DM発送代行の外注のメリット・デメリット

商品・サービスの広告宣伝や顧客のフォローに欠かせないDM（ダイレクトメール）。自社対応を行うかDM発送代行会社へ外注するかの判断に迷っている方もいるでしょう。当記事では、両者の違いやメリット・デメリットといった検討に役立つ情報をご紹介していきます。

DM発送を自社対応する場合と外注する場合では、さまざまな点において違いがあります。まずは両者の違いを把握しておきましょう。

・作業環境の違い
DM発送代行会社は業務全般に必要な設備が整っていますが、自社で同様の環境を実現するには設備費がかかります。

・作業人員の違い
DM発送代行会社は、日々DM発送業務に携わる経験豊富なスタッフが揃っているのが特徴。社内から用意したスタッフでは、スキル・ノウハウ・経験の面で差があります。

・作業時間の違い
DM発送代行会社は、すべての時間をDM発送業務に使うことができます。一方、自社対応では通常業務との兼ね合いがあるため、作業時間が限られたり確保が難しいケースがあります。

このように自社対応と外注ではさまざまな違いがあります。基本的に業務遂行能力全般においてDM発送が専門であるDM発送代行会社が上回ると言っても過言ではないでしょう。

DM発送を自社対応する場合においては、メリット・デメリットがあります。自社の事情や状況によっては、自社対応でDM発送を行う方が適している場合もあるため、自社対応のメリット・デメリットについては把握しておくのがおすすめです。

DM発送を自社で行うメリットは次の通り。

・個人情報・機密情報漏洩のリスクを低減できる
DM発送を自社対応で行う場合は、DM発送代行会社に個人情報・機密情報を引き渡す必要が無いため、個人情報・機密情報漏洩のリスクを大幅に低減することができます。社外秘の情報を扱う場合や、コンプライアンス・法令の課題がクリアできない場合は、自社でDM発送を行うのもおすすめです。

・全ての業務を自社の裁量で行うことができる
DM発送を自社対応する場合は、外注先との連絡・調整・交渉の必要が無いため、全て自社の裁量で業務を行うことができます。DM発送を行うにあたって外注先等の規約やルールの制限を受けたくない場合や、コミュニケーションコストを削減したい場合にはおすすめです。

・自社が望むタイミングで速やかにDM発送ができる
自社が対応できる範囲内で業務体制がある程度整っていれば、自社内でDM発送ニーズが発生した際にいつでも速やかにDMを発送することができます。また、外注費が不要であるためコストを削減することも可能です。

DM発送を自社で行う場合、クオリティ・体制・コストの3つの観点で注意すべき点があります。以下で詳しく解説します。

DM発送を自社対応する場合、不慣れな社内メンバーが一連の作業を担うことになります。
そのため、ミスやトラブルが発生したり、想定以上に作業時間がかかったりするリスクが懸念されます。一見シンプルに見えるDM発送作業ですが、数多くのDMを正確かつスピーディーにさばくには、相応の経験と慣れが求められます。

DM発送を自社対応する場合、作業担当者を社内から選出する必要があります。
しかし、社内メンバーは通常業務を抱えながらの兼務となるケースが多く、担当メンバーの選出や作業時間の確保自体が難しいことがデメリットです。特に繁忙期やイベント前後は、通常業務との兼ね合いで作業が後回しになりやすい点にも注意が必要です。

DM発送を自社対応する場合、作業スペースの確保・機材や資材の準備・業務フローの整備などを一から自社で行う必要があります。
効率よく作業を進めるにはノウハウの確立が欠かせませんが、そのためにはある程度の経験と回数が必要で、容易ではありません。担当者が変わるたびに一から体制を整え直す手間が生じやすい点もデメリットです。

自社対応は外注費がかからないため、一見コストを抑えられるように見えます。
しかし、印刷・封入・宛名貼りなどの作業にかかる時間はすべて人件費として発生しており、専門業者に依頼するより時間がかかる分、かえってコストがかさみやすい傾向があります。残業代や機材の準備費用まで含めて考えると、見た目ほど安く済まないケースも少なくありません。

