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イベント企画の選び方ガイド
イベント企画の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。
イベント企画の選定ポイント
point.1企業の規模
イベント規模に合わせてイベント制作会社を選ぶ。
イベント企画会社を選定する場合、イベント規模によって依頼するイベント制作会社の規模を考慮する必要があります。チケット販売を行うような大規模なイベントを開催する場合には、イベント当日だけでは無く、様々な事前準備が必要になり、準備期間が数ヶ月～1年以上のプロジェクトも珍しくありません。大規模なイベントは、携わるスタッフの数も必然的に多くなりますので、小規模な運営会社では対応が難しいことも多くあります。逆に、小規模なイベント制作会社は専門性が高いので、セミナーやミニコンサート等の小規模なイベントを得意としている会社が多くあります。その為、イベント規模によって、見積もりを依頼する業者の規模を見極めることが大切です。
point.2イベントの実績（開催数・開催種類など）は豊富か
類似のイベントを開催した実績があるかを、必ず確認!
音楽イベントなどの専門性の高いイベントや、大規模イベントの場合には、イベントの開催実績が非常に大きなポイントになります。多くの集客を見込んだイベントなのに、人が全く集まらないのでは意味がありません。また、イベントの開催経験が豊富なイベント制作会社は、トラブル対応がきちんとしています。リスクマネジメントを行う為にも、イベント運営会社を選定する際には、必ず類似のイベントを開催した実績があるか確認をしましょう。
point.3充実した提案をしてくれるか
企画の段階からイベント制作会社との綿密なコミュニケーションが必要不可欠!
より良いイベントを開催するためには、企画の段階からイベント制作会社との綿密なコミュニケーションが必要不可欠です。イメージの差異を無くすだけでは無く、多面的な角度で企画内容を検証し、必要があれば積極的に提案を行ってくれるイベント企画会社を選びましょう。特に、イベント開催経験が少ないクライアントの場合には、イベントの企画概要だけを伝えて、その他諸々のサービス内容の全てをイベント会社の企画・提案頼みにして貰うことも珍しくありません。企画料を払うことによって、企画会議の時間を省き、プロが考えた企画を採用することができます。見積もりの際に様々な提案を受けることが出来るケースもありますので、積極的に活用してみてください。
point.4サポート内容は十分か
希望するサポート内容のイメージをなるべく具体的に伝える。
イベント運営会社によって、サポート内容はまちまちです。その為、見積もりを取る際には、希望するサポート内容のイメージをなるべく具体的に運営会社に伝えることが大切です。イベント運営には、当日に掛かる様々な費用だけでは無く、集客のために掛かる費用や、大規模イベントの場合には事務局代行費用など、非常に多くの費用が掛かります。また、イベント企画会社の中には、イベントの企画だけで、印刷物の制作や告知用HP（WEBサイト）の制作が出来ない企業もあります。その為、イベント制作会社が提供できる業務内容を明確に把握しておく必要があります。
また、限られた予算の範囲内でイベント開催を成功させるためには、自社で業務を行うことも珍しくありません。イベント制作会社と協議した上で、自社で行う必要があること（自社内でできること）を確認しましょう。コミュニケーションをしっかりと取って、円滑に仕事を進めましょう。
point.5費用内訳を確認する
イベント企画会社の見積もりは、複数取ること！
一般的にイベントを開催する費用は、大きく「企画費用・運営費用・制作費用」の3つの分野に分かれます。大規模なイベントになると、企画料だけで100万円を超えるものも珍しくありませんし、事務局代行を利用することも多くあります。イベント企画会社の見積もりは、複数を取ることが基本とされていますが、小規模から中規模のイベントの場合、極端な開きが無いこともあります。費用の内訳をきちんと確認し、予算に応じてイベント開催施設を変更したり、自社で一部を担当することで、予算の範囲内でイベントを開催することができます。単に見積もりが安いだけでは無く、見積もりの中に何が含まれているかもきちんと確認して、イベント運営会社を選びましょう。
イベント企画の費用・料金相場情報
アイミツでは独自調査やお客様の声からイベント企画・制作・運営会社（事務局代行）における料金相場情報を集めています。イベントなどによっても大きく料金体系も変わる中で、何が必要なのか、どのようなサービス形態なのかを考慮し、自社に合った業者を見極めることが大切になります。
イベント企画制作・運営会社（事務局代行）の相場
イベントによってバラバラ。数十万～数千万まで。
イベント制作会社では、大小問わず非常に多彩なイベントを手がけています。業者によって費用体系は異なりますが、一般的な情報として、様々なイベントの費用相場をご紹介します。
- 事務局代行
期間：1ヶ月間（平日10時～18時）
費用：約60万円 内訳：事務局設置費・運営管理費・人件費他
- 面接選考会（御社施設を使用）
期間：本番1日
費用：約40万円 内訳：企画費・人件費・管理費他
