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オフィス清掃を外注するときの成功のコツ・失敗例【2022年最新版】

オフィス清掃を外注したいと思っていても、「結局は費用で損をしてしまうのでは?」「自社で内製化した方が美化意識も高まる?」など、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オフィス清掃の外注を成功させるためのコツを紹介していきます。よくある失敗例や、オフィス清掃を外注する際に気を付けるべきこともあわせて解説していくので、オフィス清掃の外注を検討中の方や、外注しようか内製化しようかお悩みの方は参考にしてください。

目次

オフィス清掃の外注を成功させるには

はじめに、オフィス清掃を外注する際に成功させるにはどうするべきなのかを紹介していきます。
以下で紹介する3点を最低限おさえておくことによって、外注での失敗を避けられるでしょう。

本当に必要な箇所に絞って清掃してもらう

オフィス清掃をプロに外注する際には、本当に必要な箇所に絞って依頼しましょう。
オフィス清掃をはじめて清掃会社に依頼するという場合、よくわからないからと言って清掃箇所について依頼先の会社に任せてしまう、エントランスも、廊下も、喫煙所も……と結局フロア全体を依頼してしまうなどといったミスを犯してしまうと、予想していたよりも料金が高くなってしまうことがあります。

清掃料金を決めるためには、どこを清掃するのかが非常に重要なポイント。なぜなら、清掃料金の多くを占めるのが人件費であるため、清掃箇所が多い・清掃箇所が広いとなると、スタッフの人数を増やさなければならず、結果的に清掃料金が膨れ上がっていくからです。
依頼前にどこを清掃してもらうのかきちんと整理し、本当に必要な箇所だけ依頼すれば費用面での失敗を防止できます。

セキュリティ体制の徹底を忘れない

自社のセキュリティ体制の徹底は、外注を成功させるために欠かせません。
清掃会社はスタッフ1人ひとりに対して守秘義務を課しており、情報漏えいなどのトラブルが起こることは稀ですが、トラブルが起こるリスクをゼロにはできません。清掃を外注するということは、外部の人間がオフィスを出入りするということ。機密情報が盗まれる可能性は常にあると言えます。
そのため、デスク周辺は常に整理し書類などを置きっぱなしにしない、PCは勝手に見られぬよう必ずロックをかけてから離席するなど、社内のセキュリティ体制を徹底しておきましょう。

清掃箇所別に注意すべきポイントを紹介

ここからは、清掃箇所別に清掃方法や注意すべきポイントを紹介していきます。
清掃会社に依頼する前に、どのような清掃方法なのかを大まかに把握しておきましょう。

デスク周辺

オフィス清掃会社に日常清掃を依頼しても、デスク周辺は自分たちで掃除するという場合も少なくないのではないでしょうか。デスク周辺は、オフィスの中でももっとも長時間過ごす場所であることから、パフォーマンスが落ちないようになるべく清潔に保たなければなりません。
デスク上にあるPCのモニターやキーボードは、専用のブラシやエアダスターを用いてほこりを取り除き、デスクはデスク用のウェットシートなどで拭き取ると汚れを落とすことができます。
まるでスライムのような形状で取りづらいほこりまで掃除できるキーボード専用グッズもあるため、なかなかしつこい汚れの場合には活用するのもいいでしょう。

オフィスチェア

オフィスチェアの清掃方法となると、正しい方法がわからない方も多いでしょう。
清掃方法はオフィスチェアの素材によって異なりますが、布張りタイプの場合は、はじめにブラシを用いてほこりを浮かばせ、ぬるま湯につけて絞ったタオルで表面を拭き取り、細かな汚れは洗剤や歯ブラシを使って落とします。
メッシュタイプの場合は水と重曹を合わせてタオルに染み込ませ、そのタオルで全体を拭いたらさらに水拭きします。メッシュは水分量が多すぎると縮んでしまう素材なので、タオルは硬く絞らなければなりません。
その他にも素材別に細かな注意点があるため、清掃会社に依頼するのが安心でしょう。

床やカーペット

床やカーベットの清掃は、簡単な掃除機がけや粘着ローラーを用いた掃除方法であれば自分たちでも対応できますが、たまった汚れやシミなどをきれいにするためにはプロへの依頼が欠かせません。方法としては、中性洗剤などを含んだ水にタオルや雑巾を付けて絞り、そのタオルや雑巾を汚れに押し当てることできれいにすることができますが、清掃業社に任せることがベストでしょう。
もしも費用を抑えるために床やカーペットの清掃は頼まないという場合は、できる限り毎日掃除機がけやモップがけを行う必要があります。

トイレ

トイレ清掃は、自宅での清掃と同じく便器本体や床などを隈なく掃除しなければなりません。
トイレ用の洗剤ブラシに洗剤を付けて便器を磨くこととなりますが、できれば毎日磨かなければ汚れがどんどん落ちづらくなってしまいます。
毎日トイレ清掃を行うのが難しいという場合は、プロへ依頼すると安心でしょう。

