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更新日:2021年12月15日

DM発送代行にかかる期間・スケジュール【2022最新版】

DM発送代行会社に外注する際には、外注にかかる期間・スケジュールを把握しておくことが重要です。依頼前にスケジュール感を把握しておくことで、納期遅延や外注先とのトラブルに対するリスクヘッジが可能となり、確実且つスムーズなDM発送を行うことができます。当記事では、DM発送代行会社が業務に必要とする期間・外注する際のスケジュール・外注する場合のスケジューリングのポイント・外注の成功例と失敗例・外注先の選び方までをご紹介していきます。

DM発送代行を依頼するのに必要な期間とは?

DM発送代行会社は依頼された業務を遂行するのに一定の作業期間が必要です。そのため、外注を行う際のスケジューリングには、DM発送代行会社側が必要とする期間の現実的なラインを把握しておくことがまず重要となります。以下に、必要期間ならびに期間を考える際の注意点について解説します。

DM発送代行会社が必要とする現実的な期間

DM発送代行会社に外注する際に必要となる期間は、基本的に依頼先が公表しているスケジュール・納期を参考にします。多くのDM発送代行会社が設定している発送までのだいたいのスケジュールは次の通りです。

・3営業日以内
スピード対応・短納期の場合のスケジュール

・3~5営業日
一般的・平均的な発送までのスケジュール

・7営業日前後
現代ではやや遅めのスケジュール

ここで重要となるポイントは、上記のスケジュールはDM発送会社が作業を行うのに必要な「宛名データ」「デザインデータ」「資材」等が全て揃ってからという条件で提示されている点です。デザインデータの制作も含めて依頼している場合は、制作に係る期間を別途見積もっておく必要があります。

必要期間を考えるにあたって注意すべきこと

当然ながら、データ等に不備がある場合や印刷部数が多くて資材が不足する場合などは、速やかに作業を行うことができないため、スケジュールは遅れてしまいます。必要期間を正確に見積もるためには、必要データを確実かつ速やかに引き渡すことや、特殊な印刷を行う場合や部数が多い場合は、打ち合わせ段階でコンセンサスをとっておくことが重要です。また、ほとんどの会社では「営業日」でスケジュールを見積もっている点にも注意が必要。DM発送代行会社にも定休日があるため、間に土日祝日を挟むとスケジュールが延長されます。

DM発送代行依頼のスケジュール

DM発送の外注を検討している方は、どのようなスケジュールで進めれば良いのか気になるでしょう。ここでは、DM発送代行会社にアウトソースする場合の具体的なスケジュールについてご紹介していきます。

①DM発送プロジェクトの立ち上げ

DM発送代行会社に依頼をする際には、まずは外注を前提としたDM発送プロジェクトを立ち上げ、自社が達成したい目標(ゴール)と達成要件を決めます。続いて、外注を行うにあたって必要となる次のような要件を決定・準備します。

・DMのデザイン面
・発送日・到達日
・DM発行部数
・宛名リスト
・予算


プロジェクト立ち上げ・準備・外注先の選定・交渉・調整の期間は10日程度あれば十分と言えます。DM発送代行会社が印刷・発送作業を行うのに3~5営業日必要となるため、プロジェクトすべてを含めると2週間程度でスケジューリングすると良いでしょう。

②依頼するDM発送代行会社を選ぶ

上記で決定した要件を満たせるDM発送代行会社をピックアップします。DM発送代行会社を選定する際には、より良い会社に依頼できる可能性を高めるために、自社の要件を満たせる以外にも次のような判断基準を持っておくことをおすすめします。

・信頼性
・受注実績
・クオリティ
・ノウハウ
・コスト(発送部数に対するコスト)
・セキュリティ


同じ要件で依頼しても会社によって得意とする分野・対応範囲・コスト・実際のスケジュール等は比較検討してみないと分からない部分もあるため、3~5社程度を選定しましょう。

③相見積もりを取得する

依頼したいDM発送代行会社をピックアップしたら、見積もりを取得します。複数社から相見積もりを取得することで、次のようなメリットが期待できます。

・現実的な価格相場・対応力が把握できる
・より良い条件を引き出しやすくなる
・悪徳業者や不誠実な業者を排斥できる


相見積もりは全ての見積もりが出そろうまで時間が必要となる点がネックですが、DM発送代行会社の見積もりは当日・翌日中に提出してもらえることが多く、スケジュールへの影響はさほど気になりません。

