イベント企画会社の選び方・ポイント【2024年最新版】

イベントの成功は、イベント企画会社の選び方で左右されると言っても過言ではありません。しかしイベント企画会社の選定は、ポイントを押さえなければ時間と労力を要するものです。
本記事では、イベント企画会社の選び方のコツやポイントをご紹介します。イベント企画の外注を初めて行う方はもちろん、過去に失敗してしまった経験がある方も、ぜひご覧ください。

イベント企画会社選びで失敗しないために事前にできる準備として最も重要なことは、イベント開催の目的と目標を明確にしておくということです。イベント企画会社と一口に言っても、それぞれの強みは千差万別。そのため、まずは自社内でイベントを開催する目的と目標を明確にし、会社選びの指標を固めておく必要があります。

イベント企画の目的とは、「何のためにイベントを開催するのか」という根幹にあたる部分で、新商品をPRしたい・企業の知名度を上げたい・社内の士気が高まるイベントを開催したいなど、さまざまな項目が挙げられるでしょう。目的があまりにも多いとイベント開催の趣旨がぶれる恐れもあるため、1つか2つ程度にまとめ上席だけでなく、イベントに関わる部署全体でコンセンサスをとっておく必要があります。

一方、目標は漏れなく具体的に決めておくのがベストです。〇個の商品販売・〇名の集客（〇名のアンケート回収・〇名のアポ取り）など、予算や過去の実績などを元に具体的かつリアリティのある数値を設定しておきましょう。目的・目標が明確でなければ、適切なイベント企画会社を選べないだけでなく、イベント自体が失敗に終わる恐れもあります。しっかりと事前に準備をしておきましょう。

ここからは、イベント企画会社選びのポイントをご紹介していきます。ぜひイベント企画会社選びの参考にしてください。

イベント企画会社を選定する際は、イベントの規模にあわせ依頼するイベント企画会社の規模を検討する必要があります。チケット販売を行うような大規模なイベントを開催する場合には、イベント当日だけでは無く、様々な事前準備が必要になり、準備期間が数ヵ月～1年以上のプロジェクトも珍しくありません。大規模なイベントは、携わるスタッフの数も必然的に多くなるため、小規模な運営会社では対応が難しい場合もあります。逆に、小規模なイベント制作会社は専門性が高い場合も多く、セミナーやミニコンサート等の小規模なイベントを得意としている場合が多いのが特徴です。そのため、まずはイベントの規模に合わせ、イベント企画会社を絞り込むのが良いでしょう。

音楽イベントなどの専門性の高いイベントや、大規模イベントの場合には、イベントの開催実績が非常に大きなポイントと言えます。多くの集客を見込んだイベントなのに、人が全く集まらないのでは意味がありません。また、イベントの開催経験が豊富なイベント制作会社は、万が一トラブルが発生した際の対応もきちんとしています。リスクマネジメントを行う為にも、イベント運営会社を選定する際には、必ず類似のイベントを開催した実績があるか確認をしましょう。

より良いイベントを開催するためには、企画の段階からイベント制作会社との綿密なコミュニケーションが必要です。イメージの差異を無くすだけではなく、多面的な角度で企画内容を検証し、必要があれば積極的に提案を行ってくれるイベント企画会社を選びましょう。特に、自社でイベント開催経験が少ない場合は、イベントの企画概要だけを伝え、具体的な企画から運営まで全てをイベント会社に任せるという場合もあるでしょう。この場合、企画料を支払うことによって、企画会議の時間を省き、プロが考えた一定以上のクオリティのイベントを開催することができます。見積もりの際に様々な提案を受けることが出来るケースもありますので、積極的に活用してみてください。

イベント企画会社によって、サポート内容はまちまちです。その為、見積もりを取る際は、希望するサポート内容のイメージをなるべく具体的にイベント企画会社に伝えることが大切です。イベント運営には、当日にかかるさまざまな費用だけではなく、集客のための費用や、大規模イベントの場合には事務局代行費用など、非常に多くのコストがかかります。また、イベント企画会社の中には、イベントの企画だけで、印刷物の制作や告知用HP（Webサイト）の制作が出来ない企業もあります。その為、サポート内容を含め、イベント制作会社が提供できる業務内容を明確に把握しておく必要があります。

一般的にイベントを開催する費用は、大きく「企画費用・運営費用・制作費用」の3つの分野に分かれます。大規模なイベントになると、企画料だけで100万円を超えるものも珍しくなく、事務局代行を利用することも多くあります。イベント企画会社の見積もりは、複数社に依頼することが基本とされていますが、小規模から中規模のイベントの場合、極端な開きが無いこともあります。費用の内訳をきちんと確認し、予算に応じてイベント開催施設を変更したり、自社で一部を担当することで、予算の範囲内でイベントを開催することができます。単に見積もりが安いだけでは無く、見積もりの中に何が含まれているかもきちんと確認して、イベント運営会社を選ぶのが成功の鍵と言えるでしょう。

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これまでは会社の選び方やポイントについて解説してきました。

ここからは、会社選びを実践してみましょう。

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今回はイベント企画会社の選定ポイントをご紹介しました。イベント企画会社を選定する際に気をつけることは、自社が開催したいイベントの内容と依頼会社の強み、得意分野とが合致しているのか確認することが大切です。自社にノウハウが少ないという場合は、企画力・提案力を強みとしている会社やアフターフォローが充実しているイベント企画会社が安心です。
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