コピー機／複合機の費用相場｜カウンター料金や当社取引事例を紹介【2025年最新版】

コピー機や複合機の総費用は、リースや購入といった契約形態と機種選定で大きく変わります。また、相場も分かりづらく、どの契約が自社に最適か判断しづらい、というお悩みを抱えている方も多いでしょう。

そこで今回、60万件以上の企業間受発注のマッチング実績を誇る当社の取引データを調査。より実態に即したコピー機や複合機の費用相場や、ランニングコストであるカウンター料金についてわかりやすく解説します。実際の取引事例もご紹介するので、適正料金を確かめるためにぜひご活用ください。

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コピー機や複合機の導入費用相場は、リースで月額5,000～2万円程度、レンタルで月額8,000～1万5,000円程度、購入の場合は新品で40万～150万円程度、中古で20万～30万円程度です。

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以下から、それぞれの導入方法の特徴について解説します。

コピー機や複合機の導入で最も一般的なリースの費用相場は、月額5,000～2万円程度でした。新品の機種を、初期費用をかけずに中長期（一般的に5～7年）にわたって月々定額で借りる契約です。月額費用相場は、以下のようにリースするコピー機のスペック（印刷速度）によっても変わります。

リースでかかる費用は主に、毎月固定で支払う月額リース料金と、印刷枚数に応じて変動するカウンター料金の2種類です。リース契約は初期費用を抑えたい企業や、最新機種を長期的に利用したい企業に適しています。ただし、中途解約が原則不可である点には注意が必要です。

コピー機や複合機のレンタルの費用相場は、 月額8,000〜15,000円程度です。レンタル期間が短いほど割高になる傾向があります。一般的に、リースに比べて短期間（数日～数ヵ月）での契約が可能で、契約期間の柔軟性が高いのが特徴です。イベントやプロジェクト期間中など、一時的な利用ニーズがある企業に適しています。
多くの場合、レンタルされるのは中古機や型落ちの機種が多いため、最新スペックにこだわりがない場合に有効な選択肢です。リースに比べて審査が通過しやすい点もメリットと言えるでしょう。

コピー機や複合機を購入する場合の費用相場は、新品で40万～150万円程度、中古で20万～30万円程度です。大きな初期費用がかかる代わりに、長期的に見ると総支払額を抑えられる可能性があります。
また、 コピー機を購入すると自社の資産となるため、固定資産税が発生しますが、売却や譲渡が可能です。更に、減価償却の対象にできる点も利点と言えます。
中古品の購入は費用を抑えてコピー機を導入できますが、故障しやすいデメリットがあります。短期の利用であれば問題ないですが、リスクをしっかり考えて検討してください。

コピー機や複合機の導入方法の違いは以下の表の通りです。導入方法を選ぶ際は、初期費用、契約期間、所有権の有無が重要な判断基準となるでしょう。

リースは初期費用を抑えたい長期利用者向け、レンタルは一時的な利用や審査の柔軟性を求める企業向けです。一方、購入は初期費用はかかるものの、自社の資産として長期的に利用することで、トータルコストを抑えたい場合に最適です。

また、混同されやすいリースとレンタルですが、契約期間以外にも途中解約や機種の自由度といった点で大きく異なります。レンタルでは途中解約が可能ですが、リースでは基本的に途中での解約はできません。残りのリース期間の利用料を一括で支払ったり、高額な違約金が発生することもあります。 
さらに、リースではリース会社が顧客から要望のあった新品の最新機種をメーカーや販売代理店から購入して提供するため、機種を自由に選べます。
一方でレンタルの場合は、レンタル会社が所有する中古品を利用するため、基本的には商品を選ぶことができません。リースとレンタルはそれぞれ、メリットやデメリットが存在するため、自社のニーズによって判断しましょう。

今回60万件以上の企業間受発注のマッチング実績を誇る当社が、2020年1月〜2025年8月までのコピー機や複合機の発注内容を分析すると、導入方法の約62％がリースの取引でした。リース契約のほとんどが5年以上の契約で、コピー機や複合機の長期利用を見据えた導入です。レンタルと購入の発注は同じ割合で、レンタルにおいては一時的な利用や低価格な製品の発注がほとんどでした。

