年末調整にマイナンバーは必要？注意したい管理方法についても解説【2024年最新版】

年末調整では複数の書類を作成・提出する必要がありますが、書類によってマイナンバー記載が必要かどうかは異なります。そこで今回はマイナンバーの記載が必要な年末調整書類を紹介するとともに、マイナンバー記載を省略するための条件や提出を拒否された場合の対処法なども合わせて解説します。

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2016年1月から「マイナンバー（個人番号）制度」の運用が開始されましたが、いくつかの年末調整書類ではマイナンバーの記載が必要です。ここではマイナンバーの記載が必要な年末調整書類を紹介するとともに、概要を解説します。

源泉徴収書類は「雇用主である企業が従業員に対して、いくら給与を支払い、いくら税金を源泉徴収したかをまとめた書類」です。源泉徴収票は年末調整時に税務署に提出しますが、この際、従業員本人に加えて控除対象扶養家族など(16歳以上のみ)についてもマイナンバーの記載が必要です。※本人交付用には記載の必要なし

給与支払報告書とは、「従業員の年間給与や控除額などを記載する個人別明細表、個人別明細表をまとめた総括表が1組になった書類」で、住民税を計算する際のベースとなる年末調整書類です。給与支払報告書では、平成29年度（平成28年分）より従業員本人および扶養家族のマイナンバー記載が必要となりました。

扶養控除等（異動）申告書とは、「給与所得者が自身の給与に対する扶養控除を受ける際などに必要となる年末調整書類」の一種です。平成28年1月以後に提出する扶養控除等（異動）申告書については、従業員本人、控除対象となる配偶者、控除対象扶養親族などのマイナンバーを記載する必要があります。

給与所得者の基礎控除申告書／給与所得者の配偶者控除等申告書／所得金額調整控除申告書とは、「給与取得者である従業員が各種控除を受けるために必要な年末調整書類」で、3つの項目が1枚に集約されています。こちらの書類には納税者本人（給与取得者）のマイナンバー記載は不用名であるものの、配偶者のマイナンバーは原則記載する必要があります。

そもそもマイナンバー制度は、社会保障、税、災害対策といったさまざまな分野で効率的に情報を収集・管理し、行政による手続きを効率化するとともに国民の利便性向上を目的として制定されました。年末調整においてもこのマイナンバーを記入して各種書類を企業が税務署などに提出することにより、従来は各機関が独自の番号で個人情報を管理していたところを共通番号に統一できるメリットがあります。個人を管理する番号が統一されればそれだけで公共機関同士の手続きなどが簡素化するとともにコスト削減にもつながるため、公平・公正な課税にも寄与する効果があります。

前述のとおり、マイナンバーの記載が必要な年末調整書類は複数存在しますが、特定の条件を満たした場合のみマイナンバーの省略が認められます。

【マイナンバーの記載が不要となる条件】
・給与支払者と従業員との間でマイナンバーの省略について合意していること
・給与支払者と従業員、双方が過去に提出済みの従業員のマイナンバーが相違ない旨を確認していること
・従業員が申告書の余白に「給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載すること
・給与支払者がマイナンバーを確認した旨を申告書の余白に表示すること

【対象となる書類】
・扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の配偶者控除等申告書
・公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
・退職所得の受給に関する申告書
・所得金額調整控除申告書

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まずは国税庁ホームページに記された以下の内容をご覧ください。

『Q1-15 扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載させなかった場合、罰則はありますか。（平成28年5月17日更新）

扶養控除等申告書にマイナンバー（個人番号）の記載がなかった場合に罰則はありませんが、扶養控除等申告書へのマイナンバー（個人番号）の記載は法令で定められた義務であることから記載を求めるようにしてください。』（※）

つまり、年末書類へのマイナンバー記載は法令上、義務ではあるものの罰則がないというのが現状です。前提として、従業員に法令で定められた義務であることを伝えて提供を求めた上で、それでも拒否された場合に企業側は「いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかった事実」を事後的に明らかにする運びとなります。

※国税庁　源泉所得税関係に関するFAQ
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm#:~:text=%EF%BC%88%E7%AD%94%EF%BC%89-,%E6%89%B6%E9%A4%8A%E6%8E%A7%E9%99%A4%E7%AD%89%E7%94%B3%E5%91%8A%E6%9B%B8%E3%81%AB%E5%BE%93%E6%A5%AD%E5%93%A1%E7%AD%89%E3%81%AE,%E3%82%92%E8%A1%8C%E3%81%A3%E3%81%A6%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%94%AF%E3%81%88%E3%81%82%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%9B%E3%82%93%E3%80%82

前提として、マイナンバー法では「企業がマイナンバーを取得する際には、従業員に対して利用目的を明示するとともに、取得したマイナンバーは状況に応じて適切に保管・削除・破棄する」ことを求めています。また、企業が取得したマイナンバーは自由に利用できるものではなく、利用範囲は法令に定められた範囲に限定されています。もしもマイナンバーを企業が不適切に取り扱ったり漏えいしたりしてしまった場合は「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」「3年以下の懲役または150万円以下の罰金」など重い罰則の対象となる可能性があるため注意しましょう。したがって、マイナンバーの取扱いについては、担当者への教育、取り扱いシステムの整備、セキュリティ対策など、人的・物理的・組織的に多角的な安全管理措置を講じることが大切です。

年末調整書類へのマイナンバーの記載は法的に定められていますので、業種・規模を問わずあらゆる企業が対応しなければなりません。しかしながらマイナンバーを省略するための対応やマイナンバーの提出を拒否された場合の対応など、専門的なノウハウなしでは適切な対応が難しいケースも考えられます。そもそも年末調整の手続き自体が煩雑ですので、対応に困った場合は専門家の助けを得たり、システムを導入したりすることを検討すると良いでしょう。アイミツでは、マイナンバーに詳しい専門家や年末調整手続きに便利なシステムに関する情報を多数取り揃えていますので、興味がある方はお気軽にお問い合わせください。

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