印刷の自社対応と外注のメリット・デメリット【2024年最新版】

ペーパレスの時代が到来しても、生活や企業活動の中ではまだまだ紙媒体や印刷業務は、切り離せない重要な要素です。本記事では、印刷業務を自社対応するか、外注するかでお悩みの方に向け、それぞれのメリット・デメリットを紹介していきます。印刷を自社対応するか外注するか決めかねているという方や印刷を外注する際のノウハウを知りたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

印刷を自社で実施する場合は、会社が所有している印刷機や複合機、プリンタなどを利用します。それに対して外注する場合は、印刷データを印刷会社に共有し印刷を実施してもらいます。両者の違いの一つは、印刷業務に要する時間にあります。自社対応の場合は、元データのデザインや用紙の準備、印刷、製本、搬送などをすべて自社で実施する必要があるため、従業員が多くの時間を割いて印刷作業にあたる必要があります。その一方で外注は、印刷業者選定や打ち合わせに時間をかける必要がありますが、印刷の工程はすべて任せられるため、従業員の業務を大幅に削減できます。

また、コスト面においても違いがあります。少ない部数の印刷であれば自社内での印刷が安くなる一方で、大量の印刷物がある場合や、カラーインクなどを大量に利用する印刷の場合は、印刷会社を利用した方が安くなることもあります。さらに、自社内では対応できない印刷物でも、外注であれば対応できるという場合も多くあります。例えば、大型の印刷物であれば、自社内でその設備をそろえるのに多額の費用がかかりますが、外注であれば大型の印刷物でも比較的安い料金で印刷してくれます。

ここからは、印刷を自社で対応した場合のメリットとデメリットについて紹介します。

①短期間での印刷が可能
自社で必要な機材や設備を備えている場合は、印刷したいときにすぐに印刷できます。会議で必要になった資料を即座に印刷して届けることも可能です。

②印刷費用が安い
自社対応の場合は印刷に必要な備品代（インクや用紙、ホッチキス代など）と印刷機の維持費のみのため、印刷にかかる費用が安くなります。

③途中で修正を加えることができる
印刷を実施した際に、イメージと異なっていることもあります。自社対応の印刷の場合は、必要な際に即座に修正を加え、より魅力的な印刷物に仕上げられます。

①印刷や製本に時間がかかる
自社での印刷は、原本や印刷データを切り替えたり、製本のためにホッチキス止めをしたりする必要が生じます。少ない量の印刷物であれば問題ありませんが、大量の印刷物となると複数の従業員が数日かけて実施しなければならないこともあります。

②印刷の質が落ちる
利用する印刷機の性能次第ではありますが、外注印刷と比べると印刷の質は落ちます。デザインした際のイメージとは異なる色合いに仕上がることも少なくありません。また、場合によっては印刷物ごとに色合いが変わったり、一部がうまく印刷されていなかったりする場合もあります。

③特殊な印刷に対応できない
企業で所有している印刷機は、一般的にはA3サイズが最大です。そのため、それ以上大きなサイズの印刷を行いたい場合には自社での印刷では対応できません。また、ポップアップ印刷や特殊な形の印刷物作成には自社内印刷では対応できないことがほとんどです。

④外注よりも高くなる場合がある
少ない量であれば安くつく自社内での印刷ですが、大量の印刷物を準備する際には外注よりも高くなる恐れがあります。印刷会社は印刷に関する消耗品を安く仕入れているため、大量注文の際にはコストを下げられるという特徴があります。印刷量が増えた場合、自社内での印刷では時間がかかる上、コスト面でも外注に劣る場合があるため、事前にしっかりと検討する必要があります。

印刷を外注した場合のメリットとデメリットについて紹介します。

①印刷の手間を省ける
いったん印刷会社に仕事を依頼すれば、その後はすべて印刷会社が代行してくれます。自社での印刷では従業員が多くの時間を割く必要がありますが、外注であれば会社の選定や依頼内容の伝達や見積もり確認、印刷会社との簡単なやりとりを行うだけで済みます。

②質の高い印刷が期待できる
印刷会社では、高性能の印刷機を利用するため質の良い印刷が期待できます。また、スタッフは印刷に精通しているため、印刷物の不具合や手順の間違いなどが起こる可能性も下がります。

③大量に注文すると自社対応よりも安くなる
少ない量の印刷であれば自社内での印刷の方が安くなることが多いのですが、大量の印刷物がある場合には外注した方が安くなる場合があります。それは印刷会社が消耗品などを格安の価格で仕入れているためです。印刷部数が増えれば増えるほど、外注した際のメリットが大きくなるため、印刷部数が多い場合には外注を検討してみるとよいでしょう。

④多様な印刷媒体や印刷手法に対応
印刷会社では、企業向けの印刷機では対応できないサイズや印刷媒体に対応しています。例えば、大判ポスターの印刷やポップアップ印刷、枚数の多い製本印刷などは企業用の印刷機で対応が難しいのに対し、対応したサービスを提供している外注先であれば即座に対応してくれます。外注をうまく活用することで自社内の印刷だけでは作成できない印刷物を作成できます。

⑤専門家からのアドバイスがもらえる
印刷会社には印刷のプロフェッショナルが在籍しています。印刷をする上で困っていることを相談すれば、これまでに培ったノウハウや最先端の技術を活用した解決法を提案してくれることもあります。結果としてコストを抑えられたり、利用者にとって価値のある印刷物を準備できたりするため、気軽に相談するとよいでしょう。

①印刷に費用がかかる
印刷を外注する際には、それに見合った費用がかかります。印刷サイズや用紙の質、印刷方法などによって異なる費用が必要です。少しでも安く印刷を済ませたければ、格安のサービスを提供いている印刷会社を選ぶことで解決できる場合もあります。

②納品までに時間がかかる場合がある
外注の場合、印刷会社の選定、問い合わせ、印刷に関する打ち合わせ、見積もり、印刷、発送など各工程で時間がかかるため、印刷物を受け取るまでに時間がかかる場合があります。印刷物が必要な日からしっかりと逆算し、イベントや会議に印刷物が確実に間に合うように依頼するようにしましょう。短納期に対応している印刷会社を選ぶことで短期間での印刷物受け取りも可能です。

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印刷には自社内で対応する方法と外注する方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。もし「印刷の量が多い」「質の高い印刷・特殊印刷をしたい」「従業員の作業量を少しでも減らしたい」と考えるのであれば、外注することでその課題解決に繋がるでしょう。

外注をする際には印刷会社の選定が重要ですが、それぞれが異なるサービスを展開しているため、外注選びに時間がかかります。もし、自社にぴったり合った外注先をお探しでしたら、アイミツまでお気軽に相談ください。あなたにぴったり合った印刷会社を複数選定し、ご提案させていただきます。