＜主なOA機器の必要機能＞
カラーかモノクロか、FAX機能やプリンター機能、スキャナー機能は必要か、主に利用する用紙サイズは何か、利用する人数なども事前に検討してから機種を選びましょう。利用する人数が2人以上になると、ネットワークでコピー機を共有することになります。中古品の場合にはネットワーク共有ができない機種やWindowsでは利用できるが、MACでは利用できない機種などもあります。必ず、OSの種類やバージョンを控えて、機種を選択する際に確認しておきましょう。尚、「コピー機・複合機業者の比較」もご参考にしてください。
リモートコールバック、お待たせメッセージなどがあります。営業等の職種によって、必要な機能を絞り込んでから、機種を選びましょう。リモートコールバック機能は、外出先から会社の電話番号で電話をかけたい時に使う機能です。外出先からコストを抑えて通話が可能で、事前に電話帳のグループに設定してある携帯電話から、指定された会社の回線に電話しワンコールで切ると会社から自動的にコールバックします。そのコール応答後、話したい人の電話番号を入力すると会社の料金で通話ができ、外出先の携帯電話料金を削減することができます。お待たせメッセージ機能は、着信に対して一定時間経過しても応答しない場合に、かけてきた相手へメッセージを流す機能です。大事な電話の取りこぼしを減らしたい場合にはこの機能を追加しましょう。尚、「ビジネスフォン業者の比較」もご参考にしてください。
オフィスの定番机である片袖机は、幅1000mmタイプの場合、コンパクトで、省スペースオフィスに最適です。片袖タイプの机は、座った正面の右側に三段の引き出しが付いていて、一台で作業スペースと収納スペースの両方を確保でき、スペース効率が良いのが特徴です。省スペースオフィスのレイアウトの際には、とても重宝するサイズです。自社オフィスの大きさやレイアウトに適した片袖事務机を選びましょう。尚、「什器・オフィス家具業者の比較」もご参考にしてください。
持ち運んでの作業に使うため、バッテリーの駆動時間が長く、サイズが小さく、重量は軽い、さらにCPUの性能が高いものを選びましょう。液晶サイズが多少小さくても、解像度が高いものであれば、文書作成やメールのやり取りだけでなく、画像の確認などにも十分対応できます。無線LANが使えると、新幹線の一部路線で社内でのインターネット利用が可能になるなど、移動時間を有効に活用することが出来ます。無線LANが標準搭載されている機種を選びましょう。よく使用するオフィスソフトが標準搭載されている機種であれば、ビジネスシーンで十分使用できます。プレゼンテーション用ソフトなど必要なソフトが標準搭載されているかを確認しておきましょう。尚、「法人向けパソコン（PC）業者の比較」もご参考にしてください。
ディスプレイを選ぶ際はモニタサイズを決めるのはもちろんですが、その他、接続端子の種類や、スピーカー搭載の有無などに注目する必要があります。現在はHDMIなどのデジタル出力が主流となっていますが、中古購入の場合はアナログ接続のディスプレイも数多く存在します。当然デジタル出力の方が画質が良いので、必要に応じて選択するようにしましょう。また、プログラマーなどの職種の人の中には、画面を縦にして使うという人も存在します。必要であれば、回転可能なディスプレイかどうかにも注目するようにしましょう。
ペーパーレスファックス受信、受信文書の印刷禁止、受信ファックスの転送などの機能があります。ペーパーレスファックス受信はパソコン上で蓄積された受信文書の確認やデータのパソコン上への引き取りができる機能です。受信文書の印刷禁止は、受信したダックス文書人札の有無を捜査画面上から切り換えられる機能です。受信ファックスの転送は、あらかじめ登録した相手先に受信した文書を転送できる機能です。転送先は、ファックスの他、メールなどが選べます。
置き場所に困らないように、サイズが小さくて重量の軽いものを選びましょう。細断形状はストレートカットやクロスカットがあります。細断サイズとともに、ごみとして袋に入れて処分する際の状況を検討してから、機種を選びましょう。最大投入幅は業務でよく使用する用紙等のサイズに合わせ、最大投入枚数が多く、細断速度の速いものを選ぶと、一度に多くの文書等をまとめて細断できます。連続使用可能時間が長いと大量の文書を細断する際に便利です。
スキャナーはデータの読み取り方によって、タイプが分かれています。紙を連続給紙して読み取ることができる「シーフィード」。同じサイズの文章を大量に処理するのに適しています。次に、コピー機のように原稿台に紙をセットしてデータを読み取る「フラットヘッド」。厚みのあるものや部分的な読み取りに対応しています。そして対象物や対象箇所の上から読み取り装置を手で動かしてスキャンする「ハンディ」。持ち歩きが可能です。最後に、紙を平置きした上から原稿面と接触せずに上から光源を照射して読み取る「オーバーヘッド」。冊子を見開き状態でスキャンできるため、蔵書をデジタル化するスキャナーとして人気があります。これらのどのタイプが適しているかを考えるとともに、対応原稿紙サイズや最大セット可能枚数、光学解像度、読み取り速度なども考慮するようにしましょう。その他、両面読み取り機能やBluetooth対応などといった機能を備えている機種もあります。必要に応じて選択しましょう。
プロジェクターのスペックを決める要素として、最大輝度（ルーメンという単位で表します）、パネルタイプ、パネル画素数、パネルサイズ、解像度などがあります。利用するシーンやスクリーンの大きさなどに応じて、必要なスペックは決まってきますので、まずは利用目的や場所を明確にすることが大切です。また、プロジェクターはパソコンやブルーレイと言った様々なAV機器と接続して使用するため、より多くの入力端子を備えている方が使い勝手が良いと言えるでしょう。その他の機能としては、4k、3D対応、LED光源、Wi-Fi対応などがあります。高機能であれば良いというわけではなく、必要に応じて適したものを選択することが重要です。
