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更新日:2021年5月6日

イベント企画の流れを解説!初心者にもわかりやすくお教えします!

イベントの成否は、企画にかかっているといっても過言ではありません。イベント企画を成功させるためには、目的やターゲットを明確にして、適切な企画を練ることが重要です。

一方で、イベント企画は初心者にとってはハードルの高い作業でもあります。

本記事では、イベント企画に取り組みたい方のために、企画から実施までの流れを解説。運営マニュアルの作成方法についてもご紹介していきます。はじめてイベントの企画に取り組む方は、ぜひご覧ください。

イベント企画とは

イベント企画がどのような作業なのかについて解説します。個別の工程や流れについても詳しく見ていきましょう。

イベントの企画から制作、実施まで

イベント企画では、実施するイベントの目的設定や企画、コンセプトの立案など、イベントを実施するまでのあらゆる計画や準備をまとめます。

そして、イベントの種類によって目的やターゲットが異なるため、企画の内容も変化するでしょう。ひと口にイベントといってもその種類はさまざま。企業が開催するイベントの多くは商品の発表会や会社説明会など、プロモーションを目的としたものが多いです。イベントを成功させるためには、いかに目的に合わせた企画を作成するかが鍵だと言えます。

また、イベントをスムーズ且つ安全に進行するためにも、あらかじめ進行の流れを企画段階でしっかりと決めておくことが重要です。

イベント企画のポイント

イベントを企画する際には、目的とターゲットを明確にしておく必要があります。ここからは、イベント企画のポイントをご紹介しましょう。

イベントの目的を明確にする

イベント企画を作成する前には「なぜイベントを実施するのか」「どのような効果を得たいのか」など、目的を明確にしておかなければなりません。

たとえば新商品の発表会であれば、自社の商品に興味を持ってもらうことが目的です。多数の参加者を集められるほど、より多くの人に商品をプロモーションできるため、見込み客を集められる企画の作成がイベント成功のポイントとなります。

また、イベント当日の来場者数はもちろん、問い合わせ件数など、費用対効果を測定するための数値も設定しておくことが重要。イベントの目的によって内容が大きく変化するため、企画を作成する際は最初に目的をきっちりと決めておきましょう。

ターゲットを決める

イベントの目的を明確にしたら、ターゲットを設定しましょう。ターゲットが明確になっていないまま企画を作成すると、誰にも響かないイベントになってしまう恐れがあります。

ターゲットを設定する際は、可能な限りターゲット像を明確にしなければなりません。一般消費者向けのイベント企画であれば、年齢や性別、家族構成、年収などを考慮します。

BtoB向けのイベント企画の場合は、業界や参加者の役職、事業規模などをもとに設定すると良いでしょう。ターゲットを明確にすることで、訴求ポイントを考えやすくなるため、参加者に興味を持ってもらえる可能性も高まります。

イベント企画の流れ

どのような流れでイベントを企画すれば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。ここからは具体的な流れをご紹介していきます。

イベント会場と日時を決める

イベントの企画が決まったことを前提に日程と会場を検討・決定します。より多くの人に参加してもらうためには、ターゲットに合わせた開催日程や会場を選ぶことが重要です。

たとえば、子育て世帯をターゲットにしたイベントを開催するのであれば、家族で参加しやすい週末や祝日が最適。会場についても、子育て世帯が多いエリアを選ぶと参加者を集めやすいです。

また、BtoB向けのイベントを企画する場合も、ターゲットに合わせた日程と会場が必須。ターゲットとする業界の事情を考慮した日時に設定し、同様の業種が多い地域で開催すると良いでしょう。

イベントの宣伝告知

どれほど素晴らしいイベントを企画したとしても、ターゲットが開催日時を知らなければ意味がありません。宣伝方法もターゲットに合わせて決める必要があります。

たとえば、ターゲットが高齢者などのインターネット利用率が低い層である場合は、インターネット広告よりも折込チラシなどを選んだ方が良いでしょう。

BtoB向けのイベントであれば、顧客名簿から興味を持ちそうな企業を選ぶ方法も。広告に内容を盛り込みすぎると、訴求点が不明瞭になってしまう恐れがあるため、ポイントを絞って広告文を作成することも大切です。

