コピー機を発注するコツと注意点｜見積もり前に確認すべきポイントを解説

コピー機を発注する際は、月間印刷枚数や必要な機能、見積もり内容、カウンター料金、保守範囲などを事前に整理しておくことが重要です。確認が不十分なまま発注すると、印刷速度や機能が業務に合わなかったり、月額費用が想定以上に高くなる可能性があります。たとえば、カラー印刷が多い場合はカウンター料金の単価が固定費に大きく影響します。コピー機は数年単位で利用することが多いため、発注前に費用と運用の両面から比較検討することが大切です。

本記事では、コピー機の発注で失敗しやすい理由をはじめ、発注を成功させるためのポイント、見積もり・契約・保守対応で注意すべき点、発注前に確認しておきたい項目について解説します。

コピー機の発注では、利用状況や費用、保守内容の確認不足によって失敗するケースがあります。まずは、発注前に起こりやすい失敗理由を確認しておきましょう。

コピー機の発注で失敗しやすい理由の一つが、月間印刷枚数や利用人数、必要な機能を整理しないまま依頼してしまうことです。

例えば、月間印刷枚数が数千枚以上あるオフィスで小型機を選ぶと、印刷速度や給紙容量が足りず、印刷待ちが増える可能性があります。一方で、月間数百枚程度の利用にもかかわらず高性能な複合機を導入すると、月額費用や保守費用が負担になりやすくなります。発注前には、月間印刷枚数、利用人数、利用目的、必要機能を確認し、自社の使い方に合う機種を選ぶことが大切です。

コピー機を選ぶ際に、本体価格や月額費用の安さだけで判断するのも注意が必要です。コピー機は、本体価格以外にも以下の費用がかかる場合があります。

初期費用や月額費用が安く見えても、カラー印刷の単価が高額の場合や保守対応が別料金の場合、長期的には割高になることがあります。例えば、カラー印刷の単価が1枚10円違う場合、月1,000枚印刷すると月1万円、年間では12万円の差になります。本体価格や月額リース料だけでなく、契約期間中にかかる総額で比較しましょう。

詳しくは、「コピー機の費用相場」をまとめた以下の記事も参考にしてください。

コピー機は業務で日常的に使うため、保守内容を確認しないまま発注すると、トラブル発生時に想定外の費用や作業負担が発生する可能性があります。保守内容を確認する際は、以下の点を確認しましょう。

例えば、トナー交換や部品交換が保守契約に含まれていない場合、交換のたびに費用や手配の手間がかかります。また、故障時の訪問対応が遅いと、請求書や契約書を出力できず、業務が止まることもあります。コピー機の利用頻度が高い企業ほど、故障時の対応遅れによる影響は大きくなります。発注前に、保守契約に含まれる範囲や消耗品の扱い、対応時間を確認しておきましょう。

コピー機の発注を成功させるには、印刷枚数や必要機能、設置条件を事前に整理することが大切です。ここでは、発注前に押さえておきたいコツを紹介します。

コピー機は、印刷枚数や使い方によって適した機種が変わります。発注前に現在の利用状況を把握しておくと、必要以上に高性能な機種を選んだり、処理能力が足りない機種を選んだりするリスクを避けやすくなります。

月間印刷枚数が少ない場合は、コンパクトな機種やレンタルで十分なことがあります。一方、月に数千枚以上印刷する場合は、印刷速度や給紙容量を重視しましょう。営業資料や提案書を頻繁に印刷する場合は、カラー印刷の品質だけでなく、カラー印刷の単価も確認しておきましょう。印刷枚数が多いほど、月額費用に差が出やすくなります。

コピー機を発注する前には、設置場所や搬入条件も確認しておきましょう。コピー機は一定の設置スペースが必要で、機種によっては搬入経路や設置環境によって追加費用や作業延期が発生する場合があります。

大型の複合機を導入する場合、設置場所や搬入経路によっては当日に搬入できず、設置日が延期になることがあります。階段搬入や特殊搬入が必要になると追加費用が発生することもあるため、不安がある場合は、発注先に搬入可否の確認を依頼しておきましょう。

コピー機を発注する際は、予算と希望納期をあらかじめ決めておきましょう。予算や導入時期を伝えることで、発注先も現実的な機種や契約方法を提案しやすくなります。

上記はあくまで一般的な目安です。実際の費用や納期は、機種、在庫状況、保守内容、設置工事、初期設定の有無によって変わります。たとえば、小規模オフィス向けの機種と中〜大規模向けの複合機では、初期費用や月額費用に大きな差が出るため、月間印刷枚数に合った機種で比較することが重要です。

購入・リース・レンタルのいずれを選ぶ場合も、月額費用だけでなく、カウンター料金や保守費、設置費、設定費を含めた総額で比較しましょう。導入時期が決まっている場合は、在庫確認や設置工事の期間も含めて早めに相談することが大切です。

リースを検討している方は、「格安でおすすめのコピー機リース会社」をまとめた以下の記事も参考にしてください。

コピー機を発注する際は、複数社から見積もりを取り、提案内容を比較しましょう。1社だけでは、価格や契約条件、保守内容が適切か判断しにくいためです。比較する際は、月額費用だけで判断せず、以下の項目も確認しましょう。

特に、月間印刷枚数が多い企業では、月額費用よりもカウンター料金の差が総額に影響しやすくなります。想定枚数をもとに各社の年間費用を試算し、月額費用が安く見える提案でも総額で不利にならないか確認しましょう。

