イベント企画書の書き方をわかりやすく紹介【初心者向け】【2024年最新版】

短時間で多くのユーザーと接点を持てるほか、ターゲットを可視化できる企業イベント。商品やサービスを実際に体験してもらえるなど、開催企業に多くのメリットをもたらします。

しかし、イベントを成功させるには、しっかりとした企画書が欠かせません。はじめてイベントを開催する方のなかは、企画書の作成方法にお悩みの方も少なくないのではないでしょうか。

そこで本記事では、初心者の方に向けて、イベント企画書の書き方をわかりやすく解説していきます。

イベントに関わらず、企画書全般の主な役割は、思いついたアイデアを実現すること。そして、提案相手を納得させることにあります。

「このようなアイデアがある」だけでなく、「このように実現したいので協力してください」ということを誰にでもわかりやすく記載することが重要です。

予算規模が大きく関係者数も多いイベントでは、社内承認を得るほかに、協力企業を募る必要もあるでしょう。そのため、関係者間でアイデアをブラッシュアップする際に、土台となる企画書の役割が非常に重要です。

企画書と聞くと、紙芝居のような複数枚の企画書を思い浮かべる方もいるかもしれません。しかし昨今、ビジネス提案の場では、要点を1枚にまとめた企画書が重要視されています。

「1枚企画書」「1枚もの」などと呼ばれていますが、ひと目で企画の全体像を把握できるため、見落とされることなく情報を端的に伝えられる点がメリットです。
　
企画の全体像をたった1枚の紙で説明する必要があるため、どんな企画であっても、左上から右上へ、そして左下から右下へという「Zの形」で読み進められるように構成します。企画コンセプト→ターゲット→プロセス→ツールの順番で記載していくことが一般的です。

イベントの種類や規模によってはスポンサーを募る場合もあるでしょう。もちろん企画書は必須ですが、スポンサー企業向けのものはアレンジする必要があります。

協賛金を出してもらうためには、スポンサーに協賛するだけのメリットを感じてもらわなければなりません。ターゲットの属性や集客数の予測など、スポンサーにとってのメリットが明確に伝わるような企画書を作成しましょう。

また、プランの提案やスポンサー料の目安などがひと目でわかるスポンサーメニュー表も必須です。

次に、イベント企画書を作成する際の効率的な進め方についてお伝えします。

イベントを開催するのであれば誰しも「良いイベント」を開催したいところでしょう。しかし、イベントの目的や種類によって「良いイベント」の定義は異なります。

そのため、実際に企画書を作成する前に、イベントの種類や企画の目的などについて考えることが重要です。

たとえば、ひと口にイベントと言っても展示会や体験会、キャンペーン、セミナーなど、その種類はさまざま。また、イベントの種類によっては「多くの来場者を集める」「新たなサービスを体感してもらう」「メディアに取り上げてもらう」などのゴールも異なります。

一般的に規模が大きく、来場者数の多いイベントは良いイベントという認識を持っている方も多いのではないでしょうか。確かに、来場者数は多いに越したことはありませんが、個別相談会や説明会のような一人ひとりと濃密なコミュニケーションを求められるようなケースでは、来場者を集めることがゴールだとは限りません。

このように、イベントの目的や種類によって、設定すべき目標やゴールは異なります。まずはどのようなイベントを開催するのかを考えたうえで、イベント開催のゴールを突き詰めて考えましょう。

イベントの目的が明確になったら、実際にイベント企画書を作成する工程に移ります。

企画書の第一目的は、社内承認を得ることです。そのため、イベント企画書には最低限イベントの目的、目標、ターゲットのペルソナ、イベント概要、予算について記載しておきましょう。これらの項目がないと、承認する側は何を材料に開催の可否を判断すればいいのかがわかりません。

また、イベント企画書には、目的に沿った具体的な目標の設定が重要。新規顧客の開拓が目的であれば「来場者数〇〇人以上」などが目標となります。さらに、その目標が達成された場合に、どのようなメリットが生み出されるのかについても記載しましょう。

社内におけるイベント企画書の目的は、主に承認を得ることにあります。そのため、企画書はあくまで承認を得るための手段であり、企画書を作成すること自体が目的ではありません。

せっかく良い内容でも、図表を一切使わずに文章だけでつくられた企画書では魅力が伝わらないでしょう。また、専門用語だらけのわかりづらい企画書も不親切で承認を得ることが難しくなります。

ひと目でイベントのイメージが把握できるように画像や表を使い、できるだけ平易な日本語で簡潔に記載しましょう。企画書は誰にでも伝わる内容であることが重要です。

また、より良いイベントにするために、企画書の修正も欠かせません。イベント企画書に限らず、企画書が一度で承認されることはまれで、ブラッシュアップを重ねてより完成度の高いものに仕上げていくことが重要です。社内承認が得られたら、次はイベント本番に向けた準備に入ります。

