上手く活用して仕事の効率アップ！コピー機・複合機の便利機能14選【2024年最新版】

オフィスに欠かせないOA機器の1つであるコピー機・複合機。近年では印刷やスキャン、FAXといった機能にくわえ、クラウドツールとの連携や、書類や手書きメモを文字コード化できる機能を備えた製品も増えています。

本記事では、そんなコピー機・複合機で使用できる便利な機能をまとめて解説します。「業務効率化に役立つ機能を知りたい」「機能を理解した上で複合機を選びたい」という方は、ぜひ参考にしてください。

まずは、コピー機・複合機の基本である「印刷」に関する6種類の機能を解説します。

集約印刷は、複数の原稿を1枚のコピー用紙にまとめて印刷する機能です。2枚の原稿を1枚の用紙にまとめる場合は「2in1印刷」、4枚の原稿なら「4in1印刷」と呼ばれます。

操作方法やメーカーや機種によって異なりますが、業務用のコピー機・複合機の多くではタッチパネルに表示されるメニューから「集約」や「分割」を選び、原稿面を選択、両面印刷の場合は「開き方向」を設定して印刷します。用紙代の大幅な節約につながるでしょう。

ただし、複数の原稿を1枚にまとめれば当然ながらそれだけ文字や画像は小さくなるため、情報量の多い原稿の場合は注意が必要です。

用紙サイズの異なる原稿を1回でまとめて印刷できる機能で、コピー機・複合機のタッチパネルのメニューから「自動用紙」や「自動倍率」を選ぶことで、用紙サイズを統一しての印刷はもちろん、それぞれの原稿サイズに合わせた用紙サイズでの印刷も可能です。

サイズ別に分けて作業をする際と比較して手間が大幅に抑えられるほか、複数の資料から一部のページを抜粋して新たに資料としてまとめる場合にも役立つでしょう。

名前のとおり、予約中もしくは印刷中のものを中断し、割り込んで印刷する機能です。コピー機・複合機の基本機能として、多くの製品に実装されています。

急ぎで印刷が必要にもかかわらず、大量の印刷が行われている場合であっても、この機能を活用すれば前の印刷を待つ必要がありません。操作方法としては、初期設定などで「割り込み印刷優先機能」を設定するだけで使用が可能となるようです。

データをすぐに印刷せず、コピー機・複合機のハードディスクドライブに一時的に留め置く機能です。

機密情報が含まれる原稿をほかの人に見られたくない場合や、ほかの人が出力した原稿と自分の原稿が混ざるのを避けたい時に役立ちます。また、PCからコピー機・複合機へデータを転送するため、「コピー機・複合機に原本を放置してしまった」といったことも避けられます。

複数ページで構成される資料を、原本のページ順で1セットごとに出力する機能です。割り込み印刷と同様にほぼすべてのコピー機・複合機に標準で備わっており、タッチパネルの「仕上げ」や「出力形式」といった項目から「ソート」に設定した上で印刷します。

手作業でページ順に並べ直す手間もかからないだけでなく、後述の「フィニッシャー」機能を活用すればソート印刷した資料をそのままホチキス留めすることも可能です。

任意で選択した範囲を消去した上で印刷する機能です。資料に機密情報が含まれている場合や、FAX用紙に印字された受信日時を伏せたい時などに役立ちます。

また、印刷物をファイルやバインダーで保管するにあたって、ホチキスの痕やパンチ穴、見開きコピーによってできた影などを消すために、この機能を利用する人も多いようです。

続いては、スキャンやデータ化、製本関連の5つの機能を解説していきます。

手書きの文字や資料に印刷された文章を「文字コード」に変換し、データとして取り込むのがOCR※機能です。
※Optical Character Recognition（光学文字認識）の略称

通常のスキャンと同様に原稿を画像として読み込んだ上でレイアウトを分析し、さらに1行ごと、1字ごとに文字列を分解処理してデータ変換するというのが大まかな仕組み。データ化された文字はそのままExcelやWordなどで編集・保存できるため、1字1句確認しながら手作業で入力する手間が削減できます。

