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コピー機の選定ポイント

最適な導入形態を選択する

新品購入・中古購入・リース・レンタル、最適な導入形式を選択。

コピー機・複合機を導入する際は、まず機器を購入するのか、レンタルするか、リースにするのかを決めましょう。

新品購入

初期費用は高くなりますが、メンテナンスが手厚くランニングコストが安いというメリットがあります。3年以上使うならば中古よりも新品の方が総額で安くなる場合があります。ちなみにコピー機・複合機の耐久年数は5年で、かつメーカーの部品供給は8～9年が限界のため、利用できる期間は5～10年程度になります。

中古購入

新品の1/3、1/4といった値段で購入することができますが、その分保守料金が高い、メンテナンスがない場合がある、あっても2～3年の期限付きなどのデメリットもあります。短期利用の場合は中古購入が適しているでしょう。

リース

リースは業者が機器を新規購入し、それを借りる長期契約です。リースは新品を安い月額費用で利用できますが、契約が長期になり、中途解約ができないというデメリットもあります。また、機器の管理は自社で行わなければいけません。契約期間は耐久年数と同じ5年が一般的のようです。契約終了後は元の10分の1ほどの月額費用で再リース契約を結ぶことができます。

レンタル

レンタルは業者から中古品を借りる短期契約です。中途解約が可能で、レンタルした物品の管理はレンタル会社が負います。月額費用は割高になるケースが多いため、短期間の利用に適しています。

導入形態を選択する際は、初期費用や月額費用のみに注目するのではなく、どのくらいの期間使用するのか、使用できるのか、保守やメンテナンスにどのくらい費用がかかるのかを考え、トータルの費用を考慮するようにしましょう。

必要な機能で選ぶ: FAXやスキャナー、必要な機能だけを選択する。; カラーかモノクロか、FAX機能やプリンター機能、スキャナー機能は必要か、主に利用する用紙サイズは何か、利用する人数なども事前に検討してから機種を選びましょう。利用する人数が2人以上になると、ネットワークでコピー機を共有することになります。中古品の場合にはネットワーク共有ができない機種やWindowsでは利用できてもMACでは利用できない機種などもあります。必ず、OSの種類やバージョンを控えて、機種を選択する際に確認しておきましょう。さらに、1分あたりの印刷可能枚数やカラー印刷の発色なども確認しておくとよいでしょう。月間の印刷・ファックス送受信・コピーの合計枚数を調べ、それに対応した機種を選ぶことで、故障を防ぎ、メンテナンスの費用を抑えることにつながります。

保守契約の種類を選択する

3つの保守契約から最適なものを選択する！

コピー機・複合機をリース・購入する場合、任意で保守契約を結ぶことができます。代表的な保守契約は以下の3種類です。

カウンター方式

カラー・モノクロにそれぞれ1枚あたりの単価を設定し、使った枚数分を保守料金として支払う仕組みです。単価は機種によって異なり、請求は基本的に1か月単位となります。この料金には「本体内の感光体、現像剤の使用料」、「トナーおよび保守サービス費」が含まれ、例えば紙詰まりなどでサービスマンが訪問修理したり、部品の交換が必要になった場合でも追加料金が請求されることはありません。トナーは別途購入が必要な機種もあります。カウンター料金の単価は新品の場合でモノクロ3円程度、フルカラー20円程度、中古の場合はその倍が相場となっています。

以下のような場合はカウンター方式が適しています。

　・毎月500～1,000以上平均して出力する

　・中～高速機を導入する

キット方式

キットトナーを購入することで、部品交換が必要となった場合の供給やトナー、その他消耗品の供給およびトータルな保守サービスが実施される仕組みです。この料金には「本体内の感光体、現像剤の使用料」、「トナーおよび保守サービス費」が含まれています。契約期間は1回購入してからトナーがなくなるまで、もしくは5年が経過するまでとなっており、その後は再度トナーキットを購入しなければいけません。基本的にキットトナー以外の保守料金はかかりません。

