オフィスデザインを外注するときの成功のコツ・失敗例【2024年最新版】

オフィスデザインを外注する場合、依頼する会社が決まったら実際にデザイン設計から工事までを行っていきます。この時点で、外注選びだけではなく外注後に考えられる問題点や注意点を知っておくことも必要です。

この記事では、オフィスデザインを外注するときの成功のコツや失敗例を解説していきます。オフィスデザインの外注に失敗しないために、契約後に気をつけるべきことについて知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスデザインの外注を成功させるには、まず目的の明確化が大切です。また、オフィスデザインを外注する注意点を理解する必要があります。ここでは、オフィスデザイン外注の成功のコツと、成功させるために気をつけるべきポイントについて紹介します。

外注先が決まったら、完成イメージや疑問点・不明点など細かい部分まで徹底的にヒアリングを行うのが重要です。問題点や注意点が曖昧な状態でプロジェクトを進めると、途中でのトラブルや思っていたオフィスデザインが完成しない可能性があります。
たとえば、デザイン工事を行うにあたっての問題点や注意点から改善策までを丁寧に説明してもらえるオフィスデザイン会社であれば、スケジュールを組みやすいなどスムーズにプロジェクトを推進できます。このように、打ち合わせや企画の段階で、細かい点までヒアリングを行いましょう。問題点や注意点を把握することで、オフィスデザインの外注を成功に導くことが可能です。

オフィスデザイン会社による見積もり内容とサービス内容が合っているのかを随時確認しておきましょう。意識してチェックすることで、サービスの具体的な中身を理解でき、後からのトラブルを未然に防止できます。
見積もりを確認する際は、費用の内訳や詳細が記載されている部分を注意して確認をしましょう。費用の内訳や詳細が記されていれば、見積もりの段階で、サービス内容や作業工程を正確に計画して見積もりを出していると理解できるため、信頼性は高いといえます。そして、トラブル発生時の補償内容や対応方法についても事前に確認しておきましょう。

ここからは、レイアウト別に注意すべきポイントを解説します。オフィスデザインでは、従業員の働きやすい環境を考慮したレイアウト設計が大切です。業種や業務内容などの目的に応じて適したレイアウトは異なるため、自社に合うレイアウトも見つけていきましょう。

対向型とは、従業員同士が向かい合い、1つの島を構成するレイアウトが特徴です。業界や業種を問わず、数多くの企業が対向型のオフィスレイアウトを採用しています。
従業員の動向をすぐに把握できるため、コミュニケーションを取りやすい環境を構築したい場合におすすめのレイアウトです。ただし、自分の業務に集中しにくいというデメリットがあるため注意しましょう。パーテーションを設置することで、プライバシーを補強することも可能です。

背面型とは、従業員同士が向き合う対向型の反対で、背中あわせの状態で座ることが特徴のレイアウトです。背面型レイアウトの場合、対向型とは異なり周囲の視線を気にせず、自分の業務に集中できるというメリットがあります。
また、振り返れば、他の従業員とコミュニケーションを簡単に取ることができるほか、スペース効率の高さも背面型レイアウトのメリットの1つでしょう。ただし、管理者にとっては全体を監視するのが比較的難しいというデメリットがある点に注意しましょう。

同向型とは、全従業員が同じ方向を向いていることが特徴のレイアウトです。一般的に銀行や不動産会社、秘書室、コールセンターのオペレーター室などで採用されることが多い傾向にあります。書類の受け渡しなどの定型業務を効率よく行えることがメリットです。
また、対面に人がいないため、プライバシーやセキュリティに配慮できます。ただし、従業員同士の活発なコミュニケーションを必要とするエンジニア職や営業職には不向きなレイアウトなので、検討する際は注意が必要です。

ブース型とは、パネルやパーテーションを活用して、自分だけの空間を構築するレイアウトを指します。近年では、「自分の集中できる場所で、自由に働きたい」という働き方のニーズが増加しているため、ブース型レイアウトを取り入れる会社が多くなっています。
ただし、業務に集中するために整備された環境であるため、コミュニケーションを取りづらいというデメリットがあります。また、管理者にとっては、メンバーの把握がしづらいため注意が必要です。

グループ型とは、部署やグループ別にデスクを島型に配置して、それぞれのグループの管理者がチームメンバー全員を把握できる位置にデスクを配置するレイアウトを指します。チーム内の序列が明確化しているほか、グループ意識が強まるため、グループ間での競争意識が生まれやすいことがメリットです。
また、対向型と同様の特徴があり、コミュニケーションが取りやすいという強みもあります。ただし、作業を集中したい場合や、プライバシー確保には向かないため注意が必要です。