DM発送を専門的に請け負うDM発送代行会社は、自社対応のように制限がなく幅広いニーズに対応できることが特徴です。しかし、DM発送代行会社へ外注する場合にもメリット・デメリットは存在します。

DM発送代行会社に外注することで得られるメリットは多岐にわたります。代表的な項目を解説します。

DM発送代行会社は、問い合わせ時に確定した納期で確実にDMを発送してくれます。
そのため、キャンペーンやイベントの期日前に確実にDMを届けたい場合や、発送日をあらかじめ確定しておきたい場合に適しています。繁忙期で自社のリソースが不足していても、スケジュール通りの発送が期待できます。

DMの制作・発送を専門的に請け負うDM発送代行会社は、ノウハウやフローが確立されているため、ミス・抜け漏れ・トラブルが少なく、依頼内容を確実に実行してくれることが大きなメリットです。
会社によっては、発送代行だけでなくDMデザインのコンサルティングも提供しており、専門家の視点からアドバイスを受けることで、広告宣伝媒体としての訴求力・効果を高めることもできます。

DM発送代行会社は、DMの制作から発送までワンストップで依頼できます。
そのため、自社のリソースが不足している時や繁忙期でリソースを確保できない時でも、スムーズにDM発送を行うことができます。担当者は本来のコア業務に専念でき、通常業務との兼ね合いに悩まされずに済みます。

DM発送代行会社の多くは、発注部数に応じた割引を適用しています。
小部数のDMであれば自社で制作・発送した方が安価な場合もありますが、大量発送する場合は、印刷費と配送費をまとめて依頼できる分、外注した方がコスト面でもお得になるケースが多くあります。複数社の料金を比較検討することで、よりコストを抑えやすくなります。

DM発送を外注する際は、宛名リストや顧客リストといった個人情報を業者に引き渡す必要があるため、情報漏洩を不安に感じる方もいるでしょう。
プライバシーマーク(Pマーク)などの認証を取得している業者であれば、専用システムやアクセス制限による厳格な情報管理体制が整っており、安心して個人情報の取り扱いを任せやすくなります。依頼先を選ぶ際は、こうした認証の有無も確認しておくと安心です。

続いて、DM発送代行会社に外注する場合に押さえておきたいデメリットを紹介します。メリットと合わせて確認しておきましょう。

DM発送代行会社に依頼すると、依頼内容に応じたコストが発生します。
発注先や発行部数によっては自社で対応するよりも割高となるケースもあるため、複数社を比較検討することが重要です。見積もりを取る際は、印刷費・封入費・郵送費が個別に発生するのか、セット料金なのかも確認しておくとよいでしょう。

DM発送代行会社には、データ入稿方法・対応範囲・納期などの利用規約やルールが定められており、依頼する会社の方式に従う必要があります。
追加発注や一時保留といった柔軟な対応ができる会社もありますが、自社対応ほどの自由度を望むことはできません。契約前に対応範囲を確認しておくと安心です。

DM発送代行サービスの利用にあたっては、宛名リスト・顧客リスト・自社の販促データといった重要な情報を業者に引き渡す必要があります。
多くのDM発送代行会社は情報の取扱いに細心の注意を払っていますが、必ずしも漏洩事故が起きないとは言い切れません。プライバシーマークなどの認証を取得している業者かどうかも、依頼前に確認しておきましょう。

DM発送を業者に任せきりにすると、コスト削減やミスの削減は期待できる一方で、DM発送に関する社内のノウハウが蓄積されにくいというデメリットがあります。
将来的に自社対応へ切り替えたい場合や、担当者が変わった際に一から体制を整え直す必要が生じやすいため、外注する場合でも作業の流れや判断基準を社内で記録しておくことをおすすめします。

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DM発送は自社対応・DM発送代行への外注どちらにもメリット・デメリットがあるため、自社の状況に応じて選択するのがおすすめです。DM発送代行の外注先に迷った場合は先ず複数のDM発送代行会社を比較検討してみると良いでしょう。
「アイミツ」では、自社に適したDM発送代行が分からない方へアドバイスやサポートを行っています。経験豊富なコンシェルジュが親切丁寧に対応致しますので、お気軽にご相談下さい。