イベント企画とは？集客方法から企画案の例までご紹介！【2024年最新版】

会社の認知度向上や自社商品のプロモーションなど、イベント企画にはさまざまな効果が期待できます。イベント企画の経験が豊富であれば、自社の課題に合わせたイベント企画を立案することは難しくないでしょう。

しかし、はじめてイベントを企画する会社では、まずどのような方法でイベントを企画し、どうやって集客すればいいのかなど、わからないことも多いはず。そこで、本記事ではイベントを企画する方法や企画を行ううえで重要なポイント、実例などをご紹介していきます。

まず、そもそもイベント企画とはどのようなものか、あらためて確認しましょう。

イベント企画とは、一つのイベントを開催するためのアイデア出しから企画、準備、当日の運営にいたるまでのすべての工程の計画と作業のことを指します。

企業が行うイベントの多くには目的があり、イベントの開催は目的を達成するための手段です。イベントの目的としては、会社の認知度向上やイメージアップ、新商品のプロモーション、潜在顧客の掘り起こしなど、さまざまなものが考えられるでしょう。

そのため、目的を達成するために最適なイベント内容を企画・立案することが、イベント企画の成否を分けると言っても過言ではありません。

イベントとひと口に言ってもその種類はさまざまで、目的に応じて最適なイベントの形は変わります。

企業が行うイベントとして多いのは、展示会や博覧会スタイルのものです。新商品や新サービスのプロモーションの際によく企画されます。近年では、実際に商品やサービスを体感できる体感型の展示会が多く開催されているようです。

また、企業イベントでは会議スタイルのものも少なくありません。セミナー形式のイベントや勉強会スタイルのイベント企画は、主にBtoB企業で多く開催されている形式です。

見込み客の属性やニーズが明確な場合は、販促系のイベント企画が有効でしょう。販促系のイベントでは、実際に商品を使用してもらうことで、売り上げの向上に期待できるからです。

ほかにも、大規模なフェスティバルスタイル、スポーツイベント、演奏会などの文科系イベントなども多くの企業によって開催されています。

次に、イベントの企画から開催までの一連の流れを解説します。

イベント企画のスタートは、イベント開催の目的を洗い出すところから。イベントの目的によって企画すべき内容が異なるため、目的の明確化は必須です。

たとえば、新商品のプロモーションが目的であれば販促系や体感型のイベントが有効で、商品やサービスのメリットを周知したいのであれば、会議スタイルのイベントが向いているケースもあります。注意点としては、目的を複数にせず、1つに絞ることが大事です。

目的の次は、ターゲット像を明確にします。ターゲット像を明確にすることで「10代向けのイベント企画の告知にはSNSを利用する」など、最適な告知方法がわかるようになるからです。

そして、イベントの内容を決めます。いつ、どこで、どのような内容のイベントを行うのか、予算はいくらなのかといった詳細を一つひとつ決めていきましょう。大規模な会場を借りる必要がある場合や、著名人をゲストに招く場合などは、早め早めに計画を立てることがとくに重要です。

最後にイベントの告知を行います。集客できなければ、せっかくのイベント企画も目的を達成できずに終わってしまうでしょう。ターゲット像に合った最適な告知方法を検討してください。

そしてイベントの告知と同時に、イベントの開催準備を進めていきます。準備をスケジュール通りに進めていくため、また、イベント当日の円滑な運営のために、この段階でしっかりとしたイベント企画書を用意することが重要。とくに、携わるスタッフや来場者が多いイベントではトラブルがつきものです。トラブルが起こった際の対処方法を事前に考え、企画書にも記載しておきましょう。

開催当日は、事前に用意していたイベント企画書やマニュアル、タイムスケジュールに沿ってプログラムを進めていきます。

イベント企画の流れについてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

ここからは、イベントの企画方法についてご紹介します。

イベント企画で最初に行うべきは、イベントの目的やターゲット像を明確にすることです。なぜなら、イベントの目的やターゲット像が違えば、イベント自体の内容や適切な場所、開催時期、集客方法なども異なってくるからです。

商品の認知度を高めることが目的なら、ターゲットが直接商品の魅力を体感できるようなイベントが有効でしょう。SNSを通じた拡散にも期待できます。

ファミリー層がターゲットの場合も体感型イベントが有効ですが、さらに家族で参加しやすいゴールデンウィークや夏休みに開催するなど、開催時期も工夫する必要があるでしょう。