イベント企画の構成について詳しく知りたい方は、下記ページもごらんください。

開催するイベントの種類や規模によって、作成する企画書は若干異なります。しかし、どのようなイベントを開催する場合でも、企画書の基本構成は変わりません。以下が必須の項目です。

・イベントの目的
・ターゲットのペルソナ
・具体的な内容
・イベント概要（日時、会場など）
・告知方法
・予算

まずは、イベントの目的を記載します。そのイベント企画を通して、どのような目的を達成したいのかを記載しましょう。

次に重要なのは、ターゲットのペルソナです。性別や年齢はもちろん、職業やニーズなど、ターゲット像の詳細を絞り込んでいきます。さらに、ターゲットのペルソナに合わせて、イベントの具体的な内容を明確にしていきます。

イベント企画のコンセプトについて詳しく知りたい方は、下記ページもごらんください。

ここからは、イベント企画書の具体的な書き方を解説します。

イベント企画書を作成する際に、まず決めなければならないのがイベントの目的です。

認知度の向上、顧客とのコミュニケーション、新たな商品やサービスの紹介など、イベントを開催する目的はさまざまでしょう。目的に応じて具体的なイベント内容、ターゲット、会場、予算などが決まるため、「なぜイベントを開くのか？」という理由は明確にしなければなりません。

たとえば、「とにかく集客数が欲しい」というイベントであれば、幅広いターゲット層が満足できるような内容が求められます。さらに、会場も大規模のものを抑えておきたいでしょう。一方で、顧客と密にコミュニケーションをとりたい説明会などでは、よりターゲットを絞って告知する必要があります。会場も小規模なもので十分です。

このように、イベントの目的によって、イベントを構成する要素も変動します。そのため、イベント企画書を作成する際には、第一に目的を明確にしなければなりません。

イベントの目的が定まったら、目的に沿ったターゲットのペルソナを設定します。

マーケティングにおけるペルソナとは、架空のユーザー像や人物モデルのことです。イベントに限らず、何かを企画する際は「誰に」「何を」「どのように届けるか」を考えることが重要。この「誰に」にあたるのが、ペルソナです。

ターゲット層によって、最適なイベントの種類や内容が異なるため、ペルソナを設定することで無駄なく効果的なイベントを開催できるようになります。

たとえば、「20代」「女性」をペルソナとするイベントと、「50代」「男性」をペルソナに設定しているイベントでは、開催内容が大きく変わることは容易に想像できるのではないでしょうか。

このように年齢や性別だけでなく、居住地や職業、趣味嗜好まで落とし込んでペルソナを設定できれば、より狙った層に「刺さる」イベントが企画できると言えます。

次に、イベントのゴールを設定します。イベントは開催することが目的ではなく、開催することによって何らかの利益やメリットを得ることが目的です。

そのため、たとえ多くの集客を得られたとしても、設定したゴールを達成できなければ成功だとは言えません。また、ゴールが明確になっていないイベント企画書では、社内承認も得られないでしょう。スポンサーの獲得も難しいはずです。イベントの目的に沿ったゴールを設定し、そのゴールを達成するための最適な内容を考えることが重要だと言えます。

イベントのゴールとして集客数に目が行きがちですが、集客数はあくまでも数ある指標のひとつに過ぎません。ほかにも、イベント開催中の購入者数や問い合わせ数、クーポン利用者数、再訪問者数、などの指標が挙げられます。

イベントは開催したら終了というものではありません。効果測定を行い、イベントを適正に評価し、次回以降の開催内容に生かしていく必要があります。イベント終了後にスムーズに効果を測定するためには、あらかじめ方法を定めておき、企画書に記載しておくことが重要。

効果測定の主な指標には、定量指標と定性指標があります。定量指標とは、数字に基づいた指標のことで、メディアへの接触回数や露出量、売り上げ数、来場者数、来場者の満足度などです。

一方で、定性指標とは数字で表すことのできない指標のことで、自社や商品のブランド力、業界内外での評価などがあたります。数値化できない定性指標を測るには、イベント実施前と実施後でどのような変化が生まれたのかを分析することが有効です。ブログやSNSなどの投稿内容なども有力なデータとなり得るでしょう。

効果測定の結果は、マーケティングにおける貴重な資料となります。そのため、必ず正しい方法で効果測定を行い、結果を社内に蓄積しましょう。

イベント企画書は社内承認を得るためのものですので、予算は必ず明記しなければなりません。何にいくらかかるのかを、企画書の段階で固める必要があります。

また、承認を得るために重要なのは、イベント全体にかかる予算だけではありません。可能な限り項目を細分化し、その項目ごとに必要な予算を記載しましょう。会場費や機材費、運営スタッフ費、ゲスト出演費、交通費、飲食費など、それぞれの細かい予算を確認しやすいように一覧表で記載します。細やかにわかりやすく企画書に記載することで、社内承認を得る際はもちろん、スポンサー企業を募る際にも説得力を持たせられます。