もちろん、広告にはイベントの開催日時や会場を忘れずに記載しましょう。

イベントの制作・準備

イベント内容が決まったら、配布物のデザイン・印刷、会場演出などの実施に向けた具体的な準備に取り掛かりましょう。

参加者に配布する印刷物のデザインは、可能であればプロに任せた方が安心です。印刷物のクオリティが低いと、商品の良さが伝わらないだけではなく、イメージが低下する恐れもあります。

自社にデザイナーが在籍していない場合は、予算を確保して印刷物のデザインなどを外注した方が良いでしょう。印刷に関しても、外注したほうが割安になるケースも珍しくありません。

食品の販促などを目的としたイベントであれば、サンプルなどを準備しておくとターゲットに商品の良さが伝わりやすくなります。

イベント成功のかなめは運営マニュアル

イベントを成功させるためにも、運営マニュアルを作成しておきましょう。マニュアルに記載すべき内容や作成の流れについて解説します。

組織図および連絡系統の整備

イベントをスムーズに進行するためには、各メンバーが自身の役割や作業内容を理解しておく必要があります。当日の役割や命令系統を明確にするためにも、運営マニュアルには関係者の組織図を記載しましょう。

自社だけではなく、複数の会社が共同でイベントを開催する場合は、コアメンバーやイベント会社、PR会社など、それぞれの役割を明確にしておくことが重要です。

また、役割から逆算して組織図を作成すれば、必要なポストや人員を明確にできます。担当ごとに連絡係を決めておくと、準備期間中はもちろん、イベントの当日も情報統制がとりやすく、スムーズに進行できるでしょう。

自社のみの開催であれば、部署ごとに役割を割り振って、連絡担当をマネージャーに設定しておきます。普段の命令系統を踏襲できるため、混乱も起きにくいでしょう。

タイムテーブルとスタッフの動きの整理

イベントを滞りなく進行するためには、あらかじめ設営から撤収までの具体的な流れを決めて、メンバー間で共有しておく必要があります。組織図を作成したら、タイムテーブルとスタッフの動きを整理しましょう。

社外の会場を利用する場合は利用時間が限られるため、計画通りにイベントを進行しなければ、会場の管理者に迷惑を掛けてしまう恐れも。タイムテーブルを作成する際には、開場時間と閉場時間から逆算するとスケジュールを立てやすいです。

さらにタイムテーブルだけではなく、スタッフや出演者の動きも整理しておきましょう。講演などで講師や役員が舞台に上がる場合は、リハーサルや控室への誘導方法を定めておくとスムーズに進められます。

大きな変化がないイベントであっても、展示会などの進行やスタッフのシフト管理の観点からもタイムテーブルを作成しておいた方が良いでしょう。

スタッフ配置図とサイン計画

スタッフ配置図とサイン計画を作成しましょう。とくに受付や誘導、ステージ進行などの接客や進行を担当するスタッフの配置図は、イベントをスムーズに進行するためにも必須です。

また、各スタッフが自身の配置を事前に確認しておけば、余裕をもって本番に臨めます。配置図を作成しておけば、人員が不足している場所や余剰人員の確認にもなるでしょう。必要に応じて人員の配置を最適化できれば、スタッフの負担軽減にもつながります。

サイン計画では、来場者の流れがスムーズになるように導線を設計することが重要です。来場者が迷わないように、どのようなサインをどこに設置するのかをあらかじめ決めておく必要があります。防災や安全上の観点からも動線の設計は重要なため、マニュアルを作成する際に盛り込んでおきましょう。

配布物・備品リストの作成

マニュアルを作成する際に、当日必要な配布物・備品もリスト化しておきましょう。

準備するものが多くなるほど、手配漏れが発生するリスクが高まります。配布物や備品のジャンル、そして設置場所ごとに担当者を決めておくことが大切です。

誰が手配するのかを明確にしておければ、手配漏れを防止できるでしょう。特定の来場者にのみ配布物を渡す場合は、数量や配布するまでの流れや条件も記載します。準備期間中に配布物のストックをどこに保管しておくのか、当日はどこに置くのかもしっかりマニュアルに明記しておきましょう。

会場の見取り図と併せて記載しておけば、スタッフが迷うこともありません。組み立てが必要な備品は、設置する際の注意事項や工具などもリストに加えておきます。事前に組み立ててから搬入するのか、会場で組むのかも決めておけば、当日になって慌てることもありません。