以下のような場合はカウンター方式が適しています。

　・毎月の印刷枚数が500枚以下

　・1か月ごとの出力枚数にバラつきがある

スポット保守方式

契約者の依頼に応じて点検や修理、感光体やその他部品の交換、および消耗品の提供を有償で行う保守サービスです。その際に必要な費用がその都度発生し、かつ割高になってしまうことが多いため、推奨している業者は少ないです。しかし、中古で購入する場合はスポットしか受けられない場合もありますので、事前によく確認することが大切です。

保守内容は充実しているか

保守内容をチェックする3つのポイント。

保守内容は業者によって異なり、例えば保守費用が安い業者などはメンテナンスサービスの質が低いことがあります。以下の点を事前に確認し、保守内容に問題がないかチェックするようにしましょう。

問題があった時に訪問するだけでなく、定期的なメンテナンスがあるか
障害対応に迅速に対応してくれるか（1時間以内に訪問してくれるか、電話で解決してくれるか）
自社メンテナンスを行っているか
メンテナンススタッフの技術力に問題はないか（清掃するだけのパートスタッフではないか）

コピー機の費用・料金相場情報

アイミツでは独自調査やお客様の声からコピー機・複合機における料金相場情報を集めています。導入形式や導入する機種などよっても大きく料金体系も変わる中で、何が必要なのか、どのようなサービス形態なのかを考慮し、自社に合った業者を見極めることが大切になります。

コピー機・複合機の相場

導入形式によってさまざま、初期費用は新品購入が最も高額。

新品購入の相場

本体	100～150万円
カウンター費用	モノクロ3円程度、フルカラー20円程度

中古購入の相場

本体	10～50万円
カウンター費用	モノクロ5円程度、フルカラー30円程度

リースの相場（カウンター料含む）

1〜3,000枚	8,000〜15,000円
2,000〜5,000枚	15,000〜20,000円
4,000〜7,000枚	19,000〜25,000円
8,000枚以上	20,000〜29,000円

レンタルの相場（1カ月間）

・10,000円～30,000円程度

コピー機のトラブル事例

リースの方が安いと思って決めたら、途中解約が出来ずに困ったことになったなどの特有の問題は頭の痛い悩みでもあるようです。コピー機・複合機にかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひアイミツにご相談下さい。

リース契約の方が安いと説明されたが、実際は購入した方が安かった: 事前にネットの口コミなどで判断、長期目線でコストパフォーマンスに優れたものを選択。; リース契約の場合、購入する場合に比べ1度にかかる費用は少ないですが、契約が長期間になればなるほどトータルコストは増えていきます。そのため場合によっては購入よりも高コストになるケースもあります。「リース契約の方が安い」という業者の言葉を鵜呑みにするのではなく、リースした場合と購入した場合のコストを自社でシミュレーションし、両者のメリット・デメリットをよく考えたうえで決めるようにしましょう。また、他にも「機器を交換すると経費削減になると話を持ち掛けられたが、リース代を含めると前より高額になってしまった」というケースや「現在のリース契約をもっと安く出来ると言われて契約したが、実際には安くなっていなかった」ケースなどもあります。こうした失敗をしないためにも、複数の業者に見積もりをもらう、口コミを調査するなどして悪質な業者でないかを見極めるようにしましょう。

長期契約を結んだが、不要になってしまった: リース契約は中途解約出来ないことを念頭に。; リース契約は通常、年単位の長期契約になります。リース契約後は中途解約ができませんので、このことを念頭に置いたうえで、本当にリース契約が必要かどうかをよく考えるようにしましょう。途中で不要になる恐れがある場合や、使い勝手を確認したいというような場合は、まずレンタルを利用してみるとよいでしょう。

リースの途中で機器が壊れてしまった: 故障時のために、保守契約の確認と修理費の負担率を事前に確認。; リース契約の場合、リース会社には修理や保障義務がありません。そのため、リースの途中で機器が壊れてしまった場合は借主側の負担で修理が必要になります。急な故障で高額の修理費用がかかってしまった、などということにならないためにも、必ず保守契約を結ぶようにしましょう。また、保守費用はいくらか、もし故障してしまった場合の修理費の負担率はどのようになっているかなどを確認するようにしましょう。

