コピー機（印刷業務）を外注するメリットとデメリットを徹底解説

コピー機での印刷業務を検討する中で、「外注するべきか、それとも自社の複合機で対応するべきか」で悩んでいる方は多いのではないでしょうか。印刷業務には用紙選定や加工に関する専門知識、大量印刷に対応できる設備が求められるため、外部の印刷会社に委託する企業も少なくありません。

本記事では、コピー機での印刷業務を外注するメリットとデメリットを分かりやすく解説します。また、自社対応との違いや、外注のメリットを最大限に活かすためのポイントまで紹介するので、印刷業務を外注すべきか迷っている方は、判断材料としてぜひ参考にしてください。

コピー機（印刷業務）の外注とは、社内の複合機やコピー機で行っていた印刷作業を、印刷会社や印刷代行サービスに委託することを指します。具体的には、チラシやパンフレットといった販促物、社内用の資料や報告書、名刺や封筒、さらにはポスターやカタログなど、用途に応じてさまざまな印刷物の作成を任せることができます。単に紙に印刷するだけでなく、データの作成・調整、用紙の選定、製本や断裁、折り加工といった仕上げ作業までを一括して依頼できる点が特徴です。

依頼できる業務範囲は印刷会社によって幅があり、簡易的な出力のみを請け負う業者もあれば、企画・デザインの段階から相談に乗ってくれる総合的なパートナーとして機能する業者もあります。自社の複合機では対応しきれない大判印刷や特殊紙への印刷、大量部数のロット生産などを依頼するケースが多く、印刷物のクオリティやコストを重視する企業にとって、外注は選択肢の一つとして広く活用されています。

コピー機での印刷業務を外部の印刷会社に任せることで、社内では実現しづらい品質やコスト面でのメリットを得られる場合があります。ここでは代表的な5つのメリットについて、それぞれ具体的に解説していきます。

自社の複合機で印刷を行う場合、用紙の補充やインク・トナーの交換、紙詰まりへの対応、印刷後の仕分けや製本作業など、担当者には想像以上に多くの手間がかかります。特に大量の印刷物を扱う際には、これらの作業に長い時間を費やすことになり、本来注力すべき業務に手が回らなくなってしまうことも少なくありません。

印刷業務を外注すれば、こうした一連の作業をすべて印刷会社に任せられるため、社内の人的リソースを他の重要な業務に振り分けることが可能になります。印刷にかかる管理や監督の負担も軽減されるため、結果として業務全体の効率化につながりやすい点が大きな利点です。

印刷会社は業務用の高性能な印刷機を保有しており、色の再現性や解像度、紙面の仕上がりにおいて、一般的なオフィス用の複合機とは一線を画す品質を実現できます。特に写真やグラデーションを多用したデザイン、細かい文字が多い資料などでは、その差が顕著に表れることがあります。

さらに、印刷会社には色校正や品質チェックの体制が整っていることが多く、仕上がりのムラや色ズレといったトラブルを未然に防ぎやすい環境が整っています。取引先に提出する資料や顧客向けの販促物など、企業のイメージを左右するような印刷物においては、この品質面でのメリットは非常に大きな意味を持ちます。

印刷会社は大量部数を効率的に生産できる設備を持っているため、部数が増えるほど1部あたりの単価が下がる仕組みになっていることが一般的です。数百部、数千部といった規模の印刷が必要な場合、自社の複合機でトナー代や用紙代を積み上げて印刷するよりも、外注した方がトータルコストを抑えられるケースが多く見られます。

また、自社で大量印刷を行うと複合機への負荷が大きくなり、故障やメンテナンス費用の増加につながるリスクもあります。こうした見えにくいコストまで含めて考えると、大量印刷が必要な場面では外注のコストメリットがより明確になってくると言えるでしょう。

一般的なオフィスの複合機は、対応できる用紙サイズや紙質、印刷方式に限界があります。厚手の特殊紙やツヤのあるコート紙、大判ポスターサイズの印刷、あるいは箔押しやエンボス加工、変形断裁といった特殊加工は、複合機だけでは実現が難しいのが実情です。