コピー機の発注では、見積もりや契約内容、保守範囲を確認しないまま進めると、追加費用や運用トラブルにつながることがあります。ここでは、発注時に注意したいポイントを解説します。

コピー機の見積もりでは、どの費用が含まれているのかを必ず確認しましょう。主な費用には、本体費用、リース料、レンタル料、カウンター料金、設置費、搬入費、初期設定費、保守費、消耗品費などがあります。見積もりに含まれていない項目があると、導入時や運用開始後に追加費用が発生する可能性があります。特に確認したいのがカウンター料金です。モノクロとカラーで単価が異なることが多いため、月間の印刷枚数をもとに費用を試算しておきましょう。

コピー機の導入方法には、購入・リース・レンタルがあります。購入は初期費用が大きくなりやすい一方、リースやレンタルは月額で利用できるため、初期費用を抑えたい場合に選ばれやすい方法です。ただし、契約期間や中途解約の条件、保守費・カウンター料金の扱いは契約形態によって異なるため、総額と条件をあわせて確認しておきましょう。

購入の場合は初期費用として数十万円〜100万円以上かかることがあり、リースは月額数千円〜数万円程度、レンタルは月額1万円〜数万円程度が目安です。長期利用を前提とするなら購入やリース、短期間の利用や一時的な増員対応ならレンタルが向きやすいでしょう。ただし、実際の費用は機種、契約期間、カウンター料金、保守内容、設置費、初期設定費によって変わります。

保守契約では、訪問修理・部品交換・トナー配送の有無に加えて、対応時間や対象外となるケースも確認しておきましょう。特に、当日対応の可否や代替機の手配可否は、業務停止を避けるうえで見落とせない項目です。対応が翌営業日以降になる場合、請求書発行や契約書印刷などの業務が止まることもあります。コピー機を頻繁に使う企業ほど、故障時の連絡先や復旧までの流れを事前に把握しておくと安心です。

コピー機を発注する際は、納期や搬入、設置、初期設定の対応範囲も確認しましょう。納品後にパソコンとの接続設定、ネットワーク設定、スキャン保存先の設定、FAX設定、印刷ドライバーのインストールなどが必要になることがあります。

これらの作業を発注先がどこまで対応してくれるのか、自社で行う必要があるのかを事前に確認しておきましょう。例えば、複数台のパソコンへの印刷ドライバー設定や、部署ごとのスキャン保存先設定を自社で行う場合、台数や部署数によっては数時間〜半日程度かかることがあります。

初期設定まで発注先に依頼できれば、社内担当者の作業負担を減らし、導入当日から使い始めやすくなります。ただし、設定費が別途かかる場合もあるため、見積もり時に対応範囲と費用を確認しておきましょう。既存コピー機の撤去や返却が必要な場合は、その対応有無や費用も確認しておくことが大切です。

コピー機は、発注後の設置準備や初期設定も重要です。導入後すぐに使い始められるよう、事前に確認しておきたいポイントを紹介します。

発注後は、設置日や搬入経路、社内準備を早めに確認しましょう。コピー機の搬入では、入口、通路、エレベーター、設置場所までの動線を確認する必要があります。搬入経路が狭い場合や階段搬入が必要な場合は、追加費用や作業時間が発生することがあります。

また、設置場所の周辺に電源やLAN環境が整っているか、用紙やトナーを保管するスペースがあるかも確認しておきましょう。設置当日に準備不足が判明すると、搬入や設定作業が延期になったり、追加作業費が発生したりする可能性があります。移転日や業務開始日に合わせて導入する場合は、設置前日までに電源・LAN環境・設置スペースを確認しておきましょう。

コピー機の設置後は、接続設定や動作確認を行いましょう。具体的には、パソコンから印刷できるか、スキャンデータを指定フォルダに保存できるか、FAX送受信ができるか、両面印刷やカラー印刷の設定が反映されるかを確認します。利用者が多い場合は、代表的な端末だけでなく、実際に利用する部署や担当者の端末でも確認しておくと安心です。

また、紙詰まり時の対応方法、トナー交換の方法、保守窓口への連絡方法など、基本的な利用方法を社内で共有しておくことも大切です。導入直後の疑問を放置すると、利用者ごとに設定や使い方がばらつき、問い合わせ対応の負担が増えることがあります。最初に操作ルールをそろえておくことで、導入後の混乱を抑えやすくなり、現場からの問い合わせも減らしやすくなります。

コピー機の発注前に確認すべき項目を整理しました。見積もりや契約内容だけで判断すると、導入後に想定外の費用や運用負担が発生することがあります。導入後に後悔しないために、以下のチェックリストを活用してください。

これらのポイントを事前に整理しておくことで、発注先との認識のズレや契約後のトラブルを防ぎやすくなります。コピー機は導入後も継続して使うため、月額費用だけでなく、カウンター料金や保守対応、設置後の運用まで含めて確認しましょう。

コピー機の発注を成功させるには、自社の印刷枚数や必要機能に合った機種と、信頼できる発注先を選ぶことが大切です。しかし、コピー機を取り扱う会社は数多くあり、対応できるメーカーや機種、リース条件、保守内容、カウンター料金、設置対応の範囲も会社によって異なります。自社だけで比較検討するには、時間と手間がかかることも少なくありません。

PRONIアイミツでは、豊富なコピー機の発注会社情報をもとに、企業のニーズに合った発注先選びをサポートしています。月間印刷枚数、必要機能、予算、希望納期、保守体制などの条件を整理したうえで複数社を比較できるため、自社に合う会社を効率的に探すことが可能です。

コピー機の発注先選びで迷っている方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。