AI導入支援・コンサルを外注するメリットとデメリットを徹底解説

AI導入支援・コンサルの外注は、AIで何を実現できるか分からない段階からAI導入支援会社に相談し、対象業務の選定や導入計画づくりを任せる進め方です。開発会社への依頼と違い、AIを使う業務や実現したいことが具体的に決まっていなくても始められます。

一方で、関係部署への説明や予算の決裁は自社で進める必要があります。窓口になる担当者を先に決めておくと、AI導入支援会社から提案を受けた後の社内調整を進めやすくなります。

本記事では、AI導入支援・コンサルを外注するメリットとデメリット、外注がおすすめな企業の条件、外注する前に押さえておきたいポイントを解説します。

AI導入支援・コンサルの外注とは、AIを使う業務を決める段階から導入後の運用まで、外部のAI導入支援会社と一緒に進めることを指します。依頼できる範囲は次のとおりです。

AI導入支援会社と開発会社の違いは、担当する範囲です。開発会社は、作るものが決まっている前提でシステムを構築します。一方、AI導入支援会社は、何を作るかが決まっていない段階から携わり、対象業務の選定、社内の合意づくり、導入後に社内で改善を続けられるようにするところまで支援を続けます。

依頼できる範囲に開発を含むかは、依頼先の会社によって分かれます。開発まで一貫して請け負う会社と、計画の作成と開発会社の選定までを担当し、構築は外部に任せる会社があります。

まずは、AI導入支援・コンサルを外注するメリットを解説します。対象業務の選定、社内稟議の材料づくり、開発会社の選定までAI導入支援会社に任せられるため、社内にAI導入の経験がなくても検討を進められます。

AI導入支援会社は候補に挙がった業務の現状を調べ、AIを活用したほうがよい業務か、手順やルールを見直すだけで解決する業務かを判断します。たとえば、問い合わせの一次対応に時間がかかっている場合、負担になっているのが回答の作成なら、AIで下書きを作る方法が有効です。担当部署への振り分けに時間がかかっているなら、振り分けのルールを決め直すだけで解決することもあります。

開発を始めてから対象業務がAIに適していないと分かると、そこまでにかけた費用や時間が無駄になりやすくなります。開発に入る前に判断しておけば、無駄になる費用を抑えられます。

AI導入支援は、診断・構想策定から始まります。診断とは、対象業務の担当者に聞き取りをして、作業の流れ、月あたりの件数や時間、使えるデータの有無を調べ、AIで解決できる業務かを判断する作業です。この診断を依頼すると、現状の分析、対象業務、期待できる効果、概算費用をまとめたレポートを受け取れます。

AI導入支援は段階ごとに契約を分けられるため、開発の予算が取れていない段階でも、診断だけを依頼できます。稟議では、現状の作業時間と導入後の見込みを数字で示す必要があります。作業時間や処理件数を測っていない場合、担当者だけで根拠のある数字を出すのは難しくなります。診断のレポートがあれば、第三者が調べた数字をそのまま社内説明や稟議の材料に使えます。

AI導入の対象になりそうな業務は、社内に複数あります。

候補に挙がった業務をすべて同時に進めると、予算も人手も分散し、どれも中途半端に終わりかねません。

AI導入支援会社は、処理件数、業務手順がどこまで標準化されているか、過去のデータの有無といった条件で着手する順番を提案します。最初の1件で成果が出れば、次の業務に進むための予算を取りやすくなります。社内に実例があると、ほかの部署に協力を求める際の説明材料としても使えます。

AI導入では、コストへの懸念、現場の作業が増えることへの抵抗、精度への不信といった反対意見が社内から出ることがあります。AI導入支援会社が説明の場に同席すると、精度への不信にはPoCで出た判定結果を示し、作業が増えるという懸念には導入後の手順を見せるなど、意見の内容に合わせた材料を用意できます。

AI導入支援会社の中には、現場への定着までを支援範囲に含めるところがあります。業務担当者向けの説明会を開く、PoCを始める前に評価指標と判断の流れを決めておく、利用のルールを文書にするといった支援です。現場が納得しないまま導入すると、作った仕組みを誰も使わず、元のやり方に戻りかねません。

AI導入支援会社が開発まで請け負わない場合、構築を頼む開発会社を別に探すことになります。開発会社を誰が探すかによって、見積もりの比べやすさが変わります。

開発会社から提案された方法で求める精度が出るのか、金額に見合う内容かについても、AI導入支援会社と一緒に確認できます。第三者の立場から提案を確認してほしいか、窓口を1社にまとめたいかで、依頼先が変わります。

AI導入後も、業務のやり方や扱うデータが変わると精度が落ちることがあります。精度を保つには、定期的な確認と、AIが参照するデータや設定の見直しが必要です。あわせて、その確認と見直しを担当する人も決めておきましょう。

AI導入支援会社に運用計画の作成まで依頼すると、誰が何を月に何回確認するか、判定の正解率がどこまで下がったら設定を見直すかまで決められます。運用の決め事を後回しにすると、精度が落ちた場合に社内で対応できず、その都度開発会社への依頼が発生します。

