封筒プリントの自社対応、外注のメリット・デメリット【2024年最新版】

封筒プリントの方法には内製と外注の2パターンがあり、どちらのケースもメリット・デメリットが存在します。そこで本記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、封筒プリントを自社で行った場合と外注した場合のメリット・デメリットをご紹介！封筒にプリントする際によく利用される、Wordでの印刷方法も詳しく解説していきます。

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ここでは、企業の利用頻度が高い封筒プリントの方法として、Wordを用いるケースについて説明します。Wordであれば、4つの工程のみで簡単に封筒がプリントできます。封筒を自社で制作する場合の参考にしてください。

Wordで白紙のページを開いたあと、用紙サイズを封筒と同じ大きさに設定します。設定は、ツールバーの「レイアウト」内にある「サイズ」から行うことが可能です。長形3号120mm×235mmなど、サイズは数字でも掲載されているため参考にしましょう。長形や洋形の各サイズに対応しており、「その他の用紙サイズ」から数字を入力することも可能です。

続いてプリントの向きを設定します。「レイアウト」の「印刷の向き」から縦・横を選択しましょう。

また、余白の設定も重要です。余白が「標準」の状態で封筒プリントに進むと、中央に印字が寄ってしまいます。そのため、余白は標準より狭く設定することが大切。「レイアウト」の「余白」で「狭い」を選択する方法と、「ユーザー設定の余白」から数字を直接入力する方法があります。

テキストや自社のロゴなど、封筒にプリントしたい内容はWordでデザインできます。文字のみの場合は、ツールバーの「挿入」内にある「テキストボックス」から、縦書きや横書きの文章が作成可能です。自社名や住所、キャッチコピーなどの必要事項を記載しましょう。また、イラストや写真の追加は「挿入」内の「画像」から行うことができます。

封筒プリントは、印刷ミス予防のため手差し給紙の利用がおすすめです。ツールバーの「ファイル」→「印刷」から、Wordとプリンターの手差し設定を行いましょう。

Wordの設定は、使用するプリンターを選択後「ページ設定」→「用紙」から可能です。プリンターの給紙方法は「プリンターのプロパティ」から変更できます。どちらも最後にOKを忘れずクリックしてください。

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封筒プリントを自社で行う場合と外注した場合、それぞれのメリット・デメリットは以下の表のとおりです。

自社で封筒にプリントするメリットには、時間や費用の削減ができる点が挙げられます。以下で詳しく見ていきましょう。

短時間での印刷
Wordを利用することにより、封筒へのプリントは自社で簡単かつ短時間で実施できます。また、デザインデータを保管しておけば、1度印刷した封筒と同じものが必要な時に必要なだけプリント可能です。予定よりも多くの封筒が必要になってしまった場合でも、自社でプリントできる体制を整えておけば迅速な追加印刷ができるでしょう。

印刷にかかる費用の削減
封筒へのプリントを自社で行う場合に必要な機材や備品は、Wordがインストールされているパソコン・プリンター・インク・封筒程度です。企業であればこれらの機材はすでに導入されているケースが多いため、自社でプリントする際も新たな予算を投じる必要を減らせます。そのため、印刷にかかる費用の削減につながる点もメリットです。

続いては、自社で封筒にプリントする場合のデメリットを解説します。外注との相違点にも着目しながら見ていきましょう。

印刷の質が落ちる
自社でプリントする場合、仕上がりの質が落ちる点はデメリットです。印刷の質はプリンターの性能に左右される上、カラー印刷の場合はイメージしていた色味と異なる可能性もあります。印刷会社であれば封筒のプリントに適した機材を用いて質の高い印刷ができるため、外注と同じレベルの品質を求めている場合は注意しましょう。

多額の人件費がかかる可能性がある
封筒のプリント作業に人員が割かれ、人件費に費用がかかる可能性がある点もデメリットの1つです。封筒プリントは少量であれば自社でも短時間で完了できますが、印刷枚数が数百～数千枚にのぼる場合は非常に時間がかかります。そのため、印刷会社への外注と比較し結果的にコストがかさんでしまうケースがある点を把握しておきましょう。

ここからは、封筒プリントを外注するメリットをご紹介します。手間の削減に加え、費用を抑えられる可能性が高い点も注目です。

印刷の手間を省ける
封筒プリントを外注する場合、打ち合わせや見積もり、データ入稿が完了したあとの作業は印刷会社が行います。場合によってはデザイン制作から依頼できるケースもあり、印刷にかかる手間を省ける点が外注の大きなメリットです。自社でプリントする場合と比較し、従業員の業務負担も軽減可能。封筒は決められた納期に合わせて発送されるため、届くのを待つのみです。

大量注文の場合には安くなる場合がある
封筒プリントは、少部数より大部数での依頼で単価が安くなる印刷会社が多いです。そのため、印刷を大量に外注した場合はコストを抑えられる可能性があります。自社で大部数の封筒をプリントする場合、前述したとおり多額の人件費がかかるケースも。一方、印刷会社であれば安い価格で大量の封筒が印刷できる点がメリットです。

封筒プリントを外注する場合、デメリットが気になる方も多いでしょう。注意すべき点は、費用と納期です。

一定額の支払いが必要
自社で封筒プリントを行う場合と異なり、外注の場合は決められた額の支払いを印刷会社に行う必要があります。金額を決める要素は、印刷方法や使用する封筒の種類、印刷数などです。また、送料が発生するケースもあります。そのため、支払いを安く済ませたい場合は複数の印刷会社の料金を比較し、サービス内容を踏まえた上で外注先を選ぶことがおすすめです。

印刷完了までに時間がかかることがある
封筒プリントを外注する場合、外注先を選び見積もりを取ったあと、打ち合わせやデータ入稿などの工程が必要です。そのため、印刷物が手元に届くまでに時間を要する可能性がある点に注意しましょう。なお、印刷会社によっては即日印刷・即日発送に対応しているケースもあるため、スピーディーな封筒プリントを希望している方におすすめです。

つづいては、印刷を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

印刷の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

本記事では、封筒プリントを自社で行った場合と外注した場合のメリット・デメリットをご紹介しました。封筒プリントは、少量であればWordを利用し自社で行う方法もあります。しかし、質や人件費などのデメリットも懸念されるため、少ない手間で高いクオリティの封筒プリントを行いたい場合は外注がおすすめ。

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