コピー機導入の失敗例とは？よくある原因と導入前の確認ポイントを解説

コピー機を導入した後に、「必要な機能が足りなかった」「想定より月額料金や保守費用が高くなった」「印刷速度が遅く業務に支障が出た」といった失敗が起こることがあります。

こうした失敗は、コピー機本体の性能だけでなく、利用人数や印刷枚数、保守対応、契約条件が自社の使い方に合っていない場合にも起こります。よくある失敗例を知っておくことで、導入前にどの条件を見直すべきか判断しやすくなります。

本記事では、コピー機で起こりやすい失敗例と、導入前に確認すべき注意点を解説します。

コピー機は、導入してから実際に使い始めて初めて、機能や速度、設置場所、保守対応の不便さに気づくことがあります。まずは、導入後に起こりやすい失敗例を紹介します。

コピー機の導入後によくあるのが、必要な印刷速度や機能が足りないケースです。利用人数が多いオフィスや、請求書・契約書・資料などをまとめて印刷する機会が多い職場では、印刷速度が遅いとコピー機の前で待ち時間が発生しやすくなります。

また、スキャン、両面印刷、ソート（部単位での並べ替え）、ステープル（自動ホチキス留め）、FAX、クラウド連携などの機能が不足していると、手作業での並べ替えやホチキス留め、別機器での対応が増え、業務効率が低下します。

印刷枚数を実際より少なく見積もって機種や契約条件を選ぶと、導入後に毎月の費用が想定より高くなることがあります。たとえば、普段の印刷枚数だけを基準にしていると、月末の請求書発行や帳票出力など、印刷が集中する時期の使用量を見落としやすくなります。

また、モノクロ印刷が中心だと思っていても、展示会や採用説明会の資料、写真やグラフ入りの会議資料、取引先向けの提案資料などでカラー印刷が増えることがあります。想定よりカラー比率が高くなると、モノクロ印刷だけを前提にした見積もりより、毎月の請求額が高くなりやすくなります。

コピー機のサイズや設置場所がオフィスに合っていないと、日常的な使いにくさが出ることがあります。コピー機本体の幅や奥行きだけでなく、給紙トレイを開けるスペース、用紙補充の動き、排紙部分の確認、周辺に置く用紙や備品の収納場所も関係します。通路が狭くなる、複数人が同時に使いにくい、利用頻度の高い部署から遠いといった状態になると、コピーやスキャンのたびに移動や待ち時間が発生します。

コピー機が故障したとき、保守対応が遅いと業務が止まってしまうことがあります。紙詰まり、印字不良、スキャンエラー、ネットワーク接続不良などが起こると、印刷や書類処理が進まなくなります。請求書、契約書、会議資料、申請書類などを日常的に扱う企業では、必要なタイミングで書類を出力できず、取引先への送付、社内承認、会議準備などが滞りかねません。

コピー機は、契約期間中に印刷量や利用人数が変わることで、導入時に選んだ機種やプランが合わなくなるケースも考えられます。たとえば、従業員数や部署数が増えたり、紙の資料を使う業務が増えると、導入時に選んだ機種では処理能力や機能が足りなくなる可能性があります。

一方で、ペーパーレス化や在宅勤務の増加によって印刷枚数が減ることも考えられます。印刷枚数が減った場合は、使わない機能や台数に費用を払い続けることになりかねません。

コピー機の失敗は、機種選定だけでなく、会社選びの段階でも起こります。ここでは、コピー機会社を選ぶときに起こりやすい失敗例を紹介します。

月額料金の安さだけを見てコピー機会社と契約すると、カウンター料金を含めた総額が高くなることがあります。コピー機では本体のリース料金やレンタル料金に加えて、印刷枚数に応じたカウンター料金（印刷1枚ごとに発生する従量課金）がかかる契約が一般的です。たとえば、カラー印刷の単価が1枚あたり5円違う場合、月に1,000枚印刷すると月5,000円、年間6万円の差になります。見積もり上の月額料金が安くても、カラー印刷の単価や印刷枚数によっては請求額が想定を上回る可能性があります。

コピー機の契約形態は、リース、レンタル、購入などに分かれます。違いを理解しないまま契約すると、自社に合わない契約形態を選んでしまいかねません。たとえば、短期間だけ使う予定なのに長期リースを選ぶと、途中で不要になっても解約しにくくなります。長く使う前提でレンタルを選んだ場合は、利用期間が延びるほど費用負担が大きくなります。

コピー機の契約範囲を十分に把握していないと、契約時に想定していなかった費用や作業が発生することがあります。たとえば、設置費用、搬入費用、初期設定、ネットワーク設定、保守対応、トナー交換などが契約に含まれるかは会社やプランによって異なります。契約時には含まれていると思っていた作業が別料金だった場合、導入時の請求額が増えたり、移設時に再設定費用がかかるケースがあります。

保守拠点や対応エリアが自社に合っていないと、故障時にすぐ訪問してもらえない場合も想定されます。コピー機会社によって、対応できる地域、受付時間、訪問までの目安は異なります。契約時には問題ないと思っていても、導入後に「自社エリアは当日対応の対象外だった」「業務時間中に修理を依頼しても、訪問は翌営業日以降だった」と判明することも少なくありません。

コピー機の失敗は、導入前の確認不足によって起こることがあります。次の項目に複数当てはまる場合は、機種や契約条件を見直しましょう。

コピー機の失敗を防ぐには、導入前に印刷枚数、必要機能、契約形態、費用、保守体制を整理しておくことが大切です。ここでは、実際に導入を進めるときの流れを紹介します。

まずは、月間の印刷枚数、利用人数、使用目的を整理しましょう。導入前に利用状況を整理しておくと、必要な機能や費用条件を伝えやすくなり、見積もり内容の認識違いを防ぎやすくなります。

次に、業務に必要な機能や印刷速度、対応用紙サイズを確認します。コピー機は機種によって対応できる機能が異なるため、日常業務で使う機能を事前に洗い出しておきましょう。

利用人数が多い場合や印刷が集中する時間帯がある場合は、印刷速度が重要です。紙の書類を電子化する業務が多い場合は、スキャン速度やPDF化、クラウド保存への対応も見ておきましょう。

コピー機の導入方法には、リース、レンタル、購入があります。それぞれ費用のかかり方や契約期間、機種変更のしやすさが異なるため、自社の利用期間や予算に合わせて比較しましょう。

コピー機の費用は、月額料金だけでなく、カウンター料金や保守費用まで含めて確認しましょう。

印刷枚数が多い場合は、月額料金よりもカウンター料金の影響が大きくなることがあります。複数社を比較する際は、同じ印刷枚数とカラー比率を前提にして、月額料金とカウンター料金を含めた総額を確認しましょう。

費用について詳しくは、「コピー機・複合機の費用相場」をまとめた以下の記事も参考にしてください。

最後に、コピー機の設置場所と保守体制、契約期間中の変更条件を確認します。導入後の使いやすさや故障時の対応に関わるため、次の点を見ておきましょう。

コピー機で失敗しないためには、月額料金だけでなく、印刷枚数、カウンター料金、必要機能、保守体制、契約条件まで比較することが大切です。コピー機会社によって、取り扱い機種、料金体系、保守対応、契約形態は異なります。

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