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OA機器会社が翌日までに”そろう”

OA機器を導入する場合は、機器を購入するのか、レンタルするか、リースにするのかを決めましょう。

•  新品購入

新品購入の場合は、一度に大きな費用がかかる、固定資産税が発生するなどのデメリットがありますが、保証期間が長く、またしっかりしている。ランニングコストが安いなどのメリットがあります。

•  中古購入

新品に比べ非常に安く購入することができますが、固定資産税が発生する、保証期間が短い、故障するとその都度修理費用が発生する、ランニングコストが高いなどのデメリットがあります。故障頻度や程度にもよりますが、トータルでは新品より高くついてしまう場合もあります。短期間の利用におすすめです。

•  リース

リースは業者が代理でOA機器を新規購入し、それを借りる長期契約です。所有権はリース会社にあるため、固定資産税がかからないというメリットがあります。リースは購入する場合に比べて新品を安く利用できますが、長期契約になり、中途解約できないというデメリットがあります。また、契約期間によっては購入した方が安くつく場合もあります。

•  レンタル

レンタルは業者からコピー機や複合機などのOA機器を中古品として借りる短期契約です。中途解約が可能で、レンタルした物品の管理はレンタル会社が負います。リースに比べ月額費用が高いため、短期利用に向いています。
 

＜主なOA機器の必要機能＞

•  コピー機・複合機　

カラーかモノクロか、FAX機能やプリンター機能、スキャナー機能は必要か、主に利用する用紙サイズは何か、利用する人数なども事前に検討してから機種を選びましょう。利用する人数が2人以上になると、ネットワークでコピー機を共有することになります。中古品の場合にはネットワーク共有ができない機種やWindowsでは利用できるが、MACでは利用できない機種などもあります。必ず、OSの種類やバージョンを控えて、機種を選択する際に確認しておきましょう。尚、「コピー機・複合機業者の比較」もご参考にしてください。

•  ビジネスフォン（携帯電話）

リモートコールバック、お待たせメッセージなどがあります。営業等の職種によって、必要な機能を絞り込んでから、機種を選びましょう。リモートコールバック機能は、外出先から会社の電話番号で電話をかけたい時に使う機能です。外出先からコストを抑えて通話が可能で、事前に電話帳のグループに設定してある携帯電話から、指定された会社の回線に電話しワンコールで切ると会社から自動的にコールバックします。そのコール応答後、話したい人の電話番号を入力すると会社の料金で通話ができ、外出先の携帯電話料金を削減することができます。お待たせメッセージ機能は、着信に対して一定時間経過しても応答しない場合に、かけてきた相手へメッセージを流す機能です。大事な電話の取りこぼしを減らしたい場合にはこの機能を追加しましょう。尚、「ビジネスフォン業者の比較」もご参考にしてください。

•  オフィス家具（片袖事務机）

オフィスの定番机である片袖机は、幅1000mmタイプの場合、コンパクトで、省スペースオフィスに最適です。片袖タイプの机は、座った正面の右側に三段の引き出しが付いていて、一台で作業スペースと収納スペースの両方を確保でき、スペース効率が良いのが特徴です。省スペースオフィスのレイアウトの際には、とても重宝するサイズです。自社オフィスの大きさやレイアウトに適した片袖事務机を選びましょう。尚、「什器・オフィス家具業者の比較」もご参考にしてください。

•  ノートパソコン

持ち運んでの作業に使うため、バッテリーの駆動時間が長く、サイズが小さく、重量は軽い、さらにCPUの性能が高いものを選びましょう。液晶サイズが多少小さくても、解像度が高いものであれば、文書作成やメールのやり取りだけでなく、画像の確認などにも十分対応できます。無線LANが使えると、新幹線の一部路線で社内でのインターネット利用が可能になるなど、移動時間を有効に活用することが出来ます。無線LANが標準搭載されている機種を選びましょう。よく使用するオフィスソフトが標準搭載されている機種であれば、ビジネスシーンで十分使用できます。プレゼンテーション用ソフトなど必要なソフトが標準搭載されているかを確認しておきましょう。尚、「法人向けパソコン（PC）業者の比較」もご参考にしてください。

