コピー機を発注する前に必要なものは？準備すべき情報と依頼内容の整理ポイントを解説

コピー機を発注する際は、月間の印刷枚数や必要な機能、設置場所、契約形態、保守範囲を整理しておくことが重要です。情報が曖昧なまま依頼すると、見積もり金額や機種選定、月額料金、保守内容にズレが生じる可能性があります。

たとえば、モノクロ中心かカラー印刷が多いか、スキャンやFAXを使うか、A3印刷が必要かによって、適した機種や料金は変わります。また、リース・レンタル・購入のどれを選ぶかによって、契約期間や保守対応、初期費用の考え方も異なります。

本記事では、コピー機を発注する前に必要なもの、依頼時に共有するとスムーズな情報、発注内容を整理する際のポイントを解説します。

まずは、発注前に整理しておきたい情報をまとめて確認しておきましょう。発注前に準備しておくべき主な情報は以下のとおりです。

ここでは、印刷枚数や必要機能、保守範囲を整理しておく理由を解説します。これらが曖昧なままだと、見積もり金額や機種選定の前提がそろわず、後から条件を伝え直すことになりかねません。

印刷枚数や必要機能、保守範囲があらかじめ分かっていれば、発注先もニーズに合った見積もりや機種提案をしやすくなります。逆に情報が曖昧なまま依頼すると、前提条件が定まらないまま概算の見積もりが出てくることになり、後から条件を伝え直して再見積もりを取ることになりがちです。

利用人数や設置場所を伝えずに発注すると、実際の利用状況に合わない機種が提案されるリスクがあります。たとえば、複数部署で共有する前提なのに小型機を勧められるケースや、搬入経路を確認していなかったために設置直前で機種変更が必要になるケースが典型的です。情報を整理しておくことで、こうした導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

ここでは、発注時に必ず伝えておきたい10項目の情報を紹介します。印刷枚数や必要機能など、発注前に整理しておきたい基本情報を中心に解説します。

新規導入か、既存機の入れ替えか、拠点の増設にあわせた追加導入かによって、提案される機種や契約条件は変わります。「老朽化による入れ替え」「コスト見直しのための切り替え」「テレワーク拠点の新設」など、目的をひとことで伝えられるようにしておくと、発注先も的確な提案をしやすくなります。

印刷枚数は日次ではなく月間の目安枚数で伝えると、カウンター料金や機種選定の判断材料になります。目安として、数人規模のオフィスなら月数百枚程度、複数部署が共有する中規模オフィスでは月数千枚規模になることも多く、この規模感を伝えるだけでも機種選定がスムーズに進みます。カラー印刷の割合も、厳密な数字でなく「カラーは2割程度」といった大まかな目安で十分です。

実際に使う可能性がある機能を洗い出しておきます。特に、ID認証やクラウド連携は見落とされがちですが、後から追加すると割高になりやすい機能です。

頻度が低い機能も含めてリストアップしておくと、後の要否判断がスムーズになります。

対応したい用紙サイズとタイプを伝えます。たとえば、A3サイズを使うならA3対応の複合機に限られ、コンパクトなA4専用機は候補から外れます。長尺用紙を使うなら専用の給紙トレイがある機種、厚手の用紙を使うなら厚紙モードに対応した機種が必要になります。部署ごとに使う用紙の種類が異なるなら、それぞれ伝えておくと安心です。

設置を予定している部屋やフロア名を伝えておきます。設置状況によって、確認しておきたいことは以下のように異なります。

何人・何部署で共有する予定かを伝えておくと、適した印刷速度や給紙容量の判断材料になります。たとえば、10人未満で共有する場合は標準的な印刷速度の機種で足りることが多いですが、50人を超える部署で共有する場合は、高速な印刷速度の機種や、複数台への分散設置が必要になることもあります。フロアが分かれている場合は台数を分けるかどうか、増員や部署再編の予定があるかも伝えておくと、将来的な使い勝手のズレを防ぎやすくなります。

リース・レンタル・購入のうち、希望や制約があれば伝えておきます。たとえば「移転が決まっているので短期契約にしたい」「資産として保有したくない」「初期費用をできるだけ抑えたい」といった事情を具体的に伝えておくと、状況に合った提案を受けやすくなります。

月額料金の上限、初期費用にかけられる予算、保守費用まで含めた総額の上限など、できるだけ内訳を分けて伝えておきます。「月額〇円以内」のように総額だけを伝えると、内訳の配分は発注先の判断になりかねません。たとえば、総額を抑えるために保守の訪問対応が少ないプランで提案されることもあり、故障時にすぐ対応してもらえず困るケースも考えられます。

いつまでに使い始めたいかを伝えておくと、発注先で納期や在庫状況を踏まえた提案がしやすくなります。機種によっては手配から設置まで数週間程度かかることもあるため、移転やオフィス増設に合わせる場合は、余裕を持って予定日を共有しておきましょう。

