コピー機の購入に使える5種類の助成金と補助金とは？【2026年最新版】

コピー機を購入するにあたって、利用できる5種類の助成金・補助金をまとめて解説します。

コピー機や複合機は、ペーパーレス化が進む現在でも、契約書の印刷や書類のスキャンなど、日常業務に欠かせないオフィス機器の一つです。一方で、導入や買い替えにはまとまったコストがかかるため、助成金・補助金を活用して費用負担を抑えたいと考える企業も少なくありません。

そこで本記事では、コピー機の導入に活用できる可能性がある助成金・補助金を厳選して紹介するとともに、それぞれの補助額や対象条件、注意点をわかりやすく整理します。コピー機の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

助成金と補助金の主な違いは、採択方式・給付額・制度の目的にあります。

いずれも国や自治体、民間団体の審査を経て支給され、原則として返済の必要がない点や、事業実施後に支給される「あと払い」である点は共通しています。
一方で、助成金は給付枠に上限が設けられていない制度が多く、所定の条件を満たせば支給されるケースが一般的です。これに対し、補助金はあらかじめ採択件数や予算枠が定められているものが多く、申請状況によっては早期に募集が締め切られたり、採択率が低くなることもあります。

給付額にも差があり、助成金は数十万円から数百万円程度が中心であるのに対し、補助金は数千万円から、制度によっては1億円を超えるケースもあります。その分、補助金は事業計画の内容や社会的意義が重視され、審査の難易度も高くなる傾向があります。

また、助成金は主に労働環境の改善や人材定着など、個々の企業の雇用面を支援する目的で設けられているのに対し、補助金は新規事業の創出や産業振興など、社会全体への波及効果を重視している点も大きな違いです。

助成金と補助金の違いを整理したところで、ここからは本題。まずはコピー機の購入に利用できる3種類の助成金からご紹介します。

業務改善助成金は、中小企業・小規模事業者が生産性向上に資する設備投資を行い、あわせて従業員の賃金を引き上げた場合に、その費用の一部を助成する制度です。

賃金引上げ額や事業規模に応じた複数のコースが設けられており、設備投資費用として最大450万円程度が助成されるケースがあります。補助率は原則として3/4から4/5程度が目安です。

コピー機や複合機についても、単なる機器更新ではなく、業務効率化や生産性向上につながる設備投資であること、かつ賃金引上げ計画と一体であることが認められれば、助成対象となる可能性があります。

出典：厚生労働省「業務改善助成金」

働き方改革推進支援助成金は、時間外労働の削減や業務効率化に取り組む中小企業を支援する制度です。年度ごとに複数のコースが設けられており、成果目標の達成状況に応じて助成金が支給されます。
助成額は数十万円〜最大100万円程度が一般的な目安とされています。補助率は対象経費の3/4前後が多く見られます。

コピー機の導入が直接の補助対象となるケースは多くありませんが、業務フロー改善や残業時間削減につながる取り組みの一部として位置づけられる場合には、関連設備として認められる可能性があります。申請可否は事前確認が必須です。

出典：厚生労働省「働き方改革推進支援助成金」（労働時間短縮・年休促進支援コース）

創業助成金は、自治体が独自に実施している創業支援制度です。内容は地域によって異なりますが、創業初期に必要な設備投資や事業運営費用を幅広く補助する制度として活用されています。

たとえば東京都の創業助成金では、
・補助率：対象経費の2/3以内
・補助上限額：300万円
といった条件が設定されており、コピー機の購入費用も「器具備品購入費」として補助対象となる場合があります。ただし、募集時期や補助額、対象要件は自治体・年度ごとに異なるため、必ず該当自治体の最新情報を確認してください。

出典：東京都中小企業振興公社「創業助成金 融資・助成制度」

続いてはコピー機の購入に活用できる2種類の補助金について見ていきましょう。

ものづくり補助金は、中小企業が革新的な製品・サービスの開発や生産プロセス改善に取り組む際の設備投資を支援する制度です。

2026年度時点では、代表的な枠として以下が設けられています。補助率は1/2〜2/3が目安です。

コピー機については、単なる社内業務効率化目的では補助対象となりにくい一方、印刷業や制作業などで、新たなサービス提供や事業拡大に直結する設備投資として位置づけられる場合には対象となる可能性があります。