印刷会社に外注すれば、こうした複合機では不可能な多様な印刷媒体や加工方法にも対応してもらえます。ブランドイメージを高める凝った販促物や、特別なイベント用のノベルティなど、こだわりの詰まった印刷物を制作したい場合には、外注という選択肢が制作の幅を大きく広げてくれます。

印刷会社のスタッフは日々さまざまな案件に携わっている印刷のプロフェッショナルです。用紙の選び方やレイアウトの工夫、色使いのポイントなど、印刷物の効果を最大化するための専門的な知見を豊富に持っています。

そのため、外注先とやり取りをする過程で、自社だけでは気づけなかった改善点や新しいアイデアの提案を受けられることがあります。例えば「この用途であればこの紙質の方が読みやすい」「この予算ならこういった加工が可能」といった具体的なアドバイスは、印刷物のクオリティ向上だけでなく、コストの最適化にも役立つ貴重な情報源となります。

外注には多くのメリットがある一方で、あらかじめ理解しておくべき注意点も存在します。ここでは印刷業務を外部に委託する際に生じやすい5つのデメリットについて解説します。

印刷会社の料金体系は、版の作成や機械のセッティングなど、部数に関わらず発生する固定費用が含まれていることが多く、少部数の注文ではこの固定費用の割合が相対的に大きくなります。そのため、数枚から数十枚程度の印刷であれば、外注するよりも自社の複合機で刷った方が安く済むケースが少なくありません。

特に社内資料や一時的に必要となる書類など、部数が限られていて急ぎでもある印刷物については、外注のコストメリットが働きにくい傾向があります。印刷を依頼する前には、想定している部数で本当にコストメリットが出るのかを事前に見積もりで確認しておくことが重要です。

印刷会社に依頼する場合、データを入稿してから実際に印刷物が仕上がるまでには、一定の日数が必要になります。入稿データのチェックや色校正、印刷、加工、検品といった複数の工程を経るため、自社の複合機で「今すぐ印刷して使う」という対応とは異なり、ある程度のリードタイムを見込んでスケジュールを組む必要があります。

そのため、急な会議資料や当日中に必要となる配布物のように、スピードが最優先される場面では外注が適さないことがあります。外注を利用する際は、余裕を持った納期設定を心がけ、繁忙期などで通常より時間がかかる可能性も踏まえて依頼のタイミングを調整することが求められます。

印刷を外注する際には、まず自社のニーズに合った印刷会社を探し、料金やサービス内容を比較検討するという工程が必要になります。さらに、実際に発注する段階では、仕上がりイメージのすり合わせや用紙・加工方法の打ち合わせ、指定フォーマットに沿ったデータの入稿作業など、社内で完結する印刷にはなかった手間が新たに発生します。

これらのやり取りには時間も労力もかかるため、担当者の負担が一時的に増えることは避けられません。特に印刷会社とのやり取りに慣れていない場合は、データ形式の不備などによる差し戻しが発生し、想定以上に時間がかかってしまう可能性もある点に注意が必要です。

社内で急遽必要になった資料の追加印刷や、その場で修正が生じた配布物など、突発的かつ少部数の印刷ニーズに対して、外注は柔軟に対応しにくいという弱点があります。前述の通り印刷会社には入稿から納品までのリードタイムが存在するため、当日や翌日中に必要な印刷物には基本的に対応できません。

このような急な依頼が頻繁に発生する業務環境では、外注だけに頼るとかえって業務が滞ってしまう恐れがあります。そのため、緊急性の高い印刷は自社の複合機で対応し、計画的に準備できる印刷は外注するといった使い分けが現実的な運用方法となります。

印刷を外注する際には、社内で作成した資料や販促物のデータを外部の印刷会社に渡す必要があります。この過程で、機密性の高い情報や個人情報が含まれるデータを扱う場合には、情報漏洩のリスクについても考慮しなければなりません。

信頼できる印刷会社であれば、データの取り扱いに関する厳格な管理体制やセキュリティ対策が整っていることが一般的ですが、発注する側としても、秘密保持契約の締結状況やデータの受け渡し方法、保管・廃棄のルールなどを事前に確認しておくことが大切です。特に顧客情報や社外秘の資料を印刷する際は、こうしたセキュリティ面のチェックを怠らないようにしましょう。