このようにターゲット像は、性別や年齢のほか、居住地や趣味、休日の過ごし方など、できるだけ具体的に絞り込むことが重要です。ターゲット像が明確であるほど、需要と合致したイベントを企画できます。とはいえ、絞り込みすぎてもいけません。ターゲットの絶対数が少なくなっては逆効果なので、バランスを見ながら設定しましょう。

次に、参加者がそのイベントに参加するメリットをわかりやすく提示します。

たとえば、体感型のイベントでは、新商品をいち早く試せる点や革新的なサービスを体感できる点などがメリットとして挙げられるでしょう。また、セミナー方式のイベントでは、新たな知識や気づきが得られることや、著名な講師の話が聞けることなどがメリットです。

ユーザーは、何のメリットも得られないイベントには参加しません。必ず、何らかのメリットを目的にそのイベントに参加するはずです。メリットが明確に提示されていることではじめて、ユーザーはそのイベントに参加したいと思うでしょう。

イベントの目的を達成するためにもっとも重要なのは、ターゲットに満足してもらうことです。イベント企画を考える際は、ターゲットのニーズを把握し、満足度の高い内容を提供しなければなりません。

ターゲットのニーズを推し量るには、過去のアンケート結果の分析や、SNSでの情報収集が有効です。また、同業他社が開催したイベントや成果を調査することで、ターゲットが魅力を感じるポイントも把握できます。

イベントの開催時期や時間帯もターゲットに合わせた最適なものを設定することが必要です。たとえば、20～30歳代の主婦がターゲットの場合は、外出しやすい平日の日中で、できるだけ短時間で終わらせる工夫などが必要になるでしょう。

イベントのターゲット層を分析したうえ、さらに必要であればSNSによる集客の活用も検討しましょう。

ターゲット層が60～70歳代のシニア層であれば、集客にSNSを活用するメリットは薄いかもしれません。しかし、SNSをよく利用している20～30歳代がターゲット層であれば、SNSによる集客は非常に有効です。

集客にSNSを活用する最大のメリットは、SNSの拡散力を利用できる点でしょう。SNSは、特定の趣味や同年齢のユーザーがグループになっていることが特徴。一人のユーザーがイベントを拡散すれば、自ずとつながりを持つ多くのユーザーに届けられます。

仮に数万人規模のフォロワーがいるような、大きな影響力を持つインフルエンサーに取り上げられれば、コストをかけずに瞬時に幅広いユーザーにイベントの情報が届くでしょう。

「イベント企画は内容さえ良ければタイトルは重要ではない」と思う方もいるのではないでしょうか。

しかし、イベントのタイトルは集客を考えるうえで非常に重要な要素です。ひと目見ただけでイベントの内容が想像できるうえ、覚えやすくて言いやすいイベントタイトルをつけられれば、集客面で強い優位性を持てるでしょう。

たとえば、近年では地域のラーメンを集めたラーメンイベントが全国各地で開催されており、どのイベントも多くの来場者を集めています。そういったラーメンイベントでは、「〇〇ラーメン博」「〇〇ラーメンフェスタ」など、イベントの内容がすぐにわるかうえ、「美味しいラーメンが食べられる」という参加メリットも瞬時に伝わるようなイベントタイトルがつけられています。

このように、イベントタイトルには参加するメリットがわかるようなキーワードを明記しましょう。なお、「参加無料」「来場者全員にプレゼント」など、参加のハードルが下がる要素も盛り込めると集客に効果的です。

より詳しく知りたい方は、ぜひ「イベント企画の際に使う”6W2H”の考え方の解説記事」もあわせてご覧ください。

ここでは、イベント企画を行う際に重要なポイントをまとめてお伝えします。

イベント企画を行う際にもっとも気をつけなければならない点は、ユーザーのニーズを把握することです。

ユーザーのニーズを調査せず、自社のアイデアのみでイベントを企画しても、ユーザーがそもそもそのようなイベントを望んでいないということも十分考えられます。

たとえば、体感型のイベントを開催するケースで考えてみましょう。自社で売り出したい商品がある場合、その商品を体感してもらうことをメインにイベントを企画する方が多いはずです。しかし、実はメインではない別の商品を体験したいというニーズも少なくありません。ラインナップを増やすだけで、来場者数が増える可能性もあるでしょう。

イベントを企画する際は、必ずユーザーニーズを調査したうえで、ニーズに合わせた内容を考えましょう。

多くの参加者を集めるには、イベントの内容を季節や流行に合わせるのも有効です。

4月に新入社員向けのイベント、8月に海を絡めたイベントなど、季節に沿った内容は注目と関心を得られやすくなります。また、時流や流行に合わせたイベントも多くの人の目に止まりやすくなるでしょう。