ただし、OCRの精度は100％ではなく、文字のサイズや文字間によっては誤認識されることもあるため、確認作業を怠らないようにしましょう。

コピー機・複合機でスキャンしたデータをクラウド上に保存すれば、外出先からでもPCやスマートフォンなどからアクセス可能。移動中に書類の確認や編集作業が行えれば、業務効率の飛躍的な向上にもつながります。セキュリティに配慮された製品も数多く登場しているため、情報漏えいのリスクも抑えられるでしょう。

実際に、テレワークの推進やセキュリティ強化の一環として、コピー機・複合機のクラウド連携機能を活用している企業も少なくないようです。

クラウド連携とあわせてデータの管理・運用に役立つのが、コピー機・複合機のドキュメントファイリング機能です。コピーした原稿やスキャンデータを端末のハードディスクドライブ内に保存することで、いつでも必要な時に印刷できます。

この機能を活用すれば、印刷のたびに原本の用紙を持ち出して汚してしまうことや、紛失してしまうこともありません。都度原稿の読み取りを行う必要もないので、スピーディーな出力が可能です。

カタログやパンフレットをそのままの形でコピーできる機能です。見開きの状態でコピーするだけで、原本と同じように両面の冊子状に仕上がります。冊子状の資料を大量にコピーする必要がある場合でも、最小限の負担で作業が進められるでしょう。

なお、ブック複製は表裏4ページの両面印刷となるため、合計ページ数が4の倍数以外の場合、端数のページが白紙となります。

コピーした原稿のホチキス留めや中綴じを行うコピー機・複合機の機能が「フィニッシャー」です。自動でホチキス止めするタイプと、ホチキスを使わず圧力で固定するタイプの2種類があり、ページ数が多い印刷物には前者、簡易的な資料などを綴じる際は後者が使われるのが一般的とされています。

いずれも手作業の負担を軽減でき、ホチキスなしのタイプならそのままシュレッダーにかけられるので廃棄の手間もかかりません。なお、この機能を使うためには「インナーフィニッシャー」「サドルフィニッシャー」と呼ばれる専用のパーツが必要となるため、ほとんどのコピー機・複合機でオプション扱いとなっています。

最後に、セキュリティ関連の3つの機能を解説します。

印刷の際に、原稿の文字や画像の背景に文字を埋め込んでプリントアウトする機能です。原本をコピーすると埋め込まれた文字が浮かび上がるため、ひと目で複製だと判断でき、不正コピーによる情報漏えい防止に役立ちます。

実際には、契約書や事業計画書といった機密書類をプリントアウトする際に使われることが多いようです。

コピー機・複合機の不正利用を防ぐための機能で、多くの場合はID・パスワードやICカード、生体認証などが認証手段として用いられています。あらかじめ登録されたユーザー以外の利用が避けられるのはもちろん、利用ログも記録されるため「誰が・どれくらいの頻度で」コピー機・複合機を利用しているのかの把握にも役立ちます。

企業によっては業務内容や職位にあわせて、コピー用紙の使用枚数や利用できる機能を制限することも。また、認証機能を導入した結果、「認証が煩わしい」という従業員が多かったことから、結果としてペーパーレス化が進んだという事例もあるようです。

重要な書類をプリントアウトする際に、ユーザー名やログインID、印刷日時などをあわせて印字する機能です。メーカーによっては「セキュリティスタンプ」「アノテーション」とも呼ばれており、インシデントが発生した場合の原因・経緯の追跡にも役立てられます。

また、印刷物に印刷社を特定できる情報が印字されることによって、従業員1人ひとりのセキュリティ意識向上にもつながるのではないでしょうか。

本記事では、コピー機・複合機に実装されている便利な機能について解説してきました。

コピー機・複合機の機能をよく理解した上で正しく活用すれば、業務効率や生産性の向上が実現するでしょう。新たにコピー機・複合機の導入を検討している場合は、こうした機能の有無を選定基準にしてもいいかもしれません。

なお、アイミツではみなさまからのご相談を無料で受け付けています。ご予算・ご要望にあわせて複数のコピー機会社を提案するのはもちろん、人気の会社の一括見積もりも可能です。コピー機・複合機の導入を検討している方は、お気軽にお問い合わせください。