※当社の提供する受発注マッチングサービス「PRONIアイミツ」を介したコピー機（複合機）の取引データ（2020年1月〜2025年8月）

当社PRONIアイミツの取引傾向を見てもわかる通り、コピー機や複合機の導入方法のメインはリース契約です。以下からは、コピー機や複合機のリースについて解説していきます。

コピー機や複合機の月額リース料金は一般的に、「コピー機の本体価格×リース料率」で算出可能です。リースでコピー機を導入する場合、初期費用はかかりませんが、毎月定額の月額リース料金が発生します。

月額リース料金を左右する重要な要素がリース料率です。リース料率とは、本体価格に対する月々の支払においてリース料金が占める割合を示すもので、この料率が高いほど月額料金も高くなります。契約期間が長くなるほど料率は低くなり、最も一般的なリース期間の5年（60ヵ月）で、1.9〜2.0%前後が相場で、7年（84ヵ月）で1.3～1.6%前後です。
リース料金の計算方法を使用して、コピー機や複合機の月額リース料金を算出した例が以下の通りです。7年契約の方が、月額リース料金は9,000円安くなります。

リース料率は、契約する会社によって変わります。また、コピー機は利用することで故障などが発生し、メンテナンスが必要になるため、金額はさまざまな要因で変動するでしょう。リース料金の計算方法を把握しながら、しっかりと見積もりをとって検討してください。

ここからは、当社PRONIアイミツの2020年1月～2025年8月におけるコピー機や複合機の取引事例を実際の見積もり内容と共にご紹介します。
どの取引事例も1～9名程度の小規模事業主からの発注です。月額リース料金については、リース料率や値引きによってかなり手頃な価格になっていると考えられます。

法人設立時のプリンターが利用しづらいため、新たに複合機の導入を行った事例で、月額リース料金は6,400円（税別）です。

新規で事務所を設けることとなり、複合機の導入を行った事例で、月額リース料金は6,400円（税別）です。事務作業での利用のため、コピーやFAXなどのシンプルな機能の複合機を導入しました。

訪問介護事業所を新たに設立するにあたり、複合機を導入した事例で、月額リース料金は1万1,500円（税別）でした。

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コピー機や複合機にかかる費用のうち、リース料金と並んで重要なのがカウンター料金です。カウンター料金は、毎月の印刷枚数に応じて発生するランニングコストであり、「コピー機で何枚印刷したか」をカウントして算出されます。  
カウンター料金の最大の役割は、単なる印刷費用ではなく、保守サービス費用を兼ねている点です。カウンター保守契約を結ぶことで、利用者は高価なトナーや消耗品の代金、故障時の修理費、定期的なメンテナンス費用を別途支払う必要がなくなります。つまり、カウンター料金は、機器を安定して使い続けるための定額制保守サービス料と言えるでしょう。印刷単価は契約内容や機種によって異なります。

コピー機や複合機のカウンター料金の相場は、モノクロで1枚1～2円、フルカラーで1枚10～20円程度です。

例えば、カウンター単価がモノクロで1円／枚の場合、モノクロ印刷を月間1,000枚印刷すると1,000円がカウンター料金として請求されます。
また、カウンター料金は中古機の場合、新品に比べ故障リスクが高いため、新品の約2〜3倍と割高に設定される傾向があります。月間の印刷枚数が多い場合は、印刷単価のわずかな差が総コストに大きく影響するでしょう。さらに、契約によっては、印刷枚数が少なくても支払う必要がある「最低基本料金」が設定される場合もあります。

カウンター料金の単価は、一律ではなく、契約内容や利用状況によって大きく変動します。
カウンター料金が変動する1つの要因として、機種のスペック（印刷速度）が挙げられます。高性能な高速機は本体価格が高い分、カウンター単価は安く設定されることが一般的です。逆に低速機は割高になりやすいです。1分に40枚印刷できる機種と20枚印刷できる機種の場合、40枚印刷できる機種の方が安く設定されます。
さらに、オフィスの立地も関係します。保守拠点から近い都市部は安く、郊外や離島など保守サービスにコストがかかる地域は割高になる傾向があるでしょう。これらの要因を踏まえて、最適な契約を交渉することが重要です。  

