コピー機の購入に使える5種類の助成金・補助金とは？【2024年最新版】

近年ではペーパーレス化が進んでいますが、実際には契約書の印刷や資料のスキャンなど、毎日のようにコピー機を利用している企業は少なくありません。PCやビジネスフォンと並び、コピー機はまだまだオフィスに欠かせない業務用ツールの1つだと言えるでしょう。

今回はそんなコピー機を購入するにあたって、利用できる5種類の助成金・補助金をまとめて解説します。コピー機の導入コストを抑えたい方はぜひ参考にしてみてください。

本題に入る前に、まずは助成金と補助金の違いについて簡単に整理しておきましょう。

国や自治体、民間団体の審査を経て支給され、原則的に返済する必要がないという点では、助成金・補助金に違いはありません。支払い方法についても、いずれもあと払い（対象となる事業を実施したあとや、対象の品目を自費で購入したあとに支払われる形）となります。

ただし、助成金のほとんどは給付枠（採択される件数）の制限がなく、条件さえ満たしていればほぼ支給されるのに対し、補助金のなかにはあらかじめ給付枠が設けられているものも。さらに、補助金の種類によっては枠が一杯になった時点で申請が締め切られ、抽選になるケースもあるようです。

また、給付される額にも違いがあり、助成金はおおむね数十万円から数百万円の範囲に収まる一方で、補助金は1億円を超えることもあります。その分、給付の条件、審査のハードルは補助金の方が高めです。

そして、助成金は個々の企業の労働環境を改善するために設けられたものが多いのに対し、補助金のほとんどは社会全体として事業創出や、公益性を高めることを主目的としています。そのため、助成金の利用にあたっては社会保険労務士事務所、補助金を申請する際はコンサルティング会社や中小企業診断士に相談する企業が多いようです。

助成金・補助金の違いを整理したところで、ここからは本題。まずはコピー機の購入に利用できる3種類の助成金からご紹介します。

業務改善助成金は、厚生労働省が管轄する中小企業・小規模事業者向けの助成金です。コピー機をはじめとするOA機器や生産設備の導入によって業務効率を改善し、それにともない従業員の賃金を引き上げた場合に、設備投資の費用として最大450万円が給付されます。

申請の条件は、事業所場内の最低賃金と地域別最低賃金の差額が30円以内、かつ事業場内の従業員数が100名以下であること。2021年度分は2022年1月31日まで申請を受け付けています。

（厚生労働省　業務改善助成金：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html　参照）

ワークスタイルの変革に取り組む中小企業・小規模事業者向けの助成金です。厚生労働省が管轄する働き方改革推進支援助成金のコースの1つとして、時間外労働時間の一定以下の短縮や、時間単位の有給休暇制度を取り入れた企業などが対象となります。

オフィスにコピー機や複合機を置いていないことが残業や休日出勤の増加につながっており、機器の導入によってそれらが改善されたと判断されれば、成果目標の達成度に応じて支給される制度です。

なお、前述の業務改善補助金とは違い、申請には業種ごとに細かな条件が設けられているため、事前に確認しておきましょう。

（働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース） ｜厚生労働省：
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000120692.html　参照）

こちらは名前のとおり、中小企業や個人事業主の事業立ち上げをサポートする自治体の助成金です。東京都の場合、都内で創業を予定中もしくは創業5年未満の事業者が対象となります。

オフィス・事務所の賃料、従業員の人件費などの幅広い経費をカバーしており、コピー機の購入代金も「器具備品購入費」として申請することが可能。申請が通れば費用の最大3分の2・上限300万円が支給されます。

（創業助成金（東京都中小企業振興公社）｜融資・助成制度：https://www.tokyo-sogyo-net.metro.tokyo.lg.jp/finance/sogyo_josei.html　参照）

続いてはコピー機の購入に活用できる2種類の補助金について見ていきましょう。

ものづくり補助金は、経済産業省の管轄のもと特別民間法人・全国中小企業団体中央会が運営している中小企業・小規模事業者向けの補助金です。

革新的なサービスや試作品、生産プロセスの創出を目的とし、それらに必要な設備投資を補助します。あくまでも社会全体としての革新性や経済の活性化に主眼が置かれているため、自社の業務改善のためだけに利用することはできません。コピー機に関しては、主に印刷会社が事業拡大に向けて設備を導入・リニューアルする際に申請するケースが多いようです。

補助金額は最大1,000万円（一般型の場合）。2020年の第3次募集では約7,000件の申請に対して約2,600件が採択されました。なお、申請にあたっては事業計画書や決算書の提出が必要となり、業種ごとに資本金や従業員数の制限もあるので注意しましょう。

（トップページ｜ものづくり補助事業公式ホームページ ものづくり補助金総合サイト：https://portal.monodukuri-hojo.jp/index.html　参照）