そして、イベントの要素を細分化して必要な予算を洗い出すことで、準備が必要な項目の見落とし防止や無駄な費用の削減にもつながります。

イベント企画書には、スケジュールの記載も必須です。

イベントのスケジュールと聞くと当日のタイムスケジュールを思い浮かべる方も多いでしょう。もちろん、当日のタイムスケジュールは必須ですが、その前後のスケジュールも欠かせません。

イベント企画が実質的に動き出すキックオフイベント、本番当日のほか、定例ミーティング、ゲスト確定、備品準備、告知開始、会場設営など、重要度の高い項目ごとに期日を記載する必要があります。

そして、スケジュール確定の際に重要なのは、余裕を持たせることです。多くの人が携わるイベントでは、必ずしも準備が順調に進むとは限りません。むしろ、イレギュラーやトラブルが発生することが多くなります。そうしたイレギュラーやトラブルにも対応できるように、あらかじめスケジュールに余裕を持たせておきましょう。

イベントは当日の運営だけでなく、準備の段階から多くの人が関わります。

本番当日にスムーズに運営するため、また遅滞なく円滑に準備を進めるためには、企画書に組織図を記載し指示系統を明確にすることが重要。さらに、各スタッフが効率的に動けるように、役割ごとに担当者を決め、当日の配置を記載します。準備段階で行わなければならないことや、当日の役割と持ち場を明確にすることで混乱を避けるのが大事なポイントです。

規模の大きなイベントの場合は、社外に業務を外注する場合もあるでしょう。そういったケースでは、社内スタッフだけでなく、社外スタッフも組織運営図に加えて役割と持ち場を記載します。関係者が多いイベントでは全体の統括責任者だけではスムーズな運営が難しいケースもあるでしょう。備品、コンテンツ、顧客対応など各部門ごとに責任者を決めておくと準備も本番もスムーズに進行できます。

イベント企画を成功するための考え方についてより細かく知りたい方は、下記ページもごらんください。

最後に、イベント企画書を作成する際の重要なポイントをお伝えします。

イベントに限らず、企画書は提出したままで承認されることは多くありません。むしろ、さまざまな立場の関係者から指摘や修正指示を受けながらブラッシュアップさせていくものです。

とくに、イベントはさまざまな立場の人が数多く携わり、多額のお金も動きます。失敗してしまうと、それまでの人的・金銭的コストが無駄になってしまい、企業は大きな損失を出すことになるでしょう。

したがって、失敗を避けるためにより良いアイデアが求められ、会議のたびに細かな修正も必要となります。企画書は提出、修正、再提出を前提に早め早めに作成することが重要です。イベント企画書を作成する際はこのことを念頭に置き、できるだけ早めに準備を進めていきましょう。

イベントの企画書は、そのイベントを企画運営していくための基本方針であり、設計図でもあります。

関係者は企画書をもとに準備し、当日の運営を行っていくため、企画書にはイベントの全体像が抜け漏れなく記載されていなければなりません。また、担当者が不明確で指示系統が定まっていないなど、押さえるべきポイントが押さえられていない企画書では、準備や運営に支障が出てしまうでしょう。そのため、端的でポイントを押さえたものにする必要があります。

また、多くの関係者が携わるイベントの企画書は、誰が見ても内容を把握できるものでなければなりません。一部の人にしか理解できないような業界の常識や専門用語はできるだけ排し、わかりやすく簡潔な表現を心がけましょう。

イベント企画書の大きな役割には、社内承認を得ることや、スポンサー企業から協賛金を得ることがあります。これらを実現するためには、そのイベントを開催することによって得られる利益を企画書で示す必要があるでしょう。

とはいえ、利益が得られることをいくら企画書に書いても、根拠が薄弱で希望的観測に過ぎないと捉えられてしまっては困ります。納得させられるだけの客観的な資料を添付することで、説得力を持たせましょう。

具体的に添付するべき資料として、スケジュール表や収支表が挙げられます。現実的なスケジュールと、実現した場合にどれだけの収支になるのかをきちんと示すことで、関係者を納得させましょう。

イベント企画を成功させるコツについて詳しく知りたい方は、下記ページもごらんください。

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イベント企画にかかる費用を確認していきましょう。

料金表はあくまで相場をまとめたものです。ご自身が想定するイベント企画の料金が知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください！

イベント制作会社の費用について詳しく知りたい方は、下記ページもごらんください。

イベントを成功させるためには、ポイントを押さえた説得力のある企画書が必須です。

とはいえ、立派な企画書を作成するには相応の手間や時間がかかるため、自社のリソースでは用意できない方もいるでしょう。そういった方には企画書の作成から依頼できるイベント会社や、企画書作成代行会社もおすすめです。

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