イベント企画の運営マニュアルを解説！すぐに段取りがわかります！【2024年最新版】

イベントを開催することが決まったら、すぐにマニュアルの作成に着手しなければなりません。なぜなら、イベントではさまざまなスタッフが動き、備品の手配も数多くあり、マニュアルなしでの成功は難しいからです。

社内にノウハウが蓄積されている場合は問題ありませんが、はじめての担当者はマニュアルを一から作成しなければなりません。どのようにイベントのマニュアルを作成したらよいのかわからない方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、イベント企画における運営マニュアルの作成方法を解説していきます。

「イベント企画にマニュアルは必要なの？」と思う方もいるかもしれません。まずはマニュアルの目的をあらためて確認しましょう。

マニュアルがあることで、イベントの全体像が可視化できます。イベント企画を成功させるには、運営に関わるスタッフ全員が「何を目的として、どのようなことを行うイベントなのか」について意識の共有が必要です。

目的やイベント全体像を共有することで、スタッフがそれぞれ自主的に動けるようになり、より効率的に運営できるでしょう。想定外のトラブルが発生した場合も、素早い対応が可能になります。

マニュアルがないままだと、スタッフが当日どのように業務を行えばよいのかがわからず、イベント自体も混乱してしまう可能性が高いです。

マニュアルによってイベントの全体像がつかれば、各スタッフが行わなければならない業務を明確にできます。

イベント当日は多くのスタッフが携わり、それぞれ異なったポジションに着くでしょう。マニュアルを作成することで、当日のタスクや役割分担を的確に指示できます。それぞれに必要な作業の抜けや漏れも防止することが可能です。

また、不測の事態も考慮に入れなければならないため、マニュアルの作成過程でトラブルへの対応策もシミュレーションできるでしょう。

マニュアルは当日の手引書という役割のほかに、ノウハウを蓄積するための資料という側面も持ちます。

一度イベント企画のマニュアルを作成してしまえば、同様のイベントを企画する際も、一からマニュアルを作成する必要はありません。必要に応じて修正する程度で十分でしょう。

企画・準備の段階から当日の運営方法、イベント終了後に気をつけなければならないポイントなどをマニュアルとして残すことで、誰が担当者になっても安定した運営を可能にする体制を整えられます。

ここからは、イベント企画における運営マニュアルの具体的な内容をお伝えします。

イベント企画のマニュアルにまず必要なものは、イベントの実施概要です。イベントの名称や開催日、開催場所などの情報をマニュアルに記載します。

実施概要としてマニュアルに必要なのは、以下の項目です。

・イベント名
・イベントテーマ
・開催日
・開催時間
・開催場所
・料金
・イベントの概要
・主催、協賛、後援

イベントの実施概要は、スタッフがイベントの目的や開催場所、開催日時などをひと目で把握できるよう、マニュアルの最初のページに記載しましょう。

イベント会場の概要には、会場名や住所のほかに会場周辺の地図、会場までのアクセスも記載しましょう。会場の外観写真があるとより親切です。

さらに、会場の全体情報だけではなく、メイン会場やサブ会場の名称も、会場フロア図とともに記載します。また、スタッフが効率よく動くためには、会場のレイアウトが必須です。レイアウトには参観者の導線や「メインステージ」「サブステージ」「控室」など、コーナーの配置も書き込みましょう。

組織図は、イベントの運営組織や体制を示すためのものです。

自社以外に、イベント運営会社やステージ設営会社、運営スタッフ会社など、イベント企画に複数の会社が関わっている場合は、主催者からスタッフまでの指示系統がひと目で把握できる組織図を入れましょう。

また、スタッフの役割や業務内容を明確化するためにも、自社だけでイベントを運営する場合も指示系統図の作成は重要です。とくに大規模なイベント企画では、スムーズな運営を行うために指示系統図は欠かせません。

イベント企画のマニュアルには、当日の全体スケジュールが把握できる図も掲載する必要があります。

そして、必要なのはイベント自体のスケジュールだけではありません。搬入から施工、受付、開場、イベントのタイムスケジュール、撤去までの全体のスケジュールが必要です。当日の全体の流れを一覧することで、スタッフは自らの役割以外にも他部署のオペレーションとの兼ね合いを把握できます。

また、全体、施工、運営、演出などのセクションごとに全体スケジュールを作成すると、より使いやすいものになるでしょう。

スタッフや参加者のスケジュールを記載したタイムテーブルも必要です。各スタッフが何時何分にどのような動きをするのかを細かく設定し、マニュアルに記載します。当日の流れをシミュレーションしたうえで、10分刻みのタイムテーブルを作成しましょう。

また、イベントに著名人や有名人が参加する場合は、出演者のスケジュールもマニュアルに記載しなければなりません。アテンドスタッフが迷いなく動けるよう、会場到着からリハーサル、メイク時間などをスケジュールに記載します。

イベントによっては、ステージごとにプログラムが分かれている場合もあるでしょう。そういった場合は、ステージごとの概要やスケジュールも記載します。

ステージプログラムの詳細情報としては、プログラム名、日程、時間、出演者、プログラム内容などを記載しましょう。また、必要な機材や用意すべき備品を同一ページに記載しておくことで、準備の抜け漏れも防止できます。

体験コーナーなど参加型の催しがある場合は、プログラム詳細とともに、参加ルールや運営方法の詳細、さらに賞品がある場合は商品の一覧と個数も記載しておきましょう。

当日、スムーズにイベントを運営するためには、十分な量のスタッフを適切な位置に配置する必要があります。配置場所や人数を示すスタッフ配置図を作成する過程で、人員が十分かどうかを持ち場ごとにシミュレーションしましょう。