•  ディスプレイ

ディスプレイを選ぶ際はモニタサイズを決めるのはもちろんですが、その他、接続端子の種類や、スピーカー搭載の有無などに注目する必要があります。現在はHDMIなどのデジタル出力が主流となっていますが、中古購入の場合はアナログ接続のディスプレイも数多く存在します。当然デジタル出力の方が画質が良いので、必要に応じて選択するようにしましょう。また、プログラマーなどの職種の人の中には、画面を縦にして使うという人も存在します。必要であれば、回転可能なディスプレイかどうかにも注目するようにしましょう。

•  ファックス

ペーパーレスファックス受信、受信文書の印刷禁止、受信ファックスの転送などの機能があります。ペーパーレスファックス受信はパソコン上で蓄積された受信文書の確認やデータのパソコン上への引き取りができる機能です。受信文書の印刷禁止は、受信したダックス文書人札の有無を捜査画面上から切り換えられる機能です。受信ファックスの転送は、あらかじめ登録した相手先に受信した文書を転送できる機能です。転送先は、ファックスの他、メールなどが選べます。

•  シュレッダー

置き場所に困らないように、サイズが小さくて重量の軽いものを選びましょう。細断形状はストレートカットやクロスカットがあります。細断サイズとともに、ごみとして袋に入れて処分する際の状況を検討してから、機種を選びましょう。最大投入幅は業務でよく使用する用紙等のサイズに合わせ、最大投入枚数が多く、細断速度の速いものを選ぶと、一度に多くの文書等をまとめて細断できます。連続使用可能時間が長いと大量の文書を細断する際に便利です。

•  スキャナー

スキャナーはデータの読み取り方によって、タイプが分かれています。紙を連続給紙して読み取ることができる「シーフィード」。同じサイズの文章を大量に処理するのに適しています。次に、コピー機のように原稿台に紙をセットしてデータを読み取る「フラットヘッド」。厚みのあるものや部分的な読み取りに対応しています。そして対象物や対象箇所の上から読み取り装置を手で動かしてスキャンする「ハンディ」。持ち歩きが可能です。最後に、紙を平置きした上から原稿面と接触せずに上から光源を照射して読み取る「オーバーヘッド」。冊子を見開き状態でスキャンできるため、蔵書をデジタル化するスキャナーとして人気があります。これらのどのタイプが適しているかを考えるとともに、対応原稿紙サイズや最大セット可能枚数、光学解像度、読み取り速度なども考慮するようにしましょう。その他、両面読み取り機能やBluetooth対応などといった機能を備えている機種もあります。必要に応じて選択しましょう。

•  プロジェクター

プロジェクターのスペックを決める要素として、最大輝度（ルーメンという単位で表します）、パネルタイプ、パネル画素数、パネルサイズ、解像度などがあります。利用するシーンやスクリーンの大きさなどに応じて、必要なスペックは決まってきますので、まずは利用目的や場所を明確にすることが大切です。また、プロジェクターはパソコンやブルーレイと言った様々なAV機器と接続して使用するため、より多くの入力端子を備えている方が使い勝手が良いと言えるでしょう。その他の機能としては、4k、3D対応、LED光源、Wi-Fi対応などがあります。高機能であれば良いというわけではなく、必要に応じて適したものを選択することが重要です。
 

ビジネスフォンでは通話の音質が不良であったりすると商談に影響を及ぼすことがあります。コピー機や複合機ではトナー切れや本体機器の故障で、今すぐ必要な書類の印刷が出来なくて困ることがあります。そんな時でも、即時に対応してくれる業者を選びましょう。トナーやシュレッダーの刃などの必要な備品・消耗品を定期的に確認・配達してくれることも業者選びの重要なポイントです。新品の場合には、無料修理等の保証期間の2〜3年であることが多いです。中古の場合には、初期動作保証がついているか、取扱説明書やマニュアルはついてくるか、保証期間内に不具合が発生した場合、交換、返品・返金にて対応するかどうかを確認しておきましょう。

リースの場合は、別途保守契約が用意されていますので、ぜひ契約することをおすすめします。その保守内容や費用は業者によって異なるので、事前に確認するようにしましょう。特に、業者が自社メンテナンスを行っているか、それともメーカーメンテナンスなのかは重要なポイントです。メーカーメンテナンスは抱えている顧客が多いことなどから、対応が遅かったり、十分な時間をとってもらえないことが多々ありますが、一方、きちんと経験と実力を積んだスタッフがスピーディーにメンテナンスや修理を行ってくれる自社メンテナンスサービスを行っている業者は非常に心強いものです。ぜひこの点にも注目してみてください
 

