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更新日:2021年8月5日

イベント企画の考え方を初心者向けにわかりやすく解説!

短時間で多くの見込み顧客と接点を持てたり、ターゲットを可視化できたりなど、企業がイベント企画を行うことには多くのメリットがあります。
イベント企画を行って、効率的に自社商品をプロモーションしたいと思う方も多いのではないでしょうか。
しかし、とくにはじめてイベント企画を行う方の中には、何から手を付ければいいかわからない方もいるでしょう。そこで、本記事ではイベント企画を行う際の基本的な考え方をお伝えします。

イベント企画で押さえておくべきポイント

イベント企画を立案する際には、企画段階でターゲットを明確にする必要があります。ターゲットは女性向けなのか男性向けなのか、あるいはファミリー向けなのか、シニア層なのかをしっかりと決めましょう。
次に、ベネフィット、つまり、ターゲットがイベントに参加することによって得られる利益を明確にして告知します。たとえば、特典付きイベント企画であれば、特典がもらえることがベネフィットになり得るでしょう。
さらに、イベント企画はシンプルなものにすることが重要です。あれもこれもと手を出すと、結局、何が言いたいのかわからないイベント企画になってしまいます。「新商品の紹介」など、イベント企画の目的は一つに絞すことをおすすめします。
なお、イベント企画で効率的に集客する方法を詳しく知りたい方は、「イベント企画で集客する方法の解説記事」をあわせてチェックしてください。

イベント企画の際に使う6W2Hについて

イベント企画の基本的な考え方に、6W2Hがあります。この考え方を元にすれば、失敗の多くを防げますので、ぜひ参考にしてください。

Why(何のためにイベントを開催するのか)

イベント企画の「Why」とは、何のためにイベントを開催するのか、つまり、イベントの目的やゴールのことです。イベント企画を行うのであれば、どのような種類のイベント企画であっても、必ずそのイベント企画には何らかの目的があるはずです。その目的を企画段階で明確にすることが重要です。
「イベント企画で押さえておくべきポイント」の項でもお伝えしましたが、イベント企画では、ターゲット層を明確にすることが重要です。しかし、イベント企画の「Why」である、イベント企画の目的やゴールが明確になっていなければ、ターゲット層を明確にすることはできません。それは、イベント企画の目的によって、ターゲット層が変わるからです。
たとえば、化粧品ブランドの新商品の販売促進がイベントの目的であれば、ターゲット層は女性になり、イベント企画には女性に受けるコンテンツを用意する必要があるでしょう。同じ化粧品ブランドでも、イベント企画の目的が新卒採用にあれば、性別問わず学生がターゲットとなり、用意するべきコンテンツもまったく異なります。
なお、イベント企画の目的やゴールを設定する際には、参加者にとって価値があるかどうかを考慮しましょう。主催者が目的を達成できたとしても、参加者の満足度が低ければ、結果として自社や自社商品のイメージが下がってしまいますし、次回イベントでの集客にもつながらないでしょう。

who(イベントの主催者・協力者は誰なのか)

イベント企画における「Who」は、イベントの主催者や協力者は誰なのかといったことです。誰がそのイベント企画を開催し、どのような人や企業が協力者や協賛者となってくれるのかといったことを企画段階で明確にする必要があります。
イベント企画というものは、一人で行うことはできません。イベント企画を立案し、当日運営を行い、成功させるためには、主催者だけではなく社内外問わず多くの人の協力が必要不可欠です。スムーズにイベントを運営し、成功裏に終わるためにも、誰が主催で責任の所在は誰にあり、どのような人や企業に協力してもらうのかといったことを明確にしましょう。また、協力してもらうことが決定したら、具体的にどのようなことに協力してもらうのかも明確にする必要があります。
なお、イベントの協力をお願いするタイミングは、「企画決定後」、「準備着手段階」、「イベント開催数週間前」の3つを意識しましょう。イベント企画の開催には、さまざまな部署の協力が必要となりますが、他部署の状況はなかなか把握しづらいものです。企画決定後には、おおまかなスケジュールとタスクが発生するタイミングなどを協力をお願いする部署と共有しましょう。
準備着手段階では、当日までにやらなければならないタスクを洗い出し、いつ、誰が、何のタスクを行うのかを明確にし、周知します。イベント開催数週間前は、細かな決め事や対応方法などを決定していく段階です。情報の抜け漏れがないように、イベントに関わるすべての人にメールやチャットで情報共有してください。

whom(イベントに参加して欲しいのは誰なのか)

