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オフィスデザインの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。
オフィスデザインの選定ポイント
point.1サービス内容を確認する
運搬から廃品の買取まで、業者によってサービス範囲はさまざま。
オフィス移転を行う際には、多くの作業や手配が必要となります。業者を選ぶ際には、どのようなサービス内容があるのかを事前に確認しておきましょう。
オフィス移転業者に依頼できる主なサービス内容は次の通りです。
- 移転計画の作成
オフィス移転では、膨大な作業や確認事項があり、移転日程も決まっています。業者には綿密な計画を立ててもらい、スムーズに移転が行えるように社内での準備などを相談しておきましょう。
また、移転に際して時系列でするべき項目を教えてもらい、最終的にオフィス移転が完了するまでの流れや日程を確認しておきましょう。
- レイアウト、デザイン提案
机をどこに置き、パーテーションや間仕切りの設置場所のレイアウトを作成してもらいます。その際には、部署ごとの人数など、詳細要件を伝え、効率的に業務を行えるように依頼したいものです。見た目の良さやデザインだけでなく、社員が移動しやすい動線もしっかり確保したいものです。 尚、レイアウト、デザインについては「店舗内装・工事・解体」もご参考にしてください。
- 運搬
事務所の壁、あるいは、ビルのエレベーターに傷や破損が起きないように養生やキズ防止対策をしているかも確認します。また、パソコンやコピー機などの精密機器は丁寧に運搬してもらうようにします。
- 内装工事
新たなオフィスでは、壁の色、インテリアなど、自社に合った内装にしたい場合や最低限の内装を行いたい場合に依頼することができます。また、この際に、セキュリティ設備の設置も行います。
- 電話、ネットワーク配線、電気工事
移転先の事務所の配線工事を依頼できます。当日になって、「電話がつながらない」「インターネットが使えない」となると業務に支障をきたしますので、手配ミスがないように依頼します。電気のコンセント差込口の数が足りないということも起きないように手配してもらうようにします。
- 原状回復工事
元の事務所は、賃貸契約に基づき、原状回復工事が必要になることがあります。事務所管理会社へ連絡したり、契約内容を確認して、必要であれば依頼するようにしましょう。
- オフィス家具の購入
人員増加に伴う移転では、新たに机やチェア、その他備品の購入が必要になることがあります。それらは移転を依頼した業者にて購入できることがあります。運搬のタイミングに合わせて設置してくれるので、便利です。
- 廃棄物処理、買い取り
オフィスで不用になったオフィス家具、什器の廃棄を依頼します。場合によっては買い取りをしてくれる事もあります。尚、廃棄物処理・不用品回収をご検討の場合は、「不用品・粗大ごみ回収業者」もご参考にしてください。
- 名刺、封筒などの印刷物の表記の変更
オフィスが移転すれば、所在地が変わります。その際に、名刺や封筒に表記されている会社の所在地を変更する必要があります。新しい名刺や封筒の作成、印刷を依頼できる業者もいますので確認しておきましょう。
point.2移転計画やレイアウトの立案など、企画提案力は優れているか
レイアウト、通信網、得意先への案内etc‥希望する範囲のノウハウがあるか？
オフィス移転は、オフィスの家具や備品を運搬するだけではありません。賃貸の解約や契約、既存のオフィス備品の確認、レイアウトの設計、配線工事の手配など、するべきことが多岐に渡ります。これを社内の担当者だけに任せることは難しいでしょう。オフィス移転には綿密な計画や細かい手配が必要になります。
高い運用能力を持つ業者であれば、トラブルなく移転を行うことができ、移転に関する社内の作業負担が軽減されます。反対に、計画通りに進まなかったり、日程の変更が発生したり、手配ミスなどで、移転は完了した後、「電話、通信回線がつながらない」「業務ができない」という状況が起きてしまうと大問題になります。ビル管理会社、役所、公共機関への届け出、そして、顧客、取引先への連絡はいつすれば良いかなど、的確なアドバイスがあれば、事務所の引越しがスムーズになります。
point.3料金に含まれている項目を確認する
必ず合い見積もりを！明細項目で、料金内のサービス範囲を確認。
