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オフィスデザインのよくある質問

オフィスデザインについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

Q オフィス移転を検討するにあたって、何から始めれば良いですか?
A まずはスケジューリングから、次にコスト。
オフィス移転に関する、マスタースケジュールやコストの検討を行い、適正なオフィス移転かを判断することが必要です。今後の増員計画を見極めること、オフィス移転によってランニング費用(家賃、交通費など)はどの程度コストが増減するかなど、具体的な試算からはじめていきましょうl。おおよその試算ができてから、オフィス移転事業者に移転費用の見積もりを行うと良いでしょう。
Q オフィス移転にはどのくらいの期間が必要ですか?
A 業種、レイアウト、依頼する業者によっても異なる。
オフィス移転に必要な期間は、業種や大きさ(坪数)、デザインなどによって期間が変わってきます。特にインフラ整備(電話、インターネット回線、清掃業者など)の待機期間が何よりも業務に支障をもたらしますので、オフィス移転日よりも前に設定が完了していなくてはなりません。お任せするオフィス移転業者によりかかる時間も異なりますので、事前にご確認ください。
Q オフィス移転の費用を出来るだけ抑えたいです。
A コストの試算を行い、合い見積もりコスト低減を
まずは、オフィス移転に対するコスト試算をしっかり行いましょう。複数事業者への相見積もりはもちろんのこと、移転に伴う工事費用や不要品の処分コスト、必要な備品の輸送など、項目ごとに確認することをおすすめします。その内容から予算を決めたうえで相談すると、コスト削減を模索し提案してくれる業者もありますので、事前にご確認ください。
Q オフィス移転に必要な費用を算出したいです。
A 同じ荷物の輸送や現状復帰などでも業者に変わる、相見積もりを取ることが重要。
オフィス移転にかかる費用は、移転先のオフィス構築に関する費用だけでなく、現在のオフィスにおける原状復帰を始め、さまざまな費用がかかってきます。まずは複数のオフィス移転業者に現場確認を含めた相見積もりを実施しましょう。同じ荷物の輸送、同じオフィスの現状復帰でもオフィス移転業者により算出方法が異なりますので、事前にご確認ください。
Q 移転場所をどのように決めれば良いですか?
A 現状との比較し、面積、共有スペースも入れて適正かどうか
オフィス移転に対しては、まず増員計画やオフィスの会議室や給湯室などの共有スペースの配置をベースとして、検討を行いましょう。現状よりも広くするかどうか、移転先の面積(スペース)や賃料の比較など、移転先が適正なものかを比較していくことが求められます。 オフィス移転業者によってさまざまですので、事前にご確認ください。
Q 移転の準備はいつからはじめるべきですか?
A 現オフィスの解約予告を考慮に入れてリミットから逆算する
オフィス移転の準備開始は、現状のオフィス物件契約により、異なります。移転の解約予告を行なわなければいけない時期から逆算して決めると良いでしょう。もちろん、退去にあたっての期間が複数年である場合もありますので、増員計画にあわせて、一時的に別場所を追加で借り、サテライトオフィスを設置することも一案です。詳しくは業者にご確認ください。
Q 敷金(保証金)はいつ返還されますか?
A 返金は貸し主によって異なる。契約書で確認を。
オフィス賃貸物件に課せられている保証金・敷金は賃貸借契約終了明け渡しまでに賃料の未払い金やその他の債務がなければ、原状回復費用を差し引いた金額が貸主から借主に返金されます。返金時期は、各オーナーや貸し主により異なっています。もちろん、解約引きが設定されている場合もありますので、まずは契約書をご確認ください。
Q 敷金(保証金)はいくらくらい返ってきますか?
A 基本は、保証金(敷金) - 原状回復費用となる。
契約終了明け渡しまでに、テナント側に賃料の未払いやその他の債務がない場合、償却がある場合はその金額と原状回復費用を保証金(敷金)より、差し引いた金額がテナント側に返還されるのが通常です。償却に関しては事前に確認しましょう。ほとんどの場合は、原状回復費用として使われてしまい、返却金額がほぼ無しというケースも少なくありません。
Q 仲介会社選定のポイントは何ですか?
A 合い見積もり後に各社に交渉、そこから業者選定
一定規模(社員数30名以上程度)以上の仲介会社であれば、物件のデータの質量、更新性が整備されている可能性が高く、安心です。また、適切な紹介を受けれるかどうかは、営業マンの質にかかっています。まずは、複数の事業者にオフィス移転の目的や予算を伝え、相見積もりをすることをおすすめします。その見積もりを見た上で、交渉をはじめると良いでしょう。
Q 仲介会社は何社ぐらいに声をかければ良いですか?
A 多すぎると思わぬトラブルも、費用にとらわれず実績で判断すること。
多くの仲介会社に依頼すると、提案を受ける物件が被ってくる確率が上がり、契約の段階で紹介ルートに関してトラブルに発展するリスクも高まります。とはいえ、同じ物件でも仲介手数料の差が出ていたり、オフィス移転実務に対する業者の紹介が想定よりも高い場合もあります。移転費用だけにとらわれるのではなく、現状復帰やリース製品の入れ替えなど、オフィス移転に伴う様々な作業に対しての実績で判断しましょう。