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公開日:2021年12月13日
更新日:2021年12月13日

オフィス清掃の外注にかかる期間・スケジュール【2022年最新版】

エントランスやトイレ、会議室などオフィスの清掃をプロに依頼したいと思っていても、まずどうするべきかわからない方・流れを知りたいという方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オフィス清掃を外注する際にかかる期間やスケジュールなどについて解説していきます。
オフィス清掃の外注を成功させるためのコツや、外注先を選ぶときのポイントもあわせて紹介するため、全体の流れや注意すべきポイントをつかんでおきたいという方はぜひ参考にしてみてください。

オフィス清掃を依頼するのに必要な期間とは

はじめに、オフィス清掃を依頼する際にどのくらいの期間が必要となるのかを確認していきましょう。

要件整理にかかる期間

オフィス清掃を依頼する前に、どのような清掃を依頼したいのか整理するための期間が必要となります。
オフィス内のエントランスや廊下、トイレ、会議室、給湯室などどの範囲まで依頼するのかだけでなく、依頼ペースについても考えなければなりません。
このフローに関してはそこまで時間をかける必要がなく、自社で対応できない部分は外注というシンプルな考え方で問題ないため、一度話をまとめる機会を設けるだけでOKでしょう。

会社選定にかかる期間

オフィス清掃を依頼するのにもっとも時間がかかるのは、会社選定にかかる時間と言っても過言ではありません。
数ある清掃会社の中から1社を選ばなければならないため、どの会社にすればいいのかわからない……と悩んでしまった場合には、1ヶ月以上かかってしまうこともめずらしくないと言えます。
しかし、おすすめの会社を提案・一括見積もりしてもらえるアイミツのようなサービスを活用すれば、1週間もかからずに依頼先を決められることもあるでしょう。

依頼から実施までにかかる期間

どの清掃会社に依頼したいかを決めたら、問い合わせをして現地調査、最終的な見積もりを経て正式な契約となり、実際の清掃へと移ります。自社と外注先とのスケジュールが合わないとなかなか現地調査の段取りがつかないため、問い合わせ時には候補となる日程をいくつか用意しておくとよりスムーズに依頼できるはずです。

オフィス清掃依頼のスケジュール

ここからは、オフィス清掃を清掃会社に依頼する際の具体的なスケジュールに関してチェックしていきます。
それぞれの清掃会社や依頼者、依頼内容などによって異なることもあるため、1つの参考として確認してみましょう。

①依頼内容を整理する

オフィス清掃を依頼する際、はじめに依頼内容を整理しなければなりません。
オフィス内の清掃と言っても、清掃箇所はさまざま。オフィスのエントランス部分、エレベーターホール、廊下やオフィス内、会議室、トイレ、給湯室など、どこの清掃を依頼するのか決めておきましょう。
また、日常清掃を依頼したい場合には、週に何日ペースで清掃を依頼するのかも決めなければなりません。トイレ清掃などはできれば毎日依頼したいところですが、予算面を考慮し無理のないペースを定めましょう。

②外注する会社を選ぶ

オフィス清掃会社への依頼内容が決まったら、外注する清掃会社を選びましょう。
重要なのが、できるかぎり自社オフィスから近い清掃会社を選ぶということ。もしもオフィスから遠い清掃会社を選んでしまうと、出張費用が高くなってしまいます。
また、いきなり1社だけに絞るのもお勧めできません。数多くある清掃会社の中からまずは3〜4社ほどまで絞り、それぞれの見積もりや対応などを比較してから第一候補を決めましょう。

③お問い合わせする

依頼したいオフィス清掃会社を複数ピックアップできたら、実際にお問い合わせをしてみましょう。
オフィスはどこにあり、オフィス内のどこを清掃してもらいたいのか、日常清掃を依頼する場合には週何日ペースで依頼したいのかなどをまとめて伝え、対応可能かどうかを確認します。
電話口で依頼内容を伝えると、簡単に見積もりを算出してくれる場合も少なくありません。しかし、あくまでも簡易的な見積もりであるため、実際の費用とは差が出てしまう可能性があります。より正確な見積もりを算出するために、現地調査のスケジュールを決めておきましょう。

④現地調査

お問い合わせ時に現地調査のスケジュールを組んでおき、正確な見積もりを算出するために実際の清掃箇所を確認してもらいましょう。
単純にどこを清掃するのかという確認だけでなく、清掃箇所がどれほど汚れているのか、汚れの種類は何か、さらには床や壁などはどのような素材で作られているのかをチェックしてもらうほか、依頼内容や要望を詳しくヒアリングしてもらいます。
どういった点で困っているのかを具体的に説明できるように用意しておくことで、清掃会社は清掃プランを立てやすくなるため、きちんと説明できるよう準備しておくと安心です。

