トランクルームの使い方は？メリット、利用の流れ、賢い活用方法も【2024年最新版】

トランクルームという言葉は知っているけれど、実際の使い方までは理解していないという方も多いでしょう。同時にトランクルームを利用するまでの流れがわからず悩んでいるという方もいるはずです。
そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、トランクルームの使い方やメリット、利用の流れ、活用方法などを詳しく解説します。

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近年は、テレワークや在宅勤務などと働き方が変化してきており、規模を縮小するオフィスも増加しています。その影響で収納スペースが減ってしまい、トランクルームに書類や備品などを預けているという法人利用者も少なくありません。広いオフィスや倉庫を借りるよりも、トランクルームに荷物を預ける方が、コストを抑えられる場合もあるからです。また、24時間警備システムなどによりセキュリティ面でも安心できるため、重要書類の保管にも利用されています。

続いて、トランクルームにはどのようなメリットとデメリットがあるのかを具体的に紹介していきます。

トランクルームのメリットは、オフィス内の環境を改善でき、業務効率を高められることです。トランクルームを利用することで、オフィス内の収納にゆとりができ、物品の整理・整頓がしやすくなります。必要なものが取り出しやすくなり、荷物の保管・管理にも手間がかからないのもうれしいポイントでしょう。また、保存期間が決まっている書類は、長期間収納スペースを圧迫する場合が多いため、トランクルームに預けることでオフィス内がすっきりします。

トランクルームのデメリットは、初期費用や月額使用料、共益費・管理費などが必要になることです。トランクルームの種類によっては、荷物の出し入れに伴う料金もかかります。また、社内の収納スペースとは違い、すぐに荷物の出し入れができないため、急に荷物が必要になった場合でも、荷物を出しに行く時間と人手が必要です。都市部にあるトランクルームには駐車場がない場合も多く、車で運搬する場合は近隣の駐車場を探すなどの手間もかかるため注意しましょう。

トランクルームを法人で利用する場合、保存書類の整理、在庫品や備品、販促物などさまざまな荷物を収納できます。とくに、重要書類で保存年数が決まっているものは、使用する機会はないものですが大切に保管しなくてはなりません。そこで、保存期間中の重要書類はセキュリティ完備のトランクルームに預けることで、社内のスペースを有効に利用できるでしょう。
また、一時的に保管する在庫品もトランクルームに収納できる荷物です。限られた社内スペースでは置き場所に困りますが、オフィス近くのトランクルームに預ければ在庫管理もしやすくなるでしょう。さらに、普段使用していない机や椅子などの備品、イベント・展示会などの販促物もトランクルームに収納すると便利です。

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トランクルームを利用する際の流れは、運営会社によって少し異なるため、おおよその流れをご紹介します。
まず、利用したいトランクルームを決めたら、メールフォームやフリーダイヤルなどでの申し込みが一般的。申し込み時に希望する保管方法、保管場所、契約条件などを伝える場合もあります。各種料金、条件、保険などに関して契約し、必要な場合は機密保持契約の締結も必要です。
申し込み後に審査を実施する運営会社の場合は、審査通過後に支払いを行い、審査がない場合は請求された金額を支払うと契約は成立。どちらの場合も鍵を受け取ると、トランクルームの利用を開始できます。運営会社によっては、施設の環境やトランクルームの内部などをWeb上で確認が可能です。

トランクルームにはさまざまな種類があり、種類によって適した荷物が異なります。ここでは3つのタイプから活用方法を確認していきましょう。

屋外コンテナ型トランクルームは、広い駐車場のようなスペースにコンテナを設置したタイプが一般的。ほとんどの場合、敷地内に車で入れるため荷物の出し入れが楽にできます。収納スペースが広く、大型の荷物や重い荷物を預ける場合に便利なトランクルームです。一方、空調設備がついていないところが多数で、ついている場合も簡易的なものが多くなっています。そのため、室温や湿度の影響を受けやすい荷物の保管には不向きだと言えるでしょう。

屋内型トランクルームとは、主にビルやマンション内に設置されているトランクルームです。ほとんどの場合、カードキーや監視カメラ、警備システムなどのセキュリティ設備や、空調設備も完備されています。そのため、湿気や温度変化の影響を受けやすい荷物や大切な荷物、保存年数の決まっている書類などを預けるのに適したトランクルームです。屋内型トランクルームは24時間荷物の出し入れが可能なところも多くあるため、時間を気にせずに利用できます。

宅配型トランクルームとは、箱に詰めた荷物を集荷依頼して、倉庫で保管してもらうシステムです。荷物を取り出したいときは配達を依頼するため、荷物を運ぶ必要がありません。保管環境は空調設備があり、セキュリティシステムを採用している場合がほとんどです。保管料金が安く、少数の段ボールでも利用しやすいトランクルームです。一方、預けてある荷物が急に必要になった場合、依頼してから配達されるまでに時間がかかることが多いため注意しましょう。

トランクルームを賢く使うためのポイントを解説します。
はじめに重要なポイントとしてあげられるのが、利用しやすい場所にあるかどうか。なぜなら、近くにあると便利である一方、大きい荷物や重い荷物を預けることが多い場合、近いだけではなく車でアクセスしやすい場所にあると利用しやすくなるからです。
また、トランクルームの種類によって保管環境やセキュリティ設備などが異なるため、預ける荷物によっても検討する必要があります。思っていたよりも荷物が入らないという失敗がないように、トランクルームを下見しておくことも大切でしょう。通常料金のほかに事務手数料や保証金などがかかる運営会社もあるため、複数のトランクルームを比較することが重要です。

つづいては、物流倉庫にかかる費用相場をご紹介します。

物流倉庫の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

この記事では、トランクルームの使い方、メリット、利用の流れ、賢い活用方法などを解説しました。トランクルームを利用して、オフィス内のスペースを確保すれば、より快適な環境を作れるでしょう。
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