コピー機の平均費用と料金相場｜早見表つき【2024年最新版】

カウンター料金やトナー代などを含めた費用の仕組みを確認し、実際の会社の料金表を比較していきます。リースやレンタルだけに限らず購入の費用も掲載。「どのくらいの予算感か分からない」「相場を知りたい」という方には必見の内容となっています。ぜひ会社選びの参考にしてください。

コピー機・複合機を利用するにあたって必要となるのは、主に「機器本体料金」「給紙ユニット料金」「設置料金」「PC設定料金」「カウンター保守料金」の5項目。

リースかレンタルか購入かといった契約の種別によっても費用は変わりますが、全体の費用をまとめたものが以下の表です。

【機器本体】
機器本体の料金です。リースやレンタルの場合は、一括でなく「リース料」「レンタル料」として月額で支払っていきます。最も多く利用されているリース契約では、月々8,000円〜1万5,000円程度が平均的な費用です。
レンタルや購入では中古品を手に入れることもできるので、費用を抑えたい方にはおすすめでしょう。

【給紙ユニット】
出力用の紙を保持しておくトレイのことを指します。通常、メーカー側はすべてパッケージで提供しているため、機器本体の料金に組み込まれていることがほとんどです。

【設置費】
機器本体を設置する時にかかる初期費用です。多くの場合、機器本体の料金に組み込まれています。

【PC設定費】
PCとコピー機の接続やLAN環境の設定にかかる初期費用を指します。こちらも機器本体の料金に組み込まれている場合が多いようです。

【カウンター保守料金】
新品のコピー機を導入する場合に結ぶのが、「カウンター保守契約」です。契約の際に1枚〇円という単価を設定し、毎月印刷した枚数分の料金（カウンター料金）を支払うことによって、修理費やトナー代が無料となります。基本料金が定められていますが、カウンター料金が基本料金を上回った場合、基本料金を支払う必要はありません。

1枚あたりの相場は、モノクロが1～2円、カラーが10～20円。月間コピー枚数が多ければ多いほど、1枚あたりの費用は安くなります。

しかし、
・カウンター料金が基本料金を下回る場合でも、料金の高いほう（基本料金）を支払わなければならない
・契約の際に設定した印刷単価は変更することができない

この2点には注意が必要でしょう。

本体のリース料金のほかに、カウンター保守料金も発生することは念頭に入れておきましょう。

続いてコピー機・複合機の契約種別の費用についてご紹介します。

【リース】
初期費用がかからず、毎月一定額を3年～7年ほど支払っていくのがリースです。
リース契約場合、リース料率と呼ばれる利率をもとに費用が算出されます。契約年数が長ければ長いほど利率は低くなるので、長くリース契約すると月額費用は安く済ませることが可能です。

コピー機・複合機を導入する場合にはリース・レンタル・購入の3つの選択肢がありますが、リース契約を結ぶ場合がほとんど。全体の約8割がリース契約を結んでいるといいます。

意外と勘違いされがちなのがリースとレンタルの違いです。「違いは借りられる期間の長さだけじゃないの？」と思われる方が多いですが、最も大きな違いは、新品のみ扱うのがリースであり、中古品も扱うのがレンタルであるということ。もちろん利用期間も大きく異なり、リースの場合は最低3年以上、レンタルの場合は1日のみでも借りることができます。

加えて大きな特徴としてあげられるのが、経費（損金）として計上可能である点です。

リース契約を結ぶ場合は、リース会社・販売代理店・お客様の三者間契約となり、機器の所有権はリース会社にあります。そのため、毎月のリース料金は全額損金として計上できるだけでなく、減価償却の手続き・固定資産税の支払いを自社で行う必要がありません。

しかし、リース契約の途中解約はできず、リース料金の支払い総額は購入よりも高くつくので注意しましょう。また、まずは審査に通らなければ契約ができないことも忘れてはいけません。

【レンタル】
三者間契約であるリースとは異なり、レンタルは販売代理店とお客様の二者間契約です。初期費用に加えて、期間に応じたレンタル料金を支払います。所有権はレンタル会社が保有しており、貸借対照表に計上する必要がなく経費として処理できます。

