A4サイズ対応の封筒をWordを使って印刷する方法【2024年最新版】

現在、A4サイズの封筒印刷を外注している方も多いでしょう。しかし、費用が高いとお困りの方もいるはずです。もし費用を抑えたいのなら、自分でA4サイズの封筒を印刷することをおすすめします。
そこでこの記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「アイミツ」が、WordとExcelを使った封筒の印刷方法をご紹介！印刷手順や注意点についても詳しく解説していきます。

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結論として、A4サイズの封筒は自分で印刷できます。Microsoftが提供している「Word」と「Excel」を使うだけなので、印刷はとても簡単。作業に慣れてしまえば、あっという間に印刷準備が完了します。

また、入力した情報を保存できるため、準備しておいた宛先情報をいつでも印刷できるのが魅力です。必要出費は印刷費用だけ。お得にA4サイズの封筒を印刷できるので、外注費用を大幅に削減できます。

印刷費用について詳しく知りたい方は、以下のページをご参考ください。

A4サイズの封筒印刷は、Wordだけを使って作成できます。後述するExcelとWordを組み合わせた印刷方法と、最初の動き方だけ異なるので、必要なポイントだけ以下に整理しました。

【Word・Excelを組み合わせた印刷方法との違い】
大きく異なるのは、住所録の作成方法です。

「差し込み文書＞差し込み印刷の開始＞宛先の選択」をクリックしてください。「新しいリストを入力」を選択し、印刷したい住所データを作っていきましょう。入力が完了したら住所データを任意のフォルダに保存します。

ここから先の手順は、後述する「Wordのレイアウトから封筒サイズを決める」をご参考ください。

WordとExcelを使ったA4サイズの封筒印刷は、合計7ステップで完了します。簡単な手順で印刷できるので、各ステップを参考にしながら準備を進めてみてください。

まずは、縦書きと横書き、どちらの向きで印刷するのか決めましょう。WordやExcelを使った封筒印刷では、向きを決めたうえで印刷画面を編集していきます。ビジネスシーンにあわせて設定してみてください。

Excelを開き、セル内に下表のような住所データをまとめてください。

ナンバリングしておくと表の管理が楽になります。また、印刷する以下の項目は、必ず入力して保存しましょう。

・郵便番号
・住所
・氏名（事務所名）
・敬称

印刷準備でExcelが登場するのはこの項目だけ。封筒作成が必要な宛先を入力・保存しておきましょう。

Excelを閉じたら、Wordを開いて「白紙の文書」を新規作成してください。画面上部にあるツールバーに「差し込み文書」という項目をクリック。こちらで封筒印刷の準備が行えます。

ツール画面が表示されたら「差し込み印刷の開始」というボタンをクリックして、封筒サイズを決めましょう。A4サイズの場合は「角形2号（240mm×332mm）」を選択してください。

封筒のサイズを準備できたら「差し込み印刷の開始＞宛先の選択＞既存のリストを使用」を選択してください。ここで最初に作成したExcelの住所データを開きます。複数のシートに分けて住所を入力しているなら「ブックのドキュメントを開く：」からシートを選択しましょう。

OKを選択すれば、無事データの反映が完了します。ただし、まだ入力の準備が終わった段階です。住所データの反映は次項で実施します。

反映を行う前に「挿入＞テキストボックス（縦書き・横書き）」を利用して、項目を挿入したい場所に配置します。配置が完了したら、住所データの入力を「差し込み文書＞文章入力とフィールドの挿入」から実施します。入力する項目を以下に整理したので、1つずつ反映していきましょう。

【右上】
・郵便番号

【右側】
・住所

【中央】
・氏名
・敬称

【左下】
・差出人氏名
・住所

配置した項目の大きさなどを調整するために、テキストボックスのサイズやフォントを変更していきましょう。このとき「差し込み文書＞結果のプレビュー」を利用しつつ調整すれば、印刷時のズレを防止できます。

テキストボックスの編集は、テキストボックスを選択したときに表示される「図形の書式」から実行できます。また、封筒にはイラストを貼り付けることも可能です。「挿入＞画像」を選択し、好きな場所に配置してみてください。

印刷画面の調整が完了したら「差し込み文書＞完了と差し込み＞文書の印刷」を選択しましょう。印刷画面が表示されるので、印刷機に用紙をセットして問題なく印刷できるか確認してください。まずは1枚試しに印刷してみるのがおすすめ。まとめて印刷してしまうと、ズレた場合に封筒を無駄にしてしまいます。

「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」とお悩みの方は、お気軽に「アイミツ」にお問い合わせください。数ある印刷会社からあなたの要望にあった会社をピックアップして無料でご紹介いたします。

封筒は、外注せずに自分で印刷できます。ただし、次の注意点があることを理解しておきましょう。

・封筒のサイズを間違えると最初からやり直し
・最初の準備に時間がかかる
・インクジェットプリンターの品質が悪いとにじんでしまうことも

初めてWord・Excelで封筒印刷を利用するのなら、慣れるまで面倒に感じることを理解してください。ただし、一度テンプレートを作ってしまえば、封筒印刷の効率を高められるので、時間を見つけて用意してみましょう。

自社対応できる封筒印刷ですが、取引先が多く印刷の準備に対応できないとお困りの方もいるはずです。それなら、次のメリットを持つ印刷会社を利用してみてはいかがでしょうか。

・印刷の手間を削減できる
・高品質の印刷を期待できる
・大量注文によって自社対応よりもコストを抑えられる

印刷のプロだからこそ生み出せるメリットばかりです。自社対応する時間がない、高品質な封筒印刷が必要だというのなら、ぜひ印刷会社に依頼してみてください。

もし、印刷会社をお探しなら、以下のページをご参考ください。

つづいては、印刷を外注した際にかかる費用相場をご紹介します。

印刷の費用相場をご紹介しました。より正確な費用を知りたい方は料金シミュレーターをご利用ください。

封筒印刷の費用を抑えたい方や、印刷を自社対応したいのなら、Word・Excelを使って印刷するのがおすすめです。なじみのあるツールで作成できることはもちろん、一度形式を作ってしまえば、取引先が多くても効率よく印刷できます。

ただし、社内で対応する時間がない場合や、印刷機の質にお悩みの方もいるでしょう。それなら、低コストで高品質な印刷を実施する印刷会社への外注を検討してみてください。リーズナブルな価格で印刷に対応しているため、自社印刷の問題を解決できる印刷会社が見つかります。

印刷会社をお探しなら、ぜひ「アイミツ」がリストアップしているサービスをご検討ください。おすすめのサービスの資料をまとめてご請求いただくことも可能です。

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