オフィス清掃の流れ・手順をわかりやすく解説【2024年最新版】

オフィスが清潔かどうかは、社員のモチベーション維持に関わるだけでなく、来客があった場合の印象も左右するため非常に重要なポイントです。しかし、オフィス清掃が重要であることはわかっていても、どのような手順で清掃を進めるべきなのか、自社対応と外注ではどう異なるのかがわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オフィス清掃を行う際の大まかな流れ・手順を自社対応・外注それぞれのパターンにおいて確認していきます。

オフィス清掃と一口に言っても、日常清掃と定期清掃の2つに分けられます。
それぞれの清掃箇所や清掃頻度などについて確認しておきましょう。

日常清掃とは、オフィスのゴミ捨てやフロア、廊下などの掃き掃除、デスク周辺の拭き掃除、トイレ掃除などを行う清掃のこと。
普段使用頻度の高い箇所を中心に清掃することから、毎日、あるいは週に3回ほど行うのが一般的です。

一方定期清掃とは、日常清掃ではカバーできない部分を行う清掃のこと。

毎日清掃する必要はないものの、定期的なクリーニングが必要な箇所を中心に行います。たとえば、床のワックスがけや外壁清掃、窓ガラスのクリーニング、エアコンクリーニングなどがあげられるでしょう。

清掃頻度としては、数ヶ月に1回や年に1回ほどです。

オフィス清掃を行う際、日常清掃は自社で対応し定期清掃は清掃会社に依頼するという会社もあれば、日常清掃も定期清掃も外注する会社も少なくありません。

しかし、「オフィスが狭くトイレも少ないため、わざわざ外注するまででもない」という場合には自社対応でも問題ないかもしれませんが、一般的な広さでありながらトイレ掃除やオフィスの掃除機がけなどを自社で行うとなると、1つひとつは簡単な作業でもいずれ負担になっていくことも。

費用面を考慮しつつできる限り外注するのがベストと言えるでしょう。

ここからは、オフィス清掃を行う際の大まかな流れ・手順について確認していきます。
自社で対応する場合、オフィス清掃会社に外注する場合の2パターンをそれぞれ説明していくので、外注するかどうかをお悩みの方はぜひチェックしてみてください。

はじめに、日常清掃も自社で対応するという場合にはどのような流れ・手順で進めるのかを確認していきましょう。

もしも自社でオフィス清掃を行うという場合は、あらかじめ社内の清掃ルールを定めるところから始めなければなりません。ゴミ出しやトイレ清掃などは1日1回行わないと清潔感が保たれないため、毎日誰が清掃するのか決めておくことが重要です。
「気づいた人が掃除する」という曖昧な方法だと、結局なかなか清掃されずに汚れが積み重なっていくなんてことも。トイレは来客者も使用することがあるため、常に清潔に保つことが重要であることから、ルール決めはきちんと行っておきましょう。
また、デスク周辺の清掃やフロア・廊下などの掃き掃除・掃除機がけなどの清掃は、ゴミ出しやトイレ清掃のように毎日ではなくていい場合も少なくありません。そのため、毎日発生するゴミ出しやトイレ清掃の当番を考慮しながら、その他のエリアの清掃ルール・当番についても定めてください。

自社ですべて対応する場合には、清掃道具も自社で用意しなければなりません。
掃除機や箒、タオルや雑巾、掃除用のゴム手袋、洗剤などといった基本的な清掃グッズはもちろんのこと、パソコンのクリーニングに用いる液晶クリーナー、パソコンのキーボードに溜まった埃を払う専用ブラシ、OA機器の清掃に便利なエアダスター、フロアのタイルカーペットを清潔に保つ粘着ローラーなど、クリーニンググッズを十分に揃えておきましょう。

オフィス清掃に関するルール・当番決めや清掃道具の用意が完了したら、決められたルール通りに清掃を行っていきましょう。
毎日清掃を行う上で問題が生じた場合や、日々の業務が忙しく清掃業務にあまり時間を割けないという場合には、外注も検討してみることをおすすめします。

続いて、オフィス清掃会社に外注する場合の流れを確認していきましょう。
現在はオフィス清掃を自社で対応しているが外注を検討している方、新たにオフィスを契約した方などはぜひ参考にしてください。

オフィス清掃を外注する場合は、オフィス清掃のどの範囲までを清掃会社に任せるのかを決めなければなりません。
「フロアや廊下などの掃き掃除・掃除機がけなどは自社で行うが、毎日のトイレ清掃は清掃会社に任せる」、「週に3日だけ外注し、2日は自社で行う」、「日常清掃も定期清掃もまとめてお願いする」など、どこまで依頼するのか・週に何日ペースで来てもらうのかを費用面も考慮しながら定めましょう。

オフィス清掃をどこまで外注するか整理できたら、どのオフィス清掃会社に依頼するかを決めましょう。
オフィス清掃会社と一口に言っても非常に多くの会社があるため、先に定めた「何を・どの程度のペースで依頼するのか」という依頼内容のもと、なるべく近くに拠点を構えているオフィス清掃会社から選ぶことが重要なポイント。自社からオフィス清掃会社が離れていると、出張費用が高くついてしまいます。また、これまでの実績や口コミなども忘れずにチェックしてください。

依頼したいオフィス清掃会社が決まったら、お問い合わせをしてみましょう。依頼内容を簡単にヒアリングしてもらった後には、実際に現地調査を行ってもらい、オフィスやトイレの広さ、各清掃箇所の詳細を直接確認してもらいます。

現地調査の結果をもとに見積もりを算出してもらい、問題がないようであれば契約に進みましょう。
1社ではなく複数社に見積もりを取っておくと、費用面を比較でき失敗するリスクを抑えられます。ただ安いだけでなく、技術の優れたコストパフォーマンスの高い会社を選べるとベストです。

契約を完了したら、スケジュール調整を行い、実際に清掃を行ってもらいます。
多くの場合問題ありませんが、オフィス内に外部の人間が入室することとなるため、セキュリティ面には注意が必要です。契約時に就業規則や労働条件誓約書をチェックしセキュリティに関する対応を確認しておくだけでなく、清掃スタッフの出入りがあることを社員にアナウンスし、貴重品の管理などを徹底させるなどといったできる限りのことをしておくと安心でしょう。

オフィス清掃を外注するときのメリット・デメリットを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

オフィス清掃における外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

オフィス清掃の相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

今回は、オフィス清掃を行う際の流れ・手順について紹介してきました。
自社で内製化した場合と清掃会社に依頼した場合のどちらについても解説してきたので、内製化するべきかプロに依頼するべきかお悩みの方は参考にしてみてください。

全体の流れを理解したうえで「オフィス清掃を自社で行うには意外にやることが多くて大変そうだ」「自社ではそこまで細かくできない」という場合は、オフィス清掃会社に外注をするのも一手です。お悩みの場合には、ぜひオフィス清掃会社への依頼を検討してみましょう。