カウンター料金の経理処理で最も一般的に使用される勘定科目は、「消耗品費」または「事務用品費」です。
カウンター料金は、トナー代や消耗品の交換費用、さらには保守サービス費用を包括していますが、実態として印刷に必要な消耗品の対価と見なされることが多いためです。
また、「保守」という側面から「修繕費」で処理するケースもありますが、一度決めた勘定科目を継続して使用することが、会計処理上最も重要となります。処理に迷う場合は、「消耗品費」で計上すれば問題ありません。

ここからは、コピー機や複合機を導入する際のランニングコストであるカウンター保守契約のメリットについて解説します。

カウンター保守契約の最大のメリットの1つは、ランニングコストの予算化が容易になる点です。
カウンター料金は、印刷枚数とカウンター単価で算出されるため、毎月の印刷枚数さえ把握していれば、翌月の請求額を事前に予測できます。これにより、経費の予実管理が格段にしやすくなるでしょう。
他の契約方法と異なりトナー発注の突発的な費用も発生しないので、コスト管理が非常に簡単です。ただし、印刷枚数が毎月変わる場合は、カウンター料金も変動するので予め注意してください。

カウンター料金には、印刷に必要なトナー代が既に含まれているため、利用者はトナーが切れるたびに別途購入する必要がありません。カウンター保守契約では、トナー残量が少なくなると、業者側が自動的にトナーを無料で発送してくれます。
そのため、高額なトナーを都度経費精算する手間や、在庫管理、発注業務が不要になります。トナー切れによる業務停止リスクもなくなり、特に総務担当者にとって、機器の運用に関する煩雑なルーティンワークから解放されるという大きなメリットが魅力です。  

カウンター保守契約には、急な故障や定期的なメンテナンスにかかる費用が全て含まれています。
通常、コピー機が故障すると、部品代や出張費、技術料などで数万円以上の突発的な修理費用が発生しますが、カウンター保守契約を結んでいれば、これらの費用を別途支払う必要がありません。
また、メーカーや販売店の専門スタッフが定期的な点検や部品交換を行うため、機器を常に最良の状態に保つことができます。これにより、故障などで機器が使えない状況が予防され、業務が滞るリスクを最小限に抑えられるでしょう。高額な修理費用に備える必要がなくなり、安心して機器を使い続けられるのも大きなメリットです。  

カウンター保守契約は多くのメリットがある一方で、利用状況によってはデメリットや無駄なコストが発生する可能性もあります。 ここでは、カウンター保守契約を検討する際に知っておくべき主な注意点を解説するので、参考にしてください。 

カウンター保守契約の大きなデメリットの1つが、最低基本料金の設定です。
基本料金は、たとえその月の印刷枚数がゼロだったとしても、契約で定められた最低限の料金を支払わなければならない仕組みです。この基本料金は、業者がトナーや部品の在庫を確保したり、契約を維持したりするための費用として設定されます。
そのため、月間の印刷枚数が少ない企業や、繁忙期と閑散期の差が激しい企業は、印刷単価が相対的に割高になってしまいます。もし月間の印刷枚数が数百枚以下など極端に少ない場合は、カウンター保守契約ではない別の保守形態（キット保守など）を検討することで、コストを最適化できる可能性があるでしょう。  

カウンター料金は、コピー機や複合機のカウンターが印刷した枚数を数えて請求される仕組みです。そのため、印刷した内容が失敗やミスであっても、用紙が排出されれば1枚としてカウントされ、費用が発生してしまいます。
印刷前にプレビューで確認するなどの対策を怠ると、無駄な印刷コストを積み重ねてしまうでしょう。特にカラー印刷は単価が高いため、印刷ミスはそのまま大きな無駄な出費につながるというデメリットがあります。  

コピー機や複合機の費用は、企業の規模や月間印刷枚数によって最適な機種スペックが異なります。不必要な高性能機を選んでもコストの無駄になりかねません。ここでは、ユーザータイプ別に合ったコピー機のスペックや、それに伴う月額リース料金の目安を紹介します。  

