オフィスデザインの外注にかかる期間・スケジュール【2024年最新版】

オフィスの移転・増設をする場合、デザイン選定や内装工事の日程調整など、多くの日程やスケジュール調整が必要です。そもそもオフィスデザイン会社に外注する場合、どの程度の期間やスケジュールが必要なのかを知らない方もいるでしょう。

この記事では、オフィスデザイン会社への外注に必要な期間や、依頼する際のスケジュールについて解説します。スケジュールを組むときのポイントにも触れますので、ぜひ参考にしてみてください。

早速、オフィスデザインを外注したときに必要な期間を解説していきます。まずはオフィスを移転する場合と既存オフィスの内装のみ依頼する場合に分けて考えることが必要です。自社の予定に合わせてそれぞれに必要な期間を確認していきましょう。

オフィスを移転する場合に、必要だと考えられる期間は約半年から1年です。問い合わせをしてすぐに即デザイン作りができることは少ないため、まずはオフィスの移転先候補や移転の経緯、目的について細かくヒアリングを行う必要があります。

また、時期によっては希望する時期に工事ができない可能性もあるため、1年よりも前に相談しておきましょう。自社のニーズがはっきりしていない場合、長期的な目線でアドバイスをくれる外注先の選択がおすすめです。

内装デザインのみ外注する場合、必要期間は一般的に1ヵ月前後と言われています。すでにオフィス内にある什器や家具を入れ替えずにレイアウトとデザインのみを変更する場合、さらに短い期間で終わることもあるでしょう。

一方で、大規模なレイアウト変更やカーペットの交換など搬入出が多い場合は、さらに早めに相談を始めることが理想です。また、通常業務に影響を受けないように対策をする必要もあるため、自社のペースに合わせて余裕を持たせたスケジュールを立てることをおすすめします。

ここからは、オフィスデザイン会社に外注する場合に必要なスケジュールの流れを細かく分けて紹介していきます。それぞれのステップを追いながら、どのような工程で進んでいくのかも紹介しますので、自社のスケジュールに置き換えて考えてみましょう。

まずは、外注を検討しているオフィスデザイン会社との打ち合わせを設け、依頼内容の細かなヒアリングを行っていきます。オフィスの移転・増設に至ったきっかけや、希望するデザインについて詳しく質問されるため、回答しながら理想のデザインを伝えていきましょう。
また、今のオフィスが抱えている問題点や使いにくさを感じるポイントがあれば、遠慮なく伝えておくことがおすすめです。課題や理想を共有することで、新しいオフィスデザインを考える材料としてもらえるため、満足度の高い形を提案してもらえるでしょう。

ヒアリングで自社が求めているオフィスデザインを実現できることが分かったあとは、見積もりを依頼していきます。事前にどの程度の費用がかかるか算出してもらい、予算や期間が自社のスケジュールに収まるか計算していきましょう。
その際、デザイン費用だけでなく工事費用、施工費用まで細かく算出してもらうことがおすすめです。似たようなデザインのオフィスでも、通信設備工事や内装に利用する素材によっても費用が変動する場合があるため、検討中のデザインごとの見積もりを比較してみましょう。

オフィスデザインや内容工事を施工する場所を訪れて、現地調査・分析を行っていきます。賃貸オフィスの場合は、所有主や管理会社も参加し、細かな質問や採寸に対応してもらう調査も必要です。
オフィス内の動線やコミュニケーションスペースを置く位置などを確認しつつ、柱やエレベーターなどの動かせない部分もチェックしておくことがおすすめです。現地調査で新たな発見や問題点が見つかる場合もあるため、正確な図面があっても複数回足を運んでおきましょう。

続いて、オフィスデザインを決めるため、設計書・図面づくりのフェーズに移ります。ヒアリングと現地調査内容を反映させることが多いため、気になることがあればあらかじめ伝えておくとよいでしょう。
また、理想とするオフィスに近い事例があれば、こちらも貴重な材料です。なるべく自社の社員からも理想のオフィスを聞いておくことで、イメージとズレのないデザインを目指しましょう。いくつかのデザイン図面を持参して再度現地調査に行き、どこに何が配置されるかを体で実感してみることも効果的です。