小規模事業者持続化補助金は、中小企業や個人事業主の継続的な事業発展をサポートする補助金です。中小企業庁と日本商工会議所によって運営されています。

広報費や委託費、外注費など13種類の経費が補助の対象となり、コピー機の購入費用は「機械装置等費」として申請することが可能。申請が通れば購入費用の最大3分の2（最大50万円）が給付されます。

前述のものづくり補助金と比べると給付額は低い一方で、採択率は平均80％前後と高く、コピー機をはじめとするオフィス機器導入のほか、ホームぺージや販促グッズの制作に役立てている企業も少なくないようです。

（令和元年度補正予算　日本商工会議所　小規模事業者持続化補助金：https://r1.jizokukahojokin.info/　参照）

ここからは各補助金の採択率を見ていきます。下の表は各補助金の採択率をまとめたものです。

※4次～11次一般型の平均値
参考URL：https://portal.monodukuri-hojo.jp/saitaku.html

※第八回一般型の採択結果
参考URL：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000111.000044897.html

このように補助金に申請したとしても採択される確率は決して高くありません。申請書類の作成を担当者のみで行うのは難しいとも考えられます。そこで補助金申請の実績がある会社に依頼するのも採択率をあげる一つの手段です。アイミツでは、補助金申請に実績のある会社を厳選してご紹介しています。補助金を使ったコピー機導入を考えている方はご相談ください。

ここまで見てきて「……あれ、IT導入補助金は？」と気づいた方もいらっしゃるかもしれません。業務用アプリやソフトウェアの導入など、幅広い局面に活用されているIT導入補助金をコピー機の購入にも活用できれば心強いはずです。

しかし、OA機器メーカーの公式ホームページを含め、いくつかのwebサイトをチェックしてみたところ、コピー機の購入にIT導入補助金を利用した事例は見つかりませんでした。

IT導入補助金の公式サイトでも補助対象は「認定を受けたITツール」とされており、コピー機と連携するクラウドサービスなどは含まれる一方、コピー機本体は対象外のようです。

最終的な採択をするのはあくまで事務局（一般社団法人サービスデザイン推進協議会）であるため、100％無理だとは言い切れませんが、基本的にコピー機は対象外だと考え、上記5種類の助成金・補助金から優先的に応募した方が良いでしょう。

続いては、実際に助成金や補助金を申請する際の注意点について、大きく2つに分けてご紹介します。

ここまでご紹介してきたとおり、助成金と補助金の応募要項には従業員数や創業年数、資本金額など、さまざまな条件が定められています。条件を満たしていない場合は、採択されないだけでなく、申請書類の作成など準備に費やした時間も無駄になってしまうでしょう。まずは事前に条件を入念に確認しておきましょう。

募集要項が複雑な場合や、自社に当てはまるのか判断に迷ってしまうようなケースでは、専門家の力を借りるのも一つの手です。近年では助成金・補助金の申請サポートに力を入れる社会保険労務士事務所やコンサルティング会社も増えています。そうした事業者に相談すれば、採択の可能性や書類作成のポイントなども含め、有益なアドバイスを得られるはずです。

助成金・補助金のなかには申請から採択結果が公表されるまで数ヵ月の期間を要するものも少なくありません。さらに給付となると採択の3ヵ月先、4ヵ月あとになることも。

その間に購入した機器の代金などは一時的にすべて自社で負担する必要があるため、給付までのスケジュールをきちんと把握したうえで、無理のない資金計画を立てましょう。

最後はコピー機の導入費用を抑える方法について。助成金・補助金以外では具体的にどういった選択肢があるのでしょうか？

新品の業務用コピー機を購入するとなると、少なくとも100万円から150万円前後、ハイスペックモデルの場合は400万円前後の費用がかかりますが、リースであればそうした初期投資を大幅に抑えることが可能です。

また、毎月のリース料金は全額経費として処理できるため、減価償却の手続きがいらず、撤去の際のコストもリース会社側の負担となります。

条件などの問題から助成金・補助金の利用が難しい場合は、リース契約が第一の選択肢になるのではないでしょうか。

コピー機は年々多機能化が進んでいます。クラウドストレージとの連携機能やOCR（光学文字認識）機能が搭載されているものも少なくありません。しかし、そもそも会社でクラウドツールを使用していない場合や、文字をデータ化して保存する必要がない場合は、そういった機能は必要ないでしょう。

「コピーとスキャンができれば十分」なら、廉価な中古製品を選ぶのもおすすめ。機能を絞り込むことで導入費用を大幅に抑えられます。

コピー機の費用相場をご紹介します。

コピー機の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターのご利用をおすすめします。

今回はコピー機を購入する際に利用できる助成金と補助金をご紹介しました。コピー機の導入コストを抑えたい方のご参考になれば幸いです。

なお、アイミツではみなさまからのご相談を無料で承っています。コピー機の導入にあたって販売代理店を探している方や、助成金・補助金の申請を社労士事務所に委託したいといった方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。ご要望にあわせて複数のパートナー候補をご紹介し、見積り取得までサポートいたします。