- 会社説明会（参加人数500名を想定）
期間：本番1日
費用：約460万円 内訳：企画費・人件費・施工費・会場費他
- 中規模のコンサート（参加人数300名を想定）
期間：本番1日
費用：約100万円 内訳：会場費・出演者ギャランティー・チケット委託費・運営費他
- 大規模なイベント
期間：前日準備・本番1日
費用：約2,400万円 内訳：会場費・人件費・施工費・企画費・機材費他
イベント企画のよくある質問
イベント企画についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。
Q企画から運営まで一括で依頼できますか？
Aむしろ、一括依頼の方が多い。むろん部分依頼も可。
イベントの企画、会場手配、施工、運営などを全て一括で依頼できる場合が多いようです。また、企画のみ、運営のみ、あるいは機材のレンタルのみといった部分的な依頼も可能なことが多いです。
Qイベント開催の経験や知識が全くないのですが大丈夫ですか？
Aこちらに知識がなくても問題なし。経験豊かな業者を。
イベント開催の経験や知識がない場合でも問題ありません。開催したいイベントのノウハウと実績を持った業者で、かつ企画段階から親身になって相談に乗ってくれる業者を選ぶようにしましょう。事前に担当者と面談を行い、相性は良いか、説明はわかりやすいか、信頼できる人物かなどを見極めると良いでしょう。
Q費用はどのくらい必要ですか？
A規模によって異なり、数十万円～数千万円。あらかじめ予算を伝えた方が得策。
イベントの内容や規模、依頼する範囲によって数十万円～数千万円と大きく異なります。
予算内での提案をしてくれる場合もありますので、大まかな予算を伝えて、その中でできることを提案してもらうのも良いでしょう。
Q会場探しもお願いできますか？
Aすべて任せて大丈夫。希望だけは的確に伝えること。
会場選び、仮予約、申し込み後の手続きなどすべて任せられる場合が多いようです。ノウハウをもった業者に任せることで、自社で会場を探すよりも、よりイベントに適した会場を素早くおさえることが可能になります。
Q準備期間はどのくらい必要ですか？
Aイベントの規模によって異なる。最低3か月～最長2年程度
イベントの内容や規模によって異なるため、一概にどのくらいとは言えませんが、最低3か月、最長2年程度の準備期間が必要です。
イベントを成功させるために最も重要なのは準備期間で、準備がイベントの成功を左右すると言っても過言ではありません。スケジュールに余裕を持って準備を進めるようにしましょう。
Q自社の会議室や宿泊施設等を利用することは可能ですか？
A問題なく、普通に可能となる。
可能な場合がほとんどです。事前に施設の下見や搬入出条件などの確認が必要になりますので、注意しましょう。
Q有名人やキャラクターショーの手配は可能ですか？
A一般的に可能。事前に業者に確認を。
有名人、キャラクターショー、大道芸人、ふれあい動物園、イベント遊具などが手配可能な場合が多いです。業者によって異なりますので、事前に確認するようにしましょう。
Qイベントを開催するにあたって行政への申請などは必要ですか？
A道路を一時でも使用する場合は警察署、花火を使用する時は消防署、それぞれ届け出が必要。
道路を一時でも使用する場合は、所轄の警察署への申請が必要ですし、花火を使用する場合は所轄の消防署に、食品を取り扱う場合は所轄の保健所にそれぞれ申請が必要になります。
イベント企画のアイミツ利用事例「イベント企画制作・運営会社（事務局代行）」
どのようなイベント企画・制作・運営会社（事務局代行)の業者を探していましたか？
当社は30名ほどの小さな雑誌制作の会社で、主に20~30代女性向けのファッション雑誌を制作しています。今度、当社主催でモデルを呼んで大掛かりなファッションイベントを行うにあたって、イベントの運営・事務処理まで当社で対応することができないので、まとめて企画・運営から事務処理まで委託できるイベント企画運営会社を探していました。またイベントは大阪で開催するので大阪のイベント制作会社に依頼しようと思っていました。
アイミツを利用したきっかけ
以前知り合いのディレクターより、アイミツを利用して市場調査を依頼して良かったということを聞いていたので、アイミツで業者問い合わせを行うことにしました。評判通り、実績の多い業者を見つけることができ、本当に助かっています。
見積もり時に気をつけたこと
多くの方が関係してくるので、都度打ち合わせを重ねることができ信頼してイベントの業務委託をできるかどうかに最も重きをおいて選定しました。具体的にはイベント運営会社の過去の制作実績、担当者が頻繁に変わらないかをポイントとしていました。コンシェルジュの方から紹介してくれた中で非常に親身になってご相談に乗ってくれる業者さんがいて、熱意を感じていち早くその方にお願いすることを決めました。
実際に発注してみた感想や気づき
イベントは無事成功することができました。ただ、熱意のある会社ゆえに企画構想の際に衝突することが何度もあり、非常にギリギリにイベントが仕上がったのが反省です。事前に当社の担当と相性が合うかなどは確認しておくべき点だったかなと思います。ただ非常に前向きな衝突であったので、良いレベルの高いものが仕上がりました。また機会があれば、アイミツを利用したいと思います。