わかりやすいマニュアルデザインとは？コツや手順、注意点を詳しく解説【2024年最新版】

社内の業務をスムーズに進めるためには、わかりやすい操作マニュアルが欠かせません。しかし、印刷物であろうとパワーポイントであろうと、マニュアルのレイアウトやテンプレートのデザインには悩むもの。内容がいくらおしゃれでも、レイアウトが雑だったり、情報が散らかっていたりすれば、読む側の理解を妨げてしまうでしょう。
そこでこの記事では、日本最大級の受発注プラットフォーム「アイミツ」が、わかりやすく見やすいマニュアルデザインのコツと作成手順、注意点を詳しく解説します。

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マニュアルデザインとレイアウトにはさまざまな要素が絡み合っており、見た目の整ったマニュアルは、読み手の理解度を高め実際の業務に直結します。しかし、余白の使い方、フォントの統一、文字の大きさや色のメリハリ、図表の使い方、情報の整理と配置など、これらすべてを考慮に入れてデザインをするのはなかなか難しいもの。以下ではそれぞれの具体的なコツをお伝えしていきます。

マニュアルデザインで重要な要素の1つが余白です。余白とは、文字や画像などの情報を配置しないスペースのこと。無駄なスペースと捉えられがちですが、余白があることで全体の構成が見やすくなり、情報がぎっしり詰まったページよりも読み手のストレスを軽減することが可能です。また、情報の間に余白を適切に設けることで、各情報の区別がつきやすくなり、マニュアルの理解度を高める効果も期待できるでしょう。レイアウトにおいて、余白は情報を伝えるための重要な要素です。

フォントを統一することもマニュアル作成において大切な要素の1つです。さまざまなフォントを使用すると、デザインは個性的に見えるかもしれませんが、読み手にとっては情報を理解することが難しくなる可能性も。一方、フォントを統一することで、全体の印象が統一感を持つようになり、見た目をスッキリさせることが可能です。また、同じフォントを用いることで視覚的な混乱を避けることにもつながるでしょう。具体的なフォントの選び方としては、業界標準のフォントを使用することや、読みやすさを重視することが推奨されています。さらに、同じフォントでも太さや大きさを変えることで、情報の階層性を示すことが可能です。

マニュアルの読みやすさを高めるためには、文字の大きさや色にメリハリをつけることも重要です。文字の大きさや色にメリハリをつけると、視覚的な要素を使って情報の階層を示し、どの情報が重要なのかを読み手に示すことができます。例えば、章や節のタイトルは大きな文字サイズや太字で表示し、本文はそれよりも小さな文字サイズで書くことで、一目で情報の階層を理解することができるでしょう。また、色にメリハリをつけることで重要な部分を強調したり、関連性を示したりできます。
ただし、色彩は業務内容やブランドイメージに合わせて選び、配色が多すぎて視覚的に混乱を招かないように気をつけることが大切です。

図や表を使うことも、マニュアルのわかりやすさを大幅に向上させます。長文の説明よりも、図や表にまとめられた情報の方が、一見して内容を把握しやすいからです。特に手順やフローを示す際、数値の比較を行う際には、図や表が有効となります。図や表は視覚的に情報を伝えるため、文字だけの説明では伝えきれない微妙なニュアンスや関係性を示せるでしょう。
ただし、図や表の作成には技術や時間が必要になるため、その点は注意しながら使用することが大切です。

マニュアルデザインにおいて関連する情報をまとめることで、使用者の理解を深めると同時に、手間を省くことができます。情報がバラバラになっていると、使用者は必要な情報を探すのに時間を費やし、その間に本来の目的から離れてしまう可能性も。一方、関連情報が一箇所にまとまっていると、使用者は一度の操作で必要なすべての情報を得られ、業務の効率を高めることが可能です。
また、情報のまとまりは、情報が1つの単位やプロセスを形成していることを明示し、使用者の理解を助けます。必要な情報が連続的に配置されていることで、業務の流れを視覚的に理解で、混乱を避けられるでしょう。

配置を整えることは、マニュアルのわかりやすさを向上させる重要な要素です。配置とは、テキストや図表、画像などの情報をどのようにページ上に配列するかを決めるレイアウトを指します。配置が適切に行われているマニュアルは、必要な情報を素早く探し出し、理解するのに役立つもの。読み手が自然と見る流れや、情報の重要度に合わせて配置を考えることで、操作マニュアルはさらにわかりやすくなります。
また、整った配置は視覚的な印象も良く、プロフェッショナルな印象を与える一方、情報の配置が不適切なマニュアルは混乱を招き、求める情報を見つけるまでに時間がかかる可能性があるため注意が必要です。

見やすい社内マニュアルを作成するには、ただ業務内容を書き留めるだけでは不十分です。マニュアルが社員にとって本当に使いやすく、情報が容易に理解できるかどうかが重要なポイントとなります。以下では、前提条件の設定からフィードバックの取得まで、社内マニュアル作成のための具体的な手順について解説します。

