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更新日:2021年12月23日

翻訳会社を利用する際の手順&スケジュール【2022年最新版】

英語の契約書を日本語に訳したり、日本語の製品マニュアルを中国語に置き換えたりするのは、時間と手間のかかる作業です。語学力・文章表現力はもちろんのこと、わかりやすく伝わりやすい文章に仕上げるためには、文化の違いやビジネス習慣への理解も欠かせません。

海外と取引が多い商社やメーカー、越境ECに力を入れているネットショップのなかには、翻訳会社への発注を検討している方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回はそうした方に向けて、翻訳会社のサービスを利用するにあたっての基本的な手順とスケジュールをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

翻訳会社に依頼する際の手順&スケジュール

翻訳会社を利用する際の手順は、基本的に以下5つのプロセスに分けられます。それぞれのスケジュールとあわせて、注意すべきポイントを見ていきましょう。

①翻訳会社を選ぶ

翻訳会社の多くは自社サイトを開設し、事業内容やサービス内容を紹介しています。まずはそれらの情報を参考にしながら委託先の候補をピックアップしていきましょう。

この先にポイントとなるのは、言語、得意分野、料金の3点。ひと口に翻訳会社といってもサービス内容は各社さまざまで、英語、スペイン語、ポルトガル語といった特定の言語に強みを持つ翻訳会社も数多くあります。海外からの資金調達に必要となる事業計画書や決算報告書の翻訳を任せたいのなら、こうした翻訳会社を選ぶのがおすすめです。

一方、料金に関しては各社それほど大きな違いはないものの(※一般的なビジネス文書の場合、1文字or1単語につき15円から20円前後が相場)、会社によってはボリュームディスカウントに対応しているところも。

また、最近ではAI(人工知能)による機械翻訳を取り入れ、廉価なプランを提供する翻訳会社も増えてきました。あくまで文書の種類・内容によるものの、こうしたサービスを用意している翻訳会社に依頼すれば、より高い費用対効果が見込めるでしょう。

上記3点を念頭に置いて、各社のWebサイトをチェックすれば、2日~3日のうちにはおのずと委託先の候補が絞り込まれてくると思います。

②見積もりをとる

委託先の候補をピックアップしたら、翻訳してほしい文書の内容やボリューム、用途をもれなく伝え、各社から見積もりをとりましょう。

翻訳料金のベースとなるのは、翻訳会社と提携している翻訳者・校正者の人件費です。1文字or1単語15円から20円前後の料金を基本に、ドキュメントの難易度と専門性が増すほどハイスキルな翻訳者・校正者がアサインされるため、見積り金額も高くなります。

また、翻訳会社のほとんどはミニマムチャージ(最低利用金額)を設定しています。たとえば合計1,000文字・1万5,000円の案件でも、ミニマムチャージが2万円なら支払額は2万円になるので注意しましょう。

一方、前述のとおりボリュームディスカウントに対応している翻訳会社も多いので、コストを抑えたい場合はできるだけまとめて見積もりをとるのがおすすめです。

加えて、オプションサービスに目を向けるのも大事なポイントの1つ。翻訳会社のなかには文書の翻訳とあわせて表紙のデザインやレイアウト調整まで請け負うところが少なくなく、それらの仕上げレベルによって見積もり額が変わってくることがあります。

さらに、翻訳証明書が必要な場合は、3,000円から6,000円前後の手数料がかかるので、翻訳料金(人件費)の安さだけにひかれて安易に契約するのは避けましょう。見積もりを確認する際は、何を、いくらで、どこまでやってくれるのかという視点を忘れずに。

ちなみに見積もりにかかる期間については、2営業日から3営業日ほど。最近ではWebフォームなどを利用して即日概算の見積もりを出す翻訳会社も増えているようです。

③契約する

提示された見積もりに問題がなければ、契約書にサインし、契約を結びます。翻訳会社によっては契約の際に翻訳者と直接顔合わせできることもあるので、表現や言い回しについて細かい要望があれば、もれなく伝えておきましょう。

そのうえ可能であれば、サンプル文書や簡単なルールブック(表記方法やNGワードなどをまとめたドキュメント)、製品パンフレットなどを参考資料として渡しておくと、翻訳者の側でよりスムーズに作業を進められます。

④納品を待つ

契約が済んだ後は、翻訳者が文書を訳し、ネイティブスタッフによる校正やクロスチェック(原文、翻訳文両方のチェック)を経て、納品となります。

納期については、5,000文字前後までの一般的なビジネス文書で5営業日から1週間、2万文字を超える場合で2週間から1ヵ月ほど。医療や金融といった専門分野の文書は、内容によってはリサーチが必要となり、1ヵ月を超えることもあるようです。

この間、クライアント側でやるべきことは特にありませんが、翻訳者から問い合わせや確認依頼があった際にスムーズに対応できるよう、最低1名は窓口担当者を確保しておきましょう。料金を払うからといって、すべて任せっきりにするのはNGです。

⑤検収する

翻訳文章が納品されたら、翻訳に間違いはないか、文章やレイアウトが希望したとおりに仕上がっているか、利用者側で検収(確認)を行います。

翻訳会社の多くは納品後3営業日から1週間程度の検収期間を定めており、明らかな誤訳があったり、ドキュメントとしての仕上がりに満足できなかったりする場合は、この間に連絡することで修正を依頼できます。検収期間を過ぎてしまうと、追加費用がかかることもあるので注意しましょう。

検収が済んだら正式に納品となり、翻訳会社との契約は完了です。


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まとめ

今回は翻訳会社を利用する際の基本的な手順・スケジュールについてご紹介しました。

翻訳はアウトソーシングとしては比較的シンプルな契約であり、検収を除けば契約後にクライアント側で対応する作業はほぼありません。コストを抑えて質の高い翻訳文書を手に入れるためにはむしろ、契約先選びや見積もりといった事前の準備が鍵となります。

「翻訳会社の数が多すぎて迷ってしまう」、「各社どう違うのかわからない」といった方は、アイミツまでお気軽にお問い合わせください。ご予算・ご要望にあわせてパートナー候補をご紹介し、見積り取得までサポートさせていただきます。

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