オフィスデザインとは？メリットや働き方改革への効果を解説【2024年最新版】

オフィスデザインは生産性の向上や社員同士のコミュニケーション活性化など、さまざまなメリットをもたらすものです。しかし、なかには「オフィスデザインとは？」「高額な費用をかけてまでオフィスデザインをすべきか？」と考えている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、オフィスデザインの概要やメリットとあわせて、効果を得るためのポイントを解説します。オフィスデザインの刷新やオフィスの新設を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

オフィスデザインとは、「社員が快適に過ごせること」や「生産性の向上を図る」ことなどを目的に、オフィスのレイアウトや内装を設計して環境の改善を図る行為を指すものです。従来はデスクや椅子、キャビネットが並べられただけの無機質なオフィスが一般的でしたが、昨今では企業ごとのカラーを打ち出したオフィスづくりが浸透してきています。

ひとくちにオフィスデザインといっても、求められるデザインは業種・職種によってさまざまです。たとえば、個人作業が中心となる職種では自身の業務に没頭できるようなオフィスが好まれますが、チームでの業務が多い場合は気軽にコミュニケーションがとれるようなオフィスが適していると考えられます。

そのため、「優れたオフィスデザイン」の基準は多岐にわたりますが、幅広い職種のニーズに応えながらも全体の調和・統一感を保つことが大切です。また、社員だけでなく来客の動線にも配慮したデザイン・レイアウトを採用すれば、会社のイメージアップにもつながるでしょう。

ここからは、オフィスデザインを行うことで得られるメリットについて解説していきます。

外出の多い職種を除き、大半の従業員は1日のほとんどをオフィスで過ごすものです。にも関わらず、「連携することの多い部署が遠く、コミュニケーションコストが高い」「1人で集中したい作業があるのに、周りが騒がしい」といった環境では、効率的な業務進行は困難だといえます。

しかし、オフィス内に気軽に打ち合わせができるミーティングスペースや1人用のブース席、リフレッシュスペースがある場合はどうでしょうか。集中して進めたい作業がある時にはブース席を利用し、ちょっとした相談事項がある際には気軽に打ち合わせが可能となります。行き詰まった時にはリフレッシュスペースで休憩すれば、気分を入れ替えて業務に取り組むこともできるのではないでしょうか。

このようなオフィスがあれば従業員のモチベーションはおのずと上がり、生産性の向上も実現するでしょう。

従業員の視点を大切にした機能的で使いやすいオフィスデザインは、従業員のストレスを軽減させる効果があります。

たとえば、人通りの多い通路付近に集中して行う作業が多い部署が隣接していたら、従業員はノイズの多い環境で業務に取り組むことになります。常にほかの人の会話が耳に入るような状況では、業務が滞ってしまうこともあるでしょう。

業務を行う上ではストレスやプレッシャーはつきものかもしれません。しかし、業務と関係ない部分でのストレスは解消できるように務めるべきではないでしょうか。ストレスを軽減しながらより業務に集中できるような環境をつくれば、会社への愛着や帰属意識も高まります。

従業員間のコミュニケーション活発化が期待できるのも、オフィスデザインで得られるメリットの1つです。

チームで業務を進める場合は、担当者同士は密にコミュニケーションをとる必要があります。そうした場合に、たとえば「相手の部署が自分のデスクから比較的近い」「中間地点にミーティングができる場所がある」といったオフィスであれば、移動時間を削減しながらもスムーズに業務が進められるでしょう。

社内会議室だけでなく、広めの通路や空きスペースに大きめのテーブルを設置するなど、コミュニケーションを生み出すための工夫があるオフィスデザインを採用すれば、事業にプラスの影響を与えるアイデアの創出につながることもあるかもしれません。

優れたオフィスデザインは、従業員の離職防止や優秀な人材の確保にも役立つものです。労働条件や業務内容が同様の場合、配慮の行き届いた快適なオフィスとただデスクが並んだ無機質なオフィスでは、どちらで働きたいと思う人が多いのかは考えるまでもありません。