また、「イベント内容のアイデアが湧かない」といった際にも、季節や流行は大きなヒントになります。春であれば新生活応援フェア、夏休み期間であれば親子連れが参加しやすいワークショップ型のイベントなど、さまざまな習慣を取り入れることが可能です。

とはいえ、重要なのはやはりユーザーのニーズです。季節や流行を取り入れる前に、まずはニーズやテーマに沿う必要があることをお忘れなく。

どこかで見たことのあるようなイベントや、ありふれたイベント企画ではユーザーの心を揺り動かすことは難しいでしょう。多くの参加者を集めるには、イベント企画に独自性を持たせることが重要です。

イベントを企画する際は、同業他社のイベントにはない、自社ならではの要素を一つでも盛り込むようにしましょう。イベントに独自性があれば、それだけでユーザーの参加動機になり得ます。

とはいえ、イベントのプロではない方が、まったくのゼロから独自性のあるイベント企画を考えつくのは至難の業でしょう。まずは同業他社が過去に開催したイベントなどを参考に、自社ならではの独自性が出せる要素を洗い出すところからスタートすることをおすすめします。

イベント企画のアイデア出しでは、あれもこれもと行いたいことがたくさん思い浮かぶことでしょう。もちろん、アイデア出しの段階でさまざまな要素を洗い出し、検討することは間違ったことではありません。しかし、イベント企画としてまとめる際には、できるだけシンプルな内容にする必要があります。

なぜなら、企画段階で思いついたアイデアをすべてイベントに盛り込もうとすると、イベントの目的や軸がぶれやすくなり、内容も中途半端なものになってしまうからです。たとえば、知識の獲得を目的に参加するセミナー型のイベントでは、体感型のプログラムを盛り込んでもユーザーのニーズとはマッチしないでしょう。

イベントの目的を設定したら、欲張らずに余計な要素はできるだけ排除します。シンプルなテーマを一つだけ掲げることで、イベントの目的や内容、ターゲット像などに一貫性を持たせられるようになるでしょう。

ここからは、イベント企画書の書き方について解説します。イベント企画書はイベントの種類、規模などによって内容が若干異なりますが、ここでは基本的な書き方、押さえるべきポイントについて紹介します。

イベント企画書を作る際は「ターゲットは誰か」を明確にします。イベント企画書を提出するのが社内であれば1枚ものであればWordやExcelで企画書を作成します。社外のスポンサー向けにはパワポのプレゼンテーションなど用いることもあるでしょう。企画書と言えば複数枚にも渡るものを連想しがちですが、昨今では要点を1枚にまとめたものが好まれます。1枚もののメリットは一目で企画全体が分かること、情報の見落としがなくなる点です。企画書は左から右に、Zの形で読み進められるのが理想的で、企画コンセプト、ターゲット、プロセス、ツールの順番で要点を記します。スポンサー向けのものは協賛することで何のメリットがあるか明確に伝わるような企画書に仕上げます。

・企画書の構成
企画書の作成に取り掛かる前に構成を考えましょう。具体的には以下の流れに沿った流れで作成するのが一般的です。

・企画書の基本項目
企画書の基本項目にはイベントの目的、ターゲットのペルソナ、具体的な内容、イベント概要、告知方法、予算があります。

・イベントの目的
イベントの目的はさまざまです。認知度向上、新商品紹介、コミュニケーション促進など目的に応じてやるべきことも変わります。

・ターゲットのペルソナ
ペルソナとは架空のユーザー像や人物モデルのことです。「20代」「女性」などイベントのターゲットの人物像を明確にすることでより効率化できます。

・具体的な内容
イベントで何をするのか具体的な内容を決めます。イベントのゴールを見据えることで何をすべきかクリアになります。

・イベント概要
イベントの日時、会場などを記します。

・告知方法
イベントの宣伝方法を記します。新聞、ネット、SNS、タウン誌、チラシ配布、DMなど告知方法は様々です。ターゲットが利用するメディアを選ぶと効率的です。

・予算
イベント企画の社内承認を得るために予算を決めます。

企画書は誰が見ても分かりやすいものでなければなりません。関係者の承諾を得られるような内容にするには工夫が必要です。実際に企画書作りをする際は次の3つの点を押さえておきましょう。

・イベント企画の目標やゴールを明確にする
イベント企画の目標やゴールが明確になってないと、何のためのイベントなのかがはっきりしません。イベントをやる意義が伝わらなければ関係者の賛同を得られないでしょう。イベント企画の際は、イベントを開くことで何を実現したいのか十分なディスカッションが必要です。

