AI導入支援・コンサルの依頼に必要なもの｜相談前に整理したい情報と決め方を解説

結論から言うと、AI導入支援会社やコンサルタントの発注の際は、具体的な依頼内容が固まっていなくても相談可能です。ただし、相談の前に「どの業務の何に困っているのか」という現状の課題だけは明確にしておく必要があります。自社の課題を整理できないと、初回の相談が一般的なAI導入の説明にとどまり、その後の提案も自社の実情とずれやすくなります。

本記事では、AI導入支援・コンサルへの相談前に整理しておきたい情報、伝えておくと提案が具体的になる補足情報、依頼内容を決めるときのポイントを解説します。

まずは、AI導入支援会社に相談する前に準備しておきたい情報を一覧で整理します。困りごと、AIを使いたい業務の候補、人が判断している基準、社内のデータ、社内の体制、依頼範囲、予算の7つに分けて確認しておくと、初回の相談で伝える内容に抜けが出ません。

この7つのうち、社内にあるデータと依頼したい範囲の2つは、決まっていない状態のままでも相談できます。どちらも、AI導入支援会社の提案を受けながら固めていく部分です。

ここでは、相談前に情報を整理しておくと提案内容がどう変わるかを解説します。自社の現状を説明できるほど、初回から具体的な進め方を聞けるうえ、AI導入支援会社が最初に行う分析の時間も短く済みます。

自社の現状を具体的に説明できると、初回の相談で、その業務にAIが向いているかどうかの見通しまで聞けます。「業務を効率化したい」とだけ伝えた場合、どの業務のどこに時間がかかっているのかがAI導入支援会社に伝わらないため、一般的な進め方の説明で終わりかねません。

たとえば問い合わせ対応の効率化では、時間がかかっているのが回答を書く作業か、担当部署へ振り分ける作業かで答えが変わります。回答を書く作業に時間がかかっているなら、AIで回答の下書きを作る方法が向いています。振り分けに時間がかかっているなら、振り分けのルールを決め直すだけで済むこともあり、AIを使わない提案が返ってくる場合もあります。

AI導入支援は、業務の現状を聞き取って課題を整理する「診断」の工程から始まります。この診断で自社が答えられる部分が少ないほど、AI導入支援会社によるヒアリングとデータ確認の回数が重なり、診断の費用も期間も増えます。

対象業務の流れとデータの保管場所を先に整理しておけば、診断の中身は「AIで解決できるか」と「どう進めるか」の検討に集中します。同じ費用をかけるなら、現状の聞き取りより解決策の検討に時間を回したほうが、受け取るレポートも具体的になります。

次に、AI導入支援会社への相談時に伝えておきたい情報を項目ごとに解説します。困りごとの規模、人が判断している基準、データの扱い、依頼範囲まで用意しておくと、初回の相談でも概算の見積もりや進め方の提案を受けやすくなります。

どの業務の何に困っているかを、かかっている時間や件数とセットで書き出しましょう。「請求書の内容確認に毎月40時間かかっている」「入力ミスによる差し戻しが月に10件ほど起きている」「問い合わせが増えて一次対応が回らない」のように業務名と規模を並べた形にします。

時間や件数を計測していない場合は、体感のままAI導入支援会社に伝えて構いません。「担当者2人が毎日午前中いっぱいかかっている」という説明でも、どの業務にどれだけ負担がかかっているかは伝わります。困っていることを課題としてどう定義するかは、AI導入支援会社と一緒に決める部分です。

AIを使いたい業務の候補は1つに絞らず、社内で挙がっているものを並べてAI導入支援会社に伝えましょう。「経理の請求処理」「営業の見積もり作成」「問い合わせの一次対応」のように、部署と業務名が分かる形で挙げます。

あわせて、どれから着手するか迷っている理由も添えましょう。効果が読めない、現場の協力が得られるか分からない、使えるデータがあるか分からない、といった内容です。候補を先に1つへ絞って相談すると、別の業務のほうが着手しやすかった場合に気づけません。