④外注先の決定・発注確定

相見積もりの結果から外注先を決定したら、DM発送に必要なデータ引き渡し・入金・その他調整等を済ませて発注を確定します。発注確定後のキャンセル・追加・変更は基本的にできないため、最終確認を行ってから発注を確定させることが重要です。多くのDM発送代行会社では、基本的に発注を確定させてから正式な納品期限・DM発送日が決定されるため、プロジェクト進捗に影響が出ないようデータ引き渡しや入金は速やかに済ませておきましょう。

⑤DMの制作作業

依頼内容・提供データをもとに、DM発送代行会社がDMの印刷・加工・宛名印刷・封入・封かんといった一連のDM制作作業を行います。印刷データ・宛名データについての校了が完了したら、完成したDMは発送作業に回されます。DMの制作工程については外注先であるDM制作代行会社が全て行うため、依頼者側は進捗確認・イレギュラー対応のみ行っておけばOKです。

⑥DMの発送作業・完了報告

DM制作・発送準備が全て完了したら、DM発送代行会社が打ち合わせで決めた発送日の通りに運送会社・発送会社へDMの引き渡しを行います。発送完了後はDM発送代行会社から完了報告ならびに発送完了伝票の控えが送付されてきますので、プロジェクト企画時に決定した発送日に発送されていることと、予定した到着日にDMが届くかどうかの確認を行っておきましょう。その後DM発送代行会社がデザインデータ・宛名データ等の機密情報・個人情報の削除を行います。

⑦アフターサービス

依頼したDM発送会社によっては、次のような発送後のアフターサポート・アフターサービスも提供されています。

・問い合わせ番号リスト送付
DMの到達状況を1件1件確認することができる。

・不在・不着DMのリストアップ
住所不明・不在等で未達となったリスト。宛名リストのメンテナンスに活用できる。

・未達DMの返却・破棄
未達で返送されてきたDMの返却または破棄を依頼できる。


オプションサービスとして有償で提供されている会社もあれば、基本サービスに含まれている会社もあります。必要に応じて利用することで、DM発送プロジェクトの効果測定や今後のパフォーマンスに活用できるためおすすめです。

「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」とお悩みの方は、お気軽に「アイミツ」にお問い合わせください。数あるDM発送代行会社からあなたの要望にあった会社をピックアップして無料でご紹介いたします。

DM発送代行のスケジュールを組むときのポイント

DM発送会社を外注する場合は、あらかじめスケジュールを組むことで確実性や効果性を高めることができますが、スケジュールの組み方にはポイントがあります。ここでは、DM発送をアウトソースする場合のスケジューリングのポイントについてご紹介します。

発送日から逆算してスケジュールを組む

DMは到着する曜日・時期・季節によって開封率や反響が変わる性質を持つため、完成したら送付するのではなく到着タイミングを意識して送付することがポイントです。DM発送をスケジューリングする際には、DMの発送日から逆算することで、進捗に無理のないスケジュールを組めるだけでなく、DMの効果性も高めることができます。

初めての依頼は余裕を持ってスケジュールを組む

DM発送代行会社は、基本的にホームページに掲載された通りのスケジュール・納期で業務を遂行します。しかし、依頼時の要件・受注状況・時期といった諸条件によってスケジュールが前後する可能性があります。そのため、DM発送を外注する場合はスケジュール調整が発生する可能性を加味して、余裕を持ったスケジューリングを行うことがポイントです。特に、初見の会社に極端な短納期を依頼するのはリスクがあるため、なるべく控えた方が良いでしょう。

DM発送代行を外注するときの成功のコツ・失敗例

DM発送代行を依頼するときの成功のコツ・失敗例を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

DM発送代行の外注先の選び方・ポイント

DM発送代行の外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

まとめ

DM発送代行会社へ外注する際には、どこへ依頼する場合においてもDM発送作業に一定の時間が必要となるため、期間やスケジュール感を把握しておくことは必須と言えるでしょう。また、依頼を確実に遂行してくれる会社・コストパフォーマンスが高い会社・信頼性の高い会社を選ぶことも重要です。
「アイミツ」では、経験豊富なコンシェルジュが詳細なヒアリングを行い、最適な外注先を見つけるサポートを行っています。自社の要件・要望を満たせる外注先を見つけたい方は、ぜひ「アイミツ」にご相談下さい。

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