エアコン

オフィスのエアコンは、自宅で使用しているものとは異なり、埋め込み型の業務用エアコンであることも多いでしょう。パーツの分解やフィルターの取り出しをはじめとするさまざまな細かな作業があるため、自分たちで対応するのは困難です。必ず業務用エアコンのクリーニングに対応している会社に依頼しましょう。
しかし、オフィスの入っているビルの管理会社が、エアコンの清掃や管理について取りまとめている場合もあるので、まずは管理会社に確認してから依頼すると安心です。

ワックスがけ

床のワックスがけは、Pタイルや塩ビシート、ラバー系、石材系、フローリングなど、それぞれの素材によって方法が大きく異なり、剥離剤の希釈率など注意しなければならない点も多いことから、必ずプロに依頼しなければ行うことができません。
きちんと専門知識を持っていないにもかかわらずワックスがけをしてしまうと、床が変色してしまった、縮んでしまった、反り返ってしまった、シミができてしまったなど、取り返しのつかない状態になってしまうことも。プロの清掃スタッフにとってでさえ難しい作業とされているため、むやみに自分たちで清掃しないようにしましょう。


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オフィス清掃を外注した際の失敗例

ここからは、オフィス清掃を外注した場合によくある失敗例について紹介していきます。
同じようなミスをおかさぬように注意しましょう。

清掃スタッフとコミュニケーションが取れない

清掃会社にオフィス清掃を依頼すると、「清掃スタッフにエントランスのクリーニングを定期的にお願いしているが、自社従業員が挨拶をしても返さない」、「お客様から挨拶をしても返事がなかったと注意をいただいた」など、清掃スタッフのコミュニケーションに関するトラブルが見られる場合があります。
オフィスを訪れているお客様からすれば、外部の清掃スタッフかどうかはわからないため、もしも清掃スタッフから無愛想な態度を取られてしまえば、会社のイメージが悪化してしまうことにもつながりかねません。コミュニケーションに関する指摘がないかどうかを確認しておくと、リスクを抑えられるでしょう。

対応できる清掃内容が少なかった

すでに清掃会社と契約してしまったあとに、「高所の作業は対応できない」「人員的にその清掃作業への対応は難しい」など、対応できる清掃内容が狭く悩まされることもよくある失敗例です。
清掃内容によっては、高齢者や女性では対応が難しいものも少なくありません。そのため、その日派遣された清掃スタッフによっては、イレギュラーな依頼には柔軟に対応できないこともあるでしょう。
契約時にきちんと確認しておけば防ぐことのできる失敗なので、イレギュラーな依頼がある際には人員追加は可能なのか、対応できる清掃内容についてなどは細かくチェックしておくことをおすすめします。

思っていたよりも清掃料金が高い

「もっとリーズナブルに依頼できるかと思っていたら、いざ契約してみると毎月の清掃料金が非常に高くついている」という失敗パターンもよく見られます。
清掃会社の中には時間単価で清掃料金を計算している会社も多く、時間単価の安さに釣られて契約してしまうことも少なくありません。しかし、実際の清掃時間が思っていたよりも長く、結果的に料金が膨らんでしまうことがあります。
なぜ清掃時間が長くなってしまうのか、てきぱきと無駄な作業なく清掃すれば短縮できるのかなどを判断するのは非常に難しいポイントですが、格安価格に釣られて安易に契約しない、あまりにも清掃時間が長い場合は一度見直してみるといった対策が必要でしょう。

オフィス清掃を外注する際に気をつけること

ここからは、オフィス清掃を外注する際に気を付けるべきことを紹介していきます。
以下の点に注意しておけば、オフィス清掃の外注で失敗してしまうリスクを抑えることができるでしょう。

社内の教育体制や強みをチェックする

清掃会社の教育体制はチェックしておくと安心です。研修体制が整っているのか、セキュリティ面に関する教育も十分かなどを確認しておくと、実際に清掃に来てもらった際に「あまり清掃技術が伴っていない」、「コミュニケーションが取れない」、「情報漏えいの可能性がある」などといったトラブルを未然に防ぐことができます。
また、柔軟な対応力・清掃のスピーディさ・アフターサポートの充実度など、会社の強みも把握しておくとよいでしょう。

会社から近い清掃会社に依頼し相談しやすい環境にする

自社オフィスから遠くの清掃業者に依頼してしまうと、対応エリアではあっても出張費が高くついてしまうことがあります。
近ければ近いほど出張費用は抑えることができるため、清掃料金をできる限り抑えたいという場合には清掃会社の拠点についても考慮しておきましょう。


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オフィス清掃の外注先の選び方・ポイント

オフィス清掃における外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

オフィス清掃の相場・費用

オフィス清掃の相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

まとめ

今回は、オフィス清掃の外注を成功させるためのコツ中心にを紹介してきました。
オフィス内の清掃を外部に任せるとなると、何かと不安がつきものです。しかし、清掃会社選びを慎重に行えば問題ありません。

清掃会社選びに割く時間がなかなか取れないという場合には、アイミツへのお問い合わせがおすすめです。
ご要望やご予算などをヒアリングした上で、おすすめの清掃会社を複数ピックアップし、一括見積もりも行えます。
スピーディに外注先を決めたい方や、外注先選びで失敗したくない方はぜひご相談ください。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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