リース契約を結んだがやっぱり取り消したい: リース契約はクーリングオフがありません、解約する場合は違約金が発生。; 営業マンのセールストークに流されてリース契約を結んだが、クーリングオフしたいというケースです。残念ながらクーリングオフは消費者保護を対象とした制度であるため、事業者同士の取引の場合は適用されません。（導入した機器を自宅用途などにも利用している場合は適用されることもあります。）また、リース契約は中途解約ができず、解約するには違約金が発生してしまいます。本当にリース契約が必要なのか、その業者で問題はないのか等を熟考した上で契約するようにしましょう。

リース費用とは別に高額のカウンター料金を請求された: リース費用だけで判断しない、総額料金を事前に確認する。; 複合機やコピー機をリースすると、リース費用とは別に保守・メンテナンス費用として、使用枚数に応じたカウンター料金が必要になります。（その他の保守契約方法もあります。）中には格安のリース費用で客を釣り、後で高額なカウンター料金を請求するという悪質な業者も存在します。そのため、リース費用だけで判断するのではなく、保守費用も含めたトータルコストで比較することが大切です。また、ファックスの受信やパソコンからの出力時もカウンター料金が課金されることがありますので、事前に契約内容をよく確認するようにしましょう。

コピー機のよくある質問

コピー機についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

Q 購入する場合とリースとレンタルの違いを教えてください。: A 購入・リース・レンタル、それぞれの相違点。; リース・レンタルの場合、ビジネスフォンを購入する場合にかかるまとまった資金がかかりません。また、機器に対する保険や税金の処理、資産管理が不要です。リースの場合は、新品の機器が使用できますが、与信審査が発生し、契約期間内の解約には解約金を支払う必要があります。レンタルの場合は、短期の利用ができますが、１日あたりの料金はリースに比べ高額になります。

Q コピー機・複合機のリース期間はどのくらいですか？: A リース契約期間は耐用年数によって決定。; リースの契約期間は、法律で定められた耐用年数に応じて設定されています。耐用年数が10年未満の機器であれば、耐用年数の70％～120％の期間内で契約期間が決まります。コピー機・複合機の場合は5年が一般的な契約期間とされています。状況に応じて契約期間の相談に柔軟に応じられるリース会社をお選びください。

Q メンテナンスはおこなってもらえますか？: A 業者によって保守内容が異なります、事前に確認が必要。; 基本的に、レンタル・リース会社でメンテナンスやトラブル対応などの保守をおこなっています。出力枚数に応じて月額費用が発生するカウンター方式、キットトナーを購入するキット方式、トラブル対応を依頼するたびに料金が発生するスポット保守方式の3つが代表的な保守契約です。業者によって保守内容が異なるので、確認するようにしましょう。

Q リース開始までの期間を教えてください。: A スムーズにすすめば、最短4日程度でリース契約完了。; リースを利用するには、利用者の与信審査と連帯保証の契約がおこなわれます。通常、与信審査は1～3日程度で完了しますが、機器や量により前後します。連帯保証は、法人の場合、代表者が保証人となります。与信審査の状況によっては第二保証人が必要になる場合があります。スムーズにすすんだ場合は、4日程度でリース契約が完了するでしょう。

Q 設立間もない企業でもリースを利用できますか？: A 第二連帯保証人を立てれば、設立間もない企業でもリース可能！; リース会社によっては利用できないことがあるでしょう。一般的には設立1年以上経過していることが利用の条件とされています。また、利用が可能な場合でも、多くの場合第二保証人が必要となります。与信審査の状況によっては設立1年未満の企業でもリースが利用できることがありますので、リース会社にご相談ください。

Q リース・レンタルの契約期間内での解約は可能ですか？: A リース契約期間内の解約は違約金が発生、レンタルの場合は解約金などありません。; リースをご利用の場合は基本的に契約期間内には解約できません。やむを得ない場合は、解約金などを支払うこととなります。見積もり請求時に解約の場合の条件をご確認ください。また、リース中に、より新しい機器に交換したい場合などは、使用中の機器の残債を引き継ぐことになります。レンタルの場合は基本的に解約金などはかかりません。