クラスター型とは、対称的な方向を向いた2列のデスクで構成されるレイアウトです。1つの島において左側のデスクが正面を向き、右側のデスクが背面を向いているため、対向型と同向型のメリットを組み合わせたレイアウトといえます。
外資系の会社で多く採用されている傾向にあり、ローパーテーションでデスクを仕切れば、従業員のプライバシーを確保することも可能です。ただし、共同作業やコミュニケーションを取る機会が多い場合には不向きといえます。

フリーアドレス型とは、従業員が座る位置を固定しないレイアウトを指します。オフィスにデスクと椅子を用意し、出社したら各自が空いている好きな場所に座ることが可能です。同じ部署やプロジェクトのメンバーだけで固まる必要がないため、他部署の方とコミュニケーションを深められるというメリットがあります。
ただし、無線LANを設置する必要性が生じたり、袖机を使用できないために収納スペースに困ったりするなどのデメリットがあるため注意が必要です。

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ここでは、オフィスデザイン外注の失敗例についていくつか紹介していきます。デザインにはさまざまなレイアウトがあるため、自社のニーズにあったレイアウトを取り入れるのが成功のコツです。紹介する失敗例を把握しておくことで、対策が可能になるでしょう。

外注先によって対応できる分野やデザインが異なるため、使用できる素材や商材が固定されてしまうことは少なくありません。そのため、コストが上昇してしまい、想定以上の費用対効果が得られなかったという事例もあります。
このようにならないためにも、自社のニーズに合わせて最適な素材や商材を決めてもらえるデザイン会社を選定するのが重要といえるでしょう。予算や材料を提示しても外注先の都合で実現が困難な場合は、複数の会社を比較してみることをおすすめします。

設計したデザインを工事に移行できず、失敗してしまったという事例があります。これは、工事の期間を把握しながらデザイン設計を行わなかった場合に生じる失敗です。このような事態を防ぐために、デザイン設計から工事までをワンストップで行っている会社に外注するのがおすすめです。
また、デザイン会社と施工会社に別々に外注する場合でも、デザインの設計段階で施工会社を決めておき、打ち合わせに参加してもらうのが大切といえます。

オフィスデザインを外注したが、予定通りに進まないという失敗例です。結果として受け渡し予定に間に合わず、売り上げの減少やコストの上昇などのデメリットが生じる可能性もあります。
まずは、トラブルなどのイレギュラーな状況を想定しながらスケジュールを組むことが大切です。そして、事前にトラブルが生じた場合の対処法をデザイン会社や施工会社と確認しておくことで、トラブルが発生した場合でもスムーズに解決することが可能でしょう。

オフィス移転を行う場合によくある失敗例として、オフィス家具のサイズが移転先に合わないということが挙げられます。たとえば、コピー機やロッカーがドアから入らない場合には、窓から入れる必要があったり、新しい商品を買い直す必要があったりなど無駄な費用がかかってしまいます。
そのため、事前に移転先についての情報を正しく仕入れておくのが重要です。また、家具のサイズを勘案したデザインを設計してもらえる会社に外注するのが大切です。

ここからは、オフィスデザインを外注する際に気をつけることを2つに分けて解説します。オフィスデザインの外注には失敗例があることは理解できたでしょうか。これらの失敗例をもとに、外注する際は具体的にどのようなことに気をつけるべきかを見ていきましょう。

オフィス内の動線を意識した上で、レイアウトの設計を行うのが重要です。これまでにも説明したように、動線を意識しないと、家具のサイズが合わなかったり、予定通りの工事ができなかったりなどトラブルが生じる可能性もあります。
そのため、デザイン会社と打ち合わせする際やヒアリングを行う場合は、オフィスの動線を意識しているかどうかを必ずチェックしましょう。

デザインの実現可能性を判断するために、場合によっては施工会社の担当者を同伴させて、デザイン会社と打ち合わせを行うのがおすすめです。デザイン設計から工事までをワンストップで行える会社を選択すれば、問題ありませんが、デザイン設計と工事を別々の会社に分けて外注する場合は、デザインの実現可能性について施工会社と確認することも大切です。理想のデザインが決まっても、実現できなければ意味がないため、注意して進めていきましょう。

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この記事では、オフィスデザインを外注するときの成功のコツと失敗例について紹介してきました。外注を成功させるには、完成後のイメージを細かく伝えることや、見積もり内容を深くまで把握することが大切です。

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