AIを使いたい業務の候補について、担当者が何を見て判断しているかを書き出しましょう。

担当者の判断を言葉で説明できる業務ほど、AIに任せられる部分がはっきりします。長年の経験に頼って判断している部分が大きい業務では、AIに置き換えるより業務の手順そのものを整理したほうが効果が出る場合もあります。AIに任せるか手順を見直すか、どちらで進めるかもAI導入支援会社に相談できます。

例外として扱っているケースがあれば、それも書き出しておきましょう。例外の多い業務は、AIに任せる範囲を決めるまでに時間がかかります。

使えるデータが社内にあるか分からない段階でも相談できます。データの調査と整備から依頼できるためです。次の3点は、分かる範囲でAI導入支援会社に伝えられると話が早く進みます。

社外に出せるかどうかだけは、相談前に社内で確認しておきましょう。データを社外に出せないと後から分かると、クラウドサービスの利用を前提に組んだ進め方を作り直すため、期間も費用も増えます。医療の患者情報や金融の取引データのように、業界特有の規制がかかるデータも同じです。

社内にAIやシステムに詳しい人がいるか、AI導入の推進担当者は専任か兼任かをAI導入支援会社に伝えましょう。伝える内容は、「情報システム部門はあるが1人で運用を兼務している」「詳しい人はいないので、担当者が本業と並行して動く」といった実態です。

社内でどこまで対応できるかによって、依頼する範囲と費用が変わります。社内に担当できる人がいれば要点の整理だけを一緒に進め、いない場合は資料の作成や社内説明まで任せる形になります。体制を整えてから相談するより、現状のまま伝えたほうが、社内で実行できる範囲に収まった進め方が出てきます。

AI導入支援会社にどこまでを任せたいかは、次の4段階で考えると整理しやすくなります。

1回目の依頼は、上記の4段階のうち1つで区切れます。どこまで任せるか決まっていなければ、範囲を絞らずに「決めていないので提案してほしい」と伝えましょう。会社ごとに得意な段階が違うため、各社の考え方を並べたうえで範囲を決められます。

診断・構想策定まで依頼すると、受け取るレポートを社内稟議の資料に使えます。開発まで踏み込むかを自社で判断できない段階では、まず診断・構想策定だけを依頼し、その結果で次を決めると進めやすくなります。

予算は、上限として考えている金額をAI導入支援会社に伝えましょう。上限を伝えないと、想定される作業をすべて含んだ金額が出てきやすく、他社の見積もりと比べにくくなります。費用は、診断・構想策定までか、PoCや開発まで含めるかで大きく変わり、社内にあるデータの状態にも左右されます。

見積もりは、依頼範囲の段階ごとに金額を分けてもらいましょう。一式でまとめられた金額だと他社と比べられず、予算に収まらない場合にどの段階を次回へ回すかも決めにくくなるからです。

ここでは、AI導入支援会社に伝えておくと提案が具体的になる情報を挙げます。現場の実感や過去の経緯、社内の慎重な意見などを添えておくと、提案が自社の事情を踏まえた内容になります。

管理側が把握している課題と、現場の実感はずれていることがあります。例えば、管理側は集計作業を問題視していたが、実際の現場では入力前の確認作業に時間を取られていた、といったケースです。対象業務を実際に担当している人に、どこに手間がかかっているかを直接確かめましょう。現場の声が入ると、最初に着手する業務の候補そのものが変わることがあります。聞き取った内容は、整理せずに箇条書きのままAI導入支援会社へ渡しても問題ありません。

以前RPA（定型的な事務作業を自動化するツール）を導入したが例外処理が多く定着しなかった、外部に相談したが要件が固まらず見積もりの前に止まった、といった過去の経緯もAI導入支援会社に共有しましょう。前回と同じ理由で止まらないよう、進め方を調整してもらいやすくなります。伝える際は、いつ・何を試して・どこで止まったのかまで書き出しましょう。「AIを検討したがうまくいかなかった」だけでは、技術的に難しかったのか、社内の合意が取れなかったのかが伝わりません。