⑤見積もり

現地調査まで完了したら、実際に清掃箇所を確認してもらった際の情報をベースに、見積もりを算出してもらいましょう。
依頼内容によって費用は大きく左右されますが、日常清掃を依頼する場合の相場としては週に1回で1万5,000円~、週に3回で3万5,000円~、週に5回で5万5,000円~ほど。定期清掃でカーペットのクリーニングや埋め込み型の業務用エアコンをクリーニングしてもらう場合は2万5,000円~ほどが相場です。
費用について気になる方は、「オフィス清掃の平均費用と料金相場」の記事も確認してみてください。

⑥契約・清掃

見積もり内容に問題がなかったら、契約手続きを進め、実際に日取りを決めて清掃を行ってもらいます。
給湯室や廊下、トイレなどの清掃であれば問題ないかもしれませんが、フロアのゴミ収集や会議室のクリーニングも依頼する場合、セキュリティ面に十分配慮しましょう。
オフィス清掃会社のセキュリティ面に関する取り組みや姿勢は、契約時に確認しておくと安心です。また、依頼する側も重要な書類やデータ、私物の管理を徹底するなど、情報漏えいや盗難などといったトラブルが起こらぬよう注意することをおすすめします。

⑦アフターサポート

これはエアコンクリーニングや床のワックスがけ、窓ガラスや外壁のクリーニングなどといった定期清掃を依頼した場合ですが、清掃が完了した後にアフターサポートを提供している会社も少なくありません。
「この部分ももう少しきれいにしてほしい」という要望がある場合や、定期的な点検・チェックに来てほしいという場合には、清掃会社に気軽に相談してみましょう。

オフィス清掃のスケジュールを組むときの3つのポイント

ここからは、オフィス清掃を依頼する際、スケジュールを組むときのポイントについて紹介していきます。
以下の3つのポイントに注意しておけば、スケジュールを組む際に失敗もないでしょう。

現地調査は十分に時間を取れるようにする

オフィス清掃を依頼する際、正確な見積もりを出してもらう前に現地調査を行います。
この時、「こっちも忙しいので現地調査やヒアリングにあまり時間を取れない。なるべくスピーディに済ませてほしい」という対応を取ってしまうと、正確な見積もりを産出できず、後から追加費用が発生するなどといったトラブルにつながりかねません。

現地調査は、清掃会社にとって非常に重要な業務です。どのような汚れがついているのか、クリーニングにどれほどの時間がかかりそうかといった点を確認しなければ正確な見積もりを算出できないだけでなく、適切な洗浄方法を取ることもできなくなってしまいます。

清掃する箇所や汚れの種類、材質などでアプローチの方法や清掃にかかる時間が大きく異なることを忘れずに、現地調査は十分時間を取れるよう配慮しましょう。

清掃時間はなるべく人の出入りが少ないタイミングを狙う

給湯室の清掃やフロアのゴミ収集・ゴミ捨てだけ依頼するという場合にはあまり問題ないかもしれませんが、エントランスのクリーニングをはじめ、共用廊下や喫煙所、カーペット清掃などを依頼したいという場合には、人の出入りが少ないタイミングに来てもらう必要があります。

清掃会社はオフィス内の人の往来や周辺環境に対する配慮を十分に払いながら清掃作業を進めてくれますが、人の出入りが多いタイミングでエントランスや共用廊下などの清掃を行うとなると、清掃業者・オフィスの利用者ともに気を遣うこととなってしまいます。また、本来よりも清掃時間がかかってしまうかもしれません。

そのような失敗を防ぐためにも、簡単な日常清掃以外のクリーニング業務を依頼する場合には、なるべく人の出入りがないタイミング・人の流れが落ち着いているタイミングに来てもらうよう心がけましょう。

会社選定は時間をかければいいというわけではない

オフィス清掃を依頼する際、清掃技術が優れているかどうかはもちろんのこと、料金はいくらかかるのか、清掃スタッフはきちんと教育されているのか、セキュリティ面に関する対策はされているかなど、さまざまな面をふまえて外注先を決めなければなりません。

しかし、依頼するからには外注先選びに失敗したくない故に、あまりにも多くの会社を比較検討し、選定に時間をかけすぎてもよくありません。自社が重要視するポイントを明確にし、オフィス清掃会社を比較検討しましょう。


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オフィス清掃を外注するときの成功のコツ・失敗例

オフィス清掃を外注するときの成功のコツ・失敗例を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

オフィス清掃の外注先の選び方・ポイント

オフィス清掃における外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

まとめ

今回は、オフィス清掃を依頼する際の流れやスケジュールなどについて紹介してきました。
成功するコツや外注先選びのポイントまで解説してきたので、あわせて参考にしてみてください。

オフィス清掃は、清掃会社に依頼すればどこも一緒というわけではありません。それぞれに得意・不得意があり、費用やサービス内容も異なります。どのようなサービスを提供しているのかきちんと確認し、自社に合った清掃会社を見つけましょう。

外注先を選ぶのは簡単ではないのも事実ですが、もしも清掃会社選びでお悩みなら、「アイミツ」を活用しておすすめの会社を提案してもらうとスピーディです。より早く・簡単に外注先を決めたいなら、ぜひお問い合わせください。

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