イベント企画の外注成功のコツ・失敗例【2024年最新版】

イベントの成功は、イベント企画会社の選び方で左右されると言っても過言ではありません。しかしイベント企画会社の選定は、ポイントを押さえなければ時間と労力を要するものです。
本記事では、イベント企画依頼の成功のコツをご紹介します。失敗事例と注意点も解説しているため、イベント企画の外注を初めて行う方はもちろん、過去に失敗してしまった経験がある方も、ぜひご覧ください。

イベント企画を依頼する場合、イベント企画会社が手掛けるサービス内容や得意な分野を把握し、自社に合った会社を選択することが成功のコツと言えるでしょう。自社に合うイベント企画会社を選ぶため、まずは意識するべきポイントを2つに分けて解説します。

1つ目のイベント成功のコツは、求める分野のイベント企画を得意としている会社を選ぶことです。イベントには、社員向けに開催する社内イベントと、顧客や取引先企業向けに開催する社外イベントが存在します。社内イベントには社員総会や懇親会、社外イベントには展示会や販促イベントといった種類が挙げられるでしょう。社外イベントの場合、新規顧客の獲得やPRを目的としているケースも多いため、高い効果が得られるイベント企画会社の選択が重要です。
しかし一口にイベント企画会社と言っても、それぞれ得意分野が異なります。自社の魅力や商品・サービスのメリットをより多く伝えるためには、開催したいイベント企画を得意としている会社の選択が、イベント成功への第一歩と言えるでしょう。

イベント企画会社が対応しているサポート範囲はさまざまです。企画から制作、運営、そして撤収作業までトータルでサポート可能なイベント企画会社が多数存在する一方、特定の分野を専門に扱う会社も豊富なため、まずはイベント企画会社に求めるサポート内容を明確にする必要があるでしょう。会場手配や運営に不安を感じる場合は、幅広い分野をサポートしてくれる会社がおすすめです。逆に、運営は自社で行いたいけれど、高い企画力で参加者が満足する企画内容を立案してほしいと考えている場合、提案力に強みを持つイベント企画会社を選択することが成功のコツと言えるでしょう。

イベント企画にはさまざまなジャンルがあります。ジャンルごとに注意すべきポイントや把握しておくべき情報が異なるため、こちらでイベントのジャンル別に注意点を解説します。

セミナーや講演会のイベント企画のポイントは集客時期です。より多くの人を集めるには、参加者が予定を組みやすい時期を狙って集客を行う必要があります。集客を開始する時期は、イベント開催の1ヵ月半前が目安。集客のための告知はターゲット層に合わせ適した手段を選択する必要があるため、目的の設定とターゲットの選定も余裕をもって行うことが重要です。また、講師や講演者の手配が必要なケースも多いでしょう。セミナーや講演会の場合、テーマに沿った知識や情報を発信できる人材が求められます。さらにイベントの規模によって会場や必要な音響機材が異なるため、早い段階での企画立案がおすすめです。

さまざまな企業が出展する展示会では、参加者の多くが足を止めるようなインパクトのあるブースを制作できるかがポイントと言えます。展示会イベントの目的は、取引企業の獲得や自社製品の認知度アップ、見込み客へのアピールです。そのため、ノベルティグッズを利用した呼び込みや、参加者の目に留まる商品の出展を行い、高い集客率を目指しましょう。コンセプトとターゲットを明確にすることも重要です。インパクトのあるブースを制作しても、統一性がなかったりターゲット層の意向にそぐわなかったりすれば、集客効果は見込めません。ターゲットの興味を引くブース制作を手掛けるため、コンセプトは明確にしておきましょう。

スポーツイベントには、観戦型と参加型の開催方法があります。参加型の場合、マラソン大会や社内運動会、ヨガイベントなどさまざまな選択肢から企業に適したイベントが実施できる点が魅力です。しかし、スポーツイベントにはほかのジャンルにはない注意点が存在します。例えば司会者や会場の手配、競技内容の選定です。屋外施設の場合、天候に左右されるため、悪天候だった場合の対応策も検討しておきましょう。怪我や事故など万が一に備え、医療関係者の手配も必要です。また、開始時刻や終了時刻の遅延は企業イメージ低下につながりかねないため、当日のスケジュール管理の徹底も注意点の1つと言えるでしょう。

