OA機器導入後の失敗事例と原因を解説【2024年最新版】

オフィス業務に欠かせないインフラとして、個人経営の店舗から上場企業まで幅広く利用されているOA機器。最近ではスマートフォンと連携する複合機やコピー機も珍しくなく、うまく活用すれば業務効率化や残業代の削減に大きな効果を発揮します。

その一方、OA機器を導入した後に想定外のトラブルが発生し、「こんなはずじゃなかった‥」と頭を抱える人も少なくないようです。

そうした失敗・トラブルはなぜ起きてしまうのでしょうか？事例とあわせて対応策を見ていきましょう。

まずはOA機器を導入した後に起こりがちな失敗・トラブルについて、大きく5つにまとめてみました。

1つめは導入後に追加工事が必要になるケースです。
複合機・コピー機を使ってFAXを送受信したり、PC端末に保存されたドキュメントを印刷したりするためには、それぞれを電話回線やネットワーク回線と接続する必要があります。
オフィスの開設や移転にあたってOA機器を導入した場合、回線自体が引かれていなかったり、回線が引かれていても機器の設置場所まで届いていなかったりして、すぐに機器を利用できないというケースは決して少なくありません。
通信会社や電気工事会社にこうした工事を依頼すると、事前の下見、スタッフの手配と工期を含め、依頼のタイミングによってはトータル1ヵ月以上の時間を要することも。その間、複合機やコピー機はまったく利用されないまま、放置され続けることになります。

2つめは機器のエラーが頻発し、業務に支障をきたしてしまうケースです。実際、複合機やコピー機で書類を印刷しようとした際にエラーメッセージが表示され、マニュアルをチェックしながら対応したという経験を持つ方もいらっしゃるのではないでしょうか？
こうしたエラーにはいくつかの原因が考えられますが、とりわけ多いのがPC端末との接続ミス。LANケーブルが破損していたり、PC端末のIPアドレスが誤って入力されていなかったりすると、OA機器側で信号を受信できず、正しく動作しません。
また、PC端末にドライバ（OA機器を制御するためのソフトウェア）が正しくインストールされていないことが原因で、エラーが生じるケースも多いようです。

せっかく費用をかけてコピー機や複合機を導入しても、印刷・コピーに時間がかかり、業務効率が上がらないというのもありがちな失敗です。
コピー機・複合機の印刷速度は製品のグレードによって大きく変わり、一般的に月間の印刷枚数が500枚～1,000枚なら毎分25枚前後、月間の印刷枚数が5,000枚（1日につき約250枚）を超える場合は、毎分40枚以上が適正とされています。
価格の安さだけに引かれて業務量に合わないスペックのOA機器を導入してしまうと、コピーや印刷の順番待ちが生じ、オフィス全体の生産性が大きく低下してしまうでしょう。

こちらはリース契約もしくはレンタル契約でOA機器を導入した場合に起こりがちなケースです。
リース、レンタルともに導入の際の初期投資を抑えられる反面、リースの利用料にはリース会社のマージンが加算されており、レンタル料は一括購入する場合と比べて毎月の料金自体が割高に設定されています。
開業したばかりで資金繰りが安定しない中小企業やベンチャー企業には、毎月の支払いが大きな負担になってしまうこともあるでしょう。
なお、レンタルの場合は契約期間の制限がなく、中途解約も可能ですが、リースの契約期間はOA機器の法定耐用年数（5年）に応じて3年～7年に定められており、原則的に中途解約はできません。

リースによってOA機器を導入する場合、カウンター方式、トナーキット方式の2種類の契約方法があります。
前者は毎月の基本料＋印刷枚数に応じた料金を支払う方式、後者は契約先からトナーキット（印刷に使うインクセット）購入し、トナーキットを使い切るまでの期間が保守契約期間となる方式です。
後者の場合、月の途中でトナーキットを使い切ってしまうと、新たに購入しない限り、トラブルが生じても修理やメンテナンスを受けることができません。
トナーキットの価格は、メーカー純正の製品でおおむね1万5,000円～2万円ほど。印刷枚数が多い場合や書類の印字率（印刷する文字・画像の密度）が高い場合はトナーの消耗が激しくなり、購入費用が大きな負担になることもあります。

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前述のようなOA機器の導入失敗やトラブルには、どういった原因が考えられるのでしょうか？

1つは事前のリサーチ不足です。オフィスの開設や移転にあたってOA機器の導入を焦り、回線の契約状況やネットワーク環境、設置場所をきちんと確認しないまま契約を結んでしまうと、機器の導入後にあらためて回線工事・電気工事を発注する手間・コストが生じてしまいます。
また、OA機器の利用頻度や利用人数に目を向けず、価格の安さだけに引かれて自社の業務量に見合わない製品を選んでしまうと、どんなに初期投資を抑えられたとしても、生産性アップ、人件費の削減といった導入後の改善効果は得られません。

2つめは初期設定のミス。前述のとおり、OA機器は電話回線やネットワーク回線で他の機器・端末と結ばれることで初めて正しく動作します。ネットワーク設定やドライバのインストール方法を誤ってしまうと、OA機器への信号が送られず、データの出力や送信は一切できません。こうした初期設定におけるミスも、失敗・トラブルを引き起こす大きな原因です。

上記2点に加え、利用頻度や利用人数にマッチしない契約方法を選んでしまうと、消耗品代を含めたランニングコストがかさみ、事業に大きなマイナス影響をもたらします。開業して間もなく資金に余裕がないベンチャー企業や、繁忙の波が激しい業種の企業はとりわけ注意した方がいいでしょう。
なお、OA機器の契約方法とそれぞれのメリット・デメリットについては以下の記事でも詳しくご紹介しています。あわせてご一読ください。

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OA機器における発注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

OA機器の相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

今回はOA機器の導入後に起こりがちな失敗・トラブルとその原因についてご紹介しました。

OA機器の導入失敗・トラブルを避け、生産性のアップや人件費の削減につなげていくためには、パートナー選びか鍵となります。

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