まずは、マニュアル作成の前提条件を決めましょう。これは誰のため、何のためにマニュアルを作成するのかを明確にするフローで、設定する前提条件がその後のマニュアルの品質に大きな影響を及ぼします。対象者のスキルレベル、マニュアルの目的、必要な情報の詳細さなど、具体的な前提条件を設定することで、マニュアルの中身や形式を明確にすることができるでしょう。こうした前提条件の設定は、制作開始前に時間をかけて行うことで、全体の工程がスムーズに進みます。

マニュアル作成の次のステップとして、作成のスケジュールを決めることも重要です。タイムマネジメントの観点から考えても、何をいつまでに完成させるべきかを明確にする必要があります。スケジュールが不明確のままだと、マニュアル作成が先延ばしになる場合や、作成にこだわり過ぎて他の業務が滞る可能性もあるからです。期間やスケジュールを設定することで、それぞれのタスクを効率よく遂行することが可能となり、作業全体の進捗管理もスムーズになるでしょう。

続いて、マニュアルの構成や小見出しを決めていきます。内容や構造を初めに整理し、明確にしていきましょう。小見出しを決定することで、どの項目がどの部分に対応しているのかを明確にし、それぞれのセクションがどのような情報を提供するべきかを明確にできます。これにより、作成者自身が混乱することなく、読者も一貫した流れで情報を理解することが可能です。

マニュアル作成では、業務の手順を洗い出すことも重要です。これにより、マニュアルでカバーする必要のある具体的なタスクや操作を理解し、的確に伝達することが可能となります。業務の各ステップを詳細に洗い出して理解し、マニュアルに反映することで、ユーザーがスムーズにタスクを遂行することができるでしょう。手順が不明確または不完全な場合、作業の遅延や混乱、金銭トラブルを引き起こす可能性があるため注意が必要です。

最後に、現場と共有してフィードバックをもらいましょう。優れたマニュアル作成にフィードバックは欠かせません。実際にマニュアルを使用する人々からの具体的なフィードバックは、マニュアルの内容や形式の改善につながります。その声を反映させることで、マニュアルの完成度を高め、記載漏れや誤解を招く表現を防ぐことが可能です。また、フィードバックを通じて、業務の新たな視点や発見が見えてくることもあります。フィードバックを得る工程は、マニュアルの価値を最大化するために必須の手順だと言えるでしょう。

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マニュアルの本来の役割や効果を引き出すには細心の注意が必要です。対象者や目的に対応した内容を用意し、時と共に変わる状況にも対応できる柔軟性を考慮しましょう。また、現場の変化に応じてマニュアルを定期的に更新することも重要です。以下では、これらの注意点を詳しく解説します。

マニュアルを作成する際に重要なのは、対象者と目的を明確に設定し、それに沿った内容を作ることです。特に業務マニュアルは、新人の教育や業務の品質保持、作業時間の短縮を目指す重要なツールであり、その役割を果たすためには対象者の知識やスキルレベルに合わせた内容でなければなりません。また、目的が異なれば内容も異なります。効率化を目指すマニュアルと、リスク管理を目指すマニュアルでは情報の重視する点が異なるでしょう。対象者の立場に立ち、目的を達成するための情報を提供することが大切です。

マニュアルの構築時には、一部の状況や例外にも対応可能な柔軟性を持たせることが大切です。業務範囲や裁量権の明示はもちろん、特殊なケースに対するガイダンスも必要でしょう。すべてをマニュアル化することは難しいため、柔軟性も求められます。極端にルールが厳しく柔軟性に欠けるマニュアルは、従業員の思考力や対応力を削ぎ、業務の効率化よりもパフォーマンスが低下する可能性があるため注意してください。

マニュアルは、その内容が現場の業務状況を正確に反映することが重要であり、達成するためには定期的な更新が欠かせません。現場で起こる問題や新たに見つけられた改善点、業務環境の変化など、幅広い要素を反映させることで、マニュアルはより適切で有益なものになっていきます。更新を怠るとマニュアルが現実と乖離した存在になり、その結果、業務の支障や混乱を招く可能性があるため注意が必要です。

マニュアル作成でデザインに迷ったときは、プロの力を借りることがおすすめです。専門のデザイン会社や印刷会社は、美的観点だけでなく、情報の伝達効果を高める観点からもマニュアルを作成してくれるため、使いやすく、理解しやすいマニュアルを作成可能です。すでに作成したマニュアルについても、プロの視点から見直すことで、新たな改善点を指摘してくれる場合もあるでしょう。マニュアルの品質を向上させたいのであれば、プロへの依頼がベストです。

つづいては、印刷を外注した際にかかる費用相場をより詳しくご紹介します。

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マニュアル作成は、企業の業績に大きく影響します。デザインの見やすさ、情報のまとめ方、作成スケジュールの設定、適切な前提条件の設定など、効果的なマニュアルを作成するにはさまざまな要素を確認する必要があるでしょう。
もしも効果的なマニュアルを作成したいとお悩みの際には、印刷会社などのプロに相談してみるのも1つの手段です。おすすめの印刷会社について知りたい方は、ぜひアイミツにお問い合わせください。

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