AI導入に反対、または慎重な意見が社内にある場合は、その理由までAI導入支援会社に伝えましょう。コストへの懸念なのか、現場の作業が増えることへの抵抗なのか、精度への不信なのかで、提案のなかで先に説明してもらう内容が変わります。理由が分かっていれば、その懸念に答える形で検証の進め方や説明資料を組んでもらえます。伝えるのは、誰が反対しているかではなく、何を心配しているかです。

同業他社の取り組みや、こういう形にしたいという完成イメージがあれば、記事のURLや画面のスクリーンショットをAI導入支援会社に共有しましょう。言葉だけで説明するより、参考例があるほうが認識のすり合わせが早く済みます。参考例の内容が自社では実現しにくい場合は、その理由も早い段階で分かります。

「この事例のここは自社でもやりたいが、この部分は不要」という形で伝えられると、提案の範囲が絞られます。参考例がないと、AI導入支援会社は一般的な構成を前提に提案を組むため、見積もりの金額に幅が出ます。

将来は自社で運用や改善を進めたい場合、その希望を先にAI導入支援会社へ伝えましょう。内製化を前提にするなら、社内担当者への引き継ぎや手順書の作成を依頼範囲に入れるかを決めます。引き継ぎまで含めておくと、運用開始後の細かな改善を社内で回せます。

社内でAIを扱える人を育てたい、専任の担当を置きたいといった構想があれば、それも伝えましょう。人材の育成まで視野に入れているなら、進め方の説明や社内勉強会まで支援に含める会社もあります。

補助金の活用を考えている場合は、対象にしたい制度と申請の締切をAI導入支援会社に伝えましょう。その締切に合わせて、依頼の時期と範囲を決めるためです。制度ごとに補助の対象になる経費が決まっているため、対象になる段階だけを先に依頼する形へ調整が必要になる場合もあります。

会社によっては、補助金の申請書類の作成支援まで依頼範囲に入ります。事業計画や導入効果の書き方を任せられると、社内で一から作成する手間を抑えられます。

最後に、集めた情報からAI導入支援会社への依頼内容をどう決めるかを解説します。最初に着手する業務、1回目の依頼範囲、優先する方針、社内で合意を取る順番を決めておくと、条件を固めた状態で相談に臨めます。

AIを使いたい業務の候補は複数伝えるとしても、自社としての第一候補は決めておきましょう。選ぶ目安は、件数が多く手順が定型化している業務です。件数が多いほど効果が数字で見えやすく、手順が決まっている業務ほど担当者が何を見て判断しているかを説明しやすくなります。

件数が少なく、1件あたりの負担が大きい業務は、効果が大きく見えても最初の対象には向きません。1件ごとに進め方が違う分、想定外のケースを整理する作業が増え、1回目の依頼としては重くなります。

1回目の依頼をどこで区切るかは、対象業務のデータが使える状態になっているかで判断しましょう。

どちらの状態でも、開発まで一括で契約するかは、PoCでの検証を終えてから判断するのが安全です。検証の前に開発まで契約すると、結果を受けて仕様を変えるたびに追加費用がかかる可能性があります。

AIの精度を上げようとすると、入力する項目や確認の手順が加わり、現場の作業が重くなります。一方、確認の手順を減らして運用を軽くすると、AIが判定を誤る件数がある程度は出ます。

判断の目安は、対象業務でAIが誤った際の影響です。社内向けの集計であれば運用の軽さを優先できますが、顧客に出す書類であれば精度を優先し、担当者が目視で確認する手順を残す形が現実的です。決めきれない場合は、どちらの方針でどう変わるかを含めてAI導入支援会社に相談しましょう。

AI導入を進める際、社内で合意を取る相手は現場・情報システム部門・決裁者の3者です。この順に進めましょう。

決裁者の合意を先に取ると、稟議をやり直すことになりかねません。情報システム部門からデータの扱いに条件が付いて進め方が変われば、費用も変わるためです。

AI導入支援・コンサルの依頼を成功させるには、相談前に必要な情報を整理し、依頼内容を明確にしておくことが重要です。困りごとの規模や対象業務の候補、人が判断している基準、社内のデータ、依頼範囲、予算を整理することで、AI導入支援・コンサル会社とのやり取りがスムーズになり、導入後のミスマッチを防げます。

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