会議の運営代行におすすめのイベント企画会社4選！費用や選び方も解説【2024年最新版】

日本最大級の発注プラットフォーム「アイミツ」が、会議の運営代行におすすめのイベント企画会社を厳選！
通訳サービスも提供する会社や、実績の豊富な会社をピックアップしました。

イベント企画会社の選び方や相場についても解説しています。会議の運営代行の依頼先にお悩みの方はぜひ参考にしてください！

ひとことに「会議運営の代行」といっても、会議を行う中で発生する業務は多岐にわたります。その一部を以下で紹介するので、「どのような業務を依頼すべきか」「すべてを任せるべきか」「一部業務を依頼したいのか」などを検討しながら依頼する会社を選ぶとよいでしょう。

【会議前の準備】
会場や機材の手配
運営マニュアル作成
告知用のWebサイト・ポスター・チラシ作成
配布資料作成
ケータリング手配

【会議当日の業務】
会場設営
機材準備・動作テスト
受付・誘導
記録映像の撮影
議事録作成
アンケート回収

【会議の終了後】
議事録提出
アンケート集計・提出
Webサイトへの資料掲載　など

イベント企画会社を選ぶ際のポイントを3つご紹介します。

・得意分野
会社によって、得意なイベントや会議の種類は異なります。事前に事例や実績などをチェックし、依頼したいイベントのイメージに近い実績があるかどうかも確認しておきましょう。

・提案力
提案力のあるイベント企画会社に依頼すると、豊富な経験やノウハウから的確なアドバイスを受けられるため、より効果的な会議の開催が期待できます。

・サービスの範囲
手配漏れを防ぐためにも、依頼する会社のサービス範囲は確認しておきましょう。どこまでを自社で手配して、どこからをイベント企画会社に依頼するかを明確にした上での依頼をおすすめします。

さまざまな特徴を持つイベント企画会社が増えており、前述したポイントだけでは会社を決められない場合もあるでしょう。お悩みの際は、ぜひ「アイミツ」へご相談ください。

ここからは、会議運営の代行だけでなく通訳も依頼できるイベント企画会社を紹介します。外国人が会議に出席する場合は、通訳者の手配も欠かせない業務の1つ。運営の代行とあわせて依頼ができれば、複数の会社へ連絡する工数が抑えられます。

続いては、会議運営の代行実績が豊富なイベント企画会社を紹介します。会議の当日には想定外の事態が起こりがちなもの。実績豊富な会社に運営の代行を任せることで、臨機応変かつ高品質な対応が期待できるでしょう。

イベント企画会社への依頼にかかる費用は、どのようなイベントを行うかによっても異なります。
講演会やセミナーでは40万～120万円と比較的安価ですが、企業の周年イベント・パーティーでは150万～200万円、商品やサービスのPRイベントでは200万～500万円程度と高額になる傾向にあります。

「発注前にイベント企画の費用相場についてもっと詳しく知りたい！」という方は「イベント企画・制作の費用と料金相場」　の記事をチェックしてみてください。

イベント企画会社を選ぶには、各社の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。

「アイミツ」では、経験豊富なコンシェルジュがご希望をおうかがいした上で、条件に合うイベント企画会社を無料で紹介しています。会議運営の代行を検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。