イベント企画の外注メリット・デメリット【2024年最新版】

イベント企画を自社で行うか、外注するか悩むケースは多いでしょう。コスト面や効果の面で、外注に踏み切れない方もいらっしゃるかもしれません。イベントは、自社のプロモーションを行う大切な機会です。そのため、イベントを成功に導く効果的な手段の選択が重要と言えます。
本記事では、イベント企画を自社対応した場合と外注した場合のメリット・デメリットを解説していきます。イベント企画会社の利用を検討している方はぜひご覧ください。

イベント企画を自社対応する場合と外注する場合の大きな違いは、負担する業務量とクオリティにあります。自社対応の場合、イベント企画の準備には多くの手間と時間がかかります。まず行うのが目的とターゲットの設定、そしてコンテンツの決定です。イベント企画は、目的が何か・誰に向けたイベントなのかを踏まえた上で、参加者が楽しめる内容にする必要があります。そのため、自社対応する場合この段階で苦慮するケースも考えられるでしょう。決めなければいけない内容はほかにも、開催日時や会場、集客方法などさまざま。方向性が決まった段階で、機材や人材、会場の手配を行うため、準備に漏れがないか細心の注意が必要です。

イベント企画会社に外注する場合、自社対応で行う業務のほとんどをサポートしてもらうことが可能です。イベント企画会社ごとに得意な分野が異なるため、外注する場合は自社の業種や業界に合った会社への依頼をおすすめします。マーケティング戦略や集客ノウハウなどが豊富なイベント企画会社も多く、自社対応では難しい高い技術を活かしたイベント開催が行える点も特徴です。「イベント企画のノウハウがない」「自社のイベント企画で効果が得られなかった」といった悩みも、イベント企画会社であれば解決してくれるでしょう。

イベント企画を自社対応した場合、メリットがある反面、予想以上に手間やコストがかかるケースもあります。自社対応を検討している方は、メリットだけでなくデメリットも把握しておきましょう。

イベント企画を自社で行う場合、以下のようなメリットがあります。

①スピーディーに対応できる
自社対応の場合、連絡を取り合う相手は社内の担当者が基本です。そのため、希望や指示がすぐに伝達でき、やりとりのタイムラグを減らすことができます。企画会議や打ち合わせのスケジュールも立てやすく、急な予定変更にも柔軟な対応をしやすい点が、メリットです。

②イベント企画のノウハウを自社に構築できる
イベント企画のノウハウが自社に構築されやすいといったメリットもあります。イベント企画にはさまざまなポイントや注意点があります。それを1つ1つ確認し、社内でコミュニケーションを取りながら実践することで、経験と実績が構築できます。継続的にイベントを開催したいと考える企業の場合、ノウハウは自社の財産になるでしょう。

つづいては、自社でイベント企画を行う大きなデメリットをご紹介します。

①期待した効果が得られない場合がある
イベントを開催する目的は、企業イメージの向上や新商品のプロモーションなどが多いでしょう。しかし、自社でイベント企画を行う場合、PRの知識が豊富な社員が複数いる場合を除き、最大効果のイベントを企画・運営するのは至難の業。イベント自体が失敗に終わってしまうケースも考えられます。コストを重視するあまり、イベントの効果が下がってしまったという事態に陥らないためにも、利益と損失のバランスを慎重に考えるのが最善です。

②集客が難しい
イベント企画では、目的に沿った効果的な集客手段やコンテンツを準備しなければなりません。しかし、自社対応の場合、思うように集客ができないケースや、盛り上がりに欠けるイベントになってしまうケースも少なくありません。せっかく費用かけ盛大なイベントを組んでも集客ができなかったり、ターゲット層と出会えないようでは元も子も無いため、集客の手段は徹底して検討しましょう。

③準備の負担が大きい
会場や機材の手配、司会者などの人員確保といった、イベントに必要なものをすべて自社で準備するのは担当部署にとって大きな負担です。イベントを専門に手掛ける人員が社内に既にいる場合は別ですが、通常の業務と並行してイベント企画を行う場合、担当部署には大きな負担がかかります。イベント開催当日にトラブルが発生する可能性も否めず、トラブル発生時の対応方法の検討なども必要です。

イベント企画会社に外注した場合のメリットがどの程度あるのか、疑問に思う方もいるでしょう。また、デメリットを不安視する方もいるかもしれません。ここからは、イベント企画を外注するメリット・デメリットを解説します。

イベント企画をイベント企画会社に外注した場合、以下のようなメリットがあります。

①効果の高いイベントが開催できる
イベント企画会社はターゲット層と目的に合った企画の立案を得意としており、斬新なアイデアや人気のあるコンテンツなど、費用対効果の高い企画の提案が期待できます。さらに、自社では対応が難しいイベント開催も可能。たとえば新商品のPRイベントにインフルエンサーを招いたり、イベントを盛り上げるための設備の用意してもらうこともできます。

②会場手配や人員確保を任せられる
イベント企画会社のなかには、規模に応じた会場の手配や、受付・司会者などの人材確保を得意としている会社が多数あります。イベント企画のノウハウがない方も安心して任せることが可能です。

③集客率の向上を見込める
集客に不安を抱える場合も、イベント企画会社への外注で高い集客率が見込めます。集客方法は、SNSやメルマガ、Webサイト、ダイレクトメールやチラシといった紙媒体などさまざまです。イベント企画会社では、これまでのノウハウを基にターゲットや目的に合った集客方法の提案が可能。効果的な戦略により、参加者を増やすことができるでしょう。

④企画・運営の手間を省ける
イベント担当者の負担を軽減できる点も大きなメリット。イベント企画には多岐にわたる業務が発生します。会場や日時の決定、機材および人員の手配、さらに告知や演出のための制作作業まで、課題は山積みです。イベント企画会社では、こうした業務をトータルでサポートしてくれるケースが多い点が魅力です。

つづいては、イベント企画を外注した場合のデメリットを紹介していきます。

①連絡系統が複雑になる
自社対応の場合、企画の打ち合わせをはじめとしたやり取りは社員同士で行わるため、較的スムーズな意見交換が可能です。しかしイベント企画会社に外注した場合、急を要する内容であっても担当者への連絡がスピーディーに行われないケースもあるでしょう。こうしたコミュニケーションの面で、不便を感じるケースもあります。

②社内にノウハウが構築されない場合も
イベント企画を外注することで、社内にノウハウが構築されにくくなる点もデメリットでしょう。多岐にわたる業務をトータルでサポートしてもらえることが外注の大きなメリットですが、すべて一任することにより、「自社でイベント企画をしたい」と考えた場合、ノウハウが身に付いておらず対応が難しいケースも。自社にイベント企画のノウハウを構築したいと考えている企業は、こうした点を認識しておくことも大切です。

③自社対応に比べコストが高くなる
さまざまな対応をサポートしてもらえるイベント企画会社への外注は、規模や目的、開催場所により、費用が数百万円におよぶ場合もあります。そのため、コストを抑えたい場合は注意が必要です。

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本記事では、イベント企画を外注した場合と自社対応した場合の、メリット・デメリットを解説しました。戦略性の高い効果的なイベント開催が期待できる点が外注のメリットです。

しかし、イベント会社にはそれぞれ得意とする分野があり、自社に適した外注先を探すには労力や時間を要するでしょう。アイミツでは、イベント企画会社の情報を多数保有しています。経験豊富なコンシェルジュが条件に合うイベント企画会社を無料でご紹介しているため、人材紹介会社の利用を検討している方はぜひお問い合わせください。