初めてコピー機を導入する小規模オフィスやスタートアップには、初期費用とランニングコストを抑えた機種が最適です。

小規模オフィス／スタートアップなどの企業は印刷頻度が低いため、低速の機種で十分対応できます。カラー印刷よりもモノクロ印刷がメインであれば、機種のグレードを落としてリース料をさらに抑えることが可能です。ただし、カウンター料金は高速機に比べて割高になる傾向があるため、印刷単価も確認しましょう。

社員数が増え、日常的に印刷業務が発生する中規模企業には、速度とコストのバランスが良い機種がおすすめです。

この価格帯の機種は、多くのオフィスで導入されるスタンダードモデルです。印刷速度が向上するため、印刷の混雑時や大量印刷時の待ち時間を削減でき、業務効率の改善に貢献します。印刷枚数が増えるため、カウンター料金の単価交渉の余地も生まれ、トータルコストの最適化が図りやすいゾーンです。

大量の印刷を日常的に行う大企業や、不動産や士業など印刷頻度の高い業種には、業務効率化を最優先したハイスペック機が必要です。

リース料は高くなりますが、印刷速度が非常に速いため、社員の待ち時間を大幅に削減し、人件費も含めた費用対効果が高くなるでしょう。また、大量印刷を前提としているため、カウンター料金の単価が安く設定される傾向にあります。画質の高さやセキュリティ機能、クラウド連携など、高度なオプション機能も充実しています。  

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最後に、コピー機や複合機を選ぶ際に失敗しないために、選び方のポイントを解説します。コピー機は一度導入すると長期にわたって使用するため、安さだけで判断するのは危険です。ぜひ参考にしてください。

コピー機や複合機を検討する上で、機種の印刷速度は非常に重要な指標です。印刷速度が速い機種ほど本体価格が高くなり、それに伴い月額リース料金も高くなりますが、カウンター料金の単価は安くなる傾向があります。
自社の月間印刷枚数に対して低速すぎる機種を選ぶと、社員の待ち時間が増加し、結果的に業務効率が低下したり、割高なカウンター料金を支払う可能性があります。逆に、印刷枚数が少ないのに高速機を選ぶのはコストの無駄です。自社の月間印刷枚数やピーク時の印刷量を正確に把握し、それに適した速度の機種を選びましょう。  

コピー機や複合機を導入する際は、必ず設置スペースのサイズと搬入経路を事前に確認しましょう。業務用複合機は大型であるため、特にA3対応のカラー複合機は、想像以上に設置面積を必要とします。本体のサイズだけでなく、トナー交換や紙詰まり対応のために必要な作業スペース（特に背面や側面）も考慮しなければなりません。また、エレベーターやドア、廊下といった搬入経路の幅も重要です。
設置スペースに余裕がない場合、機能面で妥協してコンパクトなA4専用機を選んだり、より高額な特殊搬入費用が発生したりする原因になります。導入前に、設置予定場所の寸法を正確に測っておくことが不可欠です。

コピー機や複合機の価格は、搭載されている機能やオプションによって大きく変動します。無駄なコストを避けるためにも、本当に自社に必要な機能を見極めることが重要です。
例えば、FAX機能や両面印刷機能は多くの複合機に標準搭載されていますが、フィニッシャー（自動ホチキス留め）や大容量給紙トレイなどはオプションとなり、追加費用が発生します。特に、近年重要性が高まっているセキュリティ機能（データ消去や認証印刷）や、クラウド連携機能の有無も確認が必要です。
使用しない高機能なオプションを追加しても無駄な費用がかさむだけです。日常の業務フローを洗い出し、「コピー、プリント、スキャン」以外のどの機能が必要かを明確にして、機種を選定しましょう。  

今回は、コピー機や複合機の導入費用や当社PRONIアイミツで実際に発注のあった複合機の取引事例もご紹介。また、コピー機のリース時に重要となるカウンター料金についても解説しました。コピー機や複合機は、利用する期間も長く、業務で頻繁に利用する機器のため、費用や導入についてはしっかりと確認、検討しましょう。

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