取扱説明書作成の注意点！マニュアルとの違いも解説【2024年最新版】

取扱説明書は、ユーザーに製品のセッティング方法や使い方を説明し、困った際の問題解決も導きます。取扱説明書には企業として記載すべき項目もいくつかあるため、計画的に構成や内容を検討する必要があります。
そこでこの記事では、営業・バックオフィスなど、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、取扱説明書作成のポイントや注意点を厳選してご紹介！マニュアルとの違いや、特に気をつけるべきPL法についても詳しく解説していきます。

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取扱説明書は、製品の操作方法や注意点などが書かれた書類です。新しく製品を販売する際などに加えます。取扱説明書は、ユーザーが商品を扱う前やエラーなどに遭遇した際に読むことを想定して作られています。取扱説明書があることで、セッティングが複雑だったり操作に技術を要したりする製品であっても、顧客は安心して購入できます。また、エラーが発生した際にピンポイントで解決策を示すことで顧客満足度向上にもつながります。

マニュアルとは、利用者が誰でも同じレベルで操作や業務が行えるように、業務手順やルールなどをまとめたものです。例えば、業務マニュアルがあることで従業員は一定水準以上の仕事を遂行でき、サービスの保証や生産性向上につながります。

取扱説明書はあくまでも基本的な操作が書かれているのが一般的。一方でマニュアルは、製品をどのように活用するのか、どのようなルールで運用するのかなど、活用方法やルールに焦点を当てているという違いがあります。

取扱説明書は、企業が伝えたい情報を記載するだけでは不十分です。取扱説明書として必要な情報を漏れなく記載しなければなりません。そのため、取扱説明書は事前に構成を決めるとともに、記載内容についても十分に吟味する必要があります。

まずは、取扱説明書の目的やターゲットを決めます。基本的には製品の使い方やエラーの解決などが主ですが、ほかにも加えたい目的があれば最初に設定しておきます。また、想定するターゲット層も具体的に定めておくとよいでしょう。

続いて、全体の構成を決めます。他社の取扱説明書を参考にしたり、テンプレートを利用したりしながら構成を決定します。そのあと、具体的な記載内容を決めていきます。複数人で確認するなどし、誰が読んでも理解できるような内容で構成してください。これらの準備を事前に行うことで、漏れのない、質の高い取扱説明書に仕上がります。

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取扱説明書を作成する際には、以下のポイントにも気をつけながら実施するとよいでしょう。

画像やイラストを適度に組み入れることで、読みやすく、わかりやすい取扱説明書に仕上がります。文字ばかりの取扱説明書では、読むのに時間がかかるのに加え、具体的なイメージが沸きづらく、理解が困難になる場合も。画像やイラストがあることで、操作や設置方法を直感的に理解できるため、ユーザーの作業がはかどります。取扱説明書には画像やイラストをうまく組み込んでみましょう。

取扱説明書には、操作の手順だけでなく、操作結果も記載するのがおすすめ。操作手順だけでは、ユーザーは自分がやった行為が正しいのかわからず、不安になります。一方で、操作やセット後の反応や結果が記載されていれば、自分が行った行為が正しかったどうかを確認できるため、安心して取り組めます。

例えば、電子機器のセッティングであれば「AとBを結合する」という行為だけでなく「AとBを結合するとランプが緑色に点灯します」と結果も含めて記載することで、ユーザーは自身の行為に自信が持てます。操作結果を書ける箇所には、積極的に記載するとよいでしょう。

取扱説明書には、PL法（製造物責任法）に準拠した警告・注意項目を記載するようにしましょう。PL法とは、製造物の欠陥が原因で生命や身体、財産に損害が発生した場合に、被害者が製造業者などに対して損害賠償を求めることができることを規定した法律です。

取扱説明書にPL法を踏まえた注意事項や禁止事項を記載することで、何らかの問題が起こった際に、責任の所在を明確にできます。PL法に関連した項目は、後々のトラブルを防ぐためにも、企業の法務部門などに事前に確認してもらうとよいでしょう。

取扱説明書にトラブルシューティングを記載することで、ユーザーの自己解決を促せます。頻繁に発生するエラーや、ユーザーからの問い合わせが多い問題などをリストにし、それぞれの解決策を記載します。紙面が限られている場合には、特に重要な項目から順番に記載するとよいでしょう。

取扱説明書は、製品によってはページ数が多くなります。場合によっては100ページを超えることも。ユーザーはできる限り早く解決策を見つけたいのに、取扱説明書の情報量の多さが原因でストレスを感じることもあるでしょう。取扱説明書に目次や索引を設けることで、ユーザーが必要なページにすぐにたどり着けるように導けます。

取扱説明書が役立った場合には、その製品や企業に対して好感を持つこともあります。ユーザー目線に沿った取扱書作成を心がけましょう。

取扱説明書を作成する際には、以下のポイントに注意するようにしてください。

取り扱う製品によっては、取扱説明書を継続的に更新する必要があります。例えば、ITに関連したソフトウェアやクラウドサービスなどでは、デバイスのアップデートによって取り扱い方法が変わる場合があります。また、セキュリティのルールが変わり、これまでの機能が使えなくなることもあるでしょう。

そのため、取扱説明書は継続的に更新・アップデートを図る必要があります。常に最新の状況を確認しながら、必要なタイミングで更新を図るとよいでしょう。

PL法に関連する情報が不十分であった場合、訴訟に発展する可能性もあるため注意が必要です。例えばアメリカでは、取扱説明書にPL法に関する記述がなかったことが原因で、賠償が発生したこともあるようです。顧客からの予期せぬクレームで損害を被るのを防ぐためにも、PL法に関連する記述については再度確認するとともに、PL法に詳しい人のアドバイスも受けつつ進めるようにしてください。

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本記事では、取扱説明書を作成する際のポイントや注意点について詳しく説明しました。取扱説明書には必ず記載すべき項目や内容もあるため、計画的に構成や内容を検討するようにしましょう。もし自社だけでの作成が難しければ、取扱説明書作成に精通した会社に外注するのもおすすめ。

もし取扱説明書の作成でお困りでしたら、アイミツまでお気軽にお問い合わせください。あなたの困りごとをしっかりとヒアリングしたあと、取扱説明書の作成に精通した印刷会社を複数選定し、ご紹介させていただきます。

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