OA機器は自社で調達すべき？それとも代理店に任せるべき？それぞれのメリット・デメリット【2024年最新版】

OA機器はメーカーの販売代理店や法人向けサービスを提供しているシステムベンダーを通じて導入するのが一般的ですが、近年では業務用コピー機や複合機を取り扱う量販店、ネットショップが増え、そうした事業者から直接購入することも可能になりました。

たとえば楽天市場には業務用の複合機だけで3,000以上、コピー機やシュレッダーをあわせると優に10万点を超えるOA機器製品がラインナップされています。

こうしたモール、ショップから直接OA機器を購入する場合と、代理店やベンダーを経由して導入する場合とでは、具体的にどのような違いがあるのでしょうか？それぞれメリット・デメリットに分けて見ていきましょう。

まずはコピー機や複合機をショップから直接購入する場合のメリット、デメリットからご紹介します。

1つ目のメリットは、購入単価を抑えられる点です。楽天やYahoo!ショッピングをはじめとするECモール、量販店のオンラインショップには、一般的な価格の相場を大きく下回る格安製品が数多くラインナップされています。それらの多くはやいわゆる型落ち品、新しいモデルがリリースされたことでメーカーのカタログから抜け、正規代理店が取り扱いをストップしてしまった製品ですが、その分価格は非常に安く、10万円未満で購入できる複合機なども珍しくありません。

たとえば、楽天市場の「オフィス家具のオフィスパートナー」という店舗では、SHARP製の複合機「 MX-2310F」（中古）を税込8万9,800円で販売しています。

購入費用を抑えられる点に加え、スピーディーに調達できるのも、直接購入ならではのメリットです。
販売代理店やシステムベンダーを経由してOA機器を導入する場合、打ち合わせを通じて製品の提案を受けたうえで、支払い方法を検討し、契約を結ぶ必要がありますが、直接購入ならそうした手間はかかりません。
購入資金と決裁権さえあれば、目当ての製品が見つかり次第、その場で即購入することが可能です。

そうした一方、契約方法に関してはリース、レンタルを選べず、基本的に現金やクレジットカードでの支払いに限られます。格安製品を見つけやすいオンライン販売とはいえ、ネットショップで複数の複合機を購入したり、ビジネスフォンやシュレッダーとあわせて調達したりすると、機器の台数によって100万円を超える初期投資をともなうことも。設備投資の予算が限られる中小企業やベンチャー企業では、そうしたコストが大きな負担になることもあるでしょう。
また、リース料やレンタル料は経費として経理処理できるのに対し、購入価格が10万円を超えるOA機器は税法上、固定資産と見なされます。購入後は資産として計上したうえで、法定耐用年数（5年）にあわせて減価償却し、償却率にあわせて1.4%の固定資産税を納める必要があります。

オンラインで販売されているOA機器のなかには、メーカーの部品保有期間（製造終了から7年間）が間近に迫っている製品も。そうした製品を購入して保有期間が過ぎた後に故障してしまうと、基本的にメーカーによる修理を受けられません。
また、コピー機や複合機の使い方は持ち主によってさまざま。中古品を購入する場合、動作や機能に問題はないか、クリーニングは済んでいるかといった点まですべて自身の目で確認・判断する必要があります。
オンライン上の限られた情報だけでそうしたジャッジをするのは非常に難しく、場合によっては販売元とのやりとりに長い時間を費やしてしまうこともあるでしょう。
さらに購入したOA機器を利用するにあたっては初期設定や配線をともない、場合によってはネットワーク環境から構築する必要があります。直接購入の場合はそうした作業や委託先の手配・契約もすべて自社で行わなければなりません。

一方、販売代理店やシステムベンダーを経由してOA機器を導入する場合は、どういったメリット・デメリットが考えられるのでしょうか？大きく4つに分けて見ていきましょう。

メーカーの販売代理店やシステムベンダーはOA機器のプロフェショナル。最新モデルの価格・仕様はもちろんのこと、コストメリットに優れた機種や業種・規模にマッチするモデル、オフィス業務に役立つ便利機能など、OA機器にまつわるあらゆる情報を把握しています。
導入にあたっての予算、現状の業務課題やOA機器の利用シーン、利用人数をもれなく伝えれば、必要な機能とそうでない機能をしっかり切り分けたうえで、高い費用対効果が見込める製品を提案してくれるでしょう。
自社で直接購入する場合のように、各製品の仕様や機能をイチから下調べする必要はありません。
また、OA機器を取り扱う販売代理店、システムベンダーの多くは、オフィス向けの防犯製品やオフィス家具、什器も取り揃えています。
コピー機や複合機とあわせてそうした製品を導入すれば、限られたスペースの有効活用やセキュリティ対策の向上（不正侵入の検知、情報漏洩の防止など）にもつながるはずです。

前述のとおり、ネットショップなどから直接購入する場合は現金やクレジットカードでの支払いに限られますが、販売代理店、システムベンダーを経由すればリース、レンタルも利用できます。
リースの場合、初期投資をカットしたうえで、毎月定額の料金と引き換えに各メーカーの最新モデルを導入することが可能。レンタルは導入にあたっての審査がなく、3ヵ月、半年といった短期間の利用にも対応しているのが利点です。
いずれの場合も、契約先が所有しているOA機器を借りるという形をとるため、資産計上や減価償却の手続きをする必要もありません。
たとえば東証一部上場のシステムベンダー・スターティア株式会社（東京都新宿区）では、月額3,000円から利用できるOA機器のリース・レンタルサービスを用意しています。

コピホーダイ（スターティア株式会社）
https://www.41copy.jp/

上記の2点とあわせて、導入支援・運用サポートを受けられるのも大きなメリットの1つ。
OA機器の販売代理店やシステムベンダーのなかには、機器の搬入や設置作業、ネットワーク構築まで請け負うところが少なくなく、そうでない会社も精密機器の取り扱いに長けた運送会社、電気工事会社とネットワークを持っています。
販売代理店やシステムベンダーを経由してOA機器を購入すれば、複数の事業者と契約する手間が省け、スムーズかつ安全に利用スタートできるでしょう。
また、コピー機や複合機の機能は年々進化しているものの、使い方によって用紙が詰まったりするケースは少なくありません。そうしたトラブルが生じた際に、出張サポートなどによっていち早く復旧させられるのも、直接購入にはないメリットだと思います。

販売代理店やシステムベンダーが用意しているOA機器のリース・レンタルサービスを利用すると、直接購入する場合と比べてトータルの支払い金額は高くなります。
リース料金にはリース会社のマージンが上乗せされており、レンタルの場合は中途解約のリスクを見越して、毎月の利用料そのものが割高に設定されているからです。
ただ、その点を差し引いても初期投資をカットできるメリットは大。実際のところ、中小企業やベンチャー企業のなかには、リースもしくはレンタルでの契約を前提にOA機器の導入を進める会社が少なくありません。

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今回はOA機器の導入にあたって自社で直接製品を購入・調達する場合と、販売代理店やシステムベンダーを経由する場合を比較し、それぞれのメリット・デメリットをご紹介しました。

直接購入の場合は即断即決でOA機器を調達できますが、リースやレンタルは利用できず、アフターサポートも限られます。

一方、販売代理店やベンダーを経由する場合は支払い総額が高くなることはあるものの、プロの視点から自社にマッチする製品を選んでもらったうえで、適宜サポートを受けながら導入・運用することが可能です。

いずれも一長一短ではありますが、中長期的なコストメリットを重視する場合、コピー機や複合機を人件費の削減や業務効率化に役立てていきたいといった場合は、後者の方が適しているのではないでしょうか。今回の内容をぜひお役立ていただければと思います。

なお、アイミツではみなさまからのご相談を無料で承っています。OA機器の導入を検討している方、代理店やシステムベンダーを紹介してほしいといった方は、お気軽にお問い合わせください。