印刷業務を外注すべきかどうかは、企業の印刷ニーズの内容や量、求める品質水準によって大きく異なります。ここでは、外注が向いている企業と、自社の複合機で対応した方がよい企業、それぞれの特徴を具体的に見ていきましょう。

大量印刷が発生する機会が多い企業は、外注によるコストメリットや効率化の恩恵を受けやすいと言えます。定期的にカタログやチラシを大量に配布する企業、季節ごとにキャンペーン用の販促物を制作する企業などは、部数が増えるほど単価が下がる印刷会社の料金体系との相性が良く、自社対応よりもトータルコストを抑えられる可能性が高くなります。

また、特殊用紙や箔押し・エンボスといった特殊加工を必要とする企業、あるいはブランドイメージを重視して高品質な販促物を作りたい企業も、外注が向いているタイプに当てはまります。自社の複合機では表現しきれないデザイン性やクオリティを実現したい場合、専門設備と技術を持つ印刷会社に任せることで、狙い通りの仕上がりを得やすくなるでしょう。

一方で、少部数・小ロットの印刷が業務の中心となっている企業は、無理に外注せず自社対応を続けた方が合理的な場合が多くあります。数枚から数十枚程度の印刷が日常的に発生する環境では、外注の固定費用がかえって割高になりやすく、複合機で都度印刷する方がコストも時間も抑えられる傾向があるためです。

また、会議資料や社内向けの急ぎの書類など、急な印刷ニーズが頻繁に発生する企業や、情報管理の観点から印刷データを社外に出さず社内で完結させたいと考えている企業も、自社の複合機で対応する方が適しています。スピードとセキュリティを重視する業務環境では、外注よりも自社体制を維持する方が結果的に業務がスムーズに進むケースが多いでしょう。

社内の複合機で印刷を完結させる方法にも、外注にはない独自の利点と課題があります。ここでは自社対応を選んだ場合に得られるメリットと、注意すべきデメリットについて詳しく見ていきます。

自社の複合機で印刷を行う最大の利点は、急な印刷ニーズにその場ですぐ対応できるスピード感にあります。会議直前に資料の部数が足りなくなった場合や、内容を修正してすぐに再印刷したい場合でも、印刷会社への入稿や納期待ちといった工程を挟まずに、必要なタイミングで即座に印刷物を用意できます。

また、少部数の印刷であれば、外注時に発生しがちな固定費用が発生しないため、結果的にコストを抑えやすいという側面もあります。さらに、印刷内容の変更や部数の調整を社内の判断だけで柔軟に行えるため、外部とのやり取りに時間を取られることなく、スピーディーかつ機動的に印刷業務を進められる点も自社対応ならではの強みと言えるでしょう。

一方で、印刷量が多くなるほど、複合機のトナー代や用紙代といったランニングコストの負担は大きくなっていきます。特に大量印刷を継続的に行う場合には、消耗品費だけでなく機械への負荷も高まり、故障のリスクやメンテナンス頻度の増加といった見えにくいコストも発生しやすくなります。

さらに、社内の複合機では対応しきれない仕上がりを求める場合、製本機や断裁機、フィニッシャーといった追加の機材を新たに導入する必要が出てくることもあります。こうした設備投資に加え、印刷作業そのものが担当者の日常業務を圧迫し、本来の業務に充てるべき時間や労力を奪ってしまう点も、自社対応における見過ごせない課題です。

印刷の外注を無駄なく活用するためには、まず印刷物の目的が社内用の資料なのか、取引先への配布用なのか、あるいは販促用の重要なツールなのかを明確にすることから始める必要があります。目的がはっきりすることで、求める品質水準や許容できる予算感、納期の余裕度が自然と定まり、外注すべき案件と自社対応で十分な案件を適切に切り分けられるようになります。目安としては、少部数で急ぎのものは自社の複合機、大量部数や高い品質が求められる案件は外注、という基準をあらかじめ社内でルール化しておくと、その都度判断に迷うことがなくなり業務がスムーズに進みます。

本記事では、コピー機を外注するメリットとデメリット、外注さらに効果的にする方法についてご紹介しました。印刷会社はそれぞれが独自の強みを持っています。そのため、自社の課題や目標に最適なパートナーを見つけるのは容易ではありません。

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