心に、人事労務に関する相談やアドバイス、細かな指導や情報提供などをメインに行います。
一方、労務手続き＋相談業務がセットになったのが、通常の顧問契約です。また社労士事務所によっては顧問契約を個別に分けているところもあります。労務手続きのみ、あるいは相談業務のみという場合には、包括的なプランと比較して30～50%ほど費用を抑えられるでしょう。

社労士は依頼内容や従業員数などによって報酬が変わるので、「依頼前に社会保険労務士の費用相場についてもっと詳しく知りたい！」という方は、以下の記事をチェックしてください。

従業員が引っ越した際の会社手続きについて解説しました。従業員が引っ越しをした場合、人事労務業務や給与計算、災害時の安否確認などにも影響がでるため、会社は現住所を速やかに把握しなければなりません。従業員の引っ越しによる社会・労働保険などの手続きが負担の場合は、社会保険労務士に手続きを依頼するのがベストです。社会保険労務士選びでお困りの場合はアイミツまでお問い合わせください。

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