オフィス移転にかかる料金は、サービス内容や運搬量や距離によって異なります。まずは、相見積もりを依頼しましょう。見積もりで提示された金額には、運搬費、備品購入費、廃棄処分費、工事費、移転先の工事費、移転元の原状回復工事など、含まれている各項目を確認することで、後々の料金トラブルを回避できます。
point.4万が一の場合に備えて、補償を確認する
引っ越しにトラブルは付き物。万一の際の補償も必ずチェック！
オフィス移転の際に起きた破損などの補償についても、確認しておきたいものです。例えば、搬出、搬入の時に、事務所のドアや壁にキズがついた場合、あるいは、自社の机や精密機器が破損した場合です。業者からの説明があいまいだったり、説明が無い場合には、注意が必要です。
オフィスデザインのよくある質問
オフィスデザインについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。
Qオフィス移転を検討するにあたって、何から始めれば良いですか？
Aまずはスケジューリングから、次にコスト。
オフィス移転に関する、マスタースケジュールやコストの検討を行い、適正なオフィス移転かを判断することが必要です。今後の増員計画を見極めること、オフィス移転によってランニング費用（家賃、交通費など）はどの程度コストが増減するかなど、具体的な試算からはじめていきましょうl。おおよその試算ができてから、オフィス移転事業者に移転費用の見積もりを行うと良いでしょう。
Qオフィス移転にはどのくらいの期間が必要ですか？
A業種、レイアウト、依頼する業者によっても異なる。
オフィス移転に必要な期間は、業種や大きさ（坪数）、デザインなどによって期間が変わってきます。特にインフラ整備（電話、インターネット回線、清掃業者など）の待機期間が何よりも業務に支障をもたらしますので、オフィス移転日よりも前に設定が完了していなくてはなりません。お任せするオフィス移転業者によりかかる時間も異なりますので、事前にご確認ください。
Qオフィス移転の費用を出来るだけ抑えたいです。
Aコストの試算を行い、合い見積もりコスト低減を
まずは、オフィス移転に対するコスト試算をしっかり行いましょう。複数事業者への相見積もりはもちろんのこと、移転に伴う工事費用や不要品の処分コスト、必要な備品の輸送など、項目ごとに確認することをおすすめします。その内容から予算を決めたうえで相談すると、コスト削減を模索し提案してくれる業者もありますので、事前にご確認ください。
Qオフィス移転に必要な費用を算出したいです。
A同じ荷物の輸送や現状復帰などでも業者に変わる、相見積もりを取ることが重要。
オフィス移転にかかる費用は、移転先のオフィス構築に関する費用だけでなく、現在のオフィスにおける原状復帰を始め、さまざまな費用がかかってきます。まずは複数のオフィス移転業者に現場確認を含めた相見積もりを実施しましょう。同じ荷物の輸送、同じオフィスの現状復帰でもオフィス移転業者により算出方法が異なりますので、事前にご確認ください。
Q移転場所をどのように決めれば良いですか？
A現状との比較し、面積、共有スペースも入れて適正かどうか
オフィス移転に対しては、まず増員計画やオフィスの会議室や給湯室などの共有スペースの配置をベースとして、検討を行いましょう。現状よりも広くするかどうか、移転先の面積（スペース）や賃料の比較など、移転先が適正なものかを比較していくことが求められます。 オフィス移転業者によってさまざまですので、事前にご確認ください。
Q移転の準備はいつからはじめるべきですか？
A現オフィスの解約予告を考慮に入れてリミットから逆算する
オフィス移転の準備開始は、現状のオフィス物件契約により、異なります。移転の解約予告を行なわなければいけない時期から逆算して決めると良いでしょう。もちろん、退去にあたっての期間が複数年である場合もありますので、増員計画にあわせて、一時的に別場所を追加で借り、サテライトオフィスを設置することも一案です。詳しくは業者にご確認ください。
Q敷金（保証金）はいつ返還されますか？
A返金は貸し主によって異なる。契約書で確認を。
オフィス賃貸物件に課せられている保証金・敷金は賃貸借契約終了明け渡しまでに賃料の未払い金やその他の債務がなければ、原状回復費用を差し引いた金額が貸主から借主に返金されます。返金時期は、各オーナーや貸し主により異なっています。もちろん、解約引きが設定されている場合もありますので、まずは契約書をご確認ください。
Q敷金（保証金）はいくらくらい返ってきますか？
A基本は、保証金(敷金) - 原状回復費用となる。