見積もりやデザインが決定したら、具体的な日程を調整していきましょう。移転や新設後のオフィスデザインをいつから使用できるのかを所有主や管理会社と相談し、着工できる日を確定させます。
また、デザインに合わせてどれくらい工期が必要か、いつまでにオフィス移転を完了させたいかも確認して、余裕を持ったスケジュールになるよう調整していきましょう。スケジュールに落とし込めたら社員への周知をするなど、実務に影響がないよう配慮しておけば現場での混乱も生じにくくなるでしょう。

日程調整でどのように着工日がきたら、実際にオフィスの工事を開始していきます。ヒアリングや見積もりで事前に確認していた通りに工事が進んでいるのかを定期的に確認しましょう。
最終的に、スプリンクラーや消火栓などの消防設備工事や、外壁や看板などを整える工事も行います。着工してからのデザイン変更は困難なため、気になることがあればあらかじめ洗い出し、納得できるまで話し合いを重ねることをおすすめします。また、オフィス家具やレイアウトも想定通りなのかを確認しましょう。

工事では、施工期間のチェックだけではなく、完了後にもオフィスデザインの担当者や現場監督などによって、施工品質や作業工程が間違っていなかったのかを確認する検査を行っていきます。
内装仕上げ面の施工確認・建具類の動作確認などはもちろん、パーテーションが倒れてこないか、消防設備が適切に設置されているのかなどの安全面も含めたチェックが一般的です。また、図面通りの採寸になっているかなど、素人では気づきにくいポイントもチェックしてくれるため、安心してオフィスを利用できるでしょう。

工事や品質検査が終わり、予定通り完了できた段階で、オフィスの引き渡しを行っていきます。一般的には引き渡しのタイミングで、オフィスのカギやセキュリティキーの受け取りを行うため、オフィスデザイン会社や施工会社が関わるスケジュールは終了です。
オフィスが完成した後、引っ越し作業を行えばいつでもオフィスを使えるようになるため、通常業務との兼ね合いを見ながら作業を進めるとよいでしょう。また、所有主や管理会社に改めて挨拶を行い、円滑な関係性を築けるような配慮も必要です。

オフィスの引き渡しが終われば、基本的にすべてのスケジュールは終了しますが、オフィスデザイン会社ではアフターフォローを行っている場合もあります。
とくに、移転してから間もないタイミングでは、通信トラブルや電気トラブルなど思いもよらない課題が見つかる場合もあるからです。万が一トラブルが起きた場合、内容によっては追加工事をしてくれるケースもあるため、追加コスト発生を抑えられます。中には、施工後の無料点検を実施している業者もあるようです。

ここからは、オフィスデザインの外注でスケジュールを組むときのポイントを紹介します。新しいオフィスだけではなく現在使用しているオフィスの通常業務にも配慮してスケジュールを設定するなど、デザイン以外の部分にも目を向けながら対策していきましょう。

まずは、現在使用しているオフィスを引き払う場合に、原状回復の有無を確認しておきましょう。
原状回復とは、物件を借りる前の状態に戻すことです。基本的に賃貸契約書もしくは重要事項説明書に原状回復の必要性について記載されているため、デザイン会社へ相談を始めたタイミングでの確認をおすすめします。
万が一見逃してしまっていた場合、原状回復のために追加で借り上げ期間を設けたり工事をしたりする必要があり、追加でコストが発生する恐れがあるため注意が必要です。

オフィスデザインの外注スケジュールを組む場合は、予備期間を設けるなど、余裕のある計画を立てることが大切です。できる限り短いスケジュールで外注を進めていきたい場合でも、半月～1ヵ月程度の余裕は設けておきましょう。追加工事や補修工事が入ったときも、スケジュールを圧迫せずに時間を確保しやすくなります。
また、引っ越し期間に余裕を設けておけば、業務の手を止めることなく段階的なオフィス移転を実現できるためおすすめです。

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オフィスデザインの外注にかかる期間やスケジュールをそれぞれ詳しく解説してきました。オフィスデザインを外注する際は、余裕を持ったスケジュールを立ててから具体的な打ち合わせを始めることがおすすめです。

一方で、オフィスデザインの外注において自社にぴったりの会社を選定するのは容易なことではありません。オフィスデザイン会社の選定に関してお困りでしたら、アイミツまでお気軽に問い合わせください。あなたにおすすめのオフィスデザイン会社を数社ご提案させていただきます。