OA機器導入の基本的なスケジュールと進め方【2024年最新版】

今回のテーマは、OA機器の導入スケジュールと進め方。コピー機や複合機を導入するにあたっては、どんな手順を踏む必要があり、具体的にどれくらいの時間がかかるのでしょうか？注意点を交えながら詳しく解説していきます。
OA機器会社選びでお悩みの方は是非参考にしてみてください。

まずはコピー機や複合機を導入する際の基本的なスケジュールについて、大きく5つに分けて見ていきましょう。

OA機器を導入するにあたって最初のステップとなるのが、予算の確保です。
クラウド連携機能が付いた複合機のハイエンドモデルの場合、新品のメーカー希望小売価格は200万円以上、カタログ落ちの中古コピー機でもおおむね15万円から25万円の販売価格が設定されています。

実際に購入する際はディスカウントされることも多く、リース契約やレンタル契約を結ぶこともできるものの、利用にあたっては回線工事などをともなうこともあり、OA機器は決して安い買い物とは言えません。事前にきちんと社内の稟議を通しておきましょう。

決済のプロセスは会社によってさまざまですが、契約先の選定や見積もりをスムーズに進めるためにも、遅くとも希望納期の3ヵ月前、できれば半年くらい前までには予算を確保しておくのがおすすめです。

十分な予算を確保するのが難しい場合は、行政や自治体の助成金・補助金を利用するのも1つ。たとえば厚生労働省の業務改善助成金は、従業員数100名以下の中小企業を対象としており、賃金を引き上げなどの条件を満たせば、OA機器の導入にあたって最大450万円が支給されます。

予算を確保したら、次は契約先の候補をピックアップしましょう。
コピー機や複合機は量販店のオンラインショップなどから直接購入することもできますが、その場合、機器の設置や初期設定、回線工事の手配を自社で行う必要があり、稼働後に受けられるサポートにも限りがあります。よりスムーズに導入・運用したいのなら、メーカーの販売代理店やシステムベンダーの力を借りた方がいいでしょう。

具体的な選び方としては2つ。1つはメーカーから選ぶ方法です。キヤノン、リコー、富士フィルムといったOA機器メーカーの製品サイトを訪れ、問い合わせや見積もり依頼をすると、直属の販売店もしくは販売代理店を紹介してもらえます。既に他のOA機器を導入していて同じメーカーで揃えたい場合、機能やスペックを検討したうえで導入する製品のシリーズ・型番が決まっている場合などは、こちらの方法がいいでしょう。

もう1つはエリアから選ぶ方法です。OA機器を導入するのが初めてで直接顔合わせをして相談したい場合、機器にトラブルが生じた際にいち早く出張サポートを受けたい場合などは、オフィスに近い販売代理店、システムベンダーから選ぶのがおすすめです。いずれの場合も電話やメールで連絡すれば、遅くとも2～3営業日のうちに担当者とコンタクトがとれると思います。

販売代理店やシステムベンダーの担当者とコンタクトがとれたら、OA機器を導入する目的や予算、利用人数をもれなく伝え、見積りを依頼しましょう。代理店やベンダーのなかには助成金・補助金の申請をサポートしてくれるところもあるので、あわせて相談してみるのもいいと思います。

OA機器の見積もりにかかる時間は、おおむね1～2営業日ほど。最近ではWebフォームや集計ツールを活用して即日見積もりを提示する代理店も増えてきました。

一方でオフィスの開設や移転にあわせてOA機器を導入する場合、機器の利用にあたって電気回線やLANの工事をともなう場合は、現場の下見や施工会社との調整が必要になるため、1週間前後かかるケースもあるようです。

提示された見積もりをチェックしたうえで、内容・金額に問題がなければ契約を結びます。
OA機器の契約契約は、一括購入、リース、レンタルの3種類。一括購入はまとまった資金が必要になるものの、トータルの支払い額としては最も安く、買い替えの際に中古品として売却できるという利点があります。

一方のリース、レンタルは毎月の割賦料金、レンタル料が一括購入より割高になる反面、初期投資を抑えられ、利用料の全額を経費として処理することができます。レンタルの場合、3ヵ月、6ヵ月といった短期間の契約も可能です。それぞれにメリット、デメリットがあるので、予算やOA機器を利用する頻度を念頭に置いて適した契約形態を選びましょう。

一括購入、レンタルの場合は、見積もりを提示されたその場で契約を結ぶことも可能。リースの場合は与信審査が入るため、申し込みから契約締結まで2営業日ほどかかります。

契約締結から納品までのスケジュールは、契約形態やオフィス環境によって大きく変わってきます。

販売代理店やシステムベンダーを経由して新品のOA機器を購入する場合、もしくはリース契約（※中古品のリース契約は法律上不可）を結ぶ場合は、メーカーから直接納品される形となるため、在庫があれば契約からおおむね5～7営業日前後で製品が届きます。

一方、中古品を購入・レンタルする場合は、販売店がクリーンアップ作業（動作確認、データ消去、清掃、消耗品の交換など）を済ませたうえで納品されるため、製品が届くまでに10営業日以上かかることもあるようです。

また、製品が届いてもすぐに利用できるとは限りません。開設したばかりのオフィスで電話回線が引かれていなかったり、電話回線が引かれていてもOA機器を設置する場所まで届いていなかったりすると、通信工事、電気工事が必要になるからです。年度初め・年度末といった繁忙期にこうした工事を依頼すると、施工が始まるまでに10日以上、さらに工期として1ヵ月近くの期間を要することもあるので注意しましょう。

以上のことからもわかるように、OA機器の導入には相応の手間と時間がかかります。とりわけ契約を結んだ後のスケジュールに関しては、メーカーの在庫状況や販売店・施工会社の業務体制に左右される部分が大きく、希望納期に間に合わなくなるケースも決して珍しくありません。

OA機器をスムーズに導入するためには、契約以前のプロセスをいかに前倒しできるか、それによってスケジュール全体にいかに余裕を持たせられるかがポイントになるでしょう。OA機器の導入にあたっては毎月の大まかなコピー枚数や頻繁に使う機能を洗い出し、あわせてオフィスの簡単な見取り図を用意しておくと、よりスピーディーに見積もりや工事の手配ができるでしょう。

見取り図に関しては簡単なイラストでも構わないので、こうした情報はできる限り用意しておきましょう。

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今回はOA機器の導入にかかる日数を基本的なスケジュール、進め方に沿ってご紹介しました。

OA機器の導入をスムーズに進めるためには、自社にマッチする契約先をいかに早く見つけられるかも大事なポイントの1つ。販売代理店やシステムベンダーをお探しの方は、アイミツまでお気軽にお問い合わせください。

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