OA機器を販売する業者の営業担当の名刺などを見ると、ソリューション営業部などの部課名が多いですが、これはOA機器を販売するだけでなく、顧客が抱えるOA上の問題を分析し、最適化提案をした上で、機器を販売（又はリース）することが役割になるためです。

複合機やビジネスフォンといったどこの業者にもあるような機器でも、社員数や業務内容によっては使用頻度も異なります。電話回線やネットワークについては専門的な知識も必要となり、素人だとわからない場合もあるので、コスト最適化のためにも、その道のプロに分析をしてもらうことをおすすめします。一定以上の企業規模になると、年間数百万円のコスト削減につながる事例も少なくありません。
 

•  新品購入の相場

•  中古購入の相場

•  リースの相場

•  レンタルの相場（1カ月間）

リース契約の場合、購入する場合に比べ1度にかかる費用は少ないですが、契約が長期間になればなるほどトータルコストは増えていきます。そのため場合によっては購入よりも高コストになるケースもあります。「リース契約の方が安い」という業者の言葉を鵜呑みにするのではなく、リースした場合と購入した場合のコストを自社でシミュレーションし、両者のメリット・デメリットをよく考えたうえで決めるようにしましょう。また、他にも「機器を交換すると経費削減になると話を持ち掛けられたが、リース代を含めると前より高額になってしまった」というケースや「現在のリース契約をもっと安く出来ると言われて契約したが、実際には安くなっていなかった」ケースなどもあります。こうした失敗をしないためにも、複数の業者に見積もりをもらう、口コミを調査するなどして悪質な業者でないかを見極めるようにしましょう。
 

リース契約は通常、年単位の長期契約になります。リース契約後は中途解約ができませんので、このことを念頭に置いたうえで、本当にリース契約が必要かどうかをよく考えるようにしましょう。途中で不要になる恐れがある場合や、使い勝手を確認したいというような場合は、まずレンタルを利用してみるとよいでしょう。
 

リース契約の場合、リース会社には修理や保障義務がありません。そのため、リースの途中で機器が壊れてしまった場合は借主側の負担で修理が必要になります。急な故障で高額の修理費用がかかってしまった、などということにならないためにも、必ず保守契約を結ぶようにしましょう。また、保守費用はいくらか、もし故障してしまった場合の修理費の負担率はどのようになっているかなどを確認するようにしましょう。
 

営業マンのセールストークに流されてリース契約を結んだが、クーリングオフしたいというケースです。残念ながらクーリングオフは消費者保護を対象とした制度であるため、事業者同士の取引の場合は適用されません。（導入した機器を自宅用途などにも利用している場合は適用されることもあります。）また、リース契約は中途解約ができず、解約するには違約金が発生してしまいます。本当にリース契約が必要なのか、その業者で問題はないのか等を熟考した上で契約するようにしましょう。
 

リースとは「機械や設備を長期間賃貸すること」で、借主を特定の相手に限定する点でレンタルと区別されます。通常2～10年の長期契約で、所有権はリース会社、保守や保全責任はユーザー側にあります。経営面では資金の固定化を免れる、固定資産税が不要といったメリットがありますが、いったん契約してしまうと中途解約はできないので、契約には十分に注意が必要です。契約終了後はリース会社に返却かもしくは再リース契約を結ぶことになります。所有権移転リースの場合はユーザーの資産となりますが、それ以外の場合所有権はリース会社のままなので注意しましょう。
 

レンタルとはリースと違い、「機械や設備を短期間賃貸すること」で、借主は不特定多数となります。月・週単位の短期間が一般的で、所有権も保守責任もレンタル会社にあります。月々の費用はリースよりも割高ですが、中途解約が可能なのでリスクが少ないとも言えます。
 

明るさを示す単位で、プロジェクターの最大輝度などに使われます。大きい数値ほど、画像や映像を明るく表示できます。家庭用プロジェクターで有れば1,000～2,000ルーメン、業務用プロジェクターであれば2,500ルーメン以上が目安となります。