イベント企画の「Whom」は、イベントに参加してほしい人は誰なのか、つまり、イベント企画のターゲットをどこに据えるかといったことです。
イベント企画を成功させるために欠かせないのが、イベント企画の目的やゴールに合ったターゲットを集客すること。イベント企画の目的が何であれ、ターゲット層の集客ができればできるほど目的を達成できる可能性が高くなっていきます。
反対に、ターゲット層を集められなければ、目的を達成できる可能性が低くなるでしょう。とはいえ、集客さえすればそれでいいかと言えば、それは違います。イベント企画を成功させるには、あくまでターゲット層の集客が重要です。ターゲット層以外をいくら集客できても、目的を達成することは難しいでしょう。イベント企画の「Why(目的)」が明確であれば、おのずと「Whom(ターゲット)」も決まります。
ターゲットを明確にしたら、次に、ターゲットに合わせた告知方法を決めていきましょう。若い世代がターゲットであれば、プレスリリースより情報に触れやすく拡散も期待できるSNSの方が有効です。同じSNSでも、ターゲットによってはTwitterがより有効な場合もあるでしょうし、FacebookやInstagramの方が向いている場合もあります。シニア層がターゲットであれば新聞の折り込み広告を用意するなど、ターゲットを明確にすることで告知方法も決めやすくなります。

what(何をイベントで提供するのか)

イベント企画を成功させるには、「What」という考え方も重要です。イベント企画の「What」とは、イベントで何を提供するのかといったことを指します。イベント企画でどのようなコンテンツを用意するのかといったことを考える工程です。
ターゲットを設定したら、次に、そのターゲットが満足するであろうコンテンツを用意する必要があります。たとえば、子ども連れの主婦がターゲットであれば、主婦向けのメインコンテンツのほかに、一緒にイベントに参加する子どもが満足するサブコンテンツを用意しても良いでしょう。場合によっては、子どもが遊ぶスペースを用意した方が良いケースもあります。
コンテンツと一口に言っても、体感型やパネルディスカッション型、講演型などさまざまな種類が考えられるでしょう。1種類でターゲットを満足させるコンテンツを作ることもできますが、複数のコンテンツを掛け合わせることも有効です。ターゲットに合わせて柔軟にコンテンツを作っていきましょう。
イベント企画で目的を達成するには、集客も大切ですが、参加してくれた人たちの満足度が高いことも重要です。ターゲット層を明確にしておかなければ、そのターゲットに合わせたコンテンツを用意することもできませんし、イベントの満足度も低くなってしまうでしょう。イベントの満足度が低いことは、自社や自社商品のイメージが低下することを意味します。また、次回以降のイベント集客にも悪影響を及ぼしてしまうでしょう。

When(いつイベントを開催するのか)

イベント企画では、「When」、いつイベントを開催するのかといった考え方も重要です。「イベントの内容に興味があって、ぜひ参加したいと思っているものの都合がつかない」こういったケースでは、ターゲットがせっかくイベントに参加したいと思っていても、開催日時が合わないばかりに取りこぼしてしまいます。そのため、ターゲットが参加しやすい日時にイベントを開催する必要があるでしょう。
たとえば、働く20~30代がターゲットであれば、ターゲットが参加しやすい休日や、仕事終わりに参加できるように夜間にイベントを開催しなければなりません。平日の日中にイベントを開催しても、ターゲットの来場は見込めないでしょう。また、小さい子ども連れの専業主婦がターゲットであれば、子どもと一緒でも外出しやすい時間帯にイベントを開催する必要があります。小学生の子どもを育てている女性がターゲットであれば、イベントの開催日を子どもの夏休みなどに合わせても良いでしょう。
なお、イベントの開催日時を決める際には、同じような目的のイベントが同じ日に開催されていないか確認することも重要です。同じ開催日に似たようなイベントが開催されている場合、集客率はどうしても下がってしまいます。競合のイベントがすでに予定されている場合は、開催日を別の日にすることがおすすめです。競合イベントの日時が発表されていない場合は、前年の実績を参考にしましょう。

Where(どこでイベントを開催するのか)

イベント企画には、「Where」の考え方も大切な要素です。イベント企画における「Where」とは、どこでイベントを開催するかといったことを指します。イベント企画の目的やコンテンツの内容、ターゲットによって最適な開催場所は異なります。
イベントの開催場所には、公共施設から民間の貸会議室や貸しホール、レストランやホテル、大規模なコンベンションセンターなどが考えられるでしょう。必要な費用は会場によって変わりますが、大規模な会場ほど費用がかかることが一般的です。
たとえば、個別の相談会のような小規模なイベントであれば、自社の会議室や貸会議室で十分でしょう。しかし、多くの集客を求めるイベントであれば、大規模な展示場やホテルのホールなどを借りる必要があります。
また、ターゲットが参加しやすい場所にイベントの会場があるかどうかも重要です。社会人をターゲットにしたイベントを平日の夜に行う場合、オフィス街であれば多くの人が参加しやすいでしょう。また、どのようなターゲット層であれ、複数の路線が乗り入れているような大きな駅の近くは、参加しやすい人が多いです。
イベント内容に魅力を感じて参加しようと思っても、アクセスが悪いということだけで断念する人も少なくありません。参加者の立場に立って、「どのような場所であれば参加しやすいか」という視点で、開催場所を選びましょう。