リース契約とは利用されるシーンが異なり、短期契約が可能なため、期間限定のイベントをはじめとするスポット利用が多いようです。また、リース契約に必要な審査が通らない場合、レンタル契約で機器を借りることとなります。審査が要らず気軽に借りられる点や、いつでも解約できる点は大きなメリットと言えるでしょう。しかし、レンタル料はリース料よりも割高となるので注意が必要です。

【購入】
コピー機を購入する場合、所有権を保有するのはお客様です。「資産」となるため、新たに固定資産（償却資産）税が発生しますが、売却や譲渡が可能となります。

リースやレンタルとの違いは、所有権の違いだけではありません。最も大きな違いは、購入金額をそのまま経費として処理できない点です。

購入した際の金額は、コピー機を使用できる期間（＝法定耐用年数）に応じ、減価償却費として計上していきます。コピー機・複合機の法定耐用年数は5年なので、購入金額を5年間で分割して計上していくこととなります。

月々支払っていくリースよりも総額は安く抑えられますが、初期費用としてまとまったお金が必要となるのがネックでしょう。

ここまで、契約種別の費用についてご紹介していきました。
会社によっては、受付、飲食店などにおすすめな小型複合機を取り扱っているところもあります。小型複合機は、費用を抑えられるメリットがある一方で、業務用のコピー機・複合機に比べてランニングコストがかかるデメリットがあります。コピー機・複合機の種類を含めて、目的と予算に応じた契約形態を選んでみると良いでしょう。

ここからは実際にあった取引事例をご紹介します。

実際にあった取引事例をご紹介しました。ご自身の想定するコピー機の導入がいくらでできるのか気になりましたらお気軽にお問い合わせください。

ご紹介してきたように、リース・レンタル・購入といった契約種別によって料金は変わります。しかし、理由はそれだけではないようです。さっそく見ていきましょう。

業者によって価格に差が出る理由には以下も考えられます。
・印刷機能のみを備えているコピー機なのか、スキャナーやファクシミリ機能等も備わっている複合機なのか
・印刷速度が速いのか遅いのか
・新品なのか中古なのか
そのため、どういった機能が必要なのか、どういった点を重視するのか等をあらかじめまとめておくといいでしょう。

まずはリースかレンタルか購入かを検討しましょう。
リース・購入はほとんどの業者がやっていますが、レンタルは業者が分かれている場合が多いようです。
アフターケアやサポート体制、料金プラン、取扱いメーカーをチェックし、利用形態に合わせた機器を選ぶことが重要です。

実際にコピー機・複合機・小型複合機を利用した際にはどの程度の費用になるのでしょうか。実際に料金表を公開している会社のデータをご紹介します。

コピー機・複合機・小型複合機の料金表は次の通りです。

コピー機・複合機選びで後悔しないためには、大きく3つのポイントがあります。

一般的にはリース契約が多いですが、リースは途中解約はできません。
イベントなどで短期間借りる場合はレンタルのほうが良いでしょう。購入の場合は中古の機器も検討できますが、リースやレンタルとは異なり減価償却手続きや税金が発生することも念頭に入れる必要があります。
使用したい機器や利用形態に合わせて、どういった契約種別にするかを決めましょう。

コピー機か複合機かでも料金が変わりますし、機器の印刷速度をはじめとする性能によっても料金が変わります。また、スペースをあまいとりたくない場合であれば、卓上に置ける小型複合機が良いでしょう。
依頼検討する際はどのオプションが必要で、どのオプションは要らないのかも確認しなければなりません。

リースの場合、月額でかかるリース料金のほか、「カウンター保守料金」も支払う必要があるので注意が必要です。
保守契約を結んでいないにも関わらず修理が必要となった場合には、ちょっとした修理であっても10万円を超えるなんてことも。カウンター保守契約だけでなく、年間保守契約やキット保守契約などいくつかの保守サービスがあるため、自社に最適なプランを選びましょう。


今回ご紹介した内容を、ぜひみなさまの業者選びにお役立てください！