希望する保守サポートの範囲を具体的に伝えておきます。トナー交換や修理の対応スピードは事業への影響が大きい部分なので、特に重視する点があれば明確に伝えておくとよいでしょう。

ここでは、共有しておくと自社の状況に合った見積もりを受け取りやすくなる情報を紹介します。現在の利用状況やオフィスの環境、社内のルールが分かると、発注先も確認事項を絞り込みやすくなります。

現在の利用状況を伝えておくと、入れ替え先の機種選定に役立ちます。

特に入れ替えの場合、現状との差分が分かると適正な機種規模を判断しやすくなります。

搬入や設置に関わる情報が分かると、設置可否や搬入作業の見積もり精度が上がります。

特に、高層階でエレベーターが使えない場合や、廊下・扉の幅が狭い場合は搬入方法自体を検討する必要があるため、早めに共有しておくと安心です。レイアウト図や写真があれば、そのまま共有すると確認の手間が減ります。

よく使う印刷物の種類を伝えておきます。用途によって求められる印刷品質や給紙方法が変わるため、具体的な使用シーンを共有しておくと、より要望に合った機種を提案してもらいやすくなります。

印刷物の持ち出し制限や、機密文書を扱う部署があるかどうかなど、社内のセキュリティルールがあれば伝えておきます。たとえば、個人情報や取引先情報を含む書類を扱う部署がある、外部への情報漏えいを防ぎたいといった事情があると、本人が認証するまで出力されないパスワード付き印刷や、誰がいつ何を印刷したかを記録できる印刷ログ機能が必要かどうかの判断材料になります。

複数社を比較する予定がある場合は、料金プランと保守条件をそろえて依頼すると、見積もりを比較しやすくなります。コピー機の料金プランには、印刷した枚数に応じて課金される「カウンター従量制」と、月額固定で一定枚数まで印刷できる「定額プラン」があり、プランの種類が違うと単純に金額を比較できません。同じプランタイプで見積もりを依頼するか、想定枚数を伝えて総額を試算してもらいましょう。保守条件は、対応範囲や訪問頻度によって費用や安心感が変わるため、希望する保守内容を具体的に伝えたうえで比較することが大切です。

ここでは、整理した情報をもとに、発注内容をどう決めるかを解説します。印刷枚数や契約形態など、5つの視点で判断のポイントを紹介します。

印刷枚数や利用人数に応じて、印刷速度と給紙容量に余裕のある機種を選びます。月数千枚を超える利用や複数部署で共有する場合は、給紙トレイが複数付いた機種を選ぶと、用紙切れの頻度を抑えられます。反対に、10人未満・月数百枚程度の利用であれば、コンパクトな機種で十分です。無理に高スペックな機種を選ぶと、月額料金だけが上がってしまいます。

洗い出した機能のうち、使用頻度が低い機能は思い切って外すという判断も有効です。たとえばFAXをほとんど使わない、スキャンはスマートフォンやスキャナーアプリで代替できる、製本は外部の印刷会社に依頼しているといった場合は、その機能を外すだけで月額料金を抑えられることもあります。一方で、業務上必要な機能まで削ってしまうと、後から別のツールや外注で代替する手間やコストがかかる場合もあるため、コストだけで判断しないことも大切です。

契約形態を選ぶ際は、以下を目安にすると判断しやすくなります。

資産として保有したいか、初期費用をどれだけ抑えたいか、利用期間の見通しがどの程度立っているかによって、向いている契約形態は変わります。利用予定期間が短い、あるいは移転や増員の予定があり未確定な場合は、契約の縛りが少ないレンタルが向いています。

設置場所の制約に応じて、機種のサイズを判断します。

見積もりを比較する際は、月額料金だけでなく、印刷1枚あたりのカウンター料金や保守費用も含めて判断することが大切です。カウンター料金には、トナー代や保守対応の費用が含まれていることが多く、モノクロが1枚1〜2円程度、カラーが1枚10〜20円程度が目安です。月額料金が安く見えても、カラー印刷のカウンター料金が高めに設定されていると、印刷枚数が多い部署では総額が逆に高くなることもあります。カウンター料金は印刷枚数によって変動するため、月間の利用量とあわせて確認しておきましょう。

料金について詳しくは、「コピー機／複合機の費用相場」についてまとめた以下の記事を参考にしてください。

コピー機の発注では、印刷枚数や必要機能、契約形態といった必須情報と、レイアウト図やセキュリティルールといった補足情報を分けて整理し、それぞれを機種選定や契約形態の判断に活かすことが大切です。まずは必須の情報から整理し、余裕があれば補足情報もあわせて伝えてみてください。

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