Q リース契約期間終了後、機器はどうなりますか？: A リース契約終了後、継続と返却それぞれの対応。; 契約期間終了前に、リース会社より継続して使用するか、契約を終了して返却するかの打診があります。継続の場合は1ヶ月程度のリース料金で１年間使用できます。契約終了の場合は、リース会社の指定する場所に返却となります。一般的に、返却にかかる費用は利用者が負担することになります。

Q 中古コピー機・複合機を購入する場合、保証やメンテナンスはついていますか？: A 中古コピー機などの保証期間は1週間～1ヶ月、メンテナンスは2～3年保守契約。; 保証は、各販売店によりますが、購入後1週間～1ヶ月程度の保証を付けていることが多いでしょう。機器が正常に動作するかどうか、早めにご確認ください。メンテナンスは、2～3年の短期間の保守契約を結べる場合もありますが、スポット保守しか対応していない場合も多いです。見積もり請求時に保証やメンテナンスについてもご確認ください。

Q 中古コピー・複合機に付属のトナー・インク等は保証の対象ですか？: A 中古コピー機などのトナー・インクは利用者負担。; 中古コピー機等を購入した際に同梱されているトナーなどの消耗品は、基本的に引き取りの際についていたもので、新品の保証はありません。そのため、購入後トナーがすぐ無くなってしまっても、利用者が新たに購入する必要があります。中古機器販売店によっては消耗品を安く提供してくれる場合があるので、見積もり請求時にご確認ください。

Q 中古コピー機・複合機を購入する際、不要になった機器の引き取り・買取りは可能ですか？: A 中古OA機器取扱店なら、不要な機器の買取・引取に対応可能。; 中古OA機器取扱店であれば、買取りに応じられる場合が多いようです。ただ、非常に古いもの、動かないもの、付属品が無くなってしまったものは一般的に買取りができません。処分したい場合は、廃棄にかかる料金を負担したうえで引き取りをおこなってもらうことができます。

Q 中古コピー機・複合機は安いですが品質に問題はないでしょうか。: A 中古品を購入するときは、年式と付属品の有無を確認が必須。; 基本的に販売店でメンテナンス、清掃、動作確認をおこなったうえで販売しているので、購入後にすぐ動かなくなるようなことは少なく、見た目にも新品同様に見えるものもあります。どのような経路で販売されているかや、付属品の有無、年式などを見積もり請求時に確認し、ご納得いただいたうえで購入してください。

コピー機の用語・基礎知識

コピー機・複合機のシェア: コピー機・複合機の2012年の国内シェアは1位キヤノン28.9％、2位リコー27.0％、3位富士ゼロックス23.3％、4位シャープ8.1％となっています。

リース: リースとは「機械や設備を長期間賃貸すること」で、借主を特定の相手に限定する点でレンタルと区別されます。通常2～10年の長期契約で、所有権はリース会社、保守や保全責任はユーザー側にあります。経営面では資金の固定化を免れる、固定資産税が不要といったメリットがありますが、いったん契約してしまうと中途解約はできないので、契約には十分に注意が必要です。契約終了後はリース会社に返却かもしくは再リース契約を結ぶことになります。所有権移転リースの場合はユーザーの資産となりますが、それ以外の場合所有権はリース会社のままなので注意しましょう。

レンタル: レンタルとはリースと違い、「機械や設備を短期間賃貸すること」で、借主は不特定多数となります。月・週単位の短期間が一般的で、所有権も保守責任もレンタル会社にあります。月々の費用はリースよりも割高ですが、中途解約が可能なのでリスクが少ないとも言えます。

カウンター保守契約: 複合機やコピー機の保守契約の1つで、基本料金にプラスしてプリントした枚数に応じたカウンター料金が請求されるというものです。メーカーによってはトナー料金が含まれている場合もあります。

キットトナー保守契約: 複合機やコピー機の保守契約の1つで、コピーキットと呼ばれるトナーカートリッジを購入することで、トナーが切れるか一定期間が契約するまで保守契約が続くというものです。