・わかりやすく説得力のある資料を添付
イベントの企画書を通すには説得力が決め手となります。具体性や根拠があいまいだと説得力が欠けるため、裏付けとなる資料を添付するのがベストです。特に、多くのコストを投じる場合には費用対効果を厳しくチェックされる恐れはあります。イベント企画を通じてどのようなメリットを還元できるのか十分な説明と根拠を示しましょう。

・早めの行動が大切
イベント企画の成功にはスケジュールに余裕を持たせることが大切です。一つトラブルが出たら企画が暗礁に乗り上げるようなスケジュールを立てるのは危険です。想定外の事態が発生しても十分挽回できるようなスケジュールを組むためにも、企画書は早めに作ることが大切です。

イベント企画を立案する際に、ゼロからアイデアを出すことは現実的ではありません。イベントのプロでないならば、なおのこと難しいでしょう。効率的にイベント企画をまとめていくには、過去の成功事例を参考に自社ならではの要素を付け加えていく方法が有効です。

ここで、イベントの成功事例をいくつかご紹介します。

新型コロナウイルスの感染拡大により集客が難しくなっていますが、イベント担当者のなかにも、今後のイベントのあり方について悩んでいる方も多いのではないでしょうか。まずご紹介したいのが、そのような方にぜひ参考にしていただきたいイベントです。

コンテンツ配信サイトや情報発信プラットフォームを運営するnoteでは、2020年9月にオンラインとリアルを融合した「note CREATOR FESTIVAL」を4日間にわたり開催しました。事前申し込みは5,000人以上で、さまざまなセッションや数多くのクリエイターによる生配信が行われ、配信映像は累計29万回以上の再生を記録しています。SNSでも大きな盛り上がりを見せました。

また、クラフトビール「よなよなエール」の製造・販売を行うヤッホーブルーイングでは、オンラインイベント「よなよなエールの“おうち”超宴」を開催。映像配信サービスを利用し、「繋がり」をテーマとした「わいわい乾杯広場」や、「学び」をテーマとした「なるほど学び広場」という２つのチャンネルを同時公開しました。放送中に出演者とチャットでコミュニケーションが取れるほか、SNS上では乾杯写真の画像を募集。双方向でのコミュニケーションの場を用意したところ、参加者は想定の2,000人を大きく超える1万人に。

このほかにも、多くの企業がオンラインとリアルを融合したイベントを開催し、大きな成果を上げた例は決して少なくありません。会場費をかけることなく1万人規模の集客が可能なうえ、SNSで拡散されやすいなど、オンラインイベントにも多くのメリットがあります。社会情勢やイベントの目的に応じて、オフラインとオンラインをうまく使い分けることが、これからのイベントには求められていくでしょう。

イベント企画書の基本構成、押さえるべきポイントについて紹介しました。それでも「書き方が良く分からない」「イベントの開き方が分からない」と言う場合はプロに依頼するのも一手です。全国にはイベント企画会社が沢山あります。社員はイベント企画の専門家で成功させる方法を心得ています。以下、プロにお願いするメリットとイベント企画会社の選び方をお伝えします。

・プロにお願いするメリット
イベント企画をプロにお願いすると、イベントを成功させられる確率が格段に上がります。企画書の書き方から内容の決定、集客、効果測定までワンストップ依頼も可能です。プロに依頼すると費用はかかりますが、担当者は不慣れな作業から解放されます。イベントを効率良く成功させられるだけでなく、社員は本来の仕事に集中できます。費用対効果の面からも外注の方が得になるケースは多いです。

・企画会社の選び方
イベント企画会社は会社ごとに得意分野が異なります。そのため依頼の際は自社イベントに強い会社を選ぶ必要があります。また、業務範囲についても要チェックで、どこまでフォローしてもらえるかも確認しましょう。イベントの規模と予算のコストバランスも要確認です。

イベントを企画する際に最重要なのは、イベントの目的やターゲットをきちんと定めることです。目的やターゲットによって、開催すべきイベントやプログラム内容が大きく変わるため、企画の成否を分けると言っても過言ではないでしょう。

しかし、自社だけではイベント企画をする自信がないという方も、なかにはいるはずです。そういった方には、イベントの専門家であるイベント会社に依頼することをおすすめします。依頼先にお困りの方は、ぜひアイミツにご相談ください。10万件以上の利用実績を持つアイミツが、ニーズやご予算にマッチしたイベント会社をご紹介いたします。