通訳の流れ・手順をわかりやすく解説【2024年最新版】

10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、通訳会社に依頼したいとお考えの方に向けて、通訳の流れや手順ををご説明します。

また、アイミツでは通訳会社についての詳細や、お客様の疑問が解決するよう細かなヒアリングも実施していますので、ぜひお気軽にご相談ください。

はじめに、ビジネスにおいて通訳を依頼するシーンにはどのようなパターンがあるのかを確認していきましょう。

ビジネス通訳とは、外国人も交えてミーティングや商談などを行う際に必要となる通訳です。
プレゼンテーションや商談においては、相手にどう伝えるかがビジネスチャンスを掴む鍵でもあるため、通訳の役割は非常に重要とされています。語学力だけでなく、業界ならではの専門知識や、双方の国におけるマナーや文化について知見のある人材でなければなりません。

会議通訳は、国際会議や学会、シンポジウムなどで必要となる通訳であり、同時通訳にも対応できる語学力・通訳スキルのみならず、経済やIT、金融などといったさまざまな専門知識も求められます。通訳業界の中でも、もっとも難易度の高い業務と言っても過言ではありません。

放送通訳は、日本語のニュースを各言語に通訳する、あるいは海外ニュースを日本語に通訳するなどといった業務を担う通訳です。
会議通訳と同じく同時通訳を行えるスキルが必要で、放送中に急遽入ってきた速報にも対応しなければならないことから、柔軟性や理解力、即応力などといったスキルも重要とされています。

もしも海外から来賓客がきた場合などに、出張や各所の視察などのサポートを担うのがアテンド通訳です。ただ通訳するだけでなく、日本の観光地を案内する、食事をともにするなどといった機会もあることから、日本の歴史や文化に対する知見もなくてはなりません。
また、ビジネス通訳と同じく、それぞれの国のマナーも理解した人材である必要があります。

ここからは、通訳を依頼する際の大まかな流れ・手順を紹介していきます。
依頼内容や会社によっては異なることもあるかもしれませんが、一般的には以下の流れで進んでいくことをおさえておきましょう。

はじめに、業務を依頼する通訳会社を選定しなければなりません。どのようなシーンで通訳を依頼したいのかによって選ぶべき会社も異なってくるため注意しましょう。

幅広い通訳シーンに対応できる会社もありますが、それぞれの通訳会社によって得意・不得意があるため、まずは自社のニーズを洗い出しておくことが重要です。どの分野の通訳でどのくらいのスキルが必要か、そして予算はどのくらい用意できているのかを整理し、条件に合う会社を選んでください。

依頼したい通訳会社を選んだら、お問い合わせをしてみましょう。お問い合わせ時には、基本的に以下の内容を伝えることとなります。

・通訳を依頼したい日時
・場所
・通訳言語
・通訳が必要となる会議やミーティングなどの目的・背景
・通訳が必要となる会議やミーティングなどの議題、ジャンル
・予算
・通訳者に事前にシェアする情報や資料の有無

通訳会社は、上記の情報をヒアリングしてから通訳者の選定作業へと入ります。必要なことをチェックをした上で、しっかりと検討しましょう。

通訳日時や必要な言語、ジャンル、予算などといったヒアリングした内容をベースに、通訳者が選定されます。
ここで、本契約前に概算見積もりが算出されるので、問題がないかどうかを確認しましょう。
この時点においては、選定された通訳者は仮押さえ状態です。通訳会社からの提案・見積もりに問題がないかどうかを確認してからでなければ、正式にスケジュールを押さえることはできません。

通訳会社からの提案・見積もりに問題がないようであれば、正式な契約・通訳者のアサインへと移ります。
前のフローで仮押さえ状態だった通訳者に正式に依頼することができるため、ここでやっとスケジュールを確保することが可能です。

通訳会社からの提案や見積もりを受け取ったあと、確認が遅れ契約までに時間がかかってしまうと、仮押さえ状態の通訳者・通訳会社ともに迷惑をかけてしまいます。仮押さえ状態が長く続かぬようスピーディに対応するべきでしょう。

通訳者のアサイン・スケジュールの確保が完了したら、通訳実施日に向けて打ち合わせや準備を行なっていくこととなります。

通訳者は、通訳を担当する案件の予習が必要です。会議やミーティングの資料などといったデータをシェアするほか、当日はどのような流れなのか打ち合わせを行うなど、スムーズに通訳を行えるよう手を尽くしましょう。

また、当日必要となる音響関連の機材も用意しなければなりませんが、通訳会社によっては機材レンタルも可能なので、自社で用意するのが難しい場合には相談してみることをお勧めします。

依頼日当日となったら、打ち合わせ通りに会議やミーティングを進行します。
打ち合わせや情報共有などがきちんと行われていれば、通訳者は予習を済ませておいてくれるため、問題なく進めることができるでしょう。

案件が完了したら、料金の支払いとなります。
また、通訳者のスキルに問題はなかったか、通訳サービスに満足したかどうかをフィードバックとして伝え、次回以降のコーディネーションに反映してもらうことも可能です。

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今回は、通訳を依頼する際の流れ・手順を中心に解説してきました。
通訳を依頼するシーンはさまざまであり、必要となるスキルや知見も異なります。はじめに要件を整理してから会社選びを行うことで、納得のいくコーディネーションが叶うでしょう。

もしも通訳会社選びでお悩みなら、アイミツにお問い合わせいただくことをおすすめします。
アイミツでなら、どのような通訳者をお望みか、通訳ジャンルは何か、予算はいくら程度かなどをヒアリングし、おすすめの会社を提案可能です。一括見積もりも可能なので、会社選びをスピーディに行いたいという方は、ぜひご利用ください。