次に、外注した際に起きやすい問題を解説します。費用や引き継ぎの手間に加えて、依頼する側に必要な準備まで知っておくと、契約前に対策を決められます。

診断・構想策定だけを依頼した場合、受け取るのは調査結果と計画をまとめたレポートです。ここで契約が終わると、開発に進むかは社内の判断待ちになり、決まらないまま調査結果だけが残ることもあります。依頼する前に、レポートを受け取った後どこまで進めるかを決めておきましょう。

AI導入支援会社が開発を担当しない場合、構築は別の会社に依頼します。その際、業務の背景やデータの意味を自社から開発会社に説明し直す手間がかかります。AI導入支援会社と開発会社が分かれていると、想定と違う結果が出た際に、計画の問題なのか実装の問題なのかが分かりにくくなります。引き継ぎにかかる手間は、診断のレポートにどこまで書かれているかで変わります。

診断では、対象業務の担当者への聞き取り、実際の作業の見学、データの中身の確認に社内の時間を使います。担当者には本来の仕事を離れて対応してもらうため、現場の協力が得られないと診断の内容も表面的になりがちです。誰にどれくらいの時間が必要かは、AI導入支援会社と相談して先に決めておきましょう。

診断では、対象業務の実データやサンプルデータをAI導入支援会社に共有する場合があります。顧客情報や取引データが含まれるなら、渡す前に次の4点を決めましょう。

社外に出せないデータが後から見つかると、調査の範囲を組み直す手間が生じます。

AI導入支援会社に開発まで任せる場合でも、社内の調整や決裁を進めるのは自社です。診断のレポートを関係部署に説明して協力を求める人がいないと、レポートは読まれないまま残ることもあります。調整役に向くのは、対象業務の実態を知っていて、関係部署に話を通せる人です。技術的な説明はAI導入支援会社が担うため、調整役にはAIの知識よりも社内の事情への理解が求められます。誰に任せるかは、依頼する前に決めておきましょう。

AI導入支援会社への相談では、AIの活用を前提にした提案になりやすい点にも注意が必要です。業務の手順を見直す、既存ツールの設定を変えるといった方法で解決する業務でも、AIを使う案だけが並ぶことがあります。「AIを使わない解決策も含めて提案してほしい」と最初に伝えておきましょう。

ここでは、外注がおすすめな企業の条件を整理します。課題の状態、業務候補の数、社内の知見と時間を確認すると、外部に依頼したほうがよい段階かを判断できます。

外注がおすすめなのは、AIを使う業務がまだ決まっていない企業です。AIを使う業務を決めるための調査は社内の誰かが担当しますが、本業と兼任の担当者では着手できないまま時間が過ぎることもあります。逆に、AIを使う業務が決まっていて担当者の時間も取れるなら、稟議資料の作成だけのために外注する必要性は下がります。

自社で進められるのは、対象業務が1つに絞れていて、情報システム部門も検討に参加できる企業です。この条件がそろっていれば、データの所在や既存システムとの連携も社内の確認で済み、効果の試算まで自社で作れます。ただし、調査を始めてから対象業務が複数の部署に広がった場合や、必要なデータが社内に残っていないと分かった場合は、その時点で外注を検討しましょう。

最後に、外注する前に決めておきたいことを解説します。契約の区切り方、判断する人、社内の協力体制を先に決めておくと、受け取った提案をそのまま社内の動きにつなげられます。

AI導入支援は、診断・構想策定、PoC、開発、運用・保守の段階に分けられます。最初から全段階を一括で契約すると、診断の結果を受けて方針を変える際に、契約内容の変更も必要になりかねません。まずは診断・構想策定までで区切り、その結果を見てから次の契約を決めましょう。見積もりも段階ごとに金額を分けて出すようAI導入支援会社に依頼すると、予算に収まらない場合にどの段階を次回へ回すかを決められます。

診断のレポートを受け取った後に次へ進むかを決めるのは、対象業務の予算を動かせる立場の人です。判断する人が決まっていないと、担当者が説明を重ねても結論が出ないまま検討が止まることがあります。依頼する前に、誰がいつ判断するかを決め、AI導入支援会社にも共有しましょう。

対象業務の担当者の時間を確保できないと調査が進まず、契約の形によっては期間が延びた分の費用もかかります。繁忙期を避けて調査の時期を決め、上長から現場に協力を依頼しておきましょう。誰に何時間必要かを事前に現場へ伝えておくと、担当者も予定を組めます。

診断・構想策定だけを依頼した場合、次に進めるには開発会社の選定、要件の整理、社内説明といった作業が残ります。AI導入支援会社にどこまで依頼するかは、契約時に決めましょう。

AI導入支援・コンサルの外注を成功させるには、AI導入支援・コンサル会社に任せる範囲と自社で担う範囲を分け、契約の内容を明確にしておくことが重要です。AIで解決できる業務かの判断、社内稟議の材料、開発会社の選定、運用計画のどこまでを任せるかを整理することで、AI導入支援・コンサル会社とのやり取りがスムーズになり、計画が実行されないまま終わる事態を防げます。

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