How(どのようにイベントを運営するのか)

イベント企画の大切な考え方の一つに、「How」があります。イベント企画における「How」は、どのようにイベントを運営するかといった、イベント運営の手法を考えることを指します。イベントの企画段階で、どのように運営を行い、それに伴いどのような準備が必要なのかを洗い出しておく必要があるでしょう。
当日、円滑に運営していくために欠かせないのが、進行台本と進行表。イベントで行うコンテンツの詳細な内容とスタッフの動き、司会のセリフなどを時系列でまとめたものが進行台本です。各担当者がどのような動きを行うのかを時系列に沿って記載したものを進行表と言います。スタッフの動きだけではなく、音楽や照明などの演出も進行台本と進行表に記載してください。
なお、進行台本と進行表を作成したら、必ずリハーサルを行いましょう。進行台本や進行表では問題ないと思える場合でも、実際に動いてみると想定通りにいかないということは珍しくありません。リハーサルを行い、進行台本と進行表の問題点を修正していくことが重要です。また、当日、機材を使うのであればリハーサルの際に、実際に機材を動かしてみて、問題なく使用できるかどうかも必ず確認しましょう。
くわえて、参加者が迷うことなく会場までたどり着けるかどうかも、前日までに確認してください。迷いそうなポイントがある場合は、スタッフを配置することをおすすめします。

How much(どれくらい予算がかかるのか)

イベント企画を成功させるためには、「How much」の考え方も非常に大切です。イベント企画の「How much」とは、イベント企画にどれくらいの予算がかかるのかといったことです。
多くの人を集め、イベント企画の目的を達成できたとしても、巨額の赤字を出してしまっては、そのイベント企画は成功とは言えません。イベント企画では、決められた予算のなかで効果を最大限に高めるという考え方が重要です。
告知や集客の費用や会場を借りる費用、機材や備品にかかる費用、運営関連の費用など、イベントを開催するには多くの費用がかかります。イベント企画を立案する側からすると、いろいろなものにお金をかけて、より満足度の高いイベント企画にしたいと思うでしょう。
しかし、「イベント企画が成功するためなら、いくら予算をかけても良い」という会社はなく、イベント企画の予算には限りがあります。与えられた予算のなかで、より満足度の高いイベント企画を作り上げなければなりません。
そのためには、費用に優先順位をつけ、予算をオーバーしてしまわないように綿密に計画を立てる必要があります。企画段階で予算をしっかりと決め、どこにどれだけの予算を割くのか、費用を削れる部分はどこなのかといったことを明確にしておきましょう。これを怠ると、費用が膨れ上がって最終的に大きな赤字を出してしまうということになりかねませんので、注意して下さい。

イベント企画書の書き方

イベント開催の数ヵ月前からの準備スカジュールや当日の運営方法まで記載するイベント企画書。イベント企画の成否を分けるのは、イベント企画書の出来と言っても過言ではありません。また、社内で稟議にかける際や協賛企業を募る際にも、イベント企画書は重要な役割を果たします。
イベントの企画書を作成する際に最も重要なのは、イベントの目的を明確にすることです。イベントの目的が明確でなければ、企画書を見せられた上司もそのイベントを行うべきか否かの判断がつきません。また、イベントの開催可否を判断するうえで、企画書の段階でターゲットが絞り込めていることも求められます。さらに、イベント開催日から逆算して、余裕を持った準備のスケジュールが引かれていることも良いイベント企画書の条件です。
イベント企画書の書き方について、より詳細な情報を「イベント企画書の書き方の解説記事」にまとめています。イベント企画書を書く際には、ぜひ参考にしてください。

イベント企画をするうえで大切なポイント

どのような種類のイベント企画を行うにせよ、最も重要なのはイベント企画の目的を明確にすることです。
イベント企画の目的が変われば、ターゲットも変わりますし、ターゲットが変わることによって、イベントで行うコンテンツの内容も変わります。ターゲットやコンテンツが変われば、イベントを開催する日時や開催場所も変わるでしょう。
このように、イベントの目的が変わることによって、イベント企画を構成するすべての要素が変わる可能性があります。そのため、イベント企画を行う際には、まず、イベント企画の目的を明確にすることが求められると言えるでしょう。
反対に、目的が明確になっていないイベント企画では、ターゲットやコンテンツ内容など、それ以降に決めなければならないことがしっかりと決められません。そのため、高い確率でそのイベント企画は失敗に終わってしまうでしょう。

まとめ

イベント企画を行う際の基本的な考え方をお伝えしました。
イベント企画を成功させるには、6W2Hの考え方に沿って企画を立案することをおすすめします。とはいえ、イベント企画を自社で行うリソースがないという方もいるのではないでしょうか。
そういった方は、ぜひアイミツにご相談ください。10万件以上の利用実績を持つアイミツが、イベント企画の立案から依頼可能なイベント会社を紹介いたします。

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