出典：ものづくり補助金総合サイト

小規模事業者持続化補助金は、販路開拓や業務効率化に取り組む小規模事業者を支援する制度です。コピー機の購入費用は「機械装置等費」として申請できる場合があります。

2026年度時点の補助額の目安は以下のとおりです。

補助率は原則2/3、赤字事業者など一定条件下では3/4となる場合もあります。比較的申請しやすく、コピー機導入とあわせてホームページ制作や広告費などもまとめて申請できる点が特徴です。

出典：日本商工会議所「小規模事業者持続化補助金」

ここからは各補助金の採択率を見ていきます。下の表は各補助金の採択率をまとめたものです。

※4次～11次一般型の平均値
参考URL：https://portal.monodukuri-hojo.jp/saitaku.html

※第八回一般型の採択結果
参考URL：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000111.000044897.html

このように補助金に申請したとしても採択される確率は決して高くありません。申請書類の作成を担当者のみで行うのは難しいとも考えられます。そこで補助金申請の実績がある会社に依頼するのも採択率をあげる一つの手段です。
PRONIアイミツでは、補助金申請に実績のある会社を厳選してご紹介しています。補助金を使ったコピー機導入を考えている方はご相談ください。

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）をコピー機本体の購入に利用することは原則としてできません。

デジタル化・AI導入補助金の補助対象は、事前に認定を受けたソフトウェアやクラウドサービスに限られており、コピー機本体は対象外とされています。コピー機と連携する文書管理システムやOCRソフトなどは対象となる場合がありますが、機器そのものの購入費用は補助されません。

そのため、コピー機の導入費用に補助金・助成金を活用したい場合は、デジタル化・AI導入補助金ではなく、設備投資を補助対象とする他の制度を検討するのが一般的です。

続いては、実際に助成金や補助金を申請する際の注意点について、大きく2つに分けてご紹介します。

ここまでご紹介してきたとおり、助成金と補助金の応募要項には従業員数や創業年数、資本金額など、さまざまな条件が定められています。条件を満たしていない場合は、採択されないだけでなく、申請書類の作成など準備に費やした時間も無駄になってしまうでしょう。まずは事前に条件を入念に確認しておきましょう。

募集要項が複雑な場合や、自社に当てはまるのか判断に迷ってしまうようなケースでは、専門家の力を借りるのも一つの手です。近年では助成金・補助金の申請サポートに力を入れる社会保険労務士事務所やコンサルティング会社も増えています。そうした事業者に相談すれば、採択の可能性や書類作成のポイントなども含め、有益なアドバイスを得られるはずです。

助成金・補助金のなかには申請から採択結果が公表されるまで数ヵ月の期間を要するものも少なくありません。さらに給付となると採択の3ヵ月先、4ヵ月あとになることも。

その間に購入した機器の代金などは一時的にすべて自社で負担する必要があるため、給付までのスケジュールをきちんと把握したうえで、無理のない資金計画を立てましょう。

最後はコピー機の導入費用を抑える方法について。助成金・補助金以外では具体的にどういった選択肢があるのでしょうか？

新品の業務用コピー機を購入するとなると、少なくとも100万円から150万円前後、ハイスペックモデルの場合は400万円前後の費用がかかりますが、リースであればそうした初期投資を大幅に抑えることが可能です。

また、毎月のリース料金は全額経費として処理できるため、減価償却の手続きがいらず、撤去の際のコストもリース会社側の負担となります。

条件などの問題から助成金・補助金の利用が難しい場合は、リース契約が第一の選択肢になるのではないでしょうか。

コピー機は年々多機能化が進んでいます。クラウドストレージとの連携機能やOCR（光学文字認識）機能が搭載されているものも少なくありません。しかし、そもそも会社でクラウドツールを使用していない場合や、文字をデータ化して保存する必要がない場合は、そういった機能は必要ないでしょう。

「コピーとスキャンができれば十分」なら、廉価な中古製品を選ぶのもおすすめ。機能を絞り込むことで導入費用を大幅に抑えられます。

コピー機の費用相場は購入だと新品50万～150万円かかります。以下の表で詳しく説明します。

コピー機の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターのご利用をおすすめします。

今回はコピー機を購入する際に利用できる助成金と補助金をご紹介しました。コピー機の導入コストを抑えたい方のご参考になれば幸いです。

なお、PRONIアイミツではみなさまからのご相談を無料で承っています。コピー機の導入にあたって販売代理店を探している方や、助成金・補助金の申請を社労士事務所に委託したいといった方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。ご要望にあわせて複数のパートナー候補をご紹介し、見積り取得までサポートいたします。