販促イベントで注意すべきポイントは、目的とターゲット層の明確化です。目的を踏まえた上でターゲットを設定することで、効果的なアプローチが期待できるでしょう。販促イベントでは、自社の商品やサービスの認知度を高め、その魅力を存分に伝える必要があります。そのため、目的が販売促進なのか、認知度向上なのか、体験型サービスの提供によるアピールなのかを定めた上で、ターゲットを設定することがおすすめです。商品サンプルの配布やサービスの体験、物産展での試食会など、目的に沿ったイベント企画を行うことが、販促イベントの成功のコツと言えます。

ミニライブからフェスまで、幅広い規模で開催される音楽イベント。注意点として、音響や照明、映像などの設備を準備しなければいけない点が挙げられます。特に大規模なイベントであれば、会場の設営に多くの人員を要するでしょう。チケット販売や当日の受付など、準備・運営にかかるコストも大きいです。当日はスムーズな入場と進行が求められるため、ノウハウが必要な難しいイベントと言えます。また、有名歌手を呼びたい場合や国内最大級の会場を利用したい場合など、実績豊富なイベント企画会社への依頼が必要なケースも考えられるでしょう。

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イベント企画会社への依頼は、イベントを成功させるための1つの手段でが、イベント企画を初めて依頼する場合、失敗を不安に思う方も多いでしょう。イベント企画が失敗に終わる事例もあるため、ここからはイベント企画依頼の失敗例をご紹介します。

イベント企画を依頼した際の失敗例として、コスト面が挙げられます。イベント企画会社では、独自の料金プランを打ち出しているケースも多いもの。中には、オプション費用が膨らみ、結果的に予算をオーバーしてしまう場合もあります。イベント企画会社に依頼する場合の主な費用は、会場費・人件費・企画費・制作費です。他にもイベントの種類によって機材費が発生するため、規模の大きさ次第では想定以上の予算が必要になることもあります。格安でサービスを提供しているイベント企画会社に依頼する場合でも、発生する費用の内訳を事前に把握し、希望するサービスを予算内でカバーしてもらえるか確認することが大切です。特にイベント企画依頼の予算が限られている場合、複数社から見積もりを取ることをおすすめします。

イベント企画会社に依頼するタイミングが遅れてしまい、希望する時期にイベント開催ができないといった失敗事例もあります。特に大規模会場を利用したい企業の場合、依頼が遅れると希望する会場が手配できない可能性が考えられるため、イベント開催時期が確定した時点で早めに依頼することをおすすめします。イベント企画を依頼するタイミングは、最低でも半年前が目安。大規模会場を手配したい場合や、専門性を要するイベントの場合は、目安にとらわれず早めに依頼を行いましょう。

失敗事例もあるイベント企画の外注ですが、事前に注意点を知ることで、イベント成功率を上げることは可能です。ここからは、イベント企画を外注する際に気をつけるポイントを解説します。

予算オーバーの失敗を防ぐため、イベント企画会社から提供された見積もりは細かい点まで確認しましょう。イベント企画にはさまざまな種類の費用が発生します。見積もりを確認した結果、内容が分からない項目があった場合は契約前に質問し、明確にしておくことが大切です。見積もりに詳細が記載されていない場合も、どのようなサポート内容に該当しているのか注意を払いましょう。見積もりを依頼する前に、自社が手掛けるイベントジャンルの相場がどの程度なのか把握しておくことも重要です。

イベント企画会社を選定する際は、「何をサポートしてほしいか」という点を明確にしておきましょう。イベントのノウハウが豊富なイベント企画会社であっても、得意とするジャンルや業種が異なる会社に依頼をしてしまった場合、高い効果が得られない恐れも。自社で浮かばないアイデアを提供してほしい場合は企画力に強みを持つ会社、また、大規模会場の利用や有名歌手の招待を希望する場合は手配力に特化した会社など、求めるサービスを明確にすることで、自社に合ったイベント企画会社を見つけることができるでしょう。

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イベント企画における外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

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本記事では、イベント企画依頼の成功のコツや失敗事例を解説しました。外注先が決定した後は、自社の求める目的やコンセプトをしっかり伝えることが、イベント成功のコツとも言えます。しかしそれ以前に、依頼先の選定に手間取ってしまう企業や、依頼先選びを失敗したくないと考える企業も多いでしょう。
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