OA機器をスムーズに導入するには？必ず知っておきたい外注先の選び方【2024年最新版】

クラウドツールなどの普及によってペーパーレス化が進む一方、業種によっては書類でのやりとりが欠かせない局面が多いのも事実。たとえば高齢の患者が多い医療機関では診断書や処方箋を紙で出力する必要があります。また、製造現場や建設現場での作業にはプリントアウトされた図面が欠かせません。
事業所の開設・リニューアルにともない、OA機器の導入を検討されている方も少なくないのではないでしょうか？今回はそうした方に向けて、コピー機や複合機を導入する際の外注先の選び方をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

OA機器を導入するにあたって、外注先の選択肢となるのは主に2つ。メーカーの販売代理店と、独立系のITベンダー（システムインテグレーター）です。

まず、OA機器の外注先としてあげるのは、メーカー販売代理店です。キヤノン、リコー、富士フィルム（旧富士ゼロックス）といった大手光学機器メーカーと販売委託契約を結んでおり、廉価なエントリーモデルからハイスペックな最新機種まで幅広いOA機器を取り揃えています。
代理店の多くはリース契約にも対応している上、メーカーと直接ネットワークを持っています。トナー、ドラムといった消耗品を補充する際や故障・トラブルが起きてしまった際もよりスムーズな対応が見込めるでしょう。

次は、独立系のITベンダーです。メーカーの枠組みにとらわれないOA機器・業務用システムの専門業者。代表的なベンダーとしては、業界トップクラスのシェアを誇る大塚商会、東証一部上場のスターティアなどが挙げられます。
ベンダーのなかにはコピー機・複合機とあわせてビジネスフォンやオフィス家具、什器まで取り扱っているところが少なくありません。外注先によってはシステム開発まで委託することが可能です。

OA機器を導入する背景・目的は企業によってさまざまなので一概には言えませんが、OA機器を単体で導入する場合やメーカーにこだわりがある場合は販売代理店。一方、オフィスの環境づくり全般をサポートしてほしいという場合はITベンダーと契約する企業が多いようです。

続いて、外注の前に自社で済ませておくべき準備について紹介します。
メーカーの販売代理店、ITベンダーのいずれと契約する場合も、OA機器を利用する人数や利用頻度をもとに、月間の大まかな印刷枚数を洗い出しておきましょう。
コピー機・複合機は1分間に出力できる枚数（印刷スピード）によって、20枚機、30枚機と分類されます。あらかじめ大まかな印刷枚数がわかっていれば、おのずと適した製品が絞り込まれるでしょう。外注先の選定や見積りもスムーズに進むはずです。

あわせてOA機器を導入する場所（オフィス、工場の事務スペースなど）の簡単な見取り図を用意しておくのも大事なポイントの1つ。コピー機・複合機を使って書類をプリントアウトしたり、FAXを送信したりするためには、電話機やPC端末と接続するためのネットワーク回線、電話回線が欠かせません。
事業所の開設・移転にあわせてOA機器を導入すると回線工事が必要になるケースも少なくありません。そうした際も、事前に設置場所の広さや間取りがわかっていれば、工事に必要な人員や段取り・スケジュールを速やかに決められます。

ここからはこれまでの内容をふまえつつ、OA機器の外注先の選び方について大きく4つに分けて紹介していきます。

1つめはOA機器のスペックを基準に選ぶ方法。前述のとおり、コピー機・複合機は1分間に出力できる枚数によってスペックが分けられています。短時間でより多くのドキュメント・画像を印刷できる製品ほど、本体の価格も高額です。
利用人数・頻度をもとに月間の大まかな印刷枚数を洗い出した上で、複数の代理店・ベンダーに見積もりを依頼しましょう。費用対効果の見込めるプランを提示してくれる外注先がおすすめです。
あくまで目安ではあるものの、一般的なオフィスでストレスを感じることなく使えるスペックは毎分20枚前後から。1ヵ月あたりの印刷枚数が1,000枚程度までであれば毎分25枚前後、5,000枚を超える場合は毎分40枚以上の製品が適していると言われています。
一方、ハイエンドモデルのなかには、毎分70枚以上の印刷に対応している製品もあります。こうした製品を導入してフルに利用すると、用紙代やインク代といったランニングコストがかさんでしまうので注意しましょう。

2つめは契約方式から選ぶ方法です。OA機器の契約方式は買い取り（購入）、リース、レンタルの3種類に分けられます。それぞれどんなメリット・デメリットがあるのか簡単に整理しておきましょう。
まず、買い取りは初期投資が高額になりがちな反面、トータルの支払いコストは3種類のなかで最も安く、買い替え時に中古品を売却することができます。
リースは初期投資をカットした上で新品のOA機器を導入可能。一方、毎月の支払額にリース会社の料率が上乗せされるため、買い取りに比べるとトータルの支払い額は高くなります。
レンタルは3ヵ月、6ヵ月といった短期間で契約できるものの、途中解約のリスクを見越して毎月のレンタル料が割高に設定されています。また、契約先の備品を貸借するという方法となるため、必ずしも希望の機種を導入できるとは限りません。
いずれも一長一短ではありますが、新品のOA機器の場合、スペックによっては本体価格が200万円を超えることもあるため、中小企業やベンチャー企業ではリースもしくはレンタルを利用するケースが多いようです。

印刷、スキャン、ファクシミリ（FAX）といったOA機器の基本機能は、どのメーカーの製品もそれほど大きな違いはありません。しかし、既存のコピー機や複合機がある場合は、同じメーカーの製品に絞って導入するのも選択肢の1つ。
メーカーを揃えればメンテナンスや修理の依頼も一本化できます。消耗品の管理も効率化できるでしょう。外注先としてはメーカー直属の販売代理店が有力候補になります。
キヤノン、リコー、富士フィルムといった大手OA機器メーカーは日本全国の販売会社と代理店契約を結んでいます。エントリーモデルから最新のハイスペックモデルまで多彩な製品をラインナップし、アフターサポートにも定評がある代理店も存在するのでおすすめです。

「OA機器とあわせてオフィス家具や什器まで調達したい」、「新しいオフィス環境の整備を丸ごとサポートしてほしい」といった場合は、独立系のITベンダーと契約するのがおすすめです。
OA機器の代理店のなかにもオフィス家具や什器を取り扱っている会社は数多くあります。しかし、独立系ベンダーならメーカーの枠組みにとらわれることがなく、自社の業務課題やカルチャーにマッチした、よりフレキシブルな提案をしてくれるでしょう。
OA機器やオフィス家具の導入支援のほか、オフィスデザイン、ネットワーク構築、セキュリティ体制の構築までトータルに対応可能なOA機器会社もあります。

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OA機器を外注するときの成功のコツ・失敗例を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

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今回はコピー機や複合機の導入を検討している方へ向けて、外注先の選び方をご紹介しました。
ここまで見てきたとおり、OA機器の導入を成功させるには、スペック、契約方式など複数の観点からきちんと情報を整理した上で、自社にマッチする外注先を選ぶのが大事です。
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