また、どこにどのような場内掲出物（サイン）を貼り出すのかを記載したサイン計画も作成します。サイン計画を作成する際には、来場者の導線を頭に入れたうえで、スムーズなサインの掲示場所をシミュレーションしましょう。

イベント企画のマニュアルには、当日配布するパンフレットやイベント特設サイトのイメージ図、会場内に設置する造作物の図面なども入れます。

パンフレットを使用する場合は、表紙、裏表紙、中面の画像を判型や刷り部数とともに記載しましょう。イベントの特設サイトがあるケースでは、特設サイトのトップ画面をキャプチャーしてマニュアルに入れてください。

会場内に造作物を設置する場合は、設置場所ごとの完成予想図をマニュアルに入れます。制作物をマニュアルに記載することで、イベントの目的や当日の雰囲気をスタッフ間で共有できます。

イベントを成功させるためには、必要な配布物や備品を抜け漏れなく用意しなければなりません。

人員配置に多少のミスがあっても、イベントを支障なく進行することも可能でしょう。しかし、配布物や備品がなければ、イベント自体が成り立たなくなる可能性があります。

たとえば、入場者リストがない場合は、受付で混乱が生じてしまうでしょう。また、アンケートの回収が目的の展示会イベントでは、アンケート用紙がないようではイベント開催の意味すらなくなってしまいます。

万が一にも見落としがないよう、マニュアルには配布物や備品の一覧と個数をきっちり記載しましょう。

マニュアルには、緊急時やトラブル時の対応方法と窓口の記載も必須です。

慌てることなく冷静に対応できるよう、地震が起きた場合、火災が起きた場合、急病人が出た場合、荒天時の場合、クレームが出た場合など、ケースごとに対応方法と窓口を分けて記載することをおすすめします。

トラブルの例や、ベストな対応方法をシミュレーションし、マニュアルに記載してください。警備会社など提携している会社がある場合は、会社名と連絡先も記載します。そのほか、警察や近隣の消防署などの情報も記載しておくと万が一のときに安心です。

イベントではアルバイトスタッフを雇うケースも多いでしょう。

アルバイトスタッフといえども、対応が悪ければイメージを損なうのは自社です。服装や接客時のマナー、接客する際の見本となる声掛け例などをマニュアルに記載しましょう。また、禁止事項の一覧を明記しておくこともおすすめします。

スタッフ注意事項を記載する際に重要なのは、誰が見ても理解できることです。専門用語を使用せず、できるだけ平易な言葉づかいで簡潔に記載しましょう。

イベントは実施後にもやらなければならないことがあります。ここでは、イベント実施後の備えについて見ていきましょう。

スムーズに撤去作業を行えるように、搬出や撤去の計画も作成します。

会場によっては、撤去時間を多くとれないケースも珍しくありません。そういった場合は、より綿密な計画が必要です。また、イベントの最中であっても、必要がなくなったものは都度撤去するなどの工夫をするとスムーズに片付けられます。

そして、撤去作業を効率的に行うには、スタッフが迷わずに動けることが重要です。備品を戻す場所や保管場所は事前に決めておき、マニュアルに明記します。

イベントを開催した経験や知見は、のちに同じようなイベントを開催するときの財産となります。

そのため、記録を取れるものはできるだけ取っておきましょう。とくに、イベントのさまざまな場面での記録撮影は有効です。写真として残しておくことで、実際にどのような装飾を施し、どれくらい集客できたかをひと目で把握できます。

記録写真は、イベントの報告書作成や事後告知に有用なだけでなく、イベントの改善点を洗い出す際にも資料として価値があるものです。

最後に、イベント運営で失敗しないためのポイントをお伝えします。

マニュアルには、イベントの運営組織や体制を示すための組織図を記載します。

しかし、組織図を記載したとしても、多くの人員が一斉に動くイベントでは必ずコミュニケーションミスを原因とするトラブルが起こります。トラブルに対応するためには、最終的に判断を行う人や責任の所在を明確にしておくことが重要です。

また、トラブルの内容によっては、わざわざトップにまで情報を上げる必要がないものもあります。上長の判断を仰ぐために待機し、対応に遅れが生じてしまうこともあるでしょう。あらかじめトラブルのレベルに応じた相談先を明確に決定し、マニュアルに記載しておきましょう。

どれだけ抜かりなく準備しても、トラブルは起こってしまうもの。トラブルが起こらないように準備をすることももちろん重要ですが、より大切なのはトラブルが起こった際の対応方法です。

たとえば、交通機関の乱れや天候はコントロールできません。こういったトラブルは起こるものだという前提のもと、予想できる内容と対応方法をシミュレーションしておくことが重要です。

トラブルの際はいち早く対応する必要があるため、最低限でも報告系統は明確にしてマニュアルに記載しておきましょう。

イベント企画におけるマニュアルの作成方法をお伝えしました。マニュアルなしには、イベント企画の成功はないと言えるほど重要なものであることがご理解いただけたのではないでしょうか。

とはいえ「本業が忙しくてマニュアル作成まで手が回らない」「的確なマニュアルを作成する自信がない」という方もいるのではないでしょうか。そういった方は、イベント企画の代行会社への依頼をおすすめします。

代行会社に依頼すれば、当日の運営はもちろん、マニュアルの作成もすべて任せられます。自社に最適な代行会社を探したい方は、ぜひアイミツにご相談ください。10万件以上の利用実績を持つアイミツが、ご予算やニーズに合わせてイベント代行会社をご紹介いたします。