契約終了明け渡しまでに、テナント側に賃料の未払いやその他の債務がない場合、償却がある場合はその金額と原状回復費用を保証金（敷金）より、差し引いた金額がテナント側に返還されるのが通常です。償却に関しては事前に確認しましょう。ほとんどの場合は、原状回復費用として使われてしまい、返却金額がほぼ無しというケースも少なくありません。
Q仲介会社選定のポイントは何ですか？
A合い見積もり後に各社に交渉、そこから業者選定
一定規模（社員数30名以上程度）以上の仲介会社であれば、物件のデータの質量、更新性が整備されている可能性が高く、安心です。また、適切な紹介を受けれるかどうかは、営業マンの質にかかっています。まずは、複数の事業者にオフィス移転の目的や予算を伝え、相見積もりをすることをおすすめします。その見積もりを見た上で、交渉をはじめると良いでしょう。
Q仲介会社は何社ぐらいに声をかければ良いですか？
A多すぎると思わぬトラブルも、費用にとらわれず実績で判断すること。
多くの仲介会社に依頼すると、提案を受ける物件が被ってくる確率が上がり、契約の段階で紹介ルートに関してトラブルに発展するリスクも高まります。とはいえ、同じ物件でも仲介手数料の差が出ていたり、オフィス移転実務に対する業者の紹介が想定よりも高い場合もあります。移転費用だけにとらわれるのではなく、現状復帰やリース製品の入れ替えなど、オフィス移転に伴う様々な作業に対しての実績で判断しましょう。
オフィスデザインのアイミツ利用事例「中堅企業（100名程度）のはじめてのオフィス引っ越し」
どのようなオフィス移転・事務所引越し業者を探していましたか？
アクセスのよいオフィスに移転。丸ごとおまかせで大満足！
社員数100名ほどの教育関連企業です。増員のため入居していたビルが手狭になってきたので、現在よりアクセスの良いオフィスビルに移転することになりました。移転をするのは初めてで、業務を止める時間を極力短くしたいため、移転計画の作成、レイアウト提案、運搬、内装工事、電話やネット回線の電気工事など、移転に関する作業や手配を相談しながら丸ごとお任せできる業者を探していました。
アイミツを利用したきっかけ
「オススメ業者紹介サービス」で業者選定の時間を節約。
過去にアイミツを利用したことがある知人より、こちらの希望をヒアリングしてオススメの業者を選んでもらえる「オススメ業者紹介サービス」が非常に便利と聞いていましたので、アイミツを利用してみることにしました。業者選びに時間を割くことが難しかったので、すぐに対応していただいたこのサービスは本当に助かりました。
見積もり時に気をつけたこと
数パターンの見積もりをを用意していただき、予算内に。
オフィスの移転は初めてだったので、弊社が予想していた作業・手配より、時間も予算を多く見積もっておきました。実際、業者にお任せすることになり、打合せを進めていくと、あれもこれも依頼したい作業が出てきたので、多めに見積もっておいて正解でした。オススメいただいた業者は見積もり案を作業の範囲別で数パターン用意してくださったので、予算にあわせたプランを選ぶことができました。
実際に発注してみた感想や気づき
「業者選びのコンシェルジュ」利用で、発注まで2週間で移転プラン完成
アイミツの「業者選びのコンシェルジュ」にオススメしていただいたことで、スピーディに最適な業者を選定することができました。発注までわずか2週間でオフィス移転プランが決定したおかげで、移転前の準備にかなり余裕が持てました。移転先ですぐに業務が開始できるように手配していただき、週末を利用したオフィス移転作業のみで、業務がストップした時間が最小限で済みました。あらためてアイミツのサイトを見ると、本当に様々な業者を取り扱っていることに驚いています。様々な発注に利用できると思いました、今後も利用したいと思います。
オフィスデザインの用語・基礎知識
オフィス移転・事務所引越しの基礎知識・基礎用語
オフィス移転、事務所引越しが一般の個人の引越しと違う点は、机やキャビネットなどのオフィス家具を搬出、運搬、搬入の他に、新しい引越し先の事務所のレイアウトの設計や配線工事、元の事務所の原状回復工事をまとめて依頼した業者が請け負ってくれるところです。また、業務に支障がでないように、顧客の企業の休業日や週末に行われます。移転する理由としては、人員増加によって面積の広い事務所に引越すため、事務所の賃貸のコスト削減のため、あるいは、居住性、設備、周辺環境の不満も引越す理由となっているようです。サービスを提供している業者は引越し業者の他に、事務所移転のみの専門業者だあったり、レイアウトやデザイン設計が得意である業者まで様々です。