緊急時対応の記載

不適切な対応によってけが人が出てしまうと、自社のイメージを傷つけかねません。万が一の事態に備えて、緊急時の対応は必ずマニュアルに記載しておきましょう。

緊急時の対応方法は、ケース別に設定しておくことが望ましいです。地震や火災などの災害発生時に、どのように避難誘導を実施するのか、避難経路をどのように確保するのかを具体的に記載するだけでなく、誰がどこで避難誘導するのかについて、各スタッフの役割を明確しておくことも大切。

あらかじめ救急時の役割を決めておけば、有事の際にもスピーディーに対応できます。急病人が出た場合に備えて、近隣の医療機関などの連絡先も明記しておきましょう。

そのほか、クレームが発生した場合の対応フローも決めておけば落ち着いて対処できます。人員に余裕がある場合はフリーのスタッフを配置し、必要に応じてサポートするのも良いでしょう。

スタッフ注意事項

注意事項には、スタッフ全員が知っておかなければならない情報を漏れなくまとめておくことが重要です。

服装や言葉遣いによって、来場者が自社に対して持つ印象は大きく変わります。そのため、当日の服装やイベントでのマナーなどの基本的な事項のほか、必要であれば接客時の声掛けの内容などについても記載しておきましょう。

とくにアルバイトなど、当日にのみ参加するスタッフがいる場合は、簡潔にわかりやすくまとめておく必要があります。マニュアル全体のボリュームが多い場合は、イベントの流れなど当日必要な情報だけを抜粋した簡易版を別途用意しておくと便利です。

マニュアルがひと通り完成したら、担当者で読み合わせを行い、内容に漏れがないかチェックします。進行内容に無理がないかも確認しておきましょう。また、トラブルを避けるためにも、マニュアルに変更を加える場合は、全員に周知しなければなりません。

イベント実施後への備え

イベントを実施したあとの計画も定めておきましょう。ここからは、イベント終了後の準備の流れについて解説していきます。

搬出や撤去計画を作る

イベント後の搬出や撤去計画も立てておきましょう。撤収の流れをあらかじめ決めておけば、スムーズに対応できます。

社外の会場を利用する場合は時間が限られるため、迅速に撤収しなければなりません。円滑に撤去作業を進められるように、段取りを整理しておきましょう。

備品や配布物の在庫を保管する場所も記載しておけば紛失を防げます。また、同様のイベントを再度開催する際に過去のマニュアルを参照すれば、担当者が変わっても物品の保管場所を確認できるため、準備もスムーズに進められるでしょう。

スタッフのケガや事故を防止する意味でも、搬出や撤去の計画はきちんと定めておくことをおすすめします。

記録写真などを撮っておく

イベントの開催後は、記録写真を撮影しておきましょう。

マニュアル以外にも、写真をイベント当日の記録として残しておけば、同様のイベントを開催する際の準備をスムーズに進められます。写真や映像があれば、会場の雰囲気や当日の装飾、集客数など、文章では伝わりにくい情報も残せるでしょう。

視覚的な情報を残すことで、事後報告や次回のイベント改善にも役立てられます。撮影専門のスタッフを配置できない場合は、それぞれの部署に撮影を依頼しておくのもひとつの方法です。また、写真や動画は広告用の素材としても活用できます。

アンケートの実施をする

可能であればイベント中に、来場者にアンケートを取りましょう。

イベントは開催するだけでは、目的を達成したのかどうかを把握できません。予算を投入している以上、何らかの成果を得られなければ、イベントを開催する意義もなくなってしまいます。効果測定のためにも、企画の時点でKPIを設定しておくのが望ましいと言えるでしょう。

そしてアンケートを取っておけば、イベントの効果測定やサービスの改善に活用できます。来場者の生の声を集めることで、利用者目線での改善点を明確にできるでしょう。将来的に、同様のイベントを企画する際の判断材料にもなります。

また、アンケートは報告書を作成する際の資料としても活用することが可能です。

まとめ

イベント企画の流れについて解説してきました。イベントを滞りなく実施するためには、綿密に計画を立てなければなりません。

一方で、イベントの企画・実施にはかなりの労力を要します。規模が大きくなるほどスタッフへの負担も増えるため、スムーズに開催するのは容易ではありません。

そのため、自社の力だけで実施することが難しい場合は、無理せず専門の企画会社へ依頼することをおすすめします。アイミツでは、ご希望に合わせたイベント企画会社を無料でご紹介しております。イベントの企画でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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