求職・転職の際には業務内容や給与、福利厚生など、さまざまな要素から候補を選定していきますが、オフィスの環境を会社選びの判断ポイントとしている人も少なくないといわれています。また、働きやすい快適なオフィスは既存従業員の会社への帰属意識をより高め、離職を防止するという効果も期待できます。

優秀な人材が「長く勤務したい」と思えるようなオフィスデザインを採用すれば、中長期的な事業成長にもつながるのではないでしょうか。

「働き方改革法」とは、2019年4月から順次施行が開始した法律で、厚生労働省が発表した定義では「働く人びとが、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で『選択』できるようにする」ことが目的とされており、年次有給休暇5日の取得義務や時間外労働の上限規制が設けられました。

こうした背景から企業にはこれまでに以上に効率性・生産性が求められるようになり、それにともなってオフィスデザインを見直す企業が増加。より働きやすい環境を整えるだけでなく、従業員のメンタルヘルス対策も意識することで、生産性の向上を図っているようです。

ここからは、オフィスデザインで働き方改革の効果を得るためのポイントを解説していきます。

従業員のメンタルヘルスを守ることは、企業にとって大きな課題の1つです。業時間労働に起因するメンタルヘルスの不調については政府も大きな問題としており、2015年からはストレスチェックが義務化されています。

そうしたなかで、さまざまな企業が従業員のメンタルヘルスを守るための取り組みを実施しており、代表的な例の1つがリフレッシュスペースなど従業員がリラックスできる空間をオフィスに設置することです。気軽に休憩できるスペースが社内にあれば、業務中の気分転換が図りやすくなります。

また、そうしたスペースには従業員が集まりやすい傾向があるため、コミュニケーションの活性化という効果も期待できるでしょう。

従業員のストレス軽減を目的に、オフィスに観葉植物を設置するなど、緑化に取り組む企業が創価傾向にあります。ストレスと植物に関係があることは従来から注目を集めており、オフィスの緑化が従業員のストレス緩和に効果があったとされる研究結果も多く発表されています。

オフィス内にスペースがあれば観葉植物を置くのがおすすめですが、スペースがなくても壁や天井をツタで覆うといった取り入れ方も。従業員のメンタルヘルスを守るためにも、緑を取り入れることを前提にオフィスデザインを検討してみてはいかがでしょうか。

オフィスデザインを行う時には、集中しやすい環境を作ることを意識しましょう。

仕事をするなかでは「1人で集中して進めたい作業」が存在するのも事実です。「納期が迫っているときには、電話も鳴らない1人の環境で作業したい」という従業員もいるでしょう。

もちろんオフィスには「コミュニケーションのしやすさ」も求められますが、すべての空間でこだわる必要はありません。社内会議室やファミレス席、立ちミーティングスペースなど、従業員同士のコミュニケーションの場を設けると同時に、パーテーションで区切られたブースのような空間を設置することで業務にメリハリが生まれ、結果として業務効率化・生産性向上につながるでしょう。

近年では働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大により、「働き方」に大きな変化が生まれています。オフィスデザインの面では、従業員1人ひとりに決まった座席を設けない「フリーアドレス」が浸透してきているほか、テレワークの拡大によってオフィス縮小を検討する企業も増加傾向にあるようです。

働き方の変化とともにオフィスデザインのトレンドも変わっており、近年はエントランス付近へのフリースペースの設置や開放感のある空間デザイン、ガラス張りのパーテーションを活用したものがトレンドといわれています。また、予算に余裕があればリフレッシュスペースを設け、ドリンクバーやソファなどを設置するのもおすすめです。

本記事では、オフィスデザインの概要からメリット、働き方改革への効果などを解説してきました。

優れたオフィスデザインを取り入れることは、従業員の業務効率や生産性を向上させるだけでなく、会社への帰属意識の醸成にも効果のあるものです。自社のイメージを叶えるオフィスデザイン会社に依頼することで、より質の高いオフィスづくりが実現するでしょう。

しかし、さまざまなオフィスデザイン会社が存在するなかで、自社に合った1社を探し出すのは容易ではありません。オフィスデザインを検討する方のなかには「どうやって選べばいいのかわからない」という方もいるのではないでしょうか。

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