PRの流れ・手順をわかりやすく解説【2024年最新版】

企業や地域の活動でよく耳にする「PR」。日常的にもよく使う言葉ですが、本当の意味については余り知られていません。企業活動においてPRが果たす役割は大きく、業績を左右するほどの重要な活動と言っても過言ではないでしょう。今回は担当者の方に向けてPRの意味と意義、実際にPRを行う際の流れ・手順をわかりやすく解説します。

PRとはPublic Relations（パブリック・リレーションズ）の略語です。宣伝や広報よりも幅広い概念で、個人、企業、自治体などが一般大衆と良い関係作りをするための情報発信のことを言います。20世紀初頭からアメリカで発展した考え方、行動で行政では「広報」民間企業では「PR」の略語が使われてきました。PRは自身に対して理解や信頼を得たいときに行うもので、PR活動と言うと一方的な情報発信を連想しがちです。しかし、本来は社会との良い関係を作ることを目的としており、その活動を通じて相互利益を得る役割を果たしています。

PRと混同されがちなものとして「宣伝」「プロモーション」「広告」があります。PRとの違いは、宣伝は企業が自社の商品やサービスを一般に向けて広く認知させ、購買意欲を高めるためのものです。PRは有益な情報全般を発信するのに対し、宣伝はあくまでも売ること、購買につなげることを目的に行われます。「プロモーション」はキャンペーンなどの機会を利用して、より直接的な販売促進を目指すもの。「広告」はメディアやインターネットの広告を買い取り、消費者に対して直接的なアプローチをする手法。PRはニュースや記事などより間接的な手法で一般大衆にアプローチをするのが特徴です。

PR活動にはさまざまな方法がありますが、一般的なPR活動の流れとしてPRイベントの実施を例に解説します。

①調査・分析
イベントを行う際のターゲットユーザーの属性、動向、趣向を調査。また、PR商材の分析や競合他社の類似商品、ブランドについても良く調査します。

②プランニング
PR対象のターゲットがいるSNSや各種メディアを調査・選別します。PRの土俵が決まったらイベントの内容など、プロモーション方法や情報発信のタイミングなどを決定。この段階でどのような切り口でアプローチするかの検討も必要です。プランニングの際は、独りよがりにならないこともポイント。PRの目的はステークホルダーと良好な関係を築くことです。目的達成のためにはターゲットがどのような情報を望んでいるのか、また情報伝達方法についてもよく検討しましょう。プランニングを成功させるには相手をよく知ることが大切で、自社で対応できない場合はPR会社など外部の専門家にプランニングを依頼するのもひとつの手です。

③事前準備
社内情報の統制やプレスリリースやメディアリスト作成・配信、広告出稿、関連会社を対象とした事前説明会などを行います。

④メディアへのアプローチ
テレビ、雑誌、Webメディア、SNSなどにアプローチ。イベント招待状を発送し、参加のための動員を行います。

⑤イベント実施・取材対応
イベントを実施し、メディアなど参加者にリリースや情報資料などを提供。ニュースや露出に繋がるよう関係を構築します。また、取材が発生する場合は取材対応を行うことで、意図した内容で発信されるよう注意が必要です。

⑥集計・分析
ターゲット反応の収集、広告費換算値の集計などを行います。PRは最終的にどのような効果を得られたか分析するところまでがセット。単にPRしてイベントを行うだけでは片手落ちになってしまいます。最終的に全体を振り返り、失敗の洗い出しと打開策の検討、成功した場合は更なる露出を狙っていくことも重要です。

PR業務を自社で内製化する場合は、PRの企画を立ち上げて予算を決めます。企画を決める際は自社の課題の洗い出し、PRの目的を決めることが大切です。PRは宣伝と違って必ず効果を得られるものではないため、予算については無理のない範囲に押さえることもポイント。
次に活動計画の策定を行い、KPIを設定。併せて競合調査を行い自社でどのようなPR施策を行うかを決定します。活動概要が決まったらプレスリリースを作成し発信。プレスリリースは適切なタイミングを逃すと、情報価値が下がるため注意が必要です。イベントやキャンペーンアなど、実際のPR活動が終わったら効果測定を行い、結果を次のPR活動に活かします。

PR業務を外注する場合の流れは、企画立ち上げから予算決めまでは上記と同じです。予算については外注する分、余分に費用がかかるため外注費用を想定しておく必要があります。企画内容、PRの目的の明確化、予算が決まったら外注先を選定。全国には多くのPR会社があるため、外注先選びは意外に難しい作業でしょう。外注先を選ぶ際は料金体系、得意分野、依頼できる業務範囲などをリサーチした上で最適の会社を選びます。
外注先が決定したら担当者と綿密な打ち合わせを実施。外注でやることは基本的に自社対応する場合と同じですが、専門会社に依頼する分スピーディーな対応が期待できるでしょう。プレスリリースも洗練されており、スケジュールの組み立ても熟知しているため安心して任せられます。PR業務をワンストップで依頼できる会社であれば、効果測定まで全て対応可能。注意点として、外注する場合はスケジュールに余裕を持たせることが大切です。関係者が多くなる分、不測の事態も発生しやすくなります。十分なPR活動を展開するためにも、出来るだけ早めにアクションを起こすようにしましょう。

PRを外注するときのメリット・デメリットを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

PRにおける外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

PRの相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

PRの流れ・手順に関する特集は以上です。PR業務は専門的な要素が強いため、自社にノウハウがない場合や、リソースを割けない場合は外注するのが効率的です。日本全国には多くのPR会社があるので、自社に合う会社は必ず見つかります。しかし、外注先選びは意外に大変ですので、何かお困りのことがある場